Как в должностной инструкции прописать штрафы

На практике в трудовых отношениях часто можно услышать термин «должностные обязанности» работника. Посмотрим, что это такое, как их сформулировать и в каком документе, где и как зафиксировать изменение должностных обязанностей работника.

Что такое должностные обязанности сотрудника

На самом деле Трудовой кодекс не содержит как такового понятия «должностные обязанности». Но по сути, должностные обязанности то же самое, что трудовая функция работника.

Итак, должностные обязанности – это перечень конкретных видов поручаемой человеку работы, конкретных действий при выполнении им своей трудовой функции, цели, которые ставятся перед работником, и результаты его работы, а также меры по достижению поставленных перед работником целей.

Кстати, в Трудовом кодексе встречается так же такой термин как «трудовые обязанности». К примеру, в ст. 21 ТК РФ сказано, что «работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором». А в ст. 129 ТК РФ сказано: «оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей …». То есть термины «трудовые обязанности» и «должностные обязанности» в целом являются синонимами. Хотя иногда считают, что трудовые обязанности – более широкое понятие, включающееся в себя совокупность действий работника, которые он должен предпринимать для исполнения условий трудового договора и соблюдения трудового законодательства.

Как сформулировать должностные обязанности сотрудника

Должностные обязанности нужно формулировать письменно и как можно понятнее и подробнее, чтобы у работника было понимание, чем он должен заниматься, за что отвечает. А работодатель будет ориентироваться на список обязанностей работника, чтобы понимать, за невыполнение какой работы сотрудника можно наказать.

Для удобства можно воспользоваться квалификационными справочниками по разным должностям, профессиям, специальностям, либо профессиональными стандартами.

К примеру, должностные обязанности маркетолога можно посмотреть в профессиональном стандарте «Маркетолог» (утв. Приказом Минтруда от 04.06.2018 № 366н). Из приведенного в нем описания трудовой функции можно выбрать те обязанности, которые применимы именно к вашему работнику, дополнить список отдельными специфическими обязанностями, характерными именно для вашей организации. Также из этого стандарта можно взять возможные наименования должностей и профессий, требования к образованию специалиста.

Где сформулировать должностные обязанности сотрудника

В трудовой договор в обязательном порядке включается информация о трудовой функции работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) (ст. 57 ТК РФ). А как мы уже сказали выше, понятие «должностные обязанности» и «трудовая функция» равнозначны. Получается, что информация о должностных обязанностях должна быть в трудовом договоре работника.

Вместе с тем, в трудовом договоре можно указать лишь, какую должность (профессию, специальность) занимает работник. А конкретизировать должностные обязанности можно в отдельном документе, например в должностной инструкции. При этом из трудового договора надо сделать ссылку на конкретную должностную инструкцию. Это позволит не утяжелять трудовой договор, перечисляя в нем все трудовые обязанности сотрудника. Но в любом случае работника надо будет ознакомить с должностной инструкцией под роспись до подписания трудового договора.

Должностная инструкция: как составить

Трудовой кодекс не обязывает работодателей утверждать должностные инструкции по всем работникам. Трудинспекции также указывают, что этот документ не является обязательным в организации (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299). Вместе с тем, этот документ помогает определить должностные обязанности сотрудника, требования, предъявляемые к занимаемой им должности, определить пределы ответственности по конкретной должности.

Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. То есть работодатель утверждает его самостоятельно. При этом работодатель может (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6):

• сделать должностную инструкцию приложением к трудовому договору;
• утвердить должностную инструкцию как самостоятельный документ. Правда, здесь возможно возникновение споров с работником, если должностные обязанности, прописанные в должностной инструкции, будут отличаться от обязанностей, прописанных в трудовом договоре.

Подробнее об утверждении должностной инструкции читайте в отдельной консультации.

Как изменить должностные обязанности работника

Здесь все зависит от ситуации (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Вариант 1. Должностные обязанности сотрудника прописаны в трудовом договоре. Изменение, в том числе дополнение, условий трудового договора (например возложение на работника дополнительных должностных обязанностей) допустимо лишь с согласия работника. Действия работодателя в этом случае квалифицируются как изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя (ст. 72 ТК РФ).

Порядок действий при этом должен быть таким. Работодатель должен направить работнику письменное мотивированное предложение изменить условия, которые ранее были зафиксированы в трудовом договоре. И лишь при согласии работника можно составить дополнительное соглашение к договору и поставить на нем подписи обеих сторон.

