Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.
Кто заполняет личный листок по учету кадров
Заполнением занимается лично сотрудник, на которого документ оформляется непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляют к его личному делу, где и хранят на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими актуальность, передается в архив организации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на компенсацию отпуска .docСкачать образец заполнения заявления на компенсацию отпуска .doc
Зачем нужен документ
Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это, в свою очередь, дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо ответственную и важную работу.
Какие документы требуются для оформления листка
Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.
Правила составления личного листка
На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.
Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.
Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа, рекомендованную специалистами. В частности, это касается информации о личных данных работника:
- дата рождения;
- адрес местожительства;
- серия и номер паспорта;
- сведения о семейном положении.
Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.
При заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.
Личный листок по учету кадров оформляют строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяют подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.
Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели
Такие ситуации не редкость, ведь в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили актуальность, сотруднику необходимо обратиться к кадровику при наличии такового, и передать ему новую информацию.
Пример заполнения личного листка по учёту кадров
Вначале на документ справа вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные:
- Ф.И.О. (полностью);
- дата рождения;
- национальность (при желании можно не указывать);
- место рождения.
Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.
Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.
Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.
Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу отражать уже не надо. В таком случае достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.
Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.
Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда вписывают только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей, то этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.
В заключении следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу — указанию даты заполнения личного листка и подписи.
Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров?
Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».
Если речь идет об организациях, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.
Можно ли забрать личный листок после увольнения?
Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию даже при увольнении работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.
Иногда при приеме на работу сотрудника просят заполнить личный листок по учету кадров. Давайте разберемся, что представляет собой этот документ и обязателен ли он.
Личный листок по учету кадров: что это
Как видно из названия, личный листок по учету кадров содержит личную информацию о конкретном сотруднике. К такой информации, к примеру, относятся:
- ФИО работника;
- дата рождения работника;
- паспортные данные работника;
- домашний адрес работника;
- контактный телефон работника;
- сведения об образовании;
- сведения о владении иностранными языками;
- сведения о трудовой деятельности;
- семейное положение.
Если за время работы сотрудника какие-то сведения, содержащиеся в личном листке данного сотрудника, меняются, в листке необходимо отразить эти изменения на основании подтверждающих изменения документов (например, на основании свидетельства о браке вносятся сведения об изменении фамилии и семейного положения).
Стоит отметить, что личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно.
Личный листок по учету кадров: бланк
Унифицированной формы такого документа нет, поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать форму личного листка по учету кадров.
Вы можете бесплатно воспользоваться бланком личного листка по учету кадров, представленным системой КонсультантПлюс.
Личный листок по учету кадров: образец заполнения
С образцом заполнения личного листка по учету кадров вы также можете знакомиться в системе КонсультантПлюс.
Обязан ли работодатель вести личные листки по учету кадров
В обязанности работодателей, являющихся коммерческими организациями и ИП, не входит ведение личных листков по учету кадров. Соответственно, работодатели – коммерческие организации/ИП сами решают, необходим им такой кадровый документ или нет.
Как правило, личный листок по учету кадров обязателен в госорганах. Например, при поступлении на работу в Федеральную антимонопольную службу личный листок по учету кадров приобщается к личному делу работника (п. 7.8 Инструкции, утв. Приказом ФАС России от 01.07.2016 N 887/16).
Заполняем личный листок по учету кадров
Не в каждой компании увидишь личный листок по учету кадров, ведь этот документ обязателен для госструктур, организаций сферы образования и здравоохранения. Но его могут вести и коммерческие предприятия, если хотят иметь полную информацию на каждого из своих сотрудников.
Навигация
Что такое личный листок по учету кадров и для чего он нужен
Личный листок по учету кадров представляет собой анкету, куда вносятся:
- персональные данные работника и членов его семьи;
- сведения об образовании сотрудника;
- информация о его профессиональной деятельности;
- данные о награждениях и иные подробности.
Эти же сведения вносятся в личную карточку по форме Т-2, скажут читатели. Да, и, как и форма Т-2, это необязательный документ для большинства работодателей. Среди тех, кто его ведет непременно, — государственные и муниципальные структуры, организации из сферы образования и здравоохранения, когда это прямо предусмотрено законодательством.
