Назначение инструкции по делопроизводству в правительстве омской области

Обзор подготовлен специалистами ООО «Региональные Системы», производителя регионального выпуска системы КонсультантПлюс

ЗАКОНЫ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Закон Омской области от 01.02.2018 N 2042-ОЗ
(ред. от 27.04.2023)
«О полномочиях органов государственной власти Омской области в сфере гражданской обороны»
(принят Постановлением ЗС Омской области от 25.01.2018 N 9)

Закон Омской области от 24.04.2014 N 1628-ОЗ
(ред. от 27.04.2023)
«Об Уполномоченном по защите прав предпринимателей в Омской области»
(принят Постановлением ЗС Омской области от 24.04.2014 N 98)

Закон Омской области от 03.02.2012 N 1427-ОЗ
(ред. от 27.04.2023)
«Об отдельных вопросах осуществления полномочий в области содействия занятости населения и о внесении изменений в статью 5 Закона Омской области «О квотировании рабочих мест в Омской области»
(принят Постановлением ЗС Омской области от 26.01.2012 N 22)

Закон Омской области от 06.12.2007 N 981-ОЗ
(ред. от 27.04.2023)
«О регулировании лесных отношений в Омской области»
(принят Постановлением ЗС Омской области от 29.11.2007 N 351)

Закон Омской области от 28.11.2005 N 695-ОЗ
(ред. от 27.04.2023)
«О реализации реформы местного самоуправления на территории Омской области»
(принят Постановлением ЗС Омской области от 14.11.2005 N 401)
(изменения, внесенные Законом Омской области от 27.04.2023 N 2583-ОЗ, вступают в силу по истечении 60 дней после дня официального опубликования)

ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Указ Губернатора Омской области от 31.03.2023 N 71
(ред. от 24.04.2023)
«О создании Межведомственной комиссии при Губернаторе Омской области по вопросам деятельности Государственного фонда поддержки участников специальной военной операции «Защитники Отечества» на территории Омской области»
(вместе с «Положением о Межведомственной комиссии при Губернаторе Омской области по вопросам деятельности Государственного фонда поддержки участников специальной военной операции «Защитники Отечества» на территории Омской области»)

Распоряжение Губернатора Омской области от 10.01.2023 N 1-р
(ред. от 19.04.2023)
«О создании межведомственной рабочей группы по вопросам использования золошлаковых материалов и повышения объемов утилизации золошлаковых отходов V класса опасности»

Указ Губернатора Омской области от 14.10.2022 N 176
(ред. от 24.04.2023)
«О дополнительных мерах поддержки членов семей отдельных категорий граждан»

Указ Губернатора Омской области от 01.12.2020 N 187
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении региональной программы газификации Омской области»

Указ Губернатора Омской области от 29.12.2018 N 167
(ред. от 25.04.2023)
«О распределении обязанностей между Губернатором Омской области, членами Правительства Омской области, руководителем Аппарата Губернатора и Правительства Омской области»

Указ Губернатора Омской области от 12.11.2018 N 122
(ред. от 24.04.2023)
«Об утверждении Перечня государственных услуг Омской области, предоставление которых органами исполнительной власти Омской области, территориальным государственным внебюджетным фондом Омской области посредством запроса заявителя о предоставлении двух и более государственных услуг Омской области при его однократном обращении в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг не осуществляется, и о внесении изменения в Указ Губернатора Омской области от 29 июля 2013 года N 109»

Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 N 113
(ред. от 25.04.2023)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области»

Указ Губернатора Омской области от 29.07.2013 N 109
(ред. от 24.04.2023)
«Об утверждении Перечня государственных услуг Омской области, предоставляемых органами исполнительной власти Омской области, территориальным государственным внебюджетным фондом Омской области в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг»

Указ Губернатора Омской области от 24.02.2004 N 34
(ред. от 25.04.2023)
«О Регламенте Правительства Омской области»

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Распоряжение Правительства Омской области от 25.01.2023 N 5-рп
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении перечня опорных населенных пунктов и населенных пунктов, расположенных на прилегающих территориях»

Постановление Правительства Омской области от 28.12.2022 N 790-п
(ред. от 20.04.2023)
«О Территориальной программе государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи в Омской области на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов»

Постановление Правительства Омской области от 10.11.2022 N 608-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении методики распределения иных дотаций бюджетам муниципальных образований Омской области из областного бюджета на поощрение муниципальных районов, городских и сельских поселений Омской области за достигнутый уровень социально-экономического развития территорий и правил их предоставления»

Постановление Правительства Омской области от 04.05.2022 N 214-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления ежемесячной денежной компенсации за наем жилого помещения»

Постановление Правительства Омской области от 19.01.2022 N 5-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об установлении иных обстоятельств, признаваемых ухудшающими или способными ухудшить условия жизнедеятельности граждан, для признания их нуждающимися в социальном обслуживании»

Постановление Правительства Омской области от 14.03.2019 N 86-п
(ред. от 20.04.2023)
«О распределении субсидий местным бюджетам из областного бюджета, определенных в 2019 — 2024 годах, в сфере строительства и дорожного хозяйства»

Постановление Правительства Омской области от 25.04.2018 N 103-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления субсидий юридическим лицам (за исключением государственных (муниципальных) учреждений) и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим на территории Омской области деятельность в сфере добычи природного газа и газового конденсата»

Постановление Правительства Омской области от 17.05.2017 N 140-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из областного бюджета субсидий на возмещение части затрат по обеспечению технической и технологической модернизации сельскохозяйственного производства»

Постановление Правительства Омской области от 20.01.2016 N 4-п
(ред. от 20.04.2023)
«О региональной комиссии по совершенствованию системы обращения с отходами производства и потребления в Омской области»
(вместе с «Положением о региональной комиссии по совершенствованию системы обращения с отходами производства и потребления в Омской области»)

Постановление Правительства Омской области от 29.01.2014 N 7-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Положения о предоставлении из областного бюджета субсидий на поддержку животноводства»

Постановление Правительства Омской области от 15.10.2013 N 254-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении государственной программы Омской области «Развитие физической культуры и спорта и реализация мероприятий в сфере молодежной политики в Омской области»

Постановление Правительства Омской области от 15.10.2013 N 253-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении государственной программы Омской области «Информационное общество Омской области»

Распоряжение Правительства Омской области от 26.03.2008 N 38-рп
(ред. от 20.04.2023)
«О перечне автомобильных дорог общего пользования регионального или межмуниципального значения, относящихся к собственности Омской области»

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 06.04.2015 N 8
(ред. от 13.04.2023)
«О Комиссии по противодействию коррупции в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области»
(вместе с «Положением о Комиссии по противодействию коррупции в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области»)

Приказ Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 02.03.2015 N 5
(ред. от 13.04.2023)
«Об отдельных вопросах в сфере противодействия коррупции»
(вместе с «Положением о комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Омской области и урегулированию конфликта интересов в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области», «Порядком поступления обращения гражданина, замещавшего в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области должность государственной гражданской службы Омской области, включенную в перечень должностей, утвержденный нормативным правовым актом Омской области, о даче согласия на замещение на условиях трудового договора должности в организации и (или) на выполнение в данной организации работ (оказание данной организации услуг) в течение месяца стоимостью более ста тысяч рублей на условиях гражданско-правового договора (гражданско-правовых договоров), если отдельные функции государственного управления данной организацией входили в его должностные (служебные) обязанности, в течение двух лет после увольнения с государственной гражданской службы Омской области», «Порядком поступления заявления государственного гражданского служащего Омской области, замещающего должность государственной гражданской службы Омской области в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области, о невозможности по объективным причинам представить сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей»)

Приказ Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 29.01.2015 N 1
(ред. от 13.04.2023)
«О реализации отдельных положений Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
(вместе с «Порядком работы конкурсной комиссии Аппарата Губернатора и Правительства Омской области для проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Омской области и включение в кадровый резерв Аппарата Губернатора и Правительства Омской области для замещения вакантной должности государственной гражданской службы Омской области», «Порядком работы аттестационной комиссии Аппарата Губернатора и Правительства Омской области»)
(с изм. и доп., вступающими в силу с 29.04.2023)

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства здравоохранения Омской области от 12.01.2021 N 2
(ред. от 20.04.2023)
«О внесении изменений в отдельные приказы Министерства здравоохранения Омской области»

Приказ Министерства здравоохранения Омской области от 11.02.2019 N 4
(ред. от 20.04.2023)
«О внесении изменений в отдельные приказы Министерства здравоохранения Омской области»

Приказ Министерства здравоохранения Омской области от 16.11.2017 N 42
(ред. от 20.04.2023)
«О внесении изменений в отдельные приказы Министерства здравоохранения Омской области»

Приказ Министерства здравоохранения Омской области от 16.10.2017 N 37
(ред. от 20.04.2023)
«О внесении изменений в отдельные приказы Министерства здравоохранения Омской области»

Приказ Министерства здравоохранения Омской области от 28.08.2015 N 49
(ред. от 20.04.2023)
«О внесении изменений в отдельные приказы Министерства здравоохранения Омской области»

Приказ Министерства здравоохранения Омской области от 24.03.2015 N 20
(ред. от 20.04.2023)
«О внесении изменений в отдельные приказы Министерства здравоохранения Омской области»

МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 28.10.2021 N 81-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении результатов определения кадастровой стоимости объектов недвижимости (за исключением земельных участков), расположенных на территории Омской области»

Приказ Министерства имущественных отношений Омской области от 20.11.2020 N 45-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении результатов определения кадастровой стоимости земельных участков в составе земель населенных пунктов, земель сельскохозяйственного назначения, расположенных на территории Омской области»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства культуры Омской области от 17.01.2023 N 3
(ред. от 24.04.2023)
«О передаче в 2023 году полномочий получателя средств областного бюджета по перечислению межбюджетных трансфертов, предоставляемых из областного бюджета в местные бюджеты муниципальных районов (городского округа) Омской области в форме субсидий и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение»

Приказ Министерства культуры Омской области от 27.12.2017 N 119
(ред. от 17.04.2023)
«Об утверждении региональных стандартов государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными учреждениями Омской области, функции учредителя которых осуществляет Министерство культуры Омской области, и признании утратившими силу отдельных приказов Министерства культуры Омской области»

Приказ Министерства культуры Омской области от 27.01.2012 N 1
(ред. от 21.04.2023)
«О консультативном совете Министерства культуры Омской области по вопросам сохранения, использования, популяризации и государственной охраны расположенных на территории Омской области объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации»
(вместе с «Положением о консультативном совете Министерства культуры Омской области по вопросам сохранения, использования, популяризации и государственной охраны расположенных на территории Омской области объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации»)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства образования Омской области от 07.04.2022 N 26
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Положения о создании, функционировании и развитии региональной системы научно-методического сопровождения педагогических работников и управленческих кадров Омской области»

Приказ Министерства образования Омской области от 21.06.2007 N 07
(ред. от 24.04.2023)
«Об аттестационной комиссии Министерства образования Омской области»
(вместе с «Порядком и сроками работы аттестационной комиссии Министерства образования Омской области»)

МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ МОЛОДЕЖИ, ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства по делам молодежи, физической культуры и спорта Омской области от 28.01.2014 N 3
(ред. от 24.04.2023)
«Об отдельных вопросах предоставления субсидий местным бюджетам из областного бюджета, определенных Министерству по делам молодежи, физической культуры и спорта Омской области»
(вместе с «Порядком деятельности комиссии по проведению отбора муниципальных образований Омской области для предоставления субсидий местным бюджетам из областного бюджета, определенных Министерству по делам молодежи, физической культуры и спорта Омской области»)

МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 17.01.2014 N 2
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Перечня участков недр местного значения на территории Омской области»

Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 04.07.2011 N 38
(ред. от 18.04.2023)
«О комиссии Министерства природных ресурсов и экологии Омской области для проведения аттестации лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области в Министерстве природных ресурсов и экологии Омской области»
(вместе с «Порядком работы комиссии Министерства природных ресурсов и экологии Омской области для проведения аттестации лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области в Министерстве природных ресурсов и экологии Омской области»)

Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 18.04.2011 N 10
(ред. от 18.04.2023)
«Об утверждении служебного распорядка, внутреннего трудового распорядка»

МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства региональной безопасности Омской области от 09.03.2023 N 9-п
(ред. от 25.04.2023)
«Об Общественном совете при Министерстве региональной безопасности Омской области»

Приказ Министерства региональной безопасности Омской области от 17.06.2022 N 16-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об отдельных вопросах предоставления субсидий местным бюджетам из областного бюджета»
(вместе с «Порядком деятельности комиссии по проведению отбора муниципальных образований Омской области для предоставления субсидий бюджетам муниципальных образований Омской области из областного бюджета»)

Приказ Министерства региональной безопасности Омской области от 22.09.2021 N 32-п
(ред. от 20.04.2023)
«О мерах по реализации постановления Правительства Омской области от 14 февраля 2018 года N 39-п»
(вместе с «Порядком деятельности комиссии по рассмотрению заявок, направленных некоммерческими организациями, не являющимися государственными (муниципальными) учреждениями, участвующими в охране общественного порядка, — народными дружинами для участия в отборе»)

МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства региональной политики и массовых коммуникаций Омской области от 24.12.2019 N 13
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений Омской области»
(вместе с «Порядком составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений Омской области, функции и полномочия учредителя которых осуществляет Министерство региональной политики и массовых коммуникаций Омской области»)

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства строительства Омской области от 05.08.2022 N 21-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций Министерства строительства Омской области»

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства транспорта и дорожного хозяйства Омской области от 11.07.2022 N 33-п
(ред. от 18.04.2023)
«Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций подведомственных Министерству транспорта и дорожного хозяйства Омской области учреждений Омской области»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства финансов Омской области от 07.04.2022 N 42
(ред. от 25.04.2023)
«Об отдельных вопросах осуществления централизованного учета»
(вместе с «Порядком взаимодействия между органами исполнительной власти Омской области, их территориальными органами, подведомственными казенными учреждениями Омской области и казенным учреждением Омской области «Областной центр учета и казначейства»)

Приказ Министерства финансов Омской области от 24.12.2015 N 89
(ред. от 26.04.2023)
«О реализации отдельных положений приказа Министерства финансов Российской Федерации от 24 мая 2022 года N 82н»

Приказ Министерства финансов Омской области от 19.06.2012 N 37
(ред. от 17.04.2023)
«О реализации отдельных положений постановления Правительства Омской области от 24 ноября 2010 года N 228-п»
(вместе с «Методическими рекомендациями по формированию и финансовому обеспечению выполнения государственного задания государственными учреждениями Омской области»)
(с изм. и доп., вступающими в силу с 01.07.2023)

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства экономики Омской области от 02.11.2006 N 24
(ред. от 24.04.2023)
«О работе с обращениями граждан»
(вместе с «Правилами работы с обращениями граждан в Министерстве экономики Омской области»)

МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО КОМПЛЕКСА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Министерства энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области от 30.01.2023 N 3-п
(ред. от 19.04.2023)
«О передаче в 2023 году полномочий получателя средств областного бюджета по перечислению межбюджетных трансфертов»
(вместе с «Перечнем межбюджетных трансфертов, предоставляемых из областного бюджета в местные бюджеты, полномочия по перечислению которых переданы управлению Федерального казначейства по Омской области»)

