Инструкция по согласованию договоров в битрикс - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

Симптомы болезни
Почему Битрикс24?
Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24
Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
- Логика бизнес-процесса согласования договоров
- Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24
- Связь с другими бизнес-процессами
Выводы

Этот пост – очередной в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.

Краткое описание работы в портфолио;
Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор;
Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты;
Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”;
Процесс согласования договоров в Бирикс24 с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот;
Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов

Симптомы болезни

Тонны бумажных документов — неотъемлемая часть жизни организации. По мере роста появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. «Бумажки» начинают мешать реальной работе:

Согласование договора с важным клиентом затягивается на месяц;
Документы теряются внутри организации;
Непонятно: кто, что и от кого ждёт — ответственного не найти;
Электронные версии документов хранятся на компьютерах сотрудников и передаются друг другу по почте или на флешках;
Чтобы найти нужный договор, надо пройти цепочку из трёх, пяти, пятнадцати человек.

Есть хотя бы два симптома из списка? Поздравляем, у вас волчанка вы страдаете от бумажной волокиты.

Согласование договоров в Битрикс24 — способ избавиться от бумажной волокиты

К счастью, болезнь известна давно, и лекарство придумано. Поможет автоматизация бизнес-процессов и система электронного документооборота (СЭД). Как и многие лекарства, эти меры довольно болезненны — люди не любят перемены. Ваши сотрудники могут сопротивляться нововведениям. Понадобятся воля и настойчивость.

Хорошие лекарства обычно дороги. Автоматизация бизнес-процессов и СЭД — не исключение. Если сложить стоимость лицензий и внедрения, то для средней организации из 100 – 300 человек это суммы порядка 2 000 000 – 5 000 000 р. Срок внедрения — от 6 месяцев.

Хорошая система электронного документооборота стоит как истребитель

Мы знаем, как помочь быстрее и дешевле. В Битрикс24 автоматизируются бизнес-процессы и строится система электронного документооборота.

120 000 рублей в год— оставьте заявку на демонстрацию!

Наш модуль стоит всего 120 000 рублей в год. Оставить заявку можно через форму выше или в конце статьи.

Согласование договоров на базе Битрикс24 это способ решить проблему быстрее и дешевле

В этой статье мы будем говорить об электронном согласовании документов. Этот бизнес-процесс используется в каждой организации. Дальше мы расскажем, как делали согласование документов в Битрикс24 для торговой сети компании, название которой мы не можем упоминать по договору NDA.

Сеть магазинов работает в популярном сегодня в России формате магазинов фиксированных цен. В компании около 140 магазинов и 300 сотрудников.

Сначала выводы. Что получит бизнес после реализации электронного согласования документов на Битрикс24:
Снижение сроков согласования документов. Прогнозируемость. Повышение ответственности и дисциплины — всегда понятно, чей сейчас шаг. Хранение документов в одном месте. Версионируемость. Быстрый поиск нужного документа.

Почему Битрикс24?

Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?

В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.

Как видите, плюсов достаточно. Самые въедливые товарищи спросят — а почему вы не сделали согласование договоров на стандартном конструкторе бизнес-процессов Битрикс24? И нам есть, что ответить.

Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24

Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.

Однако, когда реальные пользователи начали тестировать бизнес-процесс, комментарии были негативные. Что не устраивало:

Не хватало общего списка согласуемых договоров и отслеживания статусов согласования;
Не использовались задачи. Сотрудники привыкли к ним;
Требовалось реализовать дополнительные сценарии.

Основная претензия — неудобные интерфейс, невозможность посмотреть детальную информацию о согласовании.

По итогам обсуждения с клиентом решили, что процесс согласования легче сделать с нуля, идеально подогнав его под пожелания сотрудников.

Чтобы не обмануть ожидания клиента, надо как можно лучше их узнать.

Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Некоторые клиенты считают, что техническое задание это вещь в себе. Вещь, нужная только разработчикам, чтобы отмахиваться от пожеланий заказчика.

Тут мы в корне не согласны.

Техническое задание нужно, чтобы заказчик понял, что именно он хочет. И тут мы, как специалисты, помогаем найти лучшее решение задачи. С точки зрения удобства, стоимости и сроков.