На вопрос, зачем нужна такая анкета, ответим — она позволяет сформировать профессиональный портрет сотрудника. Причем все данные в ней проверенные и актуальные, поскольку документ работник заполняет лично.
Для сведения: какие документы хранятся в личном деле работника
В целях актуализации сведений составляют дополнение к личному листку по учету кадров, которое сотрудник тоже заполняет самостоятельно. Оно обычно полностью дублирует первичный бланк, но в нем фиксируют только изменения, а не все подробности.
Какой бланк использовать и как его заполнять
Поскольку листок-анкета необязателен, унифицированной формы документа нет. Каждая организация разрабатывает и утверждает его структуру по собственному усмотрению, если только для нее не предусмотрен бланк на законодательном уровне.
Какие конкретно сведения запрашивать, работодатель решает самостоятельно. Но если вы хотите, чтобы сотрудники сообщали об изменениях, не поленитесь и впишите это обязательство в бланк.
Анкета заполняется один раз лично работником. Способ заполнения — от руки или на компьютере, как и время — во время подписания трудового договора или после, оговаривается во внутренних нормативных актах работодателя. В любом случае анкету подписывает сотрудник лично.
При заполнении информацию перепроверяют с помощью официальных документов:
- паспорта;
- военного билета;
- диплома об образовании и т. п.
Желательно разъяснить сотрудникам, как заполнить личный листок по учету кадров, какие данные вписывать, насколько объемно. Рекомендуется не допускать односложных ответов, писать все детали, внимательно переписывать все цифры и даты. В противном случае у вас появится бумага с персональными данными, за которую надо отвечать по всей строгости закона, но бесполезная.
Покажем пример заполнения на бланке, включающем основные сведения о работнике.
Структуру анкеты вы можете подправить так, чтобы в ней была вся необходимая для вашей компании информация
Для сведения: срок хранения личной карточки
Работник вправе не отвечать на вопрос о ближайших родственниках или целях заграничных командировок, если посчитает, что эти сведения не касаются его профессиональной деятельности.
После заполнения документ передается в отдел кадров, включается в личное дело сотрудника. Хранить его следует с иной документацией по персональному составу. Поскольку это теперь собственность предприятия, забрать анкету работник не сможет даже после увольнения. Но учитывая, что в ней содержатся персональные данные подчиненного, работодателю необходимо хранить бумагу с учетом требований законодательства.
Читайте также: как заполнять форму Т-54
Вам может быть интересно:
Личный листок по учету кадров — это учетный документ, который является составной частью личного дела и используется для быстрого принятия кадровых решений. В статье вы сможете узнать важные нюансы его составления.
В документ, по сути представляющий собой анкету, вносятся данные о профессиональной деятельности, образовании, сведения о семье сотрудника.
Такая анкета не имеет унифицированной формы. Каждая организация имеет право составить ее по-своему. Бумага заполняется один раз самим работником от руки. В ней отражается информация, подкрепленная:
— паспортом;
— военным билетом;
— дипломом об образовании;
— другой персональной документацией.
Все строки заполняются полно, односложные ответы недопустимы. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется, в случае когда какие-то данные изменяются.
Сотрудник может отказаться заполнять или подписывать документ, поскольку он не является обязательным. Посмотрим подробнее, как заполнить личный листок по учету кадров.
Образец заполнения личного листка по учету кадров
Вторая часть содержит сведения о ближайших родственниках, которыми традиционно считаются отец, мать, родные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры, дети, бабаушки и дедушки (мужья и жены, дяди, тети и племянники близкими родственниками не являются) — статья 14 Семейного кодекса РФ.
Важно! Работник может не отвечать на вопрос о ближайших родственниках, а вот сведения о военной обязанности указать нужно обязательно.
В разделе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» нужно заполнить информацию, начиная с последнего места работы, в обратном хронологическом порядке.
Далее работник сообщает о себе дополнительные сведения, касающиеся его уровня знания иностранных языков, наличия ученых степеней и целей поездок за границу.
После заполнения документ должен быть заверен подписью нового сотрудника. Вся документация по персональному составу является собственностью предприятия, и забрать свою анкету, заполненную при поступлении на работу, работник не имеет права даже после увольнения.
