- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу
Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу
Подборка наиболее важных документов по запросу Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 67 «Форма трудового договора» Трудового кодекса РФ«Отказывая в удовлетворении требований истца об установлении факта наличия трудовых отношений, суд первой инстанции, с учетом установленных по делу обстоятельств, дав оценку представленным доказательствам, в соответствии со статьей 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, руководствуясь положениями Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», статей 15, 16, 20, 67 Трудового кодекса Российской Федерации, регулирующих порядок возникновения трудовых отношений и заключение трудового договора, обоснованно исходил из того, что истцом не представлено никаких доказательств наличия между сторонами трудовых отношений, а также допуска ответчиком истца к работе в должности электромонтажника с заработной платой в размере 2500 рублей за 8 часов работы в день, подачи ответчику документов необходимых для его трудоустройства (заявления о трудоустройстве, трудовой книжки, документов подтверждающих квалификацию), а также доказательств принятия ответчиком в отношении истца кадровых решений, издания приказа о приеме его на работу и увольнении, оформления трудовой книжки, ознакомления истца с должностной инструкцией, режимом рабочего времени, определения ему рабочего места, выплаты заработной платы. Кроме того, суд исходил из того, что должность электромонтажника в штатном расписании АО отсутствует.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Компания «Гарант»
Можно ли сотрудников знакомить с должностной инструкцией не в день приема на работу, а спустя 2-3 дня? Можно ли подписи работников фиксировать в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, или обязательно нужно ставить подпись в должностной инструкции?
Несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Как отмечается в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, должностная инструкция может быть разработана в виде локального нормативного акта, а может действовать в качестве приложения к трудовому договору, заключаемому с конкретным работником. В последнем случае такая должностная инструкция действует только в отношении конкретного работника, с которым заключен такой трудовой договор (смотрите также письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Должностная инструкция, как локальный нормативный акт
Право принимать локальные акты принадлежит работодателю (часть первая ст. 8 ТК РФ). Порядок, сроки разработки и утверждения такого документа, а также порядок внесения изменений в локальный нормативный акт трудовым законодательством не урегулированы.
Должностная инструкция, как локальный нормативный акт, распространяется на всех работников, принятых на соответствующую должность. Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, работодатель обязан ознакомить работника под роспись еще до подписания трудового договора.
Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ не устанавливает. В ст. 22 ТК РФ сказано лишь, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Следовательно, ознакомление вновь принятого сотрудника с должностной инструкцией, утвержденной работодателем уже после приема его на работу, может быть произведено и спустя 2-3 дня со дня заключения трудового договора.
Если же должностная инструкция уже действует на момент приема работника на работу, ознакомление с ней должно осуществляться до подписания трудового договора. Несоблюдение этого требования будет являться нарушением трудового законодательства.
Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя ТК РФ не установлен. В указанных выше нормах сказано лишь, что ознакомление осуществляется под роспись. Следовательно, работодатель может избрать любой способ, при котором у него останется бумажный носитель (возможно, в том числе и журнал) с подписью работника, свидетельствующий о том, что расписавшийся знаком с текстом локального нормативного акта. Необходимо учитывать, что если подпись ставится не на самой инструкции, а в соответствующих журналах, листах ознакомления и т.п., в них должны быть полностью указаны реквизиты данной должностной инструкции.
Должностная инструкция, как приложение к трудовому договору
Трудовой Кодекс РФ не упоминает об оформлении приложений к трудовому договору и не регламентирует статус этих документов. Полагаем, что должностная инструкция, если она является приложением к трудовому договору, является неотъемлемой частью трудового договора, следовательно, правила о порядке заключения и внесении изменений в трудовой договор в полной мере распространяются и на его приложения. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой — хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Таким образом, в случае, когда стороны в трудовом договоре указывают на то, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, следует говорить не об ознакомлении работника с должностной инструкцией, а о подписании работником и работодателем двух экземпляров должностной инструкции, являющихся частью трудового договора, и передаче одного из них на руки работнику, вместе с экземпляром трудового договора.
Поскольку в трудовом законодательстве не упоминается о приложениях к трудовому договору, нормативного обоснования необходимости подписания должностной инструкции в виде приложения к трудовому договору в день заключения трудового договора мы не найдем. Мы полагаем, что, если в тексте трудового договора содержится упоминание о том, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, являющимся его неотъемлемой частью, такая должностная инструкция должна быть подписана обеими сторонами одновременно с трудовым договором.
Однако, чтобы сделать должностную инструкцию частью трудового договора уже после его заключения, стороны должны подписать соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. Минимальные и максимальные сроки для заключения такого дополнительного соглашения законом не установлены.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Инчин Денис
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Структура должностной инструкции
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под подпись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 07.12.2023 N 440).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
Если вы оформляете должностные инструкции в виде отдельного документа, подтверждать факт ознакомления работника с инструкцией нужно его подписью на самой инструкции либо в листе ознакомления. Указания об ознакомлении с ней в трудовом договоре недостаточно, считает Роструд.
ВАЖНО! «КонсультантПлюс» предупреждает
В случае издания должностной инструкции в виде отдельного документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как документа, определяющего полное описание трудовой функции работника.
О возможных рисках читайте в Путеводителе. Пробный доступ к системе бесплатный.
Напомним, что ранее Роструд разъяснял:
- Оформлять должностные инструкции необязательно. По той причине, что согласно статье 57 ТК РФ, трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является условием обязательным для включения в трудовой договор.
- Если же должностные инструкции оформляются, то являются они обобщенными или персонифицированными — остается на усмотрение работодателя. Индивидуализация должностных инструкций законом не запрещена.
Готовые образцы инструкций для любых должностей вы можете бесплатно скачать в «КонсультантПлюс». Достаточно пробного доступа к системе.