Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.
Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.
Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Источник
Изображение
13.06.2022, 08:31
Добрый день. в моем трудовом договоре, заключенным 21 августа 2021 года, в пункте 1 перечислены все мои трудовые обязанности, а сейчас работодатель требует дополнительно подписать должностную инструкцию. Правомерно ли это? Должна ли я подписать должностную инструкцию?
Ответ:
Трудовым кодексом РФ не дано понятия «должностная инструкция», не урегулирован порядок ее разработки, утверждения, необходимости принадлежности ее к трудовому договору с конкретным работником или же возможности существования ее как отдельного документа. Должностная инструкция не является обязательным документом.
Вы вправе не подписывать должностную инструкцию. В этом случае работодатель составит акт о вашем отказе от подписи. Вместе с тем, ознакомление с должностной инструкцией не означает согласие с ней. Если должностные обязанности, перечисленные в ней, отличаются от должностных обязанностей, перечисленных в вашем трудовом договоре, вы вправе указать на это при ознакомлении и отказать исполнять их, если не согласны с ними.
Правовое обоснование:
Согласно абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным для включения в трудовой договор условием.
В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме.
Должностная инструкция — странный предмет. Нигде не сказано, что она нужна работодателям, но во многих компаниях инструкции есть. Потому что пользу от этого документа трудно переоценить. Так, с помощью инструкции руководитель может донести до работника свои ожидания, не отягощая этим трудовой договор и не усложняя себе жизнь дополнительным согласованием его условий.
Должностная инструкция работника в вопросах и ответах
Обязаны ли работодатели составлять должностные инструкции?
Если мы говорим об обычных работодателях, то нет, не обязаны. Должностные инструкции должны быть, к примеру, у госслужащихч. 1 ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, сотрудников местных органов властип. 2 ч. 1 ст. 12 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, полицейскихп. 2 ч. 1 ст. 27 Закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ. Это прямо прописано в специальных законах.
А в Трудовом кодексе такого понятия, как «должностная инструкция», вообще нет. По сути, ее можно отнести к локальным нормативным актам, которые работодатели разрабатывают и принимают по своему усмотрениюст. 22 ТК РФ. Поэтому они вправе решать, составлять им должностные инструкции или нетПисьмо ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299. Никакой ответственности за их отсутствие не предусмотрено.
В чем польза должностной инструкции?
Во-первых, в ней можно подробно расписать весь функционал работника. Тогда не придется отягощать перечнем обязанностей трудовой договор. В нем достаточно будет сделать лишь отсылку на должностную инструкцию (например, «работник принят на должность юрисконсульта с выполнением должностных обязанностей согласно должностной инструкции от ___ № ___»). В противном случае даже малейшее уточнение обязанностей придется согласовывать с работником и оформлять допсоглашением к трудовому договору.
Совет
Лучше оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Ведь обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, — это предмет согласования между работником и работодателем. Поэтому изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.
Во-вторых, четко сформулировав в должностной инструкции требования к уровню образования, квалификации, стажу работы, работодатель будет иметь все основания отказывать в приеме на работу тем, кто не подходит под эти требования.
В-третьих, должностная инструкция пригодится, чтобы обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Можно ввести разные категории одной и той же должности или добавлять к названию должности слова «старший», «младший», «ведущий», расписав для них разные требования к уровню профессиональной подготовки.
Какие разделы должны быть в должностной инструкции?
Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Исторически так сложилось, что ее обычно разбивают на следующие разделы.
Раздел «Общие сведения». В нем, как правило, содержатся:
•обобщенные сведения о должности («Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности юрисконсульта»);
•подчиненность («Юрисконсульт подчиняется непосредственно руководителю правового департамента»);
•требования к образованию и стажу работы по специальности («На должность юрисконсульта назначается лицо, имеющее высшее юридическое образование (бакалавриат или магистратура) и стаж работы в должности юрисконсульта не менее 1 года»).
Раздел «Должностные обязанности». Это самый важный раздел инструкции. Его пропишите как можно детальнее, перечислите все, что должен делать сотрудник и в какие сроки. Здесь же можно предусмотреть, кого работник замещает.
Также в этом разделе имеет смысл указать, что работник должен знать — к примеру, конкретный СанПиН или ГОСТ, правила противопожарной безопасности или требования по охране труда. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.
Раздел «Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством». Здесь четко должно быть прописано, от кого, когда, как и какую информацию получает работник. А также к кому и по каким вопросам он может обратиться.
А вот раздел «Ответственность», вопреки расхожему мнению, совсем необязателен. Ведь как привлекать к материальной и дисциплинарной ответственности, написано в ТК РФ. И ничего тут добавить или убавить при помощи должностной инструкции не получится.