Приказ Министерства энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области от 16.02.2022 N 2-п
(ред. от 24.04.2023)
«Об утверждении формы заявки на участие в конкурсном отборе муниципальных образований Омской области для предоставления субсидий местным бюджетам из областного бюджета, определенных Министерству энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области, на реализацию мероприятий подпрограммы «Создание условий для обеспечения граждан доступными и качественными жилищно-коммунальными услугами в Омской области» государственной программы Омской области «Создание условий для обеспечения граждан доступным и комфортным жильем и жилищно-коммунальными услугами в Омской области»

Приказ Министерства энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области от 12.03.2021 N 14-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Плана противодействия коррупции в Министерстве энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области на 2021 — 2024 годы»

Приказ Министерства энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области от 09.10.2020 N 46-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в Министерстве энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области»

РЕГИОНАЛЬНАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 11.04.2022 N 8-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об администрировании доходов областного бюджета Региональной энергетической комиссией Омской области»
(вместе с «Порядком осуществления Региональной энергетической комиссией Омской области бюджетных полномочий администратора доходов бюджета Омской области»)

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 15.06.2020 N 9-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении инструкции по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии Омской области»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 26.10.2016 N 32-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Установление платы за технологическое присоединение газоиспользующего оборудования к сетям газораспределения и (или) стандартизированных тарифных ставок, определяющих ее величину»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 13.09.2016 N 27-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Установление тарифов (платы) на подключение (технологическое присоединение) к централизованной системе горячего и холодного водоснабжения, водоотведения»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 13.09.2016 N 26-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Утверждение инвестиционных программ организаций, осуществляющих регулируемые виды деятельности в сфере водоснабжения и водоотведения»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 08.08.2016 N 23-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Установление платы за подключение (технологическое присоединение) к системе теплоснабжения»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 08.08.2016 N 22-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Утверждение инвестиционных программ организаций, осуществляющих регулируемые виды деятельности в сфере теплоснабжения»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 08.08.2016 N 21-П
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Утверждение инвестиционных программ субъектов электроэнергетики, отнесенных к числу субъектов, инвестиционные программы которых утверждаются и контролируются органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 01.09.2015 N 251/47
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Порядка установления нормативов потребления коммунальных услуг по инициативе ресурсоснабжающих организаций, управляющих организаций»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 28.07.2015 N 161/42
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении методических указаний по расчету тарифов на перевозки пассажиров всеми видами общественного транспорта на территории Омской области»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 07.05.2015 N 69/25
(ред. от 20.04.2023)
«Об обеспечении доступа к информации о деятельности Региональной энергетической комиссии Омской области»
(вместе с «Положением о порядке обеспечения доступа к информации о деятельности Региональной энергетической комиссии Омской области»)

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 29.08.2014 N 114/42
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента»
(вместе с «Административным регламентом исполнения Региональной энергетической комиссией Омской области государственной функции по установлению цен (тарифов)»)

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 13.08.2013 N 136/42
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Установление платы за технологическое присоединение к электрическим сетям территориальных сетевых организаций и (или) стандартизированных тарифных ставок, определяющих ее величину»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 16.07.2013 N 122/38
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении методических указаний по регулированию цен на твердое топливо, реализуемое населению Омской области для бытовых нужд»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 25.09.2012 N 151/43
(ред. от 20.04.2023)
«О создании Общественного совета при Региональной энергетической комиссии Омской области»
(вместе с «Положением об Общественном совете при Региональной энергетической комиссии Омской области»)

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 15.05.2012 N 77/22
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Утверждение нормативов запасов топлива на источниках тепловой энергии, за исключением источников тепловой энергии, функционирующих в режиме комбинированной выработки электрической и тепловой энергии с установленной мощностью производства электрической энергии 25 мегаватт и более»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 03.05.2012 N 64/20
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Установление специальных надбавок к тарифам на транспортировку газа газораспределительными организациями для финансирования программ газификации»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 14.04.2009 N 34/17
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Методических указаний по расчету тарифов на перевозку пассажиров и багажа внутренним водным транспортом на территории Омской области»

Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 16.12.2008 N 275/67
(ред. от 20.04.2023)
«О регулировании отдельных вопросов государственной гражданской службы Омской области в Региональной энергетической комиссии Омской области»
(вместе с «Положением о порядке выплаты премий, в том числе за выполнение особо важных и сложных заданий государственным гражданским служащим Омской области Региональной энергетической комиссии Омской области», «Положением о порядке выплаты материальной помощи государственным гражданским служащим Омской области Региональной энергетической комиссии Омской области», «Положением о порядке применения поощрений и награждений к государственным гражданским служащим Омской области Региональной энергетической комиссии Омской области»)

Приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса Омской области N 30-п, Региональной энергетической комиссии Омской области N 269/66 от 11.12.2008
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении формы отчета о размерах выпадающих доходов и объемах реализации организациями угля населению»

ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА ОМСКА

Решение Омского городского Совета от 22.06.2022 N 429
(ред. от 19.04.2023)
«Об утверждении программы приватизации муниципального имущества города Омска на 2023 — 2025 годы»

Решение Омского городского Совета от 16.06.2021 N 322
(ред. от 19.04.2023)
«Об установлении срока рассрочки оплаты имущества, находящегося в муниципальной собственности города Омска и приобретаемого субъектами малого и среднего предпринимательства при реализации преимущественного права на приобретение арендуемого имущества»

Решение Омского городского Совета от 22.03.2017 N 519
(ред. от 19.04.2023)
«Об утверждении нормативов градостроительного проектирования муниципального образования городской округ город Омск Омской области»

Решение Омского городского Совета от 24.07.2013 N 152
(ред. от 19.04.2023)
«О муниципальном дорожном фонде города Омска»

Решение Омского городского Совета от 25.07.2012 N 44
(ред. от 19.04.2023)
«О порядке и сроках перечисления задатка, а также денежных средств в счет оплаты приватизируемого муниципального имущества города Омска»

Решение Омского городского Совета от 11.04.2012 N 3
(ред. от 19.04.2023)
«О департаменте архитектуры и градостроительства Администрации города Омска»
(вместе с «Положением о департаменте архитектуры и градостроительства Администрации города Омска»)

Решение Омского городского Совета от 10.12.2008 N 201
(ред. от 22.03.2023, с изм. от 19.04.2023)
«Об утверждении Правил землепользования и застройки муниципального образования городской округ город Омск Омской области»

Решение Омского городского Совета от 13.06.2007 N 20
(ред. от 19.04.2023)
«Об управлении муниципальной собственностью города Омска»

Распоряжение Мэра города Омска от 01.10.2008 N 304-р
(ред. от 11.04.2023)
«О создании Координационного Совета по отчуждению муниципального недвижимого имущества, арендуемого субъектами малого и среднего предпринимательства»

Постановление Мэра города Омска от 02.09.2008 N 795-п
(ред. от 17.04.2023)
«О перечне организаций для отбывания наказания в виде обязательных и исправительных работ на территории города Омска»

Постановление Мэра города Омска от 30.06.2008 N 496-п
(ред. от 20.04.2023)
«О Порядке определения социальной, бюджетной и экономической эффективности деятельности муниципальных унитарных Предприятий города Омска, коммерческих Организаций с участием муниципального образования город Омск»

Постановление Мэра города Омска от 17.09.2003 N 395-п
(ред. от 14.04.2023)
«О создании городской комиссии по безопасности дорожного движения»
(вместе с «Положением о городской комиссии по безопасности дорожного движения»)

Постановление Администрации города Омска от 26.10.2022 N 830-п
(ред. от 13.04.2023)
«Об утверждении Порядка разработки и утверждения схемы размещения отдельных видов объектов на землях или земельных участках, находящихся в муниципальной собственности, землях или земельных участках, расположенных на территории города Омска, государственная собственность на которые не разграничена, без предоставления земельных участков и установления сервитутов, публичного сервитута»

Постановление Администрации города Омска от 10.10.2022 N 782-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении муниципальной программы города Омска «Обеспечение населения доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами»

Постановление Администрации города Омска от 10.10.2022 N 777-п
(ред. от 18.04.2023)
«Об утверждении муниципальной программы города Омска «Социальная поддержка граждан и развитие общественных отношений»

Постановление Администрации города Омска от 27.04.2022 N 280-п
(ред. от 14.04.2023)
«Об определении управляющих организаций для управления многоквартирными домами, расположенными на территории города Омска, в отношении которых собственниками помещений в многоквартирном доме не выбран способ управления таким домом или выбранный способ управления не реализован, не определена управляющая организация»

Постановление Администрации города Омска от 16.06.2021 N 367-п
(ред. от 20.04.2023)
«О предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение затрат, связанных с техническим обслуживанием и ремонтом линий наружного освещения города Омска, и внесении изменений в постановление Администрации города Омска от 3 ноября 2017 года N 1215-п»
(вместе с «Положением о предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение затрат, связанных с техническим обслуживанием и ремонтом линий наружного освещения города Омска»)

Постановление Администрации города Омска от 28.12.2020 N 794-п
(ред. от 14.04.2023)
«О проведении архитектурных конкурсов на разработку дизайн-проектов (концепций) благоустройства территории города Омска»
(вместе с «Положением о проведении архитектурных конкурсов на разработку дизайн-проектов (концепций) благоустройства территории города Омска»)

Распоряжение Администрации города Омска от 11.10.2019 N 316-р
(ред. от 11.04.2023)
«О создании рабочей группы по вопросам подготовки, заключения и реализации концессионных соглашений на территории города Омска»
(вместе с «Положением о рабочей группе по вопросам подготовки, заключения и реализации концессионных соглашений на территории города Омска»)

Постановление Администрации города Омска от 26.04.2018 N 435-п
(ред. от 17.04.2023)
«О перечне коррупционно опасных должностей в Администрации города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 19.01.2018 N 40-п
(ред. от 20.04.2023)
«О предоставлении из бюджета города Омска субсидий на финансовое обеспечение затрат по проведению капитального ремонта многоквартирных домов»
(вместе с «Положением о предоставлении из бюджета города Омска субсидий на финансовое обеспечение затрат по проведению капитального ремонта многоквартирных домов»)

Постановление Администрации города Омска от 03.11.2017 N 1215-п
(ред. от 20.04.2023)
«О предоставлении из бюджета города Омска субсидий на финансовое обеспечение затрат на электроснабжение наружного освещения города Омска»
(вместе с «Положением о предоставлении из бюджета города Омска субсидий на финансовое обеспечение затрат на электроснабжение наружного освещения города Омска»)

Распоряжение Администрации города Омска от 20.10.2016 N 491-р
(ред. от 20.04.2023)
«О Регламенте взаимодействия структурных подразделений Администрации города Омска по реализации отдельных положений Федерального закона «О государственно-частном партнерстве, муниципально-частном партнерстве в Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Постановление Администрации города Омска от 13.07.2016 N 870-п
(ред. от 20.04.2023)
«О комиссии Администрации города Омска по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов»
(вместе с «Положением о комиссии Администрации города Омска по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов»)

Постановление Администрации города Омска от 15.06.2016 N 735-п
(ред. от 19.04.2023)
«Об утверждении документа планирования регулярных перевозок по муниципальным маршрутам регулярных перевозок в границах города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 29.03.2016 N 376-п
(ред. от 19.04.2023)
«Об установлении Порядка подготовки документа планирования регулярных перевозок по муниципальным маршрутам регулярных перевозок в границах города Омска»

Распоряжение Администрации города Омска от 31.03.2015 N 89-р
(ред. от 17.04.2023)
«О создании рабочей группы по рассмотрению вопросов участия граждан в строительстве многоквартирных домов на территории города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 27.01.2015 N 62-п
(ред. от 13.04.2023)
«Об утверждении лесохозяйственного регламента Омского лесничества»

Постановление Администрации города Омска от 19.05.2014 N 655-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Порядка принятия решений о заключении муниципальных контрактов на выполнение работ, оказание услуг для обеспечения муниципальных нужд города Омска, длительность производственного цикла выполнения, оказания которых превышает срок действия утвержденных лимитов бюджетных обязательств»

Постановление Администрации города Омска от 24.03.2014 N 378-п
(ред. от 17.04.2023)
«О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона «О противодействии коррупции»
(вместе с «Перечнем должностей муниципальной службы в Администрации города Омска, замещение которых налагает на гражданина ограничения при заключении им трудового договора или гражданско-правового договора после прекращения муниципальной службы, предусмотренные статьей 12 Федерального закона «О противодействии коррупции»)

Постановление Администрации города Омска от 18.11.2013 N 1358-п
(ред. от 20.04.2023)
«О предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение затрат, связанных с проведением текущего ремонта объектов жилищного фонда города Омска, признанных в установленном порядке аварийными и подлежащими сносу или реконструкции»
(вместе с «Положением о предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение затрат, связанных с проведением текущего ремонта объектов жилищного фонда города Омска, признанных в установленном порядке аварийными и подлежащими сносу или реконструкции»)

Постановление Администрации города Омска от 13.08.2013 N 882-п
(ред. от 14.04.2023)
«Об утверждении Методики расчета и максимального размера платы за пользование на платной основе парковками (парковочными местами), расположенными на автомобильных дорогах общего пользования местного значения в границах города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 29.03.2013 N 321-п
(ред. от 17.04.2023)
«О реализации статьи 15 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации»
(вместе с «Перечнем должностей муниципальной службы в Администрации города Омска, при назначении на которые граждане и при замещении которых муниципальные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, а также при замещении которых муниципальные служащие обязаны в установленном порядке представлять сведения о своих расходах, расходах своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей»)

Постановление Администрации города Омска от 15.02.2013 N 165-п
(ред. от 18.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Установление размера платы за содержание жилого помещения для собственников помещений в многоквартирном доме, которые на их общем собрании не приняли решение об установлении размера платы за содержание жилого помещения (город Омск)»

Постановление Администрации города Омска от 29.11.2012 N 1552-п
(ред. от 20.04.2023)
«О предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение затрат на подготовку многоквартирных домов к сезонной эксплуатации»
(вместе с «Положением о предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение затрат на подготовку многоквартирных домов к сезонной эксплуатации»)

Распоряжение Администрации города Омска от 29.05.2012 N 201-р
(ред. от 11.04.2023)
«О создании постоянно действующей комиссии по приватизации»
(вместе с «Регламентом работы постоянно действующей комиссии по приватизации»)

Постановление Администрации города Омска от 30.03.2012 N 494-п
(ред. от 17.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача решений о переводе или об отказе в переводе жилого помещения в нежилое помещение или нежилого помещения в жилое помещение, находящегося на территории города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 30.03.2012 N 493-п
(ред. от 17.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Прием документов, а также выдача решений о согласовании переустройства и (или) перепланировки помещений в многоквартирном доме или об отказе в согласовании переустройства и (или) перепланировки помещений в многоквартирном доме на территории города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 21.03.2012 N 430-п
(ред. от 18.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача, продление срока действия, переоформление разрешений на право организации розничных рынков на территории города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 19.03.2012 N 418-п
(ред. от 13.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление информации об объектах недвижимого имущества, находящихся в собственности города Омска и предназначенных для сдачи в аренду»

Постановление Администрации города Омска от 25.01.2012 N 143-п
(ред. от 20.04.2023)
«О предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение недополученных доходов от предоставления льгот на услуги муниципальных бань города Омска»
(вместе с «Положением о предоставлении из бюджета города Омска субсидий на возмещение недополученных доходов от предоставления льгот на услуги муниципальных бань города Омска»)

Постановление Администрации города Омска от 05.09.2011 N 977-п
(ред. от 18.04.2023)
«Об организации работы по предоставлению документов по принципу «одного окна»
(вместе с «Регламентом взаимодействия между структурными подразделениями Администрации города Омска и Казенным учреждением города Омска «Управление по обеспечению деятельности Администрации города Омска» по предоставлению документов по принципу «одного окна»)