Техническое задание на согласование договоров мы сделали очень быстро — всего 15 часов работы.

Вот план получившегося 12-страничного документа:

Блок-схема;
Старт нового согласования договора;
Первичное согласование;
Страница со списком СД;
Детальная страница СД;
Согласование со всеми участниками;
Согласование с арендодателем;
Договор согласован;
Повторное согласование с коллегами;
Оценка

Для каждой страницы, мы спроектировали интерфейс. Ниже, для примера, прототип интерфейса детальной страницы согласования.

Представьте, как удобно обсуждать будущие страницы не «на пальцах», а видя, как они будут выглядеть в реальности. В итоге, всего за 15 часов проектирования (мой личный рекорд:)) клиент получил четкое понимание, как будет выглядеть и работать согласование договоров. А приятным бонусом идёт оценка реализации в часах работы специалиста. Точная, под которой мы, как разработчики, готовы подписаться.

Скриншот раздела Оценка из ТЗ на согласование договора

Хорошее техническое задание сделало проект предсказуемым и понятным.

Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Как мы видим решение этой ситуации.

Логика бизнес-процесса согласования договоров

Тезисно, с ключевыми аспектами.

Блок-схема

Первым делом, после изучения пожеланий клиента, мы составили блок-схему. Прямо как на уроках программирования в школе.:)

Схема согласования договоров в Битрикс24

Схема достаточно интересная, рекомендуем подумать о ней отдельно.

Статусы согласования

Чтобы процесс согласования мог «двигаться» по блок-схеме, мы ввели статусы.

Отдельный статус согласования есть у каждого согласующего. Всего их четыре:

Ожидает согласования;
Согласовано;
Согласовано с замечаниями;
Не согласовано.

В зависимости от сочетания этих статусов, выставляется статус согласования для всего документа:

Новый;
Согласование;
Ожидание;
Согласование с арендодателем;
Согласован;
Не согласован.

Дополнительные статусы задач

Наш бизнес-процесс согласования договоров «построен» на задачах. По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. Автоматически указывается крайний срок — +2 рабочих дня от момента создания задачи.

За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет.

Вместо стандартной кнопки «Завершить» мы добавили три отдельных:

Согласовано;
Согласовано с комментариями;
Не согласовано.

Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий. Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится.

Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач.

Дополнительные кнопки в задаче согласования договора в интерфейсе Битрикс24

Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24

Как все это работает

Старт согласования договора

Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным. Мы уделили интерфейсам особое внимание.

Старт процесса согласования договора в Битрикс24

Начинается бизнес-процесс согласования договора с указания названия, приложения файла договора и назначения ответственных.

По умолчанию, при старте согласования договора уже выбраны сотрудники, наиболее часто выполняющие обязанности согласующих. Но при необходимости ответственных можно изменить.

Интересная особенность — при старте согласования можно выбрать двух руководителей. Если кто-то не согласует документ вовремя (срок задаётся), им отправляется письмо с указанием нерадивого сотрудника. Таким простым способом можно держать руководителей в курсе, а ответственных в страхе.:)

Страница со списком процессов согласования договоров

На этой странице видны все запущенные бизнес-процессы согласования договоров.

«Светофор» — список процессов согласования договоров Битрикс24

Неофициально мы называем её «светофор» — благодаря цветовой идентификации, достаточно одного взгляда, чтобы оценить ситуация в целом. Очень удобно для руководителей — погружаться и тратить время нужно, только если есть проблема.

Обычный светофор даёт минимум информации. А наша страница нет. Все дополнительные данные доступны за один клик:

Кто отвечает за согласование;
Какой крайний срок;
Ссылка на текущую версию договора;
Ответственные по ролям (юрисконсульт, главбух и т.д.);
Какой комментарий оставили к согласованию.

Страница при этом не перезагружается, ждать не надо.

Если же нужна вся информация о согласовании договора, можно перейти на детальную страницу.

Дополнительная информация на странице со списком согласования договоров

Детальная страница согласования договора

Эта страница аккумулирует всю нужную информацию о процессе согласования.

Давайте остановимся на самых интересных моментах.