Что лучше — составлять именные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей?
Это работодатель должен решать сам исходя из целесообразности. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности со схожими обязанностями (к примеру, менеджеры по продажам), то достаточно составить единую для всех типовую должностную инструкцию. И приложить к ней лист ознакомления, где распишется каждый сотрудник.
Составлять именные или персонифицированные инструкции с указанием не только должности, но и ф. и. о. конкретного сотрудника имеет смысл, если должности работников называются одинаково, но их обязанности принципиально различаются.
Допустим, в компании есть два штатных переводчика. Один занимается исключительно устными синхронными переводами на переговорах руководства с иностранными партнерами. А второй, наоборот, работает только с документами — готовит письма и запросы зарубежным контрагентам, переводит входящую корреспонденцию из-за рубежа. То есть люди делают разную работу, но оба называются переводчиками. Тогда нужно составить отдельную должностную инструкцию для каждого из них.
Но учтите, что при каждой смене кадров именную инструкцию придется утверждать заново.
Что не надо писать в должностной инструкции?
Во-первых, не переносите туда нормы Трудового кодекса. Это бессмысленно. Если включить в инструкцию обязанности работника из ст. 21 ТК РФ (например, выполнять установленные нормы труда, бережно относиться к имуществу работодателя), то от этого они не станут более обязательными. А если не включить, то работник все равно должен будет эти обязанности выполнять.
Во-вторых, не нужно использовать общие фразы и выражения. Это обороты наподобие «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации», «проводить линию на увеличение производительности». В них нет смысловой нагрузки, и непонятно, что конкретно должен сделать работник. Наказать его за неисполнение таких требований вряд ли получится.
Следуйте правилу «меньше воды». Чем четче будет написана должностная инструкция, тем лучше и работнику, и работодателю. Первому ясно, чего от него хотят и какова зона его ответственности, второму понятно, за какие огрехи сотрудника можно наказать, если что. Трехстраничный документ с конкретным перечнем обязанностей гораздо полезнее «талмуда» с набором общих фраз.
Вот выдержка из должностной инструкции кассира с удачными, на наш взгляд, формулировками.
3. Должностные обязанности
Кассир исполняет следующие обязанности:
3.1. Принимает, выдает, учитывает, хранит деньги с соблюдением законодательства РФ и локальных нормативных актов работодателя.
3.2. Получает деньги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, командировочных и других расходов.
3.3. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет наличие денежных сумм с остатком по кассовой книге.
3.4. Составляет описи ветхих купюр и передает их в учреждения банка с целью замены на новые.
3.5. Передает деньги инкассаторам.
Как внести изменения в должностную инструкцию?
Все зависит от того, что именно в инструкции вы хотите поменять.
Предположим, нужно просто уточнить, в каком порядке выполняется та или иная работа, или изменить требования к профессиональным навыкам. Тогда достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней сотрудников под роспись.
А вот если нужно поменять трудовую функцию, к примеру расширить круг обязанностей сотрудника, то в одностороннем порядке это сделать не получится. Помимо редактирования самой инструкции, придется также дать работнику на подпись допсоглашение к его трудовому договору с указанием новых обязанностей. Если он его подпишет, значит, он согласен с дополнительным функционалом.
Дополнять обязанности работника без его согласия — весьма муторная процедура, которая допускается только при изменении организационных или технологических условий труда в компаниист. 74 ТК РФ.
* * *
Напомним, работник, занимающий должность, для которой была принята должностная инструкция, обязан ее выполнять с того момента, как ознакомился с ней под роспись и до:
•или перевода на другую должность;
•или ознакомления с новой редакцией этой инструкции.
Итак, Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит определения должностной инструкции и не предусматривает обязанности работодателя по ее разработке и утверждению.
Должностные обязанности работника можно установить двумя способами.
1.1 Закрепление обязанностей в должностной инструкции
На практике существует два варианта оформления ДИ (письмо ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Если ДИ утверждена в форме локального нормативного акта (далее – ЛНА), то такая инструкция является единой для всех работников организации, занимающих соответствующую должность. При заключении трудового договора (далее – ТД) достаточно сделать ссылку на ДИ в одном из разделов ТД.
Если же функционал работников на одной должности отличается, то ДИ может являться приложением к ТД.
Например, в организации есть должность «менеджер по продажам», количество штатных единиц на данную должность составляет 200 человек. Соответственно, для того, чтобы не перегружать содержание ТД, оптимизировать документооборот и снизить нагрузку на отдел кадров, в ТД каждого из двухсот работников в части указания должностных обязанностей есть ссылка на ЛНА – ДИ, с которой работники были ознакомлены при подписании ТД.