Постановление Администрации города Омска от 24.08.2011 N 937-п
(ред. от 14.04.2023)
«Об утверждении нормативов финансовых затрат на капитальный ремонт, ремонт и содержание автомобильных дорог общего пользования местного значения в границах муниципального образования городской округ город Омск Омской области и Правил расчета размера ассигнований бюджета города Омска на указанные цели»

Распоряжение Администрации города Омска от 30.03.2011 N 112-р
(ред. от 17.04.2023)
«О пользовании междугородной телефонной связью в Администрации города Омска»

Постановление Администрации города Омска от 01.02.2011 N 64-п
(ред. от 20.04.2023)
«Об утверждении Положения о порядке предоставления субсидий из бюджета города Омска на финансовое обеспечение деятельности некоммерческих организаций, направленной на развитие физической культуры и спорта на территории города Омска»

Распоряжение Администрации города Омска от 08.10.2010 N 461-р
(ред. от 11.04.2023)
«О создании комиссии по организации продажи муниципального имущества»
(вместе с «Регламентом работы комиссии по организации продажи муниципального имущества»)

Приказ Департамента образования Администрации города Омска от 14.04.2015 N 30
(ред. от 11.04.2023)
«О плате, взимаемой с родителей (законных представителей) за присмотр и уход за детьми, осваивающими образовательные программы дошкольного образования в бюджетных образовательных учреждениях города Омска, подведомственных департаменту образования Администрации города Омска»
(вместе с «Положением о плате, взимаемой с родителей (законных представителей) за присмотр и уход за детьми, осваивающими образовательные программы дошкольного образования в бюджетных образовательных учреждениях города Омска, подведомственных департаменту образования Администрации города Омска»)

ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ИНЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ

Решение Совета Азовского немецкого национального муниципального района Омской области от 18.12.2019 N 61-348
(ред. от 22.02.2023)
«Об утверждении Порядка определения размера арендной платы за земельные участки, находящиеся в муниципальной собственности Азовского немецкого национального муниципального района Омской области, предоставленные в аренду без торгов»

Решение Совета Азовского немецкого национального муниципального района Омской области от 25.05.2009 N 3-29
(ред. от 22.02.2023)
«Об управлении муниципальной собственностью Азовского немецкого национального муниципального района Омской области»

Постановление Главы Горьковского муниципального района Омской области от 29.04.2022 N 146
(ред. от 27.01.2023)
«Об утверждении стандарта антикоррупционного поведения муниципального служащего Администрации Горьковского муниципального района Омской области, ее структурных подразделений»

Постановление Главы Горьковского муниципального района Омской области от 26.07.2019 N 204
(ред. от 10.02.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Согласование создания места (площадки) накопления твердых коммунальных отходов на территории Горьковского муниципального района Омской области»

Постановление Главы Горьковского муниципального района Омской области от 26.07.2019 N 203
(ред. от 10.02.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Включение сведений о месте (площадке) накопления твердых коммунальных отходов в реестр мест (площадок) накопления твердых коммунальных отходов на территории Горьковского муниципального района Омской области»

Решение Совета Кормиловского муниципального района Омской области от 26.08.2021 N 38
(ред. от 24.03.2023)
«Об утверждении Положения о порядке выдвижения, внесения, обсуждения, рассмотрения инициативных проектов, а также проведения их конкурсного отбора на территории Кормиловского муниципального района»

Постановление Администрации Кормиловского муниципального района Омской области от 05.04.2021 N 60-п
(ред. от 24.03.2023)
«Об отдельных вопросах предоставления иных межбюджетных трансфертов (за исключением иных межбюджетных трансфертов, предоставляемых на осуществление части полномочий по решению вопросов местного значения) из бюджета Кормиловского муниципального района бюджету сельского (городского) поселения Кормиловского муниципального района»
(вместе с «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на поощрение достижения наилучших результатов оценки качества организации и осуществления бюджетного процесса в поселениях Кормиловского муниципального района», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на финансовое обеспечение непредвиденных расходов поселений Кормиловского муниципального района из резервного фонда Администрации Кормиловского муниципального района», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на участие в организации и финансировании проведения общественных работ на территориях поселений Кормиловского муниципального района», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на поощрение администраций поселений Кормиловского муниципального района за деятельность по повышению поступлений налоговых и неналоговых доходов в консолидированный бюджет Кормиловского муниципального района, а также сокращению недоимки», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на благоустройство общественных территорий и подходов к ним», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на проведение летнего районного спортивно-культурного праздника «Королева спорта» на территориях сельских поселений», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на обеспечение подготовки и проведения дополнительных выборов депутатов представительных органов поселений Кормиловского муниципального района в 2021 году», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на поощрение поселений Кормиловского муниципального района в соответствии с оценкой качества деятельности в развитии системы взаимодействия субъектов общественно-политических отношений, гражданской активности населения в 2021 году», «Методикой распределения и правилами предоставления иных межбюджетных трансфертов на содействие в оказании муниципальных услуг учреждениями в сфере культуры муниципальных образований Кормиловского муниципального района в части выплаты заработной платы работникам муниципальных учреждений муниципальных образований Кормиловского муниципального района», «Методикой распределения и правила предоставления иных межбюджетных трансфертов на обеспечение развития и укрепления материально-технической базы домов культуры в населенных пунктах с числом жителей до 50 тысяч человек»)

Постановление Главы Марьяновского муниципального района Омской области от 14.10.2021 N 163
(ред. от 03.03.2023)
«О реализации отдельных положений статей 160.1, 160.2 Бюджетного кодекса Российской Федерации»
(вместе с «Порядком осуществления бюджетных полномочий главных администраторов доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, являющихся органами местного самоуправления Марьяновского муниципального района Омской области и (или) находящимися в их ведении казенными учреждениями»)

Решение Совета Москаленского муниципального района Омской области от 18.12.2019 N 118
(ред. от 29.03.2023)
«Об утверждении Положения о бюджетном процессе в Москаленском муниципальном районе Омской области»

Постановление Главы Москаленского муниципального района Омской области от 26.10.2022 N 221
(ред. от 31.03.2023)
«О дополнительных мерах поддержки членов семей отдельных категорий граждан»
(вместе с «Порядком предоставления дополнительных мер социальной поддержки членам семей граждан, направленных для участия в специальной военной операции»)

Постановление Главы Москаленского муниципального района Омской области от 14.07.2022 N 150
(ред. от 04.04.2023)
«Об утверждении стандарта антикоррупционного поведения муниципального служащего Администрации Москаленского муниципального района Омской области»
(вместе с «Стандартом антикоррупционного поведения муниципального служащего администрации Москаленского муниципального района Омской области, ее структурных подразделений»)

Постановление Главы Москаленского муниципального района Омской области от 20.01.2022 N 24
(ред. от 23.03.2023)
«Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Бесплатное предоставление в собственность отдельных категорий граждан земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности»

Постановление Главы Москаленского муниципального района Омской области от 18.08.2020 N 123
(ред. от 04.04.2023)
«Об отдельных вопросах составления проекта районного бюджета на очередной финансовый год и на плановый период»
(вместе с «Порядком составления проекта районного бюджета на очередной финансовый год и на плановый период»)

Постановление Администрации Муромцевского муниципального района Омской области от 04.10.2019 N 295-п
(ред. от 01.03.2023)
«Об утверждении Административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг «Подготовка и выдача разрешений на строительство объектов капитального строительства на территории Муромцевского муниципального района Омской области», «Подготовка и выдача разрешений на ввод объектов в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции объектов капитального строительства, расположенных на территории Муромцевского муниципального района Омской области»

Постановление Главы Нижнеомского муниципального района Омской области от 20.10.2020 N 472-п
(ред. от 31.03.2023)
«Об утверждении в новой редакции административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Постановка граждан на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма» на территории Нижнеомского сельского поселения Нижнеомского муниципального района Омской области»

Постановление Главы Нижнеомского муниципального района Омской области от 26.05.2016 N 198-п
(ред. от 08.02.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление земельного участка без проведения торгов»

Постановление Администрации Нижнеомского муниципального района Омской области от 20.10.2022 N 422-п
(ред. от 04.04.2023)
«О дополнительных мерах поддержки членов семей отдельных категорий граждан»

Решение Совета Нововаршавского муниципального района Омской области от 31.01.2018 N 174
(ред. от 22.02.2023)
«Об утверждении Положения об установлении, выплате и перерасчете пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы в Нововаршавском муниципальном районе Омской области»

Решение Районного Совета депутатов муниципального образования «Нововаршавский район» Омской области от 30.09.2005 N 56
(ред. от 29.03.2023)
«Об утверждении Порядка организации и проведения публичных слушаний в Нововаршавском муниципальном районе Омской области»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 28.10.2022 N 649-п
(ред. от 24.01.2023)
«Об утверждении Порядка принятия Администрацией Нововаршавского муниципального района Омской области решения о наличии потребности в не использованных в отчетном финансовом году остатках субсидий или возврате указанных средств»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 18.03.2022 N 160-п
(ред. от 20.02.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Установление публичного сервитута в соответствии с главой V.7 Земельного кодекса Российской Федерации на территории Нововаршавского муниципального района Омской области»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 18.03.2022 N 157-п
(ред. от 28.02.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Утверждение схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории, расположенных на территории сельских поселений Нововаршавского муниципального района Омской области»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 04.02.2022 N 75-п
(ред. от 10.02.2023)
«Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Выдача градостроительного плана земельного участка» на территории сельских поселений Нововаршавского муниципального района Омской области»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 31.01.2022 N 52-п
(ред. от 21.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из бюджета Нововаршавского муниципального района Омской области субсидий юридическим лицам в порядке возмещения затрат в связи с оказанием на территории Нововаршавского муниципального района Омской области услуг по тепло- и (или) водоснабжению населения»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 15.11.2021 N 608-п
(ред. от 14.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления грантов в форме субсидий из бюджета Нововаршавского муниципального района Омской области субъектам малого предпринимательства и гражданам для организации собственного дела»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 04.10.2021 N 517-п
(ред. от 21.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из бюджета Нововаршавского муниципального района Омской области субсидий юридическим лицам, оказывающим на территории Нововаршавского муниципального района Омской области услуги по тепло- и (или) водоснабжению населения»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 29.09.2021 N 507-п
(ред. от 04.04.2023)
«Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Оформление свидетельства об осуществлении перевозок по маршруту регулярных перевозок и карт маршрута регулярных перевозок, переоформление свидетельств об осуществлении перевозок по маршруту регулярных перевозок и карт маршрута регулярных перевозок»

Постановление Администрации Нововаршавского муниципального района Омской области от 30.03.2018 N 118-п
(ред. от 15.03.2023)
«Об утверждении Положения о порядке проведении отбора по предоставлению субсидий социально ориентированным некоммерческим организациям, осуществляющим деятельность в социальной сфере»
(вместе с «Порядком деятельности комиссии по проведению отбора социально ориентированных некоммерческих организаций, осуществляющих деятельность в социальной сфере»)

Постановление Главы Нововаршавского муниципального района Омской области от 09.08.2010 N 207-п
(ред. от 09.02.2023)
«Об утверждении Правил использования водных объектов общего пользования для личных и бытовых нужд на территории Нововаршавского муниципального района Омской области»

Решение Совета депутатов Оконешниковского муниципального района Омской области от 29.06.2022 N 159
(ред. от 29.03.2023)
«Об утверждении Положения о порядке выдвижения, внесения, обсуждения, рассмотрения инициативных проектов, а также проведения их конкурсного отбора»
(вместе с «Порядком определения части территории Оконешниковского муниципального района Омской области, на которой могут реализовываться инициативные проекты»)

Решение Совета депутатов Оконешниковского муниципального района Омской области от 26.02.2020 N 429
(ред. от 29.03.2023)
«О межбюджетных отношениях в Оконешниковском муниципальном районе Омской области»
(вместе с «Положением о межбюджетных отношениях в Оконешниковском муниципальном районе Омской области»)

Решение Совета депутатов Оконешниковского муниципального района Омской области от 26.02.2020 N 428
(ред. от 29.03.2023)
«Об утверждении Положения о бюджетном процессе в Оконешниковском муниципальном районе Омской области»

Постановление Главы Оконешниковского муниципального района Омской области от 01.06.2021 N 165-п
(ред. от 28.03.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления субсидий гражданам, ведущим личное подсобное хозяйство, на возмещение части затрат по производству молока Оконешниковского муниципального района Омской области»

Решение Совета Омского муниципального района Омской области от 15.03.2012 N 8
(с изм. от 30.03.2023)
«Об утверждении схемы территориального планирования Омского муниципального района Омской области»
(вместе с «Положением о территориальном планировании»)

Постановление Администрации Седельниковского муниципального района Омской области от 21.10.2022 N 150
(ред. от 27.03.2023)
«О дополнительных мерах поддержки членов семей отдельных категорий граждан»

Постановление Администрации Седельниковского муниципального района Омской области от 31.05.2022 N 63
(ред. от 06.04.2023)
«Об утверждении Стандарта антикоррупционного поведения муниципальных служащих Администрации Седельниковского муниципального района Омской области»

Постановление Администрации Седельниковского муниципального района Омской области от 25.10.2018 N 114
(ред. от 16.03.2023)
«Об условиях оплаты труда работников муниципальных бюджетных образовательных учреждений Седельниковского муниципального района Омской области, функции учредителя в отношении которых осуществляет Комитет по образованию Администрации Седельниковского муниципального района Омской области»
(вместе с «Примерным Положением об оплате труда работников муниципальных бюджетных образовательных учреждений Седельниковского муниципального района Омской области, функции учредителя в отношении которых осуществляет Комитет по образованию Администрации Седельниковского муниципального района Омской области»)

Постановление Администрации Седельниковского муниципального района Омской области от 24.09.2018 N 107
(ред. от 20.03.2023)
«О создании комиссии по поддержанию устойчивого функционирования объектов экономики Седельниковского муниципального района Омской области в военное время и при возникновении чрезвычайных ситуаций»
(вместе с «Положением о комиссии по поддержанию устойчивого функционирования объектов экономики Седельниковского муниципального района в военное время и при чрезвычайных ситуациях»)

Постановление Администрации Седельниковского муниципального района Омской области от 02.12.2013 N 164
(ред. от 06.04.2023)
«Об утверждении Положения о порядке предоставления муниципальными служащими Администрации Седельниковского муниципального района Омской области сведений о своих расходах, а также о расходах своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по каждой сделке по приобретению земельного участка, другого объекта недвижимости, транспортного средства, ценных бумаг (долей участия, паев в уставных (складочных) капиталах организаций), цифровых финансовых активов, цифровой валюты, если сумма сделки превышает общий доход данного лица и его супруги (супруга) за три последних года, предшествующих совершению сделки, и об источниках получения средств, за счет которых совершена сделка»

Постановление Администрации Таврического муниципального района Омской области от 12.12.2022 N 476
(ред. от 03.04.2023)
«О дополнительных мерах поддержки членов семей отдельных категорий граждан и внесении изменений в постановление Администрации Таврического муниципального района Омской области»
(вместе с «Порядком предоставления дополнительных мер поддержки членов семей отдельных категорий граждан»)