Лист согласования

Мы автоматически формируем лист согласования в формате .PDF. Его можно в любой момент скачать, распечатать и приложить к бумажной версии договора. Удобно и экономит время.

Текущая версия договора

Элементарная функция, но теперь последняя версия договора всегда будет под рукой.

Согласование документов в Битрикс24 — Ссылка на текущую версию договора

История версий

Вы знаете, как сильно меняется документ в процессе согласования. Часто старые версии теряются, а в них тоже находится важная информация. Для хранения электронных версий документа используется Битрикс Диск. Он поддерживает историю версий. Все копии документа будут сохранены. По крайней мере, пока не кончится место в корпоративном портале.

Согласование документов в Битрикс24 — История изменений

Комментарии к согласованию

Вся переписка по процессу согласования хранится в одном месте. Сюда же комментариями добавляются запрошенные участниками файлы. Удобная функция, которую сразу оценили пользователи — смотрите, как конструктивно идёт обсуждение. Это реальный скриншот.

Ссылки на задачи согласующих

Как мы помним, на каждого согласующего ставится отдельная задача. В них можно вести обсуждение с конкретным согласующим.

Согласование документов в Битрикс24 — Ссылки на задачи согласования

Внешний вид задачи бизнес-процесса согласование договора

Мы добрались до задач. Именно благодаря удобству этой сущности, пользователи быстро привыкли к новому бизнес-процессу.

Согласование документов в Битрикс24 — Задача на согласование

Все задачи по согласованию вынесены в отдельную вкладку. Найти нужную можно за два клика — открыть список задач и выбрать вкладку Согласую.

Согласование документов в Битрикс24 — Список задач на согласование

Название задачи формируется по шаблону — уже из заголовка понятно кто и что делает. Это удобно для руководителей — не надо открывать задачи.

Согласование документов в Битрикс24 — Шаблон заголовка задачи на согласование

В каждой задаче на согласование есть ссылка на детальную страницу бизнес-процесса согласования и на файл договора.

Согласование документов в Битрикс24 — Ссылки на процесс согласования и текущую версию договора

Оставить заявку на демонстрацию

Связь с другими бизнес-процессами

Вы можете спросить, где же тут система, ведь разобрали только один бизнес-процесс согласования договора.

Наша позиция в этом вопросе — кушать слона кусочками.

Например, у клиента есть большой и сложный бизнес-процесс открытия торговой точки. От старта до финиша несколько сотен этапов и задач. Продумать и сделать всё сразу, одним махом — сложно, дорого, долго.

Мы разбиваем этот процесс на несколько небольших. Выбираем наиболее болезненные (те, где потери времени и денег у клиента максимальны) и начинаем с них.

Согласование договоров в Битрикс24 в дальнейшем будет связано с другими бизнес-процессами заказчика. Так, постепенно, шаг за шагом мы получим не просто систему электронного документооборота, а целый набор инструментов, закрывающих основные бизнес-потребности клиента.

Выводы

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24

А что бизнес теряет, в отсутствии системы документооборота?

Если посчитать потери от неорганизованной работы с документами в масштабах средней организации, сумма получается значительной.

Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 200 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 7 200 часов работы в месяц (200 * 120 * 0,3).

После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются на 50 %. Пусть даже не 50 %, а всего лишь 10 %. Это 720 сэкономленных часов работы. Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), то за месяц вы будете экономить 290 000 р.

ИНТЕРВОЛГА — Устраняем беспорядок с помощью Битрикс24

Это без учёта эффекта от оптимизации бизнес-процессов и улучшения системы контроля и управления.

Как видите, внедрение системы электронного документооборота на основе Битрикс24 процедура выгодная. Наносит совершенно конкретную, измеримую бизнес-пользу.

Если тема заинтересовала — звоните, обсудим ваше внедрение. Или заполните форму ниже — мы сами свяжемся с вами.

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24
Бизнес-процессы Битрикс24
Универсальное согласование документов» для Битрикс24

Источник

Кейс будет по довольно распространённой задаче – вести реестр документов и организовать процесс согласования. Мы используем как пример документ «договор», но здесь может быть согласование любых документов, которые нам требуются внутри компании, — спецификации, счета, акты, все, что угодно.