Вариант 2. Должностные обязанности работника прописаны в должностной инструкции, и она является приложением к трудовому договору. Тогда целесообразно вносить изменения одновременно в трудовой договор и в должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. При этом если изменяются обязательные условия трудового договора (в частности, трудовая функция), то нужно предварительно получить согласие работника на такое изменение. То есть вручить работнику письменное уведомление об изменении условий и получить его согласие на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

Вариант 3. Должностные обязанности работника прописаны в должностной инструкции, и она утверждена как отдельный документ. Если при этом изменение должностных обязанностей не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, то можно просто утвердить должностную инструкцию в новой редакции и письменно ознакомить с ней работника. В этом случае должностная инструкция утверждается в 2-х экземплярах и один экземпляр вручается сотруднику под роспись. Пример ситуации, когда не меняются обязательные условия трудового договора, это, например, изменение порядка передачи другим сотрудникам (в другие подразделения) каких-либо документов, составляемых определенным сотрудником. Такие изменения не влияют на трудовую функцию сотрудника.

Отметим, что если изменение должностных обязанностей приводит к появлению у сотрудника более широких обязанностей, чем те, которые прописаны для должности, на которую он принимался, то имеет смыл перевести работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре трудовые обязанности.

Кстати, если работодатель по собственной инициативе уменьшит работнику объем должностных обязанностей и, как следствие, уменьшит размер оклада, а работник с этим не согласится, то работодатель будет вправе уволить работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Правда, в этом случае работодатель должен соблюсти требования, предусмотренные ст. 74 ТК РФ, в частности, уведомить работника об изменениях не позднее чем за 2 месяца, при несогласии работника предложить ему другую имеющуюся работу и т.д.

Нужно ли доплачивать работнику при дополнении должностных обязанностей

По мнению Роструда, возложение на работника дополнительной работы (то есть добавление ему должностных обязанностей) может быть произведено только с его согласия и должно дополнительно оплачиваться. Размер оплаты устанавливается по соглашению работника и работодателя исходя из содержания и объема дополнительной работы (Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за октябрь 2020 года // Онлайнинспекция.РФ: электронный ресурс. 2020).

Уточнение или конкретизация должностных обязанностей

Уточнение (конкретизация) должностных обязанностей не является изменением трудовой функции. Поэтому если в такой ситуации работник откажется от продолжения работы в новых условиях, работодатель будет вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть по причине отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.

Что делать, если работник не исполняет свои должностные обязанности

Здесь возникают 2 вопроса: можно ли применить к работнику, не исполняющему свои должностные обязанности, дисциплинарное взыскание и как оплачивать этот период.

Начнем с взыскания. Если должностные обязанности сотрудника прописаны в должностной инструкции, но работник не был под роспись с ним ознакомлен, то применить к нему дисциплинарное взыскание нельзя. Ведь в такой ситуации должностная инструкция не является приложением к трудовому договору. И нельзя сказать, что работник не исполнял трудовые обязанности, предусмотренные его трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

А вот если должностная инструкция – часть трудового договора, и работник не исполнял обязанности, предусмотренные инструкцией (то есть не исполнял трудовую функцию), то применение дисциплинарного взыскания будет правомерно. Причем в определенных ситуациях возможно даже увольнение работника по данному основанию. Подробнее о видах дисциплинарных взысканий и о порядке их применения читайте здесь.

Порядок оплаты будет зависеть от ситуации (ст. 155 ТК РФ).

Вариант 1. При невыполнении должностных обязанностей по вине работодателя (например, работник не был обеспечен необходимым для выполнения работы инструментом) оплата труда производится в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени.

Вариант 2. При невыполнении должностных обязанностей по причинам, не зависящим от работодателя и работника (например, авария в цеху из-за урагана), оплата труда производится в размере не менее 2/3 оклада работника, рассчитанных пропорционально фактически отработанному времени.

Вариант 3. При невыполнении должностных обязанностей по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы.

Основные задачи

К сожалению, очень часто в трудовых отношениях возникают споры и разногласия по поводу законности тех или иных требований руководства к сотруднику. Зачастую происходит это по вине директора, который нечетко сформулировал то, чем должен заниматься его подопечный. А сотруднику, в свою очередь, бывает сложно узнать, что входит в его непосредственные обязанности и за что он должен нести ответственность, если все передается на словах.

Избежать подобных проблем поможет должностная инструкция, говорит генеральный директор организации «Премьер-ГЕО» Анна Устинова:

— Это документ, регулирующий производственные полномочия и функции работника в соответствии с занимаемой им должностью. Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях служащего и помогает разрешать возникающие трудовые споры.