Постановление Администрации Тюкалинского муниципального района Омской области от 26.04.2019 N 21/4
(ред. от 03.04.2023)
«Об отдельных вопросах предоставления финансовой поддержки субъектам малого и среднего предпринимательства Тюкалинского муниципального района Омской области»
(вместе с «Порядком предоставления грантовой поддержки субъектам малого предпринимательства в Тюкалинском муниципальном районе Омской области на создание и развитие собственного бизнеса», «Порядком предоставления субсидий субъектам малого и среднего предпринимательства в Тюкалинском муниципальном районе Омской области в целях возмещения затрат в связи с производством (реализацией) товаров, выполнением работ, оказанием услуг»)

Решение Совета Усть-Ишимского сельского поселения Усть-Ишимского муниципального района Омской области от 28.11.2019 N 253
(ред. от 22.08.2022, с изм. от 13.03.2023)
«Об установлении на территории Усть-Ишимского сельского поселения Усть-Ишимского муниципального района Омской области налога на имущество физических лиц»

Решение Совета Усть-Ишимского сельского поселения Усть-Ишимского муниципального района Омской области от 28.11.2019 N 252
(ред. от 02.09.2021, с изм. от 13.03.2023)
«Об установлении на территории Усть-Ишимского сельского поселения Усть-Ишимского муниципального района Омской области земельного налога»

Постановление Администрации Усть-Ишимского муниципального района Омской области от 17.05.2022 N 195-п
(ред. от 28.03.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из бюджета Усть-Ишимского муниципального района субсидии на финансовое обеспечение затрат, связанных с погашением задолженности перед поставщиками топливно-энергетических ресурсов, организациям коммунального комплекса, осуществляющим регулируемую деятельность в сфере теплоснабжения на территории Усть-Ишимского муниципального района»

Решение Совета Черлакского муниципального района Омской области от 16.01.2020 N 1
(ред. от 27.01.2023)
«О Порядке проведения конкурса по отбору кандидатур на должность Главы Черлакского муниципального района Омской области»

Постановление Администрации Черлакского муниципального района Омской области от 13.01.2023 N 2-п
(ред. от 02.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из бюджета Черлакского муниципального района субсидий юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на возмещение сумм полученных убытков при осуществлении деятельности по оказанию населению услуг бани»

Постановление Администрации Черлакского муниципального района Омской области от 21.10.2022 N 268-п
(ред. от 04.04.2023)
«О дополнительных мерах поддержки членов семей отдельных категорий граждан»

Постановление Администрации Черлакского муниципального района Омской области от 08.10.2021 N 167-п
(ред. от 14.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления грантов в форме субсидий субъектам малого предпринимательства и физическим лицам для организации собственного дела»

Постановление Администрации Черлакского муниципального района Омской области от 19.08.2021 N 139-п
(ред. от 16.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления субсидий из бюджета Черлакского муниципального района социально ориентированным некоммерческим организациям»

Постановление Администрации Черлакского муниципального района Омской области от 18.08.2021 N 137-п
(ред. от 02.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из бюджета Черлакского муниципального района субсидий юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на возмещение части затрат, связанных с модернизацией жилищно-коммунального комплекса Черлакского муниципального района»

Постановление Администрации Черлакского муниципального района Омской области от 18.08.2021 N 136-п
(ред. от 02.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из бюджета Черлакского муниципального района субсидий юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на подготовку к отопительному сезону»

Постановление Администрации Черлакского муниципального района Омской области от 03.08.2021 N 128-п
(ред. от 02.02.2023)
«Об утверждении Порядка предоставления из бюджета Черлакского муниципального района субсидии на финансовое обеспечение затрат, связанных с погашением задолженности перед поставщиками топливно-энергетических ресурсов, организациям коммунального комплекса, осуществляющим регулируемую деятельность в сфере теплоснабжения на территории Черлакского муниципального района»

 ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 06.09.2023 № 842

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении

Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению № 1.

2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.

3. Признать утратившими силу распоряжения Правительства Ростовской области по Перечню согласно приложению № 2.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить  на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Губернатор

Ростовской области                        В.Ю. Голубев

Распоряжение вносит

управление документационного

обеспечения Правительства

Ростовской области

Приложение № 1

к распоряжению

Правительства

Ростовской области

от 06.09.2023 № 842

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Правительстве Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) определяет общую систему несекретного делопроизводства в Правительстве Ростовской области, устанавливает единые требования к организации документооборота: порядок приема, учета, прохождения, подготовки, оформления и рассылки документов, а также порядок подготовки документов к их последующему хранению и использованию.  

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в  государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 № 199, ГОСТом Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ГОСТом Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, Регламентом Правительства Ростовской области.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»), включая подготовку, регистрацию, обработку, прохождение, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

1.4. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой «Для служебного пользования» с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, утвержденной распоряжением Губернатора Ростовской области от 09.06.2016 № 221.

Положения Инструкции применяются в части оформления документов, в том числе нормативно-правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве Ростовской области и его структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения (далее – управление) Правительства Ростовской области. Задачи, функции, права и ответственность управления регламентируются Положением об управлении, должностные обязанности работников управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) соответствующих работников.

Организацию работы по рассмотрению обращений граждан определяет Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области, утвержденный постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 № 555. Координация работы по соблюдению порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в Правительство Ростовской области, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

1.7. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», возлагается на министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области. Инструкции и методические рекомендации министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемной Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области возлагается на их помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.

1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении  документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.10. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники за несоблюдение требований инструкции  несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность.

1.11. При утрате документов работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, информирует руководителя структурного подразделения, который организует проведение служебной проверки. Результаты служебной проверки представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области для принятия мер.

1.12. Исполнительные органы Ростовской области при подготовке проектов документов Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области руководствуются положениями  Инструкции.

1.13. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

адресат (или получатель) – физическое лицо, должностное лицо, орган либо организация, которым адресовано  отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);

бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

входящие документы – документы, поступившие от внешних корреспондентов, а также входящая внутренняя корреспонденция;

гербовый бланк – бумажный бланк документа с воспроизведением Герба

Ростовской области;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Ростовской области;

дело – отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Ростовской области, помещенных в отдельную обложку;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа – точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий;

информация – сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;

исходящие документы – документы, создаваемые в Правительстве Ростовской области и отправляемые за его пределы, а также исходящая внутренняя корреспонденция;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Правительстве Ростовской области с указанием сроков их хранения;

носитель информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации;

оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

подписание документа – выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

подпись – реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица;

регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

РК – регистрационная карта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;

РКПД – регистрационная карта проекта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;

резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания);

сканирование документа – получение электронной копии документа;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронной копии документа – сканированная копия документа на бумажном носителе;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или копии электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело») в течение установленного срока хранения;

электронный шаблон бланка – бланк документа, представленный в электронной форме и используемый для создания электронных документов;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронная подпись должностного лица (ЭП) – усиленная квалифицированная электронная подпись;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2. Состав управленческих

документов Правительства Ростовской области

2.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия с иными государственными органами, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.

Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся: решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения должностных лиц и другое.

2.3. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся: правила; методические рекомендации; планы.

2.4. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протоколы (выписки из протоколов); записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные); акты; заявления; телеграммы; телефонограммы; факсимильные сообщения (факсограммы); стенограммы (выписки из стенограмм); деловая (служебная) переписка; отчеты.

3. Документация Правительства Ростовской области.

Общие правила оформления  документации

3.1. Документация Правительства Ростовской области.

Деятельность Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав управленческих документов определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

В Правительстве Ростовской области создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Общие правила оформления документов.

3.2.1. При создании документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10, 11, 12 пт.

Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов выравниваются по центру относительно самой длинной строки.

Текст документа и многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал и выравниваются по ширине листа (по границам левого и правого полей). Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см.

Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, определяются Регламентом Правительства Ростовской области.

3.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.4. Для выделения  наименований правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (наименований разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.

3.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов «с,», «стр.» (страница).  Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.

3.2.8. Реквизиты «подпись» и(или) «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования). На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Файлы электронных документов и электронных копий документов должны иметь формат PDF; PDF/А-1.

3.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

Состав реквизитов документов и правила их оформления устанавливаются в соответствии с положениями ГОСТа Р 7.0.97-2016. При подготовке и оформлении создаваемых в Правительстве Ростовской области документов и иных исполнительных органов Ростовской области используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование исполнительного органа  – автора документа;

наименование структурного подразделения – автора документа;

наименование должности лица – автора документа;

справочные данные об исполнительном органе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа; 

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе; 

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

3.3.1.  Изображение Герба Ростовской области воспроизводится на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.1996 № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».

Изображение Герба Ростовской области помещается на бланке документа над реквизитами «Наименование исполнительного органа – автора документа», «Наименование структурного подразделения – автора документа» или «Наименование должности лица – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании автора документа.

3.3.2. Наименование исполнительного органа власти – автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом о создании исполнительного органа и положением о нем. При наличии сокращенное наименование исполнительного органа помещают в скобках под полным наименованием.

3.3.3. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается под наименованием исполнительного органа Ростовской области в бланках писем и бланках конкретных видов документов в случае их использования соответствующими структурными подразделениями в соответствии с правовыми актами.

3.3.4. Наименование должности лица – автора документа, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием исполнительного органа. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.3.5. Справочные данные о государственном органе указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес; номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта.

3.3.6. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением служебных писем.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: ПРИКАЗ, А К Т).

3.3.7. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).

Рекомендуется документам, изданным двумя или более исполнительными органами  власти, присваивать одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);

словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

17.03.2018 № 21/07-10

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

Правительство Ростовской области

А К Т

02.03.2020                                 № 15

г. Ростов-на-Дону

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.

3.3.8. Регистрационный номер документа cостоит из индекса по классификатору и его порядкового номера. В системе «Дело» регистрационный номер документа присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации.

Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя органами, организациями, состоит из регистрационных номеров документа этих органов, организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

3.3.9. Ссылка на регистрационный номер документа и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера документа и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от …» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа. В системе «Дело» в РК должна быть указана связка с документом, на который дается ответ.

3.3.10. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения органа, организации входит в наименование.

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размером № 11 или 10 и размещать в две строки.

3.3.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Гриф ограничения доступа к документу дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по центру по отношению к ней.

Например:

Для служебного пользования

Экз. № 1

3.3.12. В качестве адресата могут быть государственные органы Ростовской области, органы местного самоуправления, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части первого листа документа. При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

Строки реквизита «адресат» печатаются через один интервал. Длина строки «адресат» не превышает 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или по центру относительно самой длинной строки в границах, отведенных для реквизита «адресат».

При адресовании документа в  органы  или организацию (без указания должностного лица) указывается полное или сокращенное наименование соответствующего органа, организации в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.

Например:

Комитет по управлению

архивным делом

Ростовской области

или

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя)  органа, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа, организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Например:

Директору департамента потребительского рынка Ростовской области

Фамилия И.О.

При адресовании документа в структурное подразделение органа, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование  органа, организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Министерство финансов

Ростовской области

Управление бюджетной политики

Во всех видах написания реквизита фамилия и инициалы адресата оформляются ниже предыдущего текста на один (два) одинарных межстрочных интервала. Инициалы ставятся после фамилии.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите «адресат» можно указать соответствующее звание или ученую степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Например:

Ректору ФГБОУ ВО «Донской

государственный технический университет»

доктору технических наук, профессору

Фамилия И.О.

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения Правительства Ростовской области, его работниками, наименование органа не указывается.

Например:

Начальнику управления документационного обеспечения

Фамилия И.О.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование органа, организации, ниже в дательном падеже – наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы.

Например:

Министерство финансов

Ростовской области

Начальнику управления

бюджетной политики

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Например:

г-ну Иванову И.И.

г-же Павловой П.П.

При рассылке документа группе органов, организаций одного типа или в структурные подразделения одного органа, организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Исполнительным органам

Ростовской области

или должностным лицам:

Руководителям

исполнительных органов

Ростовской области

или:

Главам администраций

муниципальных образований

При рассылке документа не всем органам, организациям или их структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Например:

Руководителям

исполнительных органов

Ростовской области

(по списку)

Список рассылки составляется исполнителем, содержит фамилию, инициалы получателей, их должности, при необходимости – адреса получателя и помещается в дело со вторым экземпляром документа.

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким органам, организациям или должностным лицам, общее количество адресатов не должно быть более четырех, за исключением документов, подготовленных с учетом требований процессуального законодательства Российской Федерации. Основной адресат указывается первым, слово «копия» перед вторым – четвертым адресатами не печатается. При этом каждый экземпляр документа (если направляется на бумажном носителе) должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнуто.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Почтовый адрес в реквизите «адресат» оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Элементы почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минцифры России от 14.07.2023 № 382, в следующей последовательности: наименование адресата (для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия и инициалы); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес.

Например:

Кирееву И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Новочеркасск,

Ростовская обл., 344018

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, в исполнительные органы Ростовской области, подведомственные вышеуказанным органам организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес также не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Администрация

Железнодорожного района

г. Ростова-на-Дону

admingel@rostov-gorod.ru

Почтовый адрес на конверте оформляется также в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минцифры России от 14.07.2023 № 382. Адрес получателя располагается в правой нижней части, а адрес отправителя – в левой верхней части почтового конверта (почтового пакета, почтовой карточки):

Адрес отправителя
	Администрация муниципального образования Кагальницкого района
	Ленина ул., 147, ст-ца Кагальницкая, 347780
исх. № 29-07-189/19

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. На почтовых отправлениях не должно быть не относящихся к адресу знаков.

На международных почтовых отправлениях адрес оформляется согласно пункту 7.2.7 Инструкции.

3.3.13. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области и иными должностными лицами Правительства Ростовской области.

Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения документа оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель

Губернатора Ростовской области

Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

	УТВЕРЖДЕНО
	Общественным советом при Правительстве Ростовской области (протокол от 19.09.2018 № 5)

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

3.3.14. Заголовок к тексту – краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом. В правовых актах Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области заголовок к тексту является наименованием правового акта и оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и располагается по центру относительно самой длинной строки.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа.

Например:

распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) о выделении средств;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В системе «Дело» заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в соответствующее поле РК.

3.3.15. Текст документа составляется на русском языке – государственном языке Российской Федерации, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Текст документа может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании правовых актов, изданных (принятых) государственными органами, органами местного самоуправления, автором документа указываются вид правового акта, наименование органа, должностного лица, издавшего правовой акт, дата принятия (издания) правового акта, его регистрационный номер, а также наименование правого акта, заключенное в кавычки.

Например:

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа – в документах, изданных единолично («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

от 3-го лица единственного числа («правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным…»);

в совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»);

в протоколах  – с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланке Правительства  Ростовской области, – от 1-го лица множественного числа («просим», «направляем», «предлагаем») или от 3-го лица единственного числа («Правительство Ростовской области не возражает …», «департамент считает возможным …»);

в деловых письмах, оформленных на бланке должностного лица, – от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю…», и другое);

в докладных и служебных записках, заявлениях – от 1-го лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);

в документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов Ростовской области, структурных подразделений Правительства Ростовской области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав объединения входят…», «комиссия установила…»).

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

знак «№» от его цифрового значения;

цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и так далее;

код города и цифры телефонного номера;

отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;

заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);

начинать строку со знака «тире».

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы (раздел 6 Инструкции) или анкеты.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган,  организацию или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках привести сокращенный вариант: «(далее – …)», который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: «(далее также – …)», то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименование.

Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.

Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом.

Например:

в феврале 2018 г.;

в первом полугодии (I полугодии) 2017 г.;

в первом квартале 2017 г.;

с 1999 по 2001 год,

в 2015 – 2017 годах.

Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением.

Например:

8-й ряд; 90-е годы; в 20-х числах апреля. Но: до 20 мая 2017 г., с 1 января 2018 г.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы, I квартал.

Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента; 28,5 метра.

Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-дневный, двухнедельный.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами.

Например:

50 %, но пятьдесят процентов.

Знаки «№», «%» при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30 – 40 %, № 5 – 7.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

Например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

3.3.16. Отметка о наличии приложений к документу должна содержать сведения о документе (документах), прилагаемых к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других документах), или свидетельствует о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля следующим образом:

Если приложение названо в тексте:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте (указывают его наименование, количество листов и экземпляров) или если приложений несколько (их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются относительно начала первого предложения):

Приложения:	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
	2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если приложение (приложения) сброшюровано(ы), то количество листов не указывается:

Приложение: отчет о проведении Форума в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

договор возмездного оказания услуг от 5 мая 2018 г. № 32-18/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

Если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только первому адресату:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях на 2 л. в 1 экз., рег. № 26-дсп, для служебного пользования.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другое):

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Если необходимо направить электронную копию на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес dpchsro2@donpac.ru

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение: опись приложений на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

3.3.17. Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения (при одновременном согласовании и утверждении документа) или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита «подпись»;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких исполнительных органов Ростовской области, иных государственных органов и (или) организаций).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа, организации, его подписи, инициалы, фамилии, даты согласования). 

Например:

СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Губернатора Ростовской области
Подпись	И.О. Фамилия
23.06.2018

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами. Гриф согласования выравнивается по левому краю или по центру текста реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 7,5 см.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. 

Например:

СОГЛАСОВАНО

коллегией министерства здравоохранения Ростовской области (протокол от ___________ № ___)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, официальное полное или сокращенное наименование органа, организации – автора документа, дата и номер письма.

Например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива от __________ № _____

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: «Лист согласования прилагается».

3.3.18. Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже,  подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Начальник правового управления

Подпись                И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа они вносятся в текст проекта документа или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к проекту документа, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового управления

Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карте проекта документа (далее – РКПД) с применением электронной подписи.

Замечания прикрепляются к РКПД  и подписываются с применением ЭП.

В документах на бумажных носителях, подлинники которых хранятся в Правительстве Ростовской области, визы проставляются на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

3.3.19. Подпись должностного лица является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование органа государственной власти.

Например:

Председатель комитета по молодежной политике  Ростовской области

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен на бланке органа, в наименовании должности наименование органа  не указывается.

Например:

Председатель комитета

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Первый заместитель Губернатора Ростовской области	Подпись	И.О. Фамилия
Заместитель Губернатора Ростовской области	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Министр образования Ростовской области Подпись                И.О. Фамилия

Министр здравоохранения Ростовской области Подпись               И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

3.3.20. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью ( далее – ЭП).

Отметка об ЭП  формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об ЭП включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Например:

Заместитель министра

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020

И.И. Иванов

Место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об ЭП должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.

3.3.21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной  подписи лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). 

3.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом).

Например:

Петров Виктор Александрович

+7 (863) 262-41-46

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт.

Например:

Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения

+7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@donland.ru  

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (№ 11 пт).

В документах, имеющих пометку «Для служебного пользования», отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя.

Например:

3.3.23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). 

Например:

Верно.
Специалист-эксперт отдела	Подпись	И.О. Фамилия
25.03.2019

Если копия документа выдается для представления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии может быть дополнена записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью исполнительного органа государственной власти. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Например:

Подлинник документа находится в Правительстве Ростовской области в деле № 26.09-02 за 2017 год.

Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.

Правительство Ростовской области выдает копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Ростовской области.

Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, исполнительные органы и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело» в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Правительстве Ростовской области или его структурном подразделении.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП руководителя структурного подразделения  исполнительного органа или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

3.3.24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Правительство Ростовской области и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.

3.3.25. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему  «Дело».

Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции.

Например:

Морозову Н.В.

Прошу подготовить проект

договора к 01.12.2019

Подпись

05.10.2019

Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»). В системе «Дело» ответственный исполнитель отмечается знаком «!» красного цвета.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в системе «Дело» для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.

3.3.26. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле первой страницы документа на бумажном носителе. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК  обозначается буквой «К».

3.3.27. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Электронные документы подлежат списанию в дело в системе «Дело» согласно номенклатуре дел.

4. Особенности работы с электронными

документами, прием и передача служебной

информации по официальным каналам электронной почты

4.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

Электронные документы являются официальными документами Правительства Ростовской области. Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией  и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

4.1.1. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие органы  и организации, в Правительстве Ростовской области используется электронная подпись должностного лица, подписавшего документ.

4.2. Документы, поступающие в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после их сканирования и создания электронных копий таких документов. При включении документа в систему «Дело» формируется регистрационная карта, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.

4.3. Обмен электронными документами с органами и организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Электронная почта – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Отправляемый посредством электронной почты электронный документ (электронная копия документа) должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Решение на передачу документа по электронной почте принимает лицо, подписавшее данный документ.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и лицо, подписавшее документ.

Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

Электронные сообщения, поступившие на официальную электронную почту Правительства Ростовской области с официальных электронных адресов органов и организаций, адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области, и имеющие соответствующие реквизиты письма, регистрируются в системе «Дело».

Электронные сообщения, поступающие с иных электронных адресов, направляются для проверки безопасности и после подтверждения об отсутствии вирусов и безопасности сообщения, принимаются к предварительному рассмотрению.

Дальнейшая работа с электронным сообщением организуется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями, предъявляемыми к работе с входящими документами.

4.4. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.

4.5. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты в Правительстве Ростовской области обеспечивает министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

4.6. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.

4.7. Единицей учета электронного документа является документ, зарегистрированный в системе «Дело». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

4.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

4.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе «Дело».

5. Подготовка и оформление правовых актов

5.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определяется Регламентом Правительства Ростовской области.

При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование должностного лица, исполнительного органа Ростовской области (автора правового акта);

вид правового акта;

дата правового акта;

регистрационный номер правового акта;

место издания правового акта;

гриф ограничения доступа к правовому акту (далее – гриф ограничения (пометка);

наименование правового акта;

текст правового акта;

должность лица, подписавшего правовой акт;

подпись должностного лица;

печать;

отметка о должностном лице, органе власти или структурном подразделении, внесшими (подготовившими) проект правового акта (далее – инициатор проекта).

5.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

5.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть отредактированными в соответствии с настоящей инструкцией, иметь краткое, ясное и четкое изложение содержания вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска проектов правовых актов в дополнение или изменение основных;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен также содержать пункт о возложении контроля за исполнением (выполнением) правового акта на заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, исполнительных органов Ростовской области, других должностных лиц. Исключения составляют правовые акты по вопросам, не требующим общего контроля (в том числе: по кадровым вопросам, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания).

5.2.2. Документы (программы, порядки, положения, планы, нормы, нормативы), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

5.2.3. Проект правового акта, принимаемого во исполнение федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, правового акта Правительства Российской Федерации, правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и наименование. При повторном упоминании допускается не указывать наименование правового акта.

Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.02.2023 № 23 «О поощрении»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.02.2023 № 23.

Реквизиты правовых актов Российской Федерации, правовых актов Ростовской области и иных правовых актов в тексте проекта правового акта оформляются единообразно.

5.2.4. В проектах правовых актов указываются официальные наименования должностных лиц, органов и организаций (полные).

При написании в тексте проекта правового акта фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.2.5. При подготовке проектов правовых актов используется шрифт начертанием – обычный, размером № 14 пт (при оформлении таблиц, схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10, 11, 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине, с отступом первой строки 1,25 см, интервал между словами – один пробел. Текст проекта правового акта выравнивается по ширине страницы (по границам левого и правового полей).

Каждая страница проекта правового акта, оформленная на бланке или без него, должна иметь поля:

для параметров книжной страницы:

левое – 30 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм;

для параметров альбомной страницы:

левое – 20 мм;

правое – 20 мм;

верхнее – 30 мм;

нижнее – 10 мм.

5.2.6. Проект правового акта и приложения к нему имеют единую и сквозную нумерацию страниц. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от ее верхнего края. На первой странице проекта правового акта номер страницы не проставляется.

5.2.7. При оформлении проекта правового акта реквизит «Герб Ростовской области» не используется. Инициатором, готовившим проект правого акта, в правом верхнем углу первой страницы правового акта печатается слово «ПРОЕКТ» прописными буквами.

При оформлении правового акта, содержащего информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в правом верхнем углу первой страницы правового акта инициатором проставляются гриф ограничения (пометка) (ограничительная надпись) и номер экземпляра. Все части грифа ограничения (пометки) печатаются через 1 межстрочный интервал, формат шрифта идентичен размеру, применяемому в основном тексте правового акта.

Например:

Для служебного пользования Экз. № ___

5.2.8. Наименование правового акта в краткой форме отражает его содержание.

Наименование правового акта печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом, оформляется по ширине страницы над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки в наименовании правового акта. Точка в конце наименования правового акта не ставится.

Наименование правового акта формируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?».

5.2.9. Текстовая часть проекта правового акта отделяется от наименования правового акта 1-2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области постановляет :», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный».

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания правового акта. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее. Если правовой акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: вид правового акта в соответствующем падеже, его дата, номер и наименование (заголовок).

Если принимаемый правовой акт отменяет ранее изданный правовой акт или какие-либо его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый правовой акт (пункт правового акта), с указанием даты, номера и наименования правового акта. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Пункты в тексте правового акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер приложения не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.

5.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

Губернатор

Ростовской области                                                                                           И.О. Фамилия

5.2.11. В приложениях к правовым актам размещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и прочее.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта правового акта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту правового акта оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение № 1

к постановлению

Правительства

Ростовской области

от __________ № _____

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово или словосочетание выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и так далее).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более четырех чисел через точку, не рекомендуется. Наименования разделов, подразделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.

5.2.12. Оформление табличных приложений к правовым актам.

Таблицы оформляются с использованием шрифта размером № 14 пт (размер № 10, 11, 12 пт допускается только в случае, если количество граф в таблице больше 10 либо количество знаков в цифрах более 8).

Таблицы оформляются на листе формата А4. В случае, если количество граф превышает 10, таблица оформляется на листе формата А3.

В таблицах не допускается наличие «скрытых» формул.

Графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

В таблицах не должно быть пустых граф, нолей.

Знак «%» не ставится в тексте, а пишется словом. Исключение составляют формулы.

Цифры в графе размещаются в одну строку несмотря на количество знаков.

При отсутствии текста или цифр в таблице ставится по центру знак тире «–».

При повторе текста или цифр в графе таблицы нельзя ставить знак «–//–». Необходимо повторить текст или цифры.

Текст в таблицах выравнивается по левому краю, исключая цифровые показатели.

Оформление заголовка таблицы и заголовка граф

Например: тематический заголовок

ПЕРЕЧЕНЬ

имущества, передаваемого из государственной

собственности в муниципальную собственность

Заголовки граф

Головк а

№ п/п

Наименование организации

Наименование имущества

Адрес места нахождения имущества

Индивидуализирующие характеристики имущества

	1	2	3	4	5
		Боковик	Прографка

В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: «наименование имущества», «единица измерения», «срок поставки», «форма документа».

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено («перечисляется на счет»; «в том числе»), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.

Например:

Таблица № 1

№ п/п

Наименование продукции

Единица измерения

2023 год, всего

В том числе первое полугодие

1

2

3

4

5

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

Таблица № 2

№ п/п	Наименование предприятия	Объем капитальных вложений (млн рублей)	Наименование генерального подрядчика
2022 год, всего	в том числе объем работ	2023 год, всего	в том числе объем работ

1

2

3

4

5

6

7

Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

Таблица № 3

№ п/п	Наименование оборудования	Исполнитель и срок выполнения работ
Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии

Оформление боковика таблицы и элементов граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках.

Например:

Таблица № 4

№ п/п

Наименование имущества

Количество (штук)

Изготовитель

1	2	3	4
1.	Комплект школьной мебели, всего	4	открытое акционерное общество (наименование в кавычках)
	в том числе с интерактивной доской	2
2.	Комплект учебников для начальных классов	12
	Итого	16

Оформление сносок и примечания

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой. Сноски могут быть даны после таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается после таблицы. Если есть сноски, то примечание дается после сносок.

Например:

Таблица № 5

№ п/п

Наименование тракторов

2022 год

2023 год

1	2	3	4
1.	Тракторы, всего	60	65*
	из них:
	гусеничные тракторы Т-74	42	35
	тракторы Т-150, всего	18	30
	в том числе колесные тракторы:
	Т-150К	17	20
	Т-150	1	2

* Включая производство по кооперации.

Примечания:

1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.

2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.

Оформление элементов таблицы

Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковика.

Например:

Таблица № 6

(штук)

№ п/п

Наименование оборудования

2022 год

2023 год

Изготовитель

1	2	3	4	5
1.	Агрегатные станки	5	5	открытое акционерное общество (наименование в кавычках)
2.	Линии для обработки редукторов рулевого управления	2	2

При написании в тексте фамилий с инициалами, наименований населенных пунктов, цифр с единицами измерений и прочего следует использовать неразрывный пробел.

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности.

Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2022 г. – июнь 2023 г.

Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2023 г.

При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2023 году.

При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2023 г., I квартал 2023 г., первое полугодие 2023 г.

5.3. В созданной РКПД проекта правового акта в поле «Файлы» размещен файл-архив с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов и шаблоном листа согласования. Данный файл-архив предназначен для использования в работе исполнителем, которому поручена подготовка проекта правового акта (далее – исполнитель), и удаляется им из РКПД.

При создании РКПД исполнитель:

заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав»;

в поле «Файлы» размещает текст проекта правового акта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты в формате «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения)»;

в поле «Файлы» размещает лист согласования, файл которого находится в файле-архиве с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов и шаблоном листа согласования;

в поле «Связки» устанавливает связки с:

основанием для подготовки проекта правового акта;

правовыми актами, в которые вносятся изменения, которые отменяются или признаются утратившими силу;

краткой информацией к проекту правового акта и картой для ознакомления членами Правительства Ростовской области, которые не визируют основную РКПД. Данная связка устанавливается в случае вынесения проекта правового акта для рассмотрения на заседании Правительства Ростовской области;

в поле «Адресаты» исполнитель указывает адресатов, которым необходимо отправить правовой акт.

При подготовке правового акта с пометкой «Для служебного пользования» (далее – пометка «ДСП») исполнитель устанавливает в поле «Доступ» уровень доступа «ДСП».

5.4. При подготовке правового акта с пометкой «ДСП» в системе «Дело» на обороте последнего листа, в левом нижнем углу, указываются способ рассылки (по системе «Дело», на бумажном носителе), фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, поля для заполнения данных о работнике, отпечатавшем документ (создавшем копии на бумажном носителе), – фамилия, имя, отчество, номер служебного телефона, дата печатания, количество отпечатанных экземпляров, а также подпись работника, отпечатавшего документ. Все части данного реквизита печатаются шрифтом размером № 10, 11, 12, через 1 межстрочный интервал.

Например:

5.5. При печатании экземпляров правового акта с пометкой «ДСП» на бумажном носителе на обороте последнего листа также печатаются реквизиты, указанные в пункте 5.4. 