С точки зрения процесса, документ должен быть утвержден у руководителя, ответственных сотрудников. Кроме того, нужен контроль за получением оригиналов, сроками договора.

У документов должны быть определённая нумерация, ответственные, организованное хранение сканов с подписями и прочие важные для делопроизводства элементы.

Задания бизнес-процессов VS задачи

В примере будет показан вариант решения, когда несколько сотрудников, например юрист, бухгалтер, финансист, обсуждают и утверждают документ в рамках задачи, а не с помощью отдельных заданий БП.

Такой вариант может подойти компании, если не требуется строгая фиксация действий ответственных участников: одобрил или отправил на доработку, какой именно дал комментарий и когда. Если высокая степень доверия к сотрудникам и хорошая коммуникация. Комментарии в задачах могут быть изменены сотрудниками в будущем, так устроены задачи, запретить удаление/изменение комментария нельзя. А содержание комментария не получится использовать в дальнейшей автоматизации, в отличии от комментария в действии бизнес-процесса.

Если компании такой вариант подходит, то это может сократить время на пересылке документа на доработки между несколькими ответственными. Можно сразу вместе обсудить все, что важно для каждой из служб, суммировать доработки, внести изменения в документ, и передать дальше в рамках общего процесса работы с документом.

Кейс предоставлен нашим партнером

Этот пример подготовила и записала для вас Светлана Русова, директор учебного центра «Бестранк», Санкт-Петербург.

Обратите внимание!

На момент записи урока все смарт-процессы создавались в разделе CRM.

Теперь, при создании цифрового рабочего места, смарт-процессы создаются в разделе «Автоматизация» -> «Цифровые рабочие места». Мы уже демонстрировали этот процесс на примерах в начале нашего курса.

Это изменение не влияет на основное содержание и суть автоматизации в этом кейсе

Основная работа с документами реализуется с помощью соответствующего смарт-процесса. Сотрудники создают новый элемент, затем он начинает движение по этапам для согласования, подписания и т.д. На каждом из этапов будет автоматизация, избавляющая от рутинных действий, например предзаполнение полей, и обеспечивающая контроль процесса.

Процесс выглядит так:

Сотрудник создает новый договор
Договор проходит утверждение у непосредственного руководителя этого сотрудника
Договор проверят, если нужно, подкорректируют и одобрят сотрудники ответственных служб компании.
Договор подписывается
Происходит обмен с контрагентом

У смарт-процесса довольно много настроек, в данном случае пойдем от шаблона «Все включено», отключив неиспользуемые функции.

Стадии настроим в соответствии с процессом согласования:

Новый
Согласование с руководителем
Внутреннее согласование
На подписи
Обмен оригиналами

Создадим поля, каждое — соответствующего типа. Поля можно разбить на несколько условных групп.

Основные

Тип договора
Номер договора
Дата договора
Дата окончания
Обоснование

Файлы

Файл договора
Скан с нашей подписью
Скан с подписью клиента
Скан с двумя подписями

Сотрудники

Инициатор
Руководитель
Юрист
Бухгалтер
Служба безопасности
Дополнительные согласующие
Секретарь

Для обмена оригиналами

Оригинал получен?
Способ обмена оригиналами
Адрес для отправки оригинала

В этом кейсе объединим поля в несколько групп:

Реквизиты документа
Файлы
Сотрудники
Обмен оригиналами

Константы

Константы представляют собой предопределенные значения, которые остаются неизменными для всех договоров.

Например, в случае с юристом, бухгалтером и службой безопасности их значения будут одинаковыми для всех договоров.

При изменении соответствующих лиц в компании важно иметь возможность оперативно обновить значения констант.

Помимо констант, также необходимо создать переменную для хранения номера договора. Предполагается, что часть номера будет возрастающей и увеличиваться на 1 по мере процесса.

Создается переменная «номер договора» с типом «целое число». Значение по умолчанию установлено на 1.

А установить значения по умолчанию в документе на основе констант и переменных поможет робот «изменить элемент» из раздела «управление элементом».

Автоматизируем создание документа

Первыми полями, на которых мы сфокусируемся, будут «Инициатор» и «Руководитель».