Автор: Чурсинова Елена Петровна
Источник: http://ppt.ru
Некоторые кадровые документы являются обязательными для любых компаний, вне зависимости от их форм собственности. Это трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, графики отпусков. Другие требуется вести только в определенных сферах деятельности. Третьи не являются обязательными, но для удобства многие их используют. К какой группе документации относится листок по учету кадров – рассмотрим в нашем материале. Поговорим о том, для чего его оформляют и является ли он обязательным документом. Также приведем бланк и образец заполнения личного листка по учету кадров.
Над статьей работали:
редактор: Шкембри Евгения
Содержание
- Что такое личный листок по учету кадров
- Обязателен ли личный листок по учету кадров
- Заполнение личного листка по учету кадров
- Образец личного листка по учету кадров
- Скачать бланк личного листка по учету кадров
Что такое личный листок по учету кадров
Ведение личных листков по учету кадров дает компаниям возможность упростить и систематизировать хранение документации по личному составу. Унифицированный бланк формы личного листка по учету кадров законодательством не предусмотрен. При необходимости работодатель может разработать и утвердить форму, а также порядок ведения этого документа в своих внутренних документах.
Для коммерческих компаний личный листок по учету кадров не считается обязательным. Однако в отношении ряда государственных или муниципальных служащих, работников отдельных организаций в зависимости от сферы деятельности применение такого документа предусмотрено нормативно.
Как правило, этот документ состоит из нескольких основных разделов. Их часто оформляют в виде таблиц, разбитых на строки и столбцы, в которые вносят необходимую информацию об определенном сотруднике. Это его фамилия, имя отчество и год рождения, название должности. Также в листке обычно указывают образование работника, уровень знания им иностранных языков. Кроме того, в документ вносят сведения о пребывании в заграничных командировках, об участии в составе выборных органов, о награждениях или взысканиях и другую информацию о сотруднике.
Обязателен ли личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров для рядовых коммерческих компаний не является обязательным. Однако они вправе использовать этот документ, утвердив порядок ведения личных листков по учету кадров в своем внутреннем нормативном акте. Согласно части 1 статьи 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся коммерсантами, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и другими нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В то же время обязательное использование личных листков нормативно предусмотрено в отношении ряда государственных и муниципальных служащих, а также работников определенных сфер деятельности, в том числе при поступлении в соответствующие образовательные учреждения. Так, согласно пункту 3.6 инструкции, утвержденной Приказом Генпрокуратуры России от 13.03.2018 № 135, в первом разделе личного дела прокурорского работника помещается личный листок по учету кадров, который заполняется им собственноручно. Сведения должны быть указаны разборчиво, с четкими и ясными ответами на содержащиеся в листке вопросы, без сокращения слов, неоговоренных исправлений и зачеркиваний, а также с приложением фотографии.
В соответствии с пунктом 15 порядка и условий, утвержденных Приказом Следственного комитета России от 14.03.2022 № 37, при поступлении сотрудников Следственного комитета в аспирантуру в федеральные образовательные организации личное дело поступающего также должно содержать копию рассматриваемого документа. На основании пункта 7.8 инструкции, утвержденной Приказом ФАС России от 01.07.2016 № 887/16, к личному делу сотрудника антимонопольной службы приобщают анкету или личный листок по учету кадров. Аналогичные положения содержатся и в некоторых других ведомственных актах и рекомендациях.
Представление личных листков также предусматривается для участия в некоторых профессиональных конкурсах. Так, в сфере здравоохранения это установлено пп. «а» п. 1 приложения № 2 к условиям и порядку, утвержденным Приказом Минздрава РФ от 03.06.2022 № 380н.
Заполнение личного листка по учету кадров
Унифицированная форма личного листка по учету кадров законодательством не разработана и на сегодняшний день он не является строго обязательным документом для всех юрлиц и индивидуальных предпринимателей, выступающих работодателями. Как правило, работодатель вправе разработать форму личного листка и утвердить ее локальным нормативным актом.
В личном листке по учету кадров указывают основную персональную и биографическую информацию о сотруднике. В документ обычно включают:
- фамилию, имя, отчество сотрудника,
- дату и место его рождения,
- фото сотрудника,
- гражданство,
- семейное положение,
- образование,
- профессиональные навыки и умения,
- воинскую обязанность,
- уровень знания иностранных языков,
- сведения о пребывании в заграничных командировках,
- данные об участие в составе выборных органов,
- информацию о награждениях и взысканиях.