Работником, отпечатавшим правовой акт, обязательно на каждом  экземпляре правового акта вносятся данные в поля для заполнения: фамилия, имя, отчество работника, отпечатавшего документ (создавшего копии на бумажном носителе), номер служебного телефона, дата печати, количество отпечатанных экземпляров и собственноручная подпись.

5.6. Учет дополнительно созданных копий правовых актов с пометкой «ДСП» осуществляется поэкземплярно. Нумерация дополнительно созданных копий правового акта производится от последнего номера ранее учтенных копий.

На копиях правовых актов с пометкой «ДСП» под номером экземпляра ставится номер соответствующей копии правового акта.

Например:

5.7. На этапе подготовки проекта правового акта с пометкой «ДСП» исполнитель оформляет лист рассылки правового акта (приложение № 1).

В листе рассылки правового акта с пометкой «ДСП» указываются адресаты, которым будет производиться рассылка по системе «Дело» (она должна соответствовать заполненному исполнителем полю «Адресаты» в РКПД в системе «Дело») и на бумажном носителе (при отсутствии у адресата доступа к системе «Дело»).

Лист рассылки правового акта с пометкой «ДСП» прикрепляется в поле «Файлы» в РКПД в системе «Дело» одновременно с проектом правового акта.

Лист рассылки правового акта с пометкой «ДСП» подписывается в системе «Дело» исполнителем, готовившим проект правового акта, и (или) его руководителем.

Все части листа рассылки реквизита печатаются размером шрифта № 10, 11, 12 через 1 межстрочный интервал.

5.8. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.

Порядок согласования проектов правовых актов определяется Регламентом Правительства Ростовской области.

При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.

Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.

Результаты голосования членов Правительства Ростовской области на заседании Правительства Ростовской области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства Ростовской области (приложение № 2).

5.8.1. Лист согласования проекта правового акта (далее – лист согласования) (приложение № 3) и порядок его заполнения.

Ответственность за оформление листа согласования возлагается на исполнителя.

Заполнение листа согласования осуществляется исполнителем после согласования проекта правового акта должностным лицом, которому он был направлен.

Формат листа согласования, размер шрифта исполнителем не изменяются.

В листе согласования наименование должности лица, которому был направлен проект правового акта для согласования, указывается в соответствии со штатным расписанием органа.

В заголовке листа согласования подчеркиванием выделяется вид правового акта.

В строке «Вопрос» должно быть указано наименование правового акта (первая буква – прописная, остальные – строчные) без кавычек. Размер шрифта – № 12, 13, 14 пт.

В строке «Внесен» – должно быть указано наименование инициатора проекта. Размер шрифта – № 12, 13, 14 пт.

В разделе «Проект визируют» исполнителем вносятся визы должностных лиц и даты визирования в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области. Размер шрифта – № 10 пт.

В лист согласования вносится только виза «Согласен» с датой ее получения. Визы «С замечаниями», «Направлено на доработку», «Ознакомлен» не являются согласованием проекта и в лист согласования не вносятся.

При внесении в лист согласования визы в графе «Виза» напротив наименования должности лица, завизировавшего проект правового акта, необходимо напечатать слова «завизировано ЭП».

Дата получения визы вносится в формате «дд.мм.» (например: «18.01.»).

При отсутствии должностных лиц, указанных на первой странице листа согласования, в графе «Виза» печатаются слова «отпуск», «командировка», «болен». В данном случае в листе согласования указываются визы заместителей Губернатора Ростовской области, визировавших проект в соответствии с порядком замещения на период временного отсутствия заместителей Губернатора Ростовской области. При отсутствии начальника контрольного управления при Губернаторе Ростовской области и начальника правового управления при Губернаторе Ростовской области в графе «Виза» печатаются слова «отпуск», «командировка», «болен». В графе «Примечание» пишутся данные о должностном лице, исполняющем обязанности отсутствующего руководителя: «завизировано ЭП Иванова А.И.». Виза лица, исполняющего обязанности, вносится на вторую страницу листа согласования.

Данные о должностных лицах, указанных на первой странице листа согласования, не визировавших проект правового акта, из листа согласования не исключаются.

На вторую страницу листа согласования вносятся визы руководителей исполнительных органов Ростовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, государственных органов Ростовской области, администраций муниципальных образований в Ростовской области и других должностных лиц. В случае их отсутствия вносятся визы должностных лиц, их замещающих. Указывать причины отсутствия должностных лиц не требуется.

При подготовке проектов правовых актов о координационных, совещательных и иных органах или о внесении изменений в их составы на второй странице листа согласования оформляется запись «С членами рабочей группы (комиссии и тому подобного) согласовано». В этом случае по окончании визирования проекта правового акта лист согласования должен быть завизирован ЭП руководителя исполнителя или инициатора проекта.

При создании новой версии РКПД лист согласования копируется в поле «Файлы» для дальнейшего заполнения.

5.9. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), распоряжений заместителя Губернатора Ростовской области печатаются на бланках установленного образца (электронная копия) в отделе нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов).

Изображение Герба Ростовской области размещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «наименование исполнительного органа (должностного лица)» на расстоянии 10 мм от верхнего края страницы.

Дата правового акта отделяется от наименования вида правового акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер правового акта печатается после даты правового акта арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

Место принятия (издания) (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом размером 14 пт.

5.10. Регистрация подписанных правовых актов производится как в электронном виде с использованием системы «Дело», так и на бумажных носителях с использованием регистрационных карт на каждый вид правового акта (приложение № 4).

5.11. Рассылка бумажных и электронных копий правового акта осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после его подписания, в отдельных случаях, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения, – в 5-дневный срок.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется правовой акт, определяется исполнителем. Отдел нормативных документов может дополнить адресатов по согласованию с исполнителем. 

Рассылка правовых актов о выделении средств из областного бюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение 1 рабочего дня после подписания – министерству финансов Ростовской области, контрольному управлению при Губернаторе Ростовской области, исполнительным органам Ростовской области, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в правовом акте предусматривается выделение средств.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем органам, организациям и должностным лицам, которым эти правовые акты рассылались первоначально.

Электронные копии правовых актов с пометкой «ДСП» рассылаются отделом нормативных документов адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – отделом делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства).

Для направления органам, организациям и должностным лицам, не являющимся пользователями системы «Дело», отдел нормативных документов передает копию правового акта с пометкой «ДСП» вместе с копией листа рассылки в отдел делопроизводства для дальнейшей рассылки адресатам. В необходимых случаях работники, готовившие проект правового акта, представляют полные почтовые адреса получателей.

Отдел нормативных документов направляет бумажные копии правовых актов, подлежащих официальному опубликованию, в Донскую государственную публичную библиотеку, Парламентскую библиотеку и в электронном виде – в информационные агентства.

5.12. При подготовке копии (выписки) правового акта отметка о заверке копии (выписки) оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки) подлиннику документа.

При подготовке выписки из правового акта в правом верхнем углу первой страницы, свободном от текста, пишется слово «ВЫПИСКА» прописными буквами.

Отметка о заверке копии (выписки) правового акта (на бумажном носителе) оформляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись». Отметка включает слово «Верно», наименование должности лица, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверки копии (выписки из правового акта).

Например:

Верно.
Специалист-эксперт отдела	Подпись	И.О. Фамилия
25.03.2023

При заверке копий (выписок) правовых актов работником отдела нормативных документов возможно использование специального штампа (приложение № 29).

Отметка о заверке копии (выписки) работником отдела нормативных документов дополнительно заверяется печатью управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

При заверке выписок из правовых актов по вопросам награждения, присвоения классных чинов и иных кадровых вопросов, подготовленных работником отдела нормативных документов, допускается использование только печати управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области без отметки о заверке.

Если копия (выписка) правового акта выдается для представления в другой орган, организацию, гражданину отметка о заверке копии может быть дополнена записью о месте хранения правового акта, с которого была изготовлена копия (выписка). Запись о месте нахождения подлинника оформляется только на последнем листе правового акта.

Например:

Подлинник правового акта хранится в Правительстве Ростовской области в деле № 26.09-02 за 2023 год.

Все листы многостраничных копий (выписок) правовых актов должны быть прошиты и на месте скрепления заверены подписью должностного лица, подготовившего (отпечатавшего) копию (выписку), и соответствующей печатью, с указанием количества листов копии (выписки).

При подготовке выписки из правового акта с пометкой «ДСП» на оборотной стороне последнего листа отпечатанного экземпляра выписки исполнителем в левом нижнем углу указываются способ рассылки (по системе «Дело», на бумажном носителе), фамилия, имя, отчество исполнителя, номер служебного телефона, дата печати, количество отпечатанных экземпляров и подпись работника, отпечатавшего документ. Все части данного реквизита печатаются размером шрифтом размером № 10, 11, 12 через 1 межстрочный интервал.

Например:

Должностным лицом, отпечатавшим выписку, обязательно на каждом отпечатанном экземпляре вносятся данные в поля для заполнения – дата печати и собственноручная подпись.

Правовой акт с учетом внесенных в него изменений (правовой акт в последней редакции) оформляется и заверяется инициатором проекта.

Выписки из правовых актов могут рассылаться в структурные подразделения Правительства Ростовской области, исполнительные органы Ростовской области и органы местного самоуправления в Ростовской области по системе «Дело» в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.

5.13. Прохождение правового акта с пометкой «ДСП», его копий или выписок из него, изготовленных на бумажном носителе, между должностными лицами, структурными подразделениями, органами власти на этапах подготовки, передачи адресатам, получения, завершения исполнения и подшивки в дело или уничтожения должно своевременно отражаться в журнале учета.

5.14. Правовые акты с пометкой «ДСП» на бумажном носителе группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Правовые акты с пометкой «ДСП» на бумажном носителе допускается формировать обособлено в дела.

При этом в графе номенклатуры дел «Индекс дела» к номеру дела с правовыми актами с пометкой «ДСП» добавляется отметка «ДСП».

Например:

Индексы дел                  Заголовки дел

1-1                                       Постановления

Правительства

Ростовской области

1-1/ДСП                          То же

Допускается помещать в дело «Документы с пометкой «Для служебного пользования» отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию правового акта данного дела.

6. Бланки документов

6.1. В Правительстве Ростовской области создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением системы «Дело». Для этого используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе типографским способом, и (или) электронные шаблоны бланков документов.

В Правительстве Ростовской области используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

6.2. На бланках Правительства Ростовской области применяются реквизиты в соответствии с пунктом 4.3 раздела 4 Инструкции.

6.3. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков резолюций (приложение № 5) используется бумага форматов A6 (105 x 148 мм) и A7 (74 x 105 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе и защищены от несанкционированных изменений.

6.4. В целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области применяются следующие бланки:

бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение № 6);

бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложение № 7);

бланк постановления Правительства Ростовской области (приложение № 8);

бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложение № 9);

бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (приложение № 10);

бланк распоряжения заместителя Губернатора Ростовской области (приложение № 11);

бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскими реквизитами (приложение № 12) для иностранной переписки;

бланк должностного лица Правительства Ростовской области (приложение № 13), в том числе:

бланк Губернатора Ростовской области;

бланк первого заместителя Губернатора Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра транспорта;

бланк первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами;

бланк министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области (приложение № 14);

бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложение № 15);

бланк антитеррористической комиссии Ростовской области (приложение № 16);

бланк антинаркотической комиссии Ростовской области (приложение № 17);

бланк областной межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (приложение № 18);

бланк управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области (приложение № 19);

бланк комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 20);

бланк президиума комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 21).

6.5. В переписке между структурными подразделениями Правительства Ростовской области бланк не используется.

6.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве Ростовской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

6.7. Образцы бланков документов разрабатываются управлением документационного обеспечения в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласовываются по принадлежности с приемной Губернатора Ростовской области, приемными первых заместителей и заместителей Губернатора Ростовской области и утверждаются Инструкцией.

6.8. Структурные подразделения Правительства Ростовской области при направлении писем, как правило, используют бланк «Правительство Ростовской области».

6.9. Введение в документооборот новых  видов бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлениям первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, которые инициировали предложение.

6.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области осуществляется в следующем порядке.

6.10.1. Бланки Правительства Ростовской области, на которых изображен Герб Ростовской области, являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам управления документационного обеспечения и подлежат учету.

6.10.2. Бланки пронумерованы. Порядковый номер бланка проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в управлении документационного обеспечения в специальных журналах (приложение № 22).

6.10.3. Бланки выдаются под подпись ответственному лицу. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области. Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих должностных лиц.

6.10.4. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.

6.10.5. Бланки, испорченные в приемных первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции, заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, передаются по акту в управление документационного обеспечения, где уничтожаются в установленном порядке, с отметкой в журнале учета, поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области.

6.10.6. Журнал учета, поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области включается в номенклатуру дел Правительства Ростовской области.

6.10.7. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, создаваемой Правительством Ростовской области. В случае обнаружения нарушений учета, хранения и использования бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

7. Особенности подготовки

и оформления отдельных видов документов

7.1. Протокол.

7.1.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и тому подобного. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями исполнительного органа и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Протокол оформляется в течение одного – трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

7.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «ДСП».

7.1.3. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;

заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется,  отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дату и номер протокола, которые пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

основную часть (текст) протокола;

подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

7.1.4. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола содержит запись о том что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 25 человек (список прилагается).

Лица, которых пригласили в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других органов власти и организаций. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании, если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения, печатаются от границы левого поля и формулируются с предлогом «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру.

Основная часть протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол);

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» последовательно указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Инициалы и фамилии выступающих печатаются с красной строки в именительном падеже. Содержание выступлений записывается в форме от третьего лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают». При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В части «ПОСТАНОВИЛИ:» (или «РЕШИЛИ:») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 

1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания;

1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и так далее.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: «доработать…», «поручить…», «проинформировать…».

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: «за – …, против –…, воздержалось –…», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись «Особое мнение Петрова А.А. прилагается».

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

7.1.5. Порядковые номера присваиваются протоколам в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

7.1.6. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 23). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

7.1.7. Короткие протоколы, как правило, ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Короткий протокол включает инициалы, фамилии председателя (председательствующего) и секретаря, тему выступления, фамилии и инициалы выступающих (может быть краткая запись выступления), принятое решение.

7.2. Служебная переписка.

7.2.1. Служебные письма изготавливаются на стандартных бумажных бланках и (или) в форме электронных документов и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении.

7.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронных документов с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 16.

При подготовке проектов представлений Губернатора Ростовской области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности.

7.2.3. Проект служебного письма в системе «Дело» создается исполнителем в электронном виде, подготовленном на основе электронного шаблона. Подготовленный электронный документ направляется на согласование. Согласованный проект документа в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресату подписывается либо электронной подписью, либо собственноручной подписью соответствующего подписанта.

Служебные письма на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если они адресованы в организации, не являющиеся участниками межведомственного электронного документооборота.

Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в системе «Дело» при наличии заполненной регистрационной карты, прикрепленного(ых) файла(ов) документа и указанных в тексте приложений.

Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа, в зависимости от принадлежности адресата документа.

Неотъемлемой частью электронного служебного письма является регистрационная карта, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткое содержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.

При необходимости применяются пометки «Срочно», «ДСП».

В поле регистрационной карты «Краткое содержание» необходимо кратко и точно раскрыть основную смысловую нагрузку документа.

Если подготовленное в системе «Дело» служебное письмо является ответом на поступивший через систему «Дело» электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе «Дело» связывается с регистрационной картой письма-запроса.

При наличии нескольких исполнителей по документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и других документов) в установленные сроки.