Инициатор

Возможны различные сценарии: сотрудник может заводить договор на себя, а может на кого-то другого, например секретарь компании может создать договор от лица руководителя.

Руководитель

Для первого этапа согласования нужен непосредственный руководитель инициатора, его тоже установим с помощью роботов

p.s. непосредственный руководитель определяется по схеме компании, не забудьте ее настроить

Ответственный̆ и значения из констант

Продолжим автоматически устанавливать пользователей. В данном случае нам необходимо установить ответственного за элемент – это будет определённый нами ранее «Инициатор», а также не забыть остальных участников.

Снова используем действие «Изменить элемент», где берем значения из констант и сохраняем их в нашем документе. Указываем роли для юриста, бухгалтера, службы безопасности и офис-менеджера.

Дата, номер, название

Кроме пользователей, разумно автоматически задать несколько полей документа. Если сотрудник не указал данные, то дату можно задать текущей, номер договора сгенерировать по шаблону, а название заполнить по определенному правилу.

Автоматическая генерация названия – отличная практика, сотрудникам не нужно выдумывать произвольные обозначения, системность в названии облегчает поиск, как визуальный в списке, так и системный.

Руководитель получает задачу на согласование, а в смарт-процессе сохраняется информация о движении договора по этапам.
Согласование с ответственными службами также оформляется в виде задачи, в нее добавляются все участники согласования.

За процесс подписания и обмен оригиналами в компании обычно отвечает офис-менеджер. Можно сделать его ответственным за документ, поставить соответствующие задачи, а также добавить напоминания о сроках и уведомление заинтересованных по завершению задач.

Вернем инициатора ответственным за документ — офис-менеджер завершил свою работу.
Если у договора есть срок – заранее напомнить об этом ответственному.

В нашем примере это поля «тип договора» и «номер договора», «обоснование» — с момента согласования с руководителем, способ обмена оригиналами для соответствующей стадии.

Как всегда, нет предела совершенству, можно развивать автоматизацию процессов по документам.

Если у нас внутри компании есть не только договоры, но и другие документы, которые требуется отправлять, получать и контролировать, мы можем создать специальную воронку для контроля обмена оригинальными документами.

Мы также можем добавить отдельный реестр документов, где будут храниться все наши согласованные документы.

А еще мы даже не коснулись темы генерации документов по шаблону! Наверняка и у вас есть идеи, как можно систематизировать и автоматизировать работу с документами

Продолжать развитие можно долго. Успешных вам внедрений!

Спасибо, что посмотрели урок! Автоматизируйте ваши проекты, делайте по шагам и у вас всё получится )

Светлана Русова

Директор учебного центра Бестранк, Санкт-Петербург.

Источник

Создание электронного листа согласования документа в «1С-Битрикс24» Электронный документ, как правило, содержит в себе список сотрудников, согласующих данный документ (лист согласования). Электронный лист согласования документов был реализован на платформе «1С-Битрикс24» с использованием модуля «Бизнес-процесс» и разработанными программными функциями изменения документа (рис. 1).

Рис. 1 – Фрагмент бизнес-процесса согласования электронного документа

На первом этапе (статусе) «Новый договор» происходит генерация документов формата .docx на основе шаблонов, в которых указаны корректные теги нужных полей документа либо значения переменных, вычисленных в ходе бизнес-процесса (рис. 2).

Рис. 2 – Пример шаблона электронного документа

Автозамена тегов осуществляется по мере согласования сотрудниками, после нажатия кнопки «Согласовать». В самом документе тег заменяется на «Согласовано в «1С-Битрикс24» с датой согласования, что соответствует согласованию электронных документов на основе ПЭП. В зависимости от типа документа статусы согласования могут быть скорректированы.