Сотрудник, как правило, вносит данные в рассматриваемый документ. Заполненный личный листок по учету кадров обычно случит приложением к личному делу сотрудника.
Через некоторое время сведения, указанные в листе по учету кадров, могут потерять свою актуальность, и потребуется внести изменения или дополнения. Внесение изменений или дополнений в такой документ может быть необходимо:
- при изменении места жительства;
- уточнении и дополнении данных о работе;
- получении второго либо последующего образования, повышении квалификации;
- изучении дополнительных иностранных языков;
- пребывании в заграничных командировках;
- наложении или снятии взыскания;
- участии в выборных органах.
Внесение дополнений в указанный документ также законодательно не урегулировано. На практике применяется следующий порядок внесения дополнений:
1) в случае изменения информации работник представляет подтверждающие документы работодателю;
2) на основании представленных документов новые учетные данные вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.
Образец личного листка по учету кадров
В данном разделе приведен заполненный образец рассматриваемого в материале документа. В нем присутствуют основные разделы, о которых речь шла в предыдущих разделах.
Личный листок № 123
по учету кадров
- Фамилия: Сорокина, имя: Ольга, отчество: Михайловна.
- Пол: женский.
- Число, месяц и год рождения: 12.05.1986.
- Место рождения: Московская область, г. Коломна.
- Образование: высшее.
Название учебного заведения и его местонахождения: Тамбовский государственный университет им. Г. Р. Державина, 392016, Тамбовская область, г. Тамбов, б-р Строителей, 2в
Факультет или отделение: отделение менеджмента
Форма обучения (дневная, вечерняя, заочная): дневная
Год поступления: 2004-й
Год окончания или ухода: 2009-й
Если не окончил, то с какого курса ушел: —
Какую специальность получил в результате окончания учебного заведения, указать номер диплома или удостоверения: Менеджер; Диплом № 30600012 от 26 июня 2009 года
- Какими иностранными языками владеете; уровень владения (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно): английский, свободно
- Ученая степень, ученое звание —
- Какие имеете научные труды и изобретения —
- Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие в партизанских отрядах и работу по совместительству). При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
| Месяц и год | Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства) | Местонахождение учреждения, организации, предприятия | |
| вступления | ухода | ||
| 01.09.2004 | 23.06.2009 | Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина | 392016, Тамбовская область, г. Тамбов, б-р Строителей, д. 2в |
| 13.08.2009 | 27.08.2015 | Общество с ограниченной ответственностью «Арена», менеджер | 140406, Московская обл., г. Коломна, ул. Октябрьской Революции, д. 361, оф. 4 |
| 01.09.2015 | настоящее время | Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет», начальник отдела менеджмента | 140408, Московская обл., г. Коломна, ул. Гагарина, д. 16, |
- Пребывание за границей
| Месяц и год | В какой стране | Цель пребывания за границей (работа, служебная командировка, туризм) | |
| с какого времени | по какое время | ||
- Какие имеете правительственные награды (когда и чем награждены): —
- Отношение к воинской обязанности и воинское звание: невоеннообязанная
Состав: —
Род войск (командный, политический, административный, технический и т.д.): —
- Семейное положение в момент заполнения личного листка (перечислить членов семьи с указанием возраста):
Муж: Сорокин Николай Алексеевич, 32 года; дочь Сорокина Анна Николаевна, 7 лет; сын Сорокин Иван Николаевич, 5 лет; сын Сорокин Федор Николаевич, 4 года.
- Домашний адрес и домашний телефон: 140408, Московская обл., г. Коломна, ул. Гагарина, д. 3, кв. 15; 8 (903) 123-45-67
- Паспорт: серия 46 08 № 110557 выдан Коломенским РОВД 21.09.2007
- Дата заполнения: 28.01.2025
- Личная подпись: Сорокина /О.М. Сорокина/
Примечание: работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и других) сообщить по месту работы для внесения соответствующих изменений.
Скачать бланк личного листка по учету кадров
В данном разделе размещен бланк рассматриваемого в материале документа. Его можно скачать и использовать в работе. Унифицированной формы данного документа законодателем не предусмотрено, поэтому при необходимости в приведенный бланк можно вносить необходимые изменения, учитывая специфику работы конкретной компании.
Бланк