Исполнитель обязан контролировать в системе «Дело» ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

Для рассылки документа на бумажном носителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит список рассылки с почтовыми адресами.

Отправка подготовленных исполнителем служебных писем на бумажном носителе производится отделом делопроизводства при наличии необходимого количества копий и списка рассылки (при необходимости), подготовленных исполнителем.

Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».

7.2.4. Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма первыми заместителями Губернатора Ростовской области или заместителями Губернатора Ростовской области к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или руководителя исполнительного органа Ростовской области, а в случае подписания письма Губернатором Ростовской области к вышеперечисленным визам добавляется виза первого заместителя Губернатора Ростовской области или курирующего заместителя Губернатора Ростовской области.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в министерстве финансов Ростовской области или в управлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области в соответствии с распределением их обязанностей и компетенцией.

Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правового акта Ростовской области, визируются в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области.

7.2.5. Если служебное письмо содержит приложение, отметка о приложении оформляется согласно пункту 3.3.16 Инструкции.

7.2.6. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке. Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

7.2.7. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или наименование города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

в правом верхнем углу письма печатаются наименование города и дата отправления, например: Москва, 12 января 2023 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2023 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: «Уважаемый господин Министр»). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и так далее), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и наименование города.

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.

Например:

Господину _____________________

Председателю правления фонда _____________________

г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

Его Превосходительству

господину _____________________

Чрезвычайному

и Полномочному Послу

Официальное наименование страны

г. Москва

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например: «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, наименование города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Директор!

Уважаемый господин Сенатор!

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ.

Например:

«На Ваше письмо от … числа».

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.

Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»).

7.3. Телеграмма.

7.3.1. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Отдел делопроизводства осуществляет отправку правительственных и правительственных международных телеграмм.

7.3.2. Телеграммы на отправку принимаются сотрудниками отдела делопроизводства заблаговременно (поздравительные телеграммы на весь месяц принимаются за 2-3 дня до начала месяца, телеграммы соболезнования – день в день). Телеграммы передаются по реестру, с указанием адресата, адреса и общего количества переданных телеграмм (приложение № 24). Телеграммы должны быть оформлены с отметкой об их категории, с адресом, текстом и подписью Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами (приложение № 25).

Для последующей отправки телеграммы подготавливаются в бумажном и электронном виде согласно шаблону, представляемому отделом делопроизводства (прописные буквы, кегль 11). Подготовка телеграмм за подписью Губернатора Ростовской области осуществляется пресс-службой Губернатора Ростовской области. Телеграммы за подписью первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами оформляются приемными самостоятельно.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области, округа и района, на территории которого находится населенный пункт, указывается в родительном падеже. Наименование организации указывается в именительном падеже, фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже.

Текст телеграммы должен быть кратким В тексте телеграммы буква «ё» заменяется буквой «е», буква «ъ» заменяется буквой «ь», знак «–» (тире) пишется слитно с предыдущим словом. В адресе не может присутствовать знак «№», он заменяется сочетанием букв «НР», вместо кавычек используется комбинациях двух запятых («,,»). Восклицательный знак в электронной версии текста телеграммы должен быть написан сокращенным словом «ВСКЛ».

Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области.

Правительственные телеграммы с датой вручения, выпадающей на государственные праздники и выходные дни, подлежат отправке в предшествующий рабочий день.

В случае, если телеграмма адресуется в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи, перед адресом проставляется отметка «почтой заказное».

Международные телеграммы подготавливаются пресс-службой Губернатора Ростовской области на русском и английском языках и передаются в отдел делопроизводства для создания реестра (приложение № 26) и последующей передачи на телеграф.

Отправка международных телеграмм за подписью первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами согласовывается с начальником управления документационного обеспечения

7.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в отдел делопроизводства, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При необходимости отправки телеграммы после 18:00, а также в праздничные и выходные дни отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области.

7.4. Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается посредством телефонной связи и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, где принята, и (или) руководителем которого она подписана (приложение № 27).

7.5. Факсимильное сообщение (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.

Разрешение на передачу документа дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области. Прием и передача документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи. Контроль за использованием аппаратов, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями.

7.5.1. Факсограмма подлежит первичной обработке и регистрации в случае наличия в ней следующих реквизитов:

адресант;

почтовый и электронный адрес адресанта;

регистрационный номер и дата;

текст;

должность и фамилия лица, подписавшего документ;

подпись.

7.5.2. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с пометкой «ДСП» и рукописные материалы;

документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;

ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и должностное лицо, его подписавшее.

7.6. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами плана являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 28).

7.7. Акт.

Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема — передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

7.7.1. При составлении акта используются реквизиты:

наименование исполнительного органа государственной власти – автора документа (если необходимо);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа;

гриф утверждения (если необходимо);

заголовок к тексту;

подпись.

Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

Заголовок к тексту акта формулируется с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопросы «о чем?» (акт технической комиссии о приеме работ …) или «чего?» (акт приема-передачи материальных ценностей). Заголовок к тексту печатается обычным шрифтом, располагается ниже реквизита «место составления (издания) документа», слева от границы левого поля.

7.7.2. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (правовой или локальный акт; факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен», с указанием должностей, наименований исполнительных органов Ростовской области, если составители являются представителями другого органа власти, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила …», «проверка показала …»).

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием на наличие особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

При необходимости акты подлежат утверждению.

7.7.3. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

7.8. Докладная, объяснительная, пояснительная, аналитическая и служебная записки.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями исполнительных органов или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.

Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию руководителя. Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ содержания проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю или вышестоящему органу документов.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст аналитической, докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

7.9. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение. Текст любого заявления начинается с сути вопроса, обращения («Прошу рассмотреть…», «Прошу перевести…»). Форма заявления – свободная. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом. Заявление подписывается собственноручно.

7.10. Стенограмма (аудиозапись).

Стенограмма – дословная запись устной речи во время докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи.

7.10.1. Стенограмма (аудиозапись) конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и тому подобного).

7.10.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

7.10.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

7.10.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела.

7.11. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей, с указанием даты визирования.

7.12. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.

Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом размером 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5.

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного или вступительного слова.

Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ содержания проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по сути вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное наименование, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:

важность и актуальность темы;

краткую характеристику проблем (достижений);

краткий перечень задач, которые будут поставлены;

обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

8. Применение, изготовление

и хранение печатей, штампов и ключей электронных подписей

8.1. Порядок применения печатей и штампов.

8.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

8.1.2. Применение гербовых печатей.

В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати:

«Губернатор Ростовской области» (размер 40 мм) – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальника отдела нормативных документов;

«Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – ставится на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела наград управления по кадровой работе Правительства Ростовской области;

«Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – ставится на служебных удостоверениях, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области – начальника отдела по работе с персоналом;

«Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – ставится на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела наград управления по кадровой работе Правительства Ростовской области;

«Правительство Ростовской области» (размер 40 мм) – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях, доверенностях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, должностными лицами, которым Губернатор Ростовской области делегировал право подписи, хранится у заместителя начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальника отдела нормативных документов. Печать также ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных  документах Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы;

«Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности;

«Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – ставится на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области – начальника отдела по работе с персоналом.

Гербовые печати применяются также в случаях, предусмотренных правовыми актами Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.

8.1.3. Применение негербовых печатей.

Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся:

«Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках, на документах отдела;

«Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, распоряжениях заместителя Губернатора Ростовской области, на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов, начальником отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, а также на копиях документов, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы;

«Управление по мобилизационной работе» – на документах управления по мобилизационной работе;

«Социально-хозяйственный отдел» – на документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела Правительства Ростовской области;

«Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области;

«Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, наградами Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области;

«Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;

«Отдел защиты государственной тайны» – на документах, регламентирующих работу отдела защиты государственной тайны;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 1» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую отделом защиты государственной тайны, на сброшюрованных документах;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 2» – на учтенных листах, пакетах, реестрах на отправляемую корреспонденцию;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 3» – на карточках – допусках;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 4» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области;

«Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи;

«Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи;

«Управление по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области» – на документах управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области;

«Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Ростовской области» – на документах комиссии по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Ростовской области.

8.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на подписанных в установленном порядке копиях документов, на поздравительных адресах, открытках и телеграммах.

Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.

8.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы (приложение № 29).

8.2. Изготовление печатей и штампов.

8.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.

8.2.2. Заявка на изготовление печатей и штампов, к которой прилагаются описание и образцы, регистрируется в системе «Дело» и направляется с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами в социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области, управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

8.2.3. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения в специальном журнале (приложение № 30) и выдаются под подпись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность.

8.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области.

8.2.5. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения.

8.2.6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия.

8.2.7. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.

8.3. При передаче электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами по системе «Дело» и МЭДО в Правительстве Ростовской области и структурных подразделениях используется усиленная квалифицированная ЭП на основании Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

8.3.1. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определенных правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.

8.3.2. Ключ ЭП является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9. Организация документооборота

9.1.  Принципы организации документооборота.

9.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

входящие – поступающие документы;

исходящие – отправляемые документы;

внутренние – документы, разрабатываемые в структурных подразделениях Правительства Ростовской области и не направляемые за пределы Правительства Ростовской области.

Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

распределение документов по документопотокам;

однократность регистрации документов;

централизация операций по приему и отправке документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

9.1.2. Порядок прохождения документов на бумажных носителях, электронных документов, операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.

9.1.3. В Правительстве Ростовской области также используются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РК. При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа:

для электронных документов: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);

для электронных копий документа на бумажном носителе: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1).

Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

9.2. Организация доставки документов.

9.2.1. Доставка документов, адресованных Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области, министру по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителям руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи, посредством различных видов электронной связи, а также нарочными, курьерами, гражданами.

Посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий. Работники отдела делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства) принимают документы под подпись.

С помощью технических средств связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения, сообщения электронной почты, электронные документы по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), электронные сообщения, поступающие через официальный сайт Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также сервис «Электронная приемная Ростовской области».

9.2.2. Корреспонденция, направленная по почте, поступает в отделение почтовой связи, откуда забирается работниками отдела делопроизводства под подпись в реестре, с указанием фамилии, даты и времени получения.

При приеме корреспонденции от нарочных и курьеров в разносной книге (реестре) отправителя ставится подпись работника, принявшего документ или на втором экземпляре (копии) документа ставится штамп Правительства Ростовской области с указанием даты приема документа.

При приеме документов от граждан по их просьбе на копии обращения указывается телефон для справок 8(863) 240-55-26.

Документы, поступающие фельдъегерской связью в адрес Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области, доставляются непосредственно в отдел защиты государственной тайны. Работник отдела делопроизводства получает фельдъегерскую почту, расписывается в описи, сверяя корреспонденцию по количеству, адресатам. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи.

Телеграммы, адресованные Губернатору Ростовской области и должностным лицам Правительства Ростовской области поступают провайдеру цифровых услуг и по мере поступления передаются работникам отдела делопроизводства под подпись, с проставлением даты и времени приема.

Телеграммы, поступившие по окончании рабочего дня (после 18:00 и после 16:45 в пятницу), принимаются работниками ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области. В начале следующего рабочего дня данные телеграммы передаются работнику отдела делопроизводства для организации дальнейшей работы.  

9.2.3. Электронные сообщения, поступающие на официальный адрес электронной почты Правительства Ростовской области, принимаются в работу работниками отдела делопроизводства в соответствии с Инструкцией. Обращения граждан в соответствии с пунктом 2.3 раздела 2 Порядка организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области, утвержденного постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 № 555, поступившие на официальный адрес электронной почты Правительства Ростовской области, к рассмотрению не принимаются.

9.2.4. Обращения граждан и организаций в форме электронного документа направляются в Правительство Ростовской области путем заполнения специальной формы сервиса «Электронная приемная Ростовской области» на официальном сайте Правительства Ростовской области (https://letters.donland.ru/). Поступающие таким образом сообщения регистрируются автоматически в системе «Дело» и принимаются в работу работниками управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

Обращения граждан в письменной форме, письма сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, регистрируются отделом делопроизводства в системе «Дело» путем создания РК с прикрепленным файлом электронной копии обращения в письменной форме и направляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области для дальнейшей организации  работы. Оригиналы на бумажном носителе зарегистрированных обращений в письменной форме передаются по реестру с указанием РК в системе «Дело» (приложение № 31) в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

Обращения граждан и организаций, поступающие по системе МЭДО из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации,  федеральных министерств и ведомств, других субъектов Российской Федерации регистрируются работниками отдела делопроизводства в системе «Дело» и направляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области для организации работы.

9.2.5. Электронные документы и электронные копии документов, поступающие посредством системы МЭДО, в том числе документы с пометкой «ДСП», регистрируются работниками отдела делопроизводства с использованием системы «Дело» и им присваиваются входящие регистрационные номера с учетом общей (единой) регистрации входящей корреспонденции в пределах календарного года.

Дальнейшая работа с электронными документами – их рассмотрение, подготовка резолюций (поручений), подписание резолюций (поручений), доведение до исполнителей, подготовка ответов, введение отчетов об исполнении, списание в дело – осуществляется только с использованием системы «Дело» без создания копий электронных документов на бумажном носителе.

При необходимости или по поручению должностного лица или руководителя документ может быть распечатан на бумажном носителе, но в дальнейшем такая копия электронного документа в соответствующее дело по номенклатуре дел не приобщается.

Поступившая в адрес Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области международная корреспонденция на иностранном языке направляется для организации процедуры перевода в министерство экономического развития Ростовской области. После перевода указанная корреспонденция и текст на русском языке передаются в отдел делопроизводства для организации дальнейшей работы с документами в соответствии с Инструкцией.

9.2.6. Документы, поступившие в исполнительные органы Ростовской области от органов и организаций, требующие рассмотрения Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора и заместителями Губернатора, регистрируются в системе «Дело» за подписью или заместителя министра, курирующего вопросы делопроизводства, или начальника структурного подразделения исполнительного органа, отвечающего за делопроизводство, и направляются в адрес начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области для дальнейшей организации работы с документами. 

Служебная корреспонденция, адресованная Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора и заместителям Губернатора, поступившая в бумажном или электронном виде в структурные подразделения Правительства Ростовской области, передается в отдел делопроизводства по реестру (приложение № 32), подписанному руководителем структурного подразделения, для дальнейшей регистрации. При наличии приложения большого объема оно может быть передано в отдел делопроизводства в электронном виде с соответствующей пометкой о передаче в реестре.

9.3. Прием и первичная обработка поступающих документов на бумажном носителе.

9.3.1. Все поступающие документы (независимо от способа их доставки) в адрес Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области проходят первичную обработку и распределение в отделе делопроизводства.

Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства адресованная, непосредственно работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, работниками отдела делопроизводства раскладывается для передачи адресатам по индивидуальным ячейкам, находящимся в отделе. Работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны не реже одного раза в день проверять наличие адресованной структурным подразделениям корреспонденции в индивидуальных ячейках и забирать под подпись для дальнейшей работы и регистрации в структурном подразделении самостоятельно.

Корреспонденция, адресованная в исполнительные органы Ростовской области, принимается и регистрируется ими самостоятельно.

9.3.2. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность адресования и доставки документов.

Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются для проверки комплектности и целостности  документов, а также наличия указанных в них приложений.

Ошибочно  доставленная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается отправителю. При этом на конверте проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная».

Почтовые отправления, имеющие странный запах или цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику управления документационного обеспечения.

9.3.3. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении самого документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый тремя работниками отдела делопроизводства. При регистрации такого документа в РК в системе «Дело» в поле «Примечание» делается отметка об имеющихся повреждениях.