Например, для согласования договоров гражданско-правового характера (ГПХ) было использовано 9 статусов (рис. 3):

«Новый договор» – первичное заполнение информации пользователем и автогенерация документов формата .docx;
«Согласование с материально ответственным» – цикл согласования документов. При утверждении бизнес-процесс (БП) переходит в следующий статус, а при отклонении система возвращает документы на доработку исполнителю;
«Согласование с начальником УСМП» – цикл согласования документов, аналогичен пункту 2;
«Согласование с начальником УУ» – цикл согласования документов, аналогичен пункту 2;
«Согласование в правовом управлении» – цикл согласования документов, первая часть аналогична пункту 2, на втором этапе сотруднику правового управления ставится задание – ввести «номер договора»;
«Согласование с начальником ПФУ» – цикл согласования документов, аналогичен пункту 2;
«Согласование с главным бухгалтером» – цикл согласования документов, аналогичен пункту 2;
«Ознакомление проректора по СВ» – ознакомление с согласованными в системе «1С-Битрикс24» документами.
«Договор согласован» – происходит смена статуса документа на соответствующий, и ставится задача автору необходимо распечатать согласованные документы.

Рис. 3 – Статусы бизнес-процесса согласования договоров в «1С-Битрикс24»

Источник

Согласование договора — базовая процедура в компаниях. Вот только не у всех она состоит из одинаковых этапов. В Битрикс24 можно учесть особенности процесса и отразить в системе. Для этого есть штатное средство — смарт-процесс.

Те, кто рассматривает Битрикс24 как CRM-систему для своей компании, могут не знать нюансы настройки системы. Для этого нужен интегратор, который учтёт особенности Битрикс24, чтобы сделать её максимально удобной для компании. Например, сделает удобным процесс согласования договора. Так было у нашего клиента, который хотел доработать систему под свои процессы.

CRM для транспортной компании

В Luckru обратилось ООО «Авис» – это международный грузоперевозчик. Основной деятельностью является логистика груза и полный комплекс услуг по подбору и организации транспортировки: «упаковка» груза, подбор транспортного средства, маршрута и сроков доставки заказа до места назначения. Кроме того, компания оказывает сопутствующие услуги: страхование заказа, оформление разрешительных документов, декларирование и другое.

Заказчик внедрял CRM Битрикс24, чтобы контролировать процесс документооборота. Поэтому важным моментом сделать прозрачным контроль за этапами работ. Такой процесс снизил бы операционную нагрузку на сотрудников.

У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?

Давайте обсудим

Внедрение Битрикс24 и доработка портала

Мы провели аудит процессов компании и предложили сделать следующее:

перенесли портал из облака в коробку;
сделали процесс согласования документов более гибким;
упростили процесс отслеживания согласования договора.

Кроме того, мы сделали быстрый доступ к информации о работе с документами (логирование), чем упростили отслеживание тех действий, которые происходили с документом.

Бизнес-процесс на смарт-процессе в Битрикс24

Обычно согласование документа — это бизнес-процесс, который запускают через ленту Новостей, воронки Сделок или на базе смарт-процессов.

На момент начала нашей совместной работы сотрудники инициировали и полностью согласовывали документ от начала до конца через задачи в комментариях. Но при таком подходе сложно отследить этапы работ над несколькими документами или даже над одним. Сотрудник должен копаться в системе, чтобы понять, на каком этапе находится договор.

Мы предложили настроить бизнес-процесс «Согласование договора» в связке со смарт-процессом. В этом случае такие процессы попадают на доску Канбан, где можно отследить на каком этапе согласования, у какого сотрудника тот или иной документ. Это решение было связано со следующей дополнительной функцией для клиента ↓

Доработка Битрикс24: добавляем третью кнопку в бизнес-процессе

Для процессов в системе штатно заложено два сценария: согласовать и отказать. Но зачастую у компаний процесс согласования более сложный и включает в себя разные действия: возможность доработки документа, отправку на дополнительный просмотр в другой отдел и другие варианты. Наш заказчик не стал исключением.

Мы разработали третью кнопку, которая позволяет отправить документ на доработку. Ею можно воспользоваться, если появились комментарии, правки, протокол разногласий или соглашения.

Кроме того, в дальнейшем его можно было отслеживать на доске Канбан, контролировать этап сделки и знать к кому надо обратиться по нему.

Такая кнопка позволяет гибко управлять процессом. Сотрудник вместо того, чтобы завершить процесс и начать новый (с доработкой документы из прошлого процесса), продолжает работу в текущем. Это позволяет отследить весь процесс согласования.