Одна из главных задач должностных инструкций — установление сферы ответственности и компетентности сотрудников организации. Документ должен включать в себя пошаговое описание обязанностей сотрудника, тем самым исключая пробелы в представлениях о том, что входит и что не входит в обязанности работника. Это играет важную роль при подборе нового сотрудника, дает ему возможность заранее точно узнать требования работодателя и принять более обдуманное решение — устраиваться на работу или нет. Задача номер два — облегчение адаптации нового работника. Если человек ознакомится с детально прописанными обязанностями и правами, ему будет проще сориентироваться, что и как он должен делать. Третья задача — у сотрудника появляется возможность самоуправления и самоконтроля. Если в инструкции подробно описаны ожидаемые результаты, а также критерии оценки эффективности труда, работник сможет сам оценивать свою работу, что значительно облегчит руководителю процесс взыскания и премирования. Последняя задача должностной инструкции — использование ее при аттестации сотрудников, то есть в момент оценки соответствия работника занимаемой должности.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что должностная инструкция — документ весьма значимый и незаменимый. Однако чтобы данный регламент мог служить для взаимовыгодного решения трудовых вопросов, необходимо, чтобы прописанные в нем моменты полностью соответствовали действительности.

Правила оформления

Должностная инструкция разрабатывается, исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием и соблюдением требований Трудового кодекса. Обычно инструкция содержит в себе следующие разделы: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственность сотрудника». В «Общих положениях» описывается наименование должности, требования, предъявляемые к образованию и стажу работника, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных, порядок назначения и освобождения от должности. В данный раздел также могут быть включены другие пункты, уточняющие статус работника и условия его деятельности. В пункте «Права» содержатся возможности, которыми обладает сотрудник при исполнении своих обязанностей. Также здесь отражаются взаимоотношения работника с другими служащими организации. В «Должностных обязанностях» указываются основные задачи работника, которые ему необходимо выполнять по решению руководителя организации. В разделе «Ответственность» излагается мера вины сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции или других внутренних нормативно-правовых актов. Сюда также могут быть включены прочие требования, регулирующие ответственность работника. Несмотря на то что вышеуказанных пунктов, на взгляд специалистов, вполне достаточно, довольно часто работодатели вводят в должностную инструкцию еще один раздел — «Квалификационные требования». В нем отражается уровень образования, необходимый для сотрудника, претендующего на ту или иную должность. Также там подробно описывается необходимый стаж работы и наличие у соискателя определенных качеств и навыков.

Разрабатывается инструкция, как правило, специалистом по персоналу, но может быть составлена любым служащим организации, например секретарем или самим работником. Согласовывается трудовой регламент с руководителем подразделения. Он должен ознакомиться и подписать документ для своих подчиненных. Затем инструкцию утверждает руководитель организации и заверяет специалист.

Для создания должностных регламентов можно использовать уже существующий на предприятии пакет базовых кадровых документов о положении организационной структуры, подразделениях и штатном расписании. Наравне с этим можно проводить анкетирование работников предприятия, использовать тарифно-квалификационные справочники и внешние нормативные документы. Наибольший же эффект достигается при сочетании вышеперечисленных подходов. Чтобы должностные инструкции стали действительно полезными документами и участвовали в решении управленческих задач, при составлении данных регламентов необходимо соблюдать несколько простых правил. Во-первых, инструкции должны регулярно пересматриваться и приводиться в порядок в соответствии с реальным положением дел. Все планы предприятия, а также изменения, связанные с выполнением конкретных работ, должны быть отражены в соответствующем документе. Во-вторых, инструкции должны использоваться в повседневной жизни предприятия, в частности в процессе управления персоналом.

В-третьих, инструкции должны быть написаны простым понятным языком. Чем длиннее формулировка документа, тем вероятней появление в ней неясных, двусмысленных или противоречивых положений, которые избавляют руководителя от необходимости четко ставить задачи, а подчиненного — их безупречно выполнять. Поэтому все пункты должностной инструкции должны быть максимально конкретными.

Также обязательной частью инструкции является лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник ознакомился с документом, говорит директор организации «Кобальт» Ирина Родина. После подписания данного листа сотруднику обязательно должен быть вручен один экземпляр инструкции. Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт и ждать результатов от его применения.