1.2 Закрепление обязанностей непосредственно в трудовом договоре
В случаях, когда ДИ для должности не разработана (например, должность внесена в штатное расписание под одного определенного сотрудника), то необходимо подробно прописать в ТД обязанности, которые работник должен выполнять. Должностные обязанности, не закрепленные в ТД (при отсутствии ДИ), не могут подлежать исполнению работником, а требования работодателя об их исполнении являются нарушением трудового законодательства (ст. 60 ТК).
В ДИ обычно включают обязанности работника в рамках трудовой функции, требования к образованию, квалификации и опыту работы, пределы ответственности.
Рекомендуем подробно описывать должностные обязанности, поскольку привлечь работника к ответственности возможно только за неисполнение тех обязанностей, которые предусмотрены в ТД или ДИ (Апелляционное определение Мосгорсуда от 10.05.2016 по делу № 33 – 17763 / 2016).
Однако, данный совет не стоит трактовать буквально. Например, не следует писать, что бухгалтер обязан работать только в какой-то определенной программе для бухучета и только по определенному типу операций. Вполне возможно, что через месяц возникнет потребность перераспределить участки работ между сотрудниками и придется менять ДИ (с чем работник может не согласиться, см. п. 2 в письме ниже).
Должностные обязанности в должностной инструкции, должны соответствовать трудовой функции. Следовательно, указывать в ДИ обязанности, относящиеся к другой должности (трудовой функции), недопустимо (Апелляционное определение Самарского областного суда от 09.07.2014 № 33–6615/2014, письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14–2/В-1012). Это может быть рассмотрено как поручение работнику дополнительной работы, требующей его согласия и соответствующей оплаты (ст. 60.2, 282 ТК).
Например, не стоит писать в ДИ юриста, что по мере необходимости он обязан выполнять такие-то обязанности из ДИ бухгалтера. Вроде бы это банально, но мы часто видим такие нарушения в ДИ клиентов при проведении кадровых аудитов.
Отдельно хотели бы обратить внимание тех наших читателей, которые работают с ИТ-специалистами в сфере разработки программного обеспечения. Дополнительно к Трудовому кодексу в отношении таких работников нужно учитывать нормы части 4 Гражданского кодекса касательно авторских прав и служебных произведений, а также нормы Налогового кодекса, особенно если ваш работодатель получил аккредитацию в качестве ИТ-компании и планирует или уже применяет налоговые льготы по налогу на прибыль, страховым взносам или льготу по НДС в отношении отечественного программного обеспечения (далее – ПО).
Минимальное, что нужно сделать если работник создает результаты интеллектуальной деятельности, в частности ПО — закрепить в должностной инструкции обязанности, связанные с содержанием и характеристиками таких результатов. В случае спора это облегчит доказывание работодателем наличия исключительных прав на служебное произведение (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16.02.2022 № Ф09-9258/21 по делу № А76-14398/2021). Начинающие HR могут на этом остановиться.
С продвинутыми идем дальше. Нужно подписать с работником соглашение об авторском вознаграждении, предусмотреть порядок направления служебных поручений, порядок создания произведений, постановки на учет нематериальных активов и тд. Не забываем оформлять акты по созданным произведениям и производить выплаты вознаграждений.
Создание таких документов – комплексный проект, который требует участия юристов, HR, бухгалтеров и финансистов.
Как минимум, они должны быть предварительно ознакомлены с драфтами и согласовать их. В рамках данного курса мы не будем подробно останавливаться на вопросах защиты интеллектуальных прав, но если вам нужна консультация, оставьте нам заявку здесь.
Возвращаясь к общей теме ДИ. При их разработке рекомендуем руководствоваться Квалификационным справочником должностей и профессиональными стандартами (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37). Мы все про них слышали. Напомним, что профстандарты являются обязательными только в двух случаях:
1) если в соответствии с законами РФ в отношении должности предусмотрены компенсации и льготы либо имеются ограничения, то наименование этих должностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать профстандартам (или квалификационным справочникам) (cт. 57 ТК);
2) если в законодательстве РФ установлены требования к квалификации по трудовой функции, то профстандарты обязательны в части данных требований (cт. 195.3 ТК).
Почему в начале письма мы указали, что во многих компаниях ДИ – это проблемная зона?
Очень часто проблема состоит в том, что ДИ либо вовсе не оформляются, либо не содержат подробного перечня требований и обязанностей. Корень проблемы состоит в том, что HR недостаточно хорошо знает обязанности по должности, а бизнес-подразделение не готово уделять время на составление ДИ.