История действий с процессами в Битрикс24

В Битрикс24 штатно можно посмотреть, какие действия совершали с документами: кто вносил правки, когда и почему отказали в согласовании. Такая фиксация изменений и структурирование сведений о работе над документом называется логирование. Эта информация фиксируется в журнале бизнес-процессов. Однако в штатных БП, которые запускаются из Ленты новостей, сотрудник при согласовании не может вернуться и перепроверить уже согласованный или отклонённый документ.

Мы упростили логирования для заказчика. Так как в основе процесса согласования лежит смарт-процесс Битрикс24, то автоматически создаётся карточка сущности. В данном случае карточка документа, где пошагово указано, кто, когда и что вносил в документ. Сотруднику не надо искать и мониторить журнал БП, чтобы понять, кто оставил комментарий к договору. Достаточно зайти в карточку, где это будет указано.

Согласование договора в Битрикс24

Мы помогли заказчику сделать документооборот прозрачным. Сотрудники теперь быстро находят нужный документ, могут изменить документ, добавить новые данные, посмотреть историю изменений в нём и комментария коллег. Такие возможности получаются, если грамотно использовать особенности системы. Если у вас похожие задачи, оставьте заявку, и менеджер перезвонит.

Источник

СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ в битрикс24

Комплексное решение для коробочной версии

1. Централизованное хранение

Все договора будут храниться в единой системе, что обеспечит удобный доступ и поиск необходимых документов.

2. Электронное согласование

Система позволяет автоматически отправлять договоры на согласование нужным сотрудникам, с возможностью отслеживания статуса каждого этапа согласования.

3. Уведомления и напоминания

Решение отправляет уведомления о необходимости согласования и напоминания о просроченных сроках, что поможет сократить время согласования и избежать пропуска важных этапов.

4. Аналитика и отчетность

Вы сможете получать детальные отчеты о процессе согласования, что поможет вам контролировать эффективность работы и принимать обоснованные решения.

В ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ «согласование договоров» ВКЛЮЧЕНО

1. Схема согласования

Мы предлагаем типовую схему процесса прохождения согласования договоров.

Вы можете отредактировать схему под особенности вашей работы.

2. Бизнес-процессы

Каждое решение основано на списках и системе из нескольких бизнес-процессов.

Мы установим и настроим на вашем портале всё необходимое.

3. модули и активити

В решение входит набор дополнительных модулей и активити.

Вы сможете в дальнейшем использовать их для других задач.

4. 30 часов работ

В каждой компании есть уникальные особенности, которые нужно учесть.

Наши аналитики и разработчики адаптируют решение под вас.

ОБЩАЯ СХЕМА СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

Согласование договоров, в целом, состоит из 3 основных этапов и 6 ролей.

Этапы согласования договора

Внутреннее согласование
Согласование с контрагентом
Обмен оригиналами

Роли участников процесса:

Инициатор — запускает согласование.
Внутренний эксперт — сотрудник, отвечающий за реализацию обязательств по договору с вашей стороны. Он подтверждает возможность выполнения условий договора со стороны вашей компании, а также его выгодность.
Руководитель инициатора — согласовывает основные условия и содержание договора.
Согласующие — как правило, юрист, финансист/бухгалтер, служба безопасности и другие сотрудники, согласовывающие условия и формулировки договора.
Директор (генеральный директор) — утверждает условия договора, принимает решение в спорных случаях и сложных согласованиях.
Секретарь/офис-менеджер — сотрудник, отвечающий за подготовку документов к печати, их распечатку на бумажном носителе, отправку экземпляров контрагенту.

Этапы делятся на отдельные бизнес-процессы, роли можно добавлять или сокращать.

бизнес — процессы

Управляющий процесс

цепочка статусов

Последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.

гибкость настройки
и управления

Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.

Процессы по статусам

С технической точки зрения каждый статус является самостоятельным бизнес-процессом, который ведёт к изменению статуса документа.

1. Запуск согласования

на этом этапе выполняются автоматические проверки (заполнение обязательных полей) и вычисляются данные необходимые для дальнейшего согласования. Например, в зависимости от суммы договора могут быть подключены дополнительные согласующие и т.д.