В суде пригодится

Итак, должностная инструкция характеризуется четким определением обязанностей работника. Однако следует отметить, что в процессе трудовой деятельности споры между работником и руководством, к сожалению, происходят довольно часто. И нормы, изложенные в должностной инструкции, могут не только сыграть существенную роль при разрешении таких конфликтов, но и предотвратить их возможное появление, уверен директор компании «Русь» Илья Новозеленцев:

— Дело в том, что при наличии инструкции разбирательства сторон часто решаются внутри самой организации без привлечения государственных органов. Например, подписанная работником должностная инструкция позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности и, если дело дошло до суда, доказать, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Если же начальство не сможет предоставить требуемую инструкцию либо, предъявив ее, не сможет доказать, что сотрудник был с ней ознакомлен, то суд примет решение в пользу работника, так как должностные инструкции являются внутренними нормативно-правовыми актами, отражающими правила внутреннего распорядка. В связи с вышесказанным грамотно составленная инструкция превращается в руках умелого руководителя в отличный инструмент управления персоналом и значительно облегчает такую проблему, как мотивация сотрудников к лучшим результатам трудовой деятельности.

От ситуации, когда работник нарушил правила дорожного движения, управляя транспортным средством, принадлежащим на праве собственности организации, не застрахован ни один работодатель. 

О неизбежных последствиях такого события лучше знать заранее. 

Административная ответственность за нарушение ПДД

Несмотря на то что в описанной ситуации ПДД нарушил водитель, административную ответственность в подобном случае понесет именно собственник транспортного средства, то есть организация.

 Это правило установлено в ч. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ.

Как гласит названная норма, к административной ответственности за правонарушения в области дорожного движения (в случае их фиксации работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами, имеющими функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средствами фото- и киносъемки, видеозаписи) привлекаются собственники (владельцы) транспортных средств. 

Тогда как согласно определению, данному в п. 1.2 Правил дорожного движения*(1), водитель — это лицо, управляющее транспортным средством. 

Причем о праве собственности на транспортное средство как о квалифицирующем признаке водителя речь здесь не идет.

Исходя из сказанного можно сделать вывод, что водителем признается любое лицо, севшее за руль: не только водитель, сдавший экзамены на право управления каким-либо видом транспортного средства и получивший соответствующее удостоверение, но и лицо, у которого удостоверение было изъято в установленном законом порядке за ранее допущенное нарушение пунктов ПДД, лицо, не имевшее либо лишенное права управления соответствующим видом транспортного средства, а также лицо, обучающее вождению на учебном транспортном средстве с двойным управлением.

Примечание. Административный штраф является денежным взысканием, выражается в рублях и в полном объеме зачисляется в бюджет (ч. 1, 5 ст. 3.5 КоАП РФ).

Итак, организация, являясь собственником транспортного средства, выступает субъектом правонарушения в области ПДД, поскольку в ч. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ указан специальный субъект ответственности — собственник транспортного средства (абз. 8 вопроса 10 Обзора законодательства и судебной практики Верховного суда Российской Федерации за первый квартал 2010 года, утвержденного Постановлением Президиума ВС РФ от 16.06.2010). 

Поэтому административный штраф должна уплатить организация (ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ).
Отметим, что согласно ч. 2 ст. 2.6.1 КоАП РФ организация может быть освобождена от административной ответственности, если докажет, что в момент фиксации административного правонарушения транспортное средство находилось во владении или в пользовании другого лица либо к данному моменту выбыло из обладания организации в результате противоправных действий других лиц.

К сведению. Федеральным законом от 07.05.2013 N 92-ФЗ*(2) внесены изменения в Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и КоАП РФ. В частности, КоАП РФ дополнен ст. 12.32.1 следующего содержания: допуск к управлению транспортным средством водителя, не имеющего в случаях, 

предусмотренных законодательством РФ о безопасности дорожного движения, российского национального водительского удостоверения или временного разрешения на право управления транспортными средствами, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц, ответственных за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, в размере 50 000 рублей. 

Кто виноват?

Между тем фактическим виновником в рассматриваемой ситуации является водитель, поскольку именно он совершил административное правонарушение. 

Значит, он и обязан возместить организации прямой действительный ущерб, под которым в соответствии со ст. 238 ТК РФ понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя.

Исходя из ч. 2 ст. 130 ГК РФ деньги признаются движимым имуществом. 

Следовательно, действия работника, приведшие к уплате организацией штрафа, рассматриваются как причинение ей прямого действительного ущерба в виде уменьшения размера движимого имущества.

В случае причинения работником ущерба в результате административного проступка, установленного соответствующим государственным органом, на работника возлагается полная материальная ответственность (ст. 243 ТК РФ).

Согласно ст. 242 ТК РФ работник должен возместить ущерб, причиненный организации, в полном размере.

В то же время работодатель может отказаться от своего права взыскать с работника сумму причиненного ущерба. 

Это следует из положений ст. 240 ТК РФ.

Резюмируем сказанное. 

Работодатель в любом случае обязан уплатить административный штраф. 

Однако далее возможны два варианта развития событий: 

работодатель взыщет с работника сумму ущерба или откажется от взыскания.