Если у вас похожие проблемы, рекомендуем использовать такой формат работы: HR проводит мониторинг обязанностей на основе сайтов по поиску работы по схожим должностям, либо по описанию собственных вакансий компании, а бизнес-подразделение корректирует и дополняет текст готового драфта ДИ. Оба участника процесса должны понимать, что это общее и важное дело.
Еще один момент, который нужно всегда держать в голове при подготовке ДИ: если у Вас действует система премирования за достижение ключевых показателей эффективности (далее- KPI), не забывайте проверить, все ли KPI связаны с трудовыми обязанностями. Иначе это грозит оспариванием премий как со стороны работника, так и со стороны налоговых органов.
Часто в процессе организационных изменений у компании возникает потребность изменить часть обязанностей в ДИ. Мы регулярно получаем такие запросы, когда меняются руководители бизнес-подразделений, а еще чаще – при смене директора по персоналу.
Если ДИ оформлена как приложение к ТД, то ее изменение возможно только по соглашению сторон, за редким исключением (cт. 72, 74 ТК). Применение односторонней процедуры, предусмотренной статьей 74 ТК, нужно делать очень аккуратно и обязательно с участием юристов по трудовому праву. Есть масса нюансов, когда эту процедуру работник может оспорить, а это означает и возможность оспаривания последующих дисциплинарных взысканий, если вы их налагаете.
Когда ДИ оформлена как ЛНА, работодатель может изменить ее в одностороннем порядке как обычный ЛНА и ознакомить работника. Однако при этом важно, чтобы не менялась трудовая функция работника, поскольку в одностороннем порядке работодатель может менять ее в ограниченном количестве случаев (cт. 57, 72 ТК).
Что означает последнее предложение выше (термина трудовой функции то в законе нет)? Практика трактует это правило так, что работодатель может конкретизировать и корректировать обязанности работника, если при этом изменения укладываются в функционал должности и не выходят за рамки обязанностей (Апелляционное определение Самарского областного суда от 07.08.2018 по делу № 33-9426/2018, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 26.05.2016 по делу № 33-8683/2016).
Мы часто сталкиваемся с тем, что документы на генерального директора оформлены также, как на других сотрудников. Достаточно редко HR углубляется в корпоративные вопросы и правильно оформляет документы.
Между тем, отступление от корпоративных правил – такое же нарушение трудового права, как отсутствие ДИ.
Руководитель организации (к нему мы относим в первую очередь генерального директора) – физическое лицо, которое осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (ч. 1 ст. 273 ТК).
Если с руководителем заключается ТД, то для него также может быть разработана должностная инструкция. Самостоятельно свою должностную инструкцию руководитель утвердить не может, также, как и сам с собой заключать ТД и дополнительные соглашения к нему.
Рассмотрим особенности утверждения должностной инструкции в самых распространенных организационно-правовых формах юридических лиц – ООО и АО.
3.1. Должностная инструкция руководителя ООО
ДИ руководителя организации в ООО как ЛНА вправе утвердить единственный участник/общее собрание или совет директоров в зависимости от структуры органов управления ООО (п. 2.1 ст. 32, п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то она подписывается от имени ООО лицом, председательствовавшим на общем собрании участников ООО, на котором был избран руководитель, или участником ООО, уполномоченным решением общего собрания участников ООО, либо, если решение этих вопросов отнесено к компетенции совета директоров ООО, председателем совета директоров ООО или лицом, уполномоченным решением совета директоров ООО.
При утверждении новой ДИ не забывайте проверить полномочия членов совета директоров, актуальность представителей участников ООО, в также проверить ранее подписанные аналогичные документы.
3.2. Должностная инструкция руководителя АО
ДИ руководителя организации в АО как ЛНА вправе утвердить общее собрание акционеров АО, либо совет директоров АО (пп. 19 п. 1 ст. 48, пп. 13 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Если ДИ оформляется как приложение к ТД с руководителем, то подписывается от имени АО председателем совета директоров АО или лицом, уполномоченным советом директоров АО.
Оставьте заявку и получите консультацию от экспертов СберРешений в области трудового права. Грамотно разработанная должностная инструкция позволяет эффективно контролировать работу сотрудников, привлекать недобросовестных работников к ответственности и защитить свою позицию в случае судебного спора. Эксперты помогут грамотно оформить отношения с работником, чтобы избежать взаимных претензий.
Телеграм-канал СберРешений
Канал «Разумное управление» для владельцев бизнеса и топ-менеджеров
ВКонтакте
Проект «Разработка должностных инструкций»
Поможем грамотно оформить отношения с работником, чтобы избежать взаимных претензий
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8JxKds