2. согласование с экспертом

Эксперт — это сотрудник компании, который отвечает за выполнение условий договора с вашей стороны. На данном этапе он проверяет соответствуют ли условия договора возможностям компании (например, реальность указанных сроков поставки, актуальность цен, объем работ и т.д)

Эксперт может отклонить договор и вернуть на исправление Инициатору. После исправления и согласования с Экспертом договор переходит к руководителю.

3. согласование с руководителем

Руководитель инициатора проверяет договор и даёт экспертную оценку, кто должен участвовать в дальнейшем согласовании.
Например, если договор на небольшую сумму и заключается по вашей типовой форме, то руководитель под свою ответственность направляет договор на подписание.

В остальных случаях руководитель направляет договор на внутреннее согласование.

4. внутреннее согласование

Если руководитель определяет, что по договору требуется дополнительное согласование, то ставятся задачи юристу, финансисту, а также службе безопасности проверить корректность договора.
В спорных ситуациях на этом же этапе привлекается директор/руководитель.

Все участники согласования дают комментарии к документу, которые вносит в итоговый документ уполномоченный сотрудник.
После исправления запускается повторное согласование документа.
*Подробнее об инструментах для согласования ниже

5. Подписание

После успешного согласования договора для Секретаря ставится задачи «Организовать подписание» или «Сформировать версию для ЭДО».

После подписания договора с нашей стороны секретарь загружает скан подписанных документов в карточку согласования.

6. обмен оригиналами

Инициатор согласования указывает, кто первым отправляет оригинал документа: мы или контрагент, а также способ отправки, адрес получателя и т.д.

В зависимости от порядка отправки документ регистрируется в журналах Исходящей и Входящей корреспонденции и ставятся задачи для Секретаря на отправку наших документов, а для Инициатора «Проконтролировать возврат».

Бизнес-процесс завершается только после получения наших экземпляров документов.

Дополнительные процессы

В процессе согласования возникают дополнительные задачи, например, нужно внести правки в уже согласованный договор или указать, что договор не будет заключен.

В большинстве компаний добавляются еще какие-то команды, которые можно запускать из карточки согласования.

Корректировка

Если договор был уже согласован, то при внесении корректировки, он будет отправлен на повторное согласование к руководителю. Руководитель принимает решение, требуется ли дополнительное согласование с другими участниками, либо правки не являются критичными.

Отклонение

Если договор по каким-то причинам не будет согласован, то его можно Отклонить. В этом случае статус будет изменён на Отклонено, а участники согласования получат оповещения об этом.

Удобное решение

Всё, что относится к согласованию собрано в одном окне

Какие инструменты и интерфейсы добавлены

1. чат

Для каждого согласования можно создать чат для обсуждения возникающих вопросов.
При создании чата в него автоматически добавляется Инициатор и есть возможность пригласить других участников.

2. задачи

Прямо из карточки согласования можно создать новую задачу и она будет отображаться в карточке в специальной таблице.
В этой же таблице видны все задачи, которые создаются автоматически по ходу согласования.

3. задания

Задания бизнес-процессов для участников согласования так же видны в карточке.

Не нужно переходить на другую страницу, чтобы согласовать или отклонить документ.

4. История

В карточке согласования видна вся история процесса: кому было поставлено задание на согласование, кто из сотрудников уже принял решение.
Видны комментарии участников согласования, а также все изменения статусов.

5. файлы

Файлы согласования хранятся на общем диске. Папки с ними имеют древовидную структуру и поэтому найти нужный документ очень легко.
В карточке согласования есть ссылки на папку и на документы согласования (файл договора, протокола разногласий, сканы).

6. обмен оригиналами

Процесс обмена оригиналами также отображается в карточке договора. Можно посмотреть, когда был отправлен документ, когда ждём Входящий.
Есть ссылки на Исходящий и Входящий документ в реестре договоров.

Какие модули используются в решении

При покупке решения вы получите купоны на все необходимые модули. Купон даёт право установить модуль на вашем проекте и в течение года получать все выходящие для него обновления.
На модули в составе решения действует специальная цена, это получается выгоднее, чем покупать их по отдельности через Маркетплейс.Битрикс24.