Один экземпляр акта высылается отправителю, второй вместе с входящим документом передается на регистрацию (если регистрация возможна) и остается в отделе делопроизводства.

9.3.4. Конверты (пакеты, упаковка) являются неотъемлемой частью входящих документов. После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.

Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), не вскрываются, на конверте (пакете) проставляется штамп «Управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области», на котором указывается дата поступления, и он передается непосредственно адресату.

Если при вскрытии конверта обнаруживается отметка «Лично» на самом документе, такой документ регистрируется в рабочем порядке.

9.3.5. Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между первыми заместителями Губернатора Ростовской области и заместителями Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации.

9.4. Регистрация входящих документов.

9.4.1. Первичная обработка поступивших в Правительство Ростовской области документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые, не подлежащие регистрации, а также учитываемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и содержащие информацию, используемую в справочных целях.

Учитываются без регистрации:

конверты с отметкой «Лично», не подлежащие вскрытию;

приглашения на различные мероприятия (спектакль, концерт, спортивные матчи и тому подобное);

первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и другое).

Не учитываются и не регистрируются:

поздравительные открытки и телеграммы, соболезнования;

печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники, каталоги и тому подобное);

коммерческие предложения, поступившие без сопроводительных писем;

рекламные проспекты, каталоги и другие рекламные материалы, прейскуранты цен на товары и услуги.

9.4.2. Регистрация входящих документов, независимо от способа их доставки, осуществляется один раз в пределах выделенных документопотоков.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему «Дело». Регистрационный номер документа формируется автоматически системой «Дело», в соответствии с выбранной группой документов.

На каждом документе, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов (и электронных копий документов), в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется отметка (регистрационный штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. Штамп не должен наноситься на текстовую часть документа.

Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день. 

9.4.3. На корреспонденции, поступившей нарочными, курьерами, гражданами, до 15:00 текущего дня проставляется, при необходимости, штамп о получении с текущей датой поступления. На корреспонденции, поступившей после 15:00, проставляется штамп с датой следующего рабочего дня.

9.4.4. Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются и регистрируются незамедлительно.

9.4.5. Отделом делопроизводства производится регистрация документов, поступивших в Правительство Ростовской области по системе МЭДО, адресованных руководителям структурных подразделений, а также документов, поступивших в адрес руководителей исполнительных органов Ростовской области и руководителей органов местного самоуправления в Ростовской области, и направляются по системе «Дело» на исполнение в соответствующий  орган, структурное подразделение.

9.4.6. При регистрации входящего документа в системе «Дело» в РК документа вносятся следующие сведения:

регистрационный номер (входящий) поступления (проставляется автоматически);

дата поступления документа (проставляется автоматически);

корреспондент (орган, организация – автор документа);

регистрационный номер поступившего документа;

дата поступившего документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений);

файл документа (электронная копия документа);

вид доставки;

адресат;

содержание (заголовок к тексту).

Если входящий документ поступил на бумажном носителе, то для получения электронной копии документа он должен быть отсканирован. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа бумажного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты, входящего регистрационного номера. После этого документ сканируется и в РК прикрепляется электронная копия документа с приложениями (при их наличии).

Не сканируются и не прикрепляются к РК следующие документы:

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);

документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;

документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;

несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема;

документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м² или более 200 г/м²).

В случае, если к документу прилагаются электронные носители информации (флеш-карта, компакт-диск) и другие приложения, имеющие нестандартный формат (брошюра, книга, журнал, газета, плакат и так далее), работниками отдела делопроизводства они не тиражируются и передаются ответственному исполнителю.

9.4.7. При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

При получении документов по одному и тому же вопросу заполняются новые РК со ссылкой (связкой) на входящий номер и дату предыдущего документа.

9.4.8. Входящий документ, независимо от того, в какой форме он поступил (бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.

Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества, то работник отдела делопроизводства имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа.

Если документ содержит пометки «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то такой документ регистрируются, невзирая на его неудовлетворительное качество, о чем делается соответствующая отметка в РК в «Примечании», и направляется в работу. 

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

сканировать страницы документа в правильной последовательности;

не сканировать повторяющиеся страницы;

не сканировать пустые (чистые) страницы;

не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней части которой указаны Ф.И.О. и телефон исполнителя документа;

при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы
скан-копии документа для удобства чтения.

Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов РК, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронной копии документа), не рассматриваются до устранения нарушений.

9.5. После регистрации документы, поступившие на бумажном носителе, направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области.

Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемными первых заместителей Губернатора Ростовской области, приемными заместителей Губернатора Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.

9.5.1. Документы на бумажных носителях (кроме обращений граждан в письменной форме) хранятся в отделе делопроизводства. В случае необходимости подлинник документа на бумажном носителе с приложениями, в том числе и на материальных носителях, получает ответственный исполнитель в отделе делопроизводства. При наличии нескольких исполнителей остальные соисполнители знакомятся с содержанием документа в системе «Дело».

9.6. Регистрация документов, имеющих ограничительную пометку.

9.6.1. При регистрации документов с пометкой «ДСП», поступивших по МЭДО, РК формируется автоматически с отметкой об ограничении доступа «ДСП» и присвоением входящего регистрационного номера с учетом общей (единой) регистрации входящей корреспонденции с пометкой «ДСП». Все поступившие файлы подкрепляются в карточку автоматически. Работником отдела делопроизводства проверяются реквизиты документа в соответствии с прикрепленным файлом, наличие пометки «Для служебного пользования» на электронном документе, наличие приложений и их соответствие записям в основном документе (сопроводительном письме).

9.6.2. Входящая корреспонденция с пометкой «ДСП», поступившая по системе МЭДО, адресованная руководителям исполнительных органов Ростовской области и руководителям органов местного самоуправления Ростовской области, регистрируется в группе «Входящая по МЭДО (ДСП)». При регистрации в данной группе документов РК формируется с автоматическим присвоением регистрационного номера и отметки об ограничении доступа «ДСП». Работником отдела делопроизводства проверяются реквизиты в соответствии с прикрепленным файлом и сверяется количество приложений. После регистрации РК автоматически поступает в кабинет руководителя исполнительного органа, органа местного самоуправления для дальнейшей работы.

9.6.3. Документы на бумажных носителях, имеющие пометку «ДСП» и адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области, министру по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителям руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области регистрируются в отделе делопроизводства в системе «Дело».

При регистрации входящего документа с пометкой «Для служебного пользования», поступившего на бумажном носителе, работниками отдела делопроизводства в системе «Дело» создается РК с автоматическим ограничением доступа «ДСП». Процедура регистрации проходит аналогично регистрации документа на бумажном носителе без пометки «ДСП» в соответствии с пунктом 9.4.6 настоящей Инструкции.

При наличии приложений в виде диска (флеш-накопители, жесткие и магнитные диски, CD-R, DVD-R и т.д.), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, а также сшивов, заверенных и скрепленных печатью, приложений в формате А3, а также  телефонных справочников и иных объемных приложений в РК вносится сопроводительное письмо, а приложения вместе с документом передаются конечному исполнителю в отделе делопроизводства через журнал учета ДСП документов.

9.6.4. Зарегистрированные документы направляются на рассмотрение и внесение резолюции, по системе «Дело», в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции, заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области и руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области.

После внесения резолюции рассылка документов исполнителям обеспечивается помощниками (работниками) приемной Губернатора Ростовской области, приемных первых заместителей Губернатора Ростовской области, приемных заместителей Губернатора Ростовской области, приемной министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции, приемными заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области и руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию с использованием системы «Дело».

Вся дальнейшая работа с документами осуществляется в системе «Дело».

9.6.5. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации о награждении, имеющие пометку «Для служебного пользования», поступившие по МЭДО и на бумажном носителе, регистрируются в системе «Дело» и направляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

9.6.6. Поступившие федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, в том числе и имеющие пометку «Для служебного пользования» по МЭДО и на бумажном носителе, регистрируются работниками отдела делопроизводства и направляются по системе «Дело» в правовое управление при Губернаторе Ростовской области.

9.6.7. Решения Президента Российской Федерации по ходатайствам о помиловании лиц, осужденных за уголовные преступления, а также лиц, отбывших назначенное судом наказание и имеющих неснятую или непогашенную судимость (указы о помиловании, а также письма с сообщениями об отклонении ходатайств о помиловании), регистрируются в системе «Дело». В РК прикрепляется только скан сопроводительного письма, сами документы по помилованным лицам передаются в отдел по вопросам помилования Правительства Ростовской области.

9.7. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с даты их регистрации до передачи на исполнение устанавливаются Регламентом Правительства Ростовской области.

Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.

9.8. Организация работы по регистрации и отправки документов.

9.8.1. Отделом делопроизводства осуществляется отправка документов, в том числе имеющих пометку «ДСП», подписанных Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, министром по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителями руководителя аппарата, руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области, а также документов по обращениям граждан. Уведомления гражданам о рассмотрении  обращений, поступивших по электронной почте, направляются адресату в электронном виде работниками управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, с помощью средств электронной связи, по системе МЭДО. Отправка документов по системе МЭДО осуществляется в соответствии со списками, формируемыми министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

При отправке документов фельдъегерской связью исполнитель оформляет РК, проставляет вид отправки и передает документ на бумажном носителе в отдел делопроизводства. Специалист отдела делопроизводства делает соответствующую отметку в РК в системе «Дело», упаковывает в оформленный конверт и передает в отдел защиты государственной тайны под подпись.

Решение о способе доставки документа, вид почтового отправления (простое, заказное), а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель по согласованию с непосредственным руководителем.

 На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.

Уведомления заявителям о рассмотрении обращения и обращения, переадресованные по компетенции, принимаются на отправку от работников управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области под подпись по реестру, утвержденному постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 № 555. В случае, если в РК в системе «Дело» отсутствует адресат, не полностью указан почтовый адрес получателя или отсутствует индекс почтового отделения адресата, такие отправления возвращаются работнику управления по работе с обращениями граждан и организаций для уточнения по реестру возврата (приложение № 33)

9.8.2. Работник отдела делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов: регистрационный номер, дату, полное наименование органа, организации, их адрес, наличие приложений, отметку об исполнителе. В случае отправки на бумажном носителе также проверяет соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Производит сортировку документов по виду почтового отправления. 

Отправка документов фиксируется в системе «Дело».

9.8.3. Регистрация и подготовка электронных документов и электронных копий документов к отправке по системе МЭДО осуществляется исполнителем документа. При регистрации исходящего электронного документа или электронной копии документа для его отправки исполнитель выбирает вид документа, проставляет вид отправки «МЭДО», не проставляет дату отправки. После этого РК документа попадает в отдел делопроизводства, для дальнейшей отправки адресату. Исполнитель отслеживает получение и регистрацию документа адресатом.

Перед отправкой документа по МЭДО сотрудник отдела делопроизводства проверяет графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении ( в случае, если они не были сформированы при регистрации документа).

9.8.4. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем структурного подразделения) списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительным письмом (исключения могут составлять копии распорядительных документов).

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

Неправильно оформленные документы, в том числе для отправки по системе МЭДО, и корреспонденция не служебного характера, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

9.8.5. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

9.8.6. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки до 14:00 отправляется текущим днем, поступившая после 14:00, кроме телеграмм, срочной корреспонденции и документов, отправляемых по МЭДО, отправляется следующим рабочим днем.

9.9. Организация работы регистрации и отправки документов с пометкой «ДСП».

9.9.1. Порядок подготовки исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» включает в себя: составление, согласование, утверждение и подписание проекта документа, регистрацию, тиражирование и отправку документа.

Документы с пометкой «ДСП» могут готовиться как в форме электронного документа (с использованием электронного шаблона), так и на бумажном носителе (бланки документов или бумага формата А4).

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными  органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Правительства Ростовской области (внутреннее согласование), отслеживание получения документа,  возлагается на исполнителя документа.

9.9.2. При оформлении документа с использованием системы «Дело» в РКПД исполнитель прикрепляет файлы (электронный документ или электронную копию документа), прописывает краткое содержание, проставляет адресата, количество листов основного документа и приложений, направляет проект на согласование и подпись.

Подготовленный электронный документ и(или) электронная копия документа к отправке по системе «Дело» или МЭДО после его подписания направляется на регистрацию в отдел делопроизводства.

9.9.3. При регистрации документа, предназначенного для отправки по системе МЭДО или «Дело» в РК формируются следующие сведения: регистрационный номер документа, элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

При регистрации присваивается исходящий номер с учетом общей регистрации исходящих документов ДСП и классификатором.

После регистрации РК документ направляется в соответствии с выбранными адресатами.   

9.9.4. Документы на бумажном носителе с пометкой «ДСП» для регистрации и отправки в отдел делопроизводства передаются исполнителем.

Зарегистрированные документы с пометкой «ДСП» на бумажном носителе направляются заказной корреспонденцией.

9.10. Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области.

9.11. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

9.12. Законченные делопроизводством дела на бумажных носителях остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив.

Электронные документы списываются в электронную номенклатуру дел в системе «Дело» и по истечении сроков хранения, определенных номенклатурой дел, выделяются к уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов.

Завершенные делопроизводством документы постоянного срока хранения передаются и в дальнейшем хранятся в системе хранения документов в ведомственных архивах (архивах организаций) (далее – система «Архивное дело»).

В системе «Архивное дело» хранятся:

электронные документы постоянного хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет);

электронные копии документов постоянного хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет), полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

9.13. Архивом Правительства Ростовской области осуществляются:

сохранность документов, выдача документов во временное пользование работникам Правительства Ростовской области;

организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

В своей работе архив Правительства Ростовской области руководствуется положением об архиве Правительства Ростовской области, согласованным с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области и утвержденным заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.

9.14. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа.

10. Учет объема документооборота

10.1. Учет объема документооборота ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.

При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным системы «Дело».

10.2. За единицу учета объема документооборота принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа, например, второй экземпляр исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печатании и копировании (тиражировании). Копии документов  учитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.

Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.

11. Организация документооборота в делопроизводстве

Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни).

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Правительства Ростовской области и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов (если копия – единственный экземпляр документа или если она необходима для организации деятельности подразделения).

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе «Примечания» делается отметка «ЭД»).

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.

11.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 34) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение № 35).

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.

11.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее – сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

11.1.6. Созданная в электронном виде в системе «Дело» сводная номенклатура дел подписывается начальником управления документационного обеспечения, согласовывается с экспертной комиссией по оценке важности документов Правительства Ростовской области (далее – экспертная комиссия),  экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.

Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области  один раз в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры Правительства Ростовской области сводная номенклатура дел составляется заново и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

11.1.7. Утвержденная сводная номенклатура дел рассылается в электронном виде в системе «Дело» в структурные подразделения Правительства Ростовской области для дальнейшего ее использования в работе.

Кроме того, сводная номенклатура дел с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, направляется министерству цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области с целью внесения в электронном виде в системах «Дело» и «Архивное дело».

11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в бумажном виде в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства Ростовской области. Четвертый – в Государственном архиве Ростовской области.

11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений Правительства Ростовской области. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства Ростовской области.

11.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Ростовской области.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

11.1.12. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 сводной номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ростовской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

12-05,

где:

12 – обозначение структурного подразделения;

05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал, дело) или разновидности документов, включенных в дело (протоколы, приказы); наименование государственного органа (Правительство Ростовской области) или структурного подразделения, должностного лица, создавшего документ (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты), указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее).

Например:

Документы

о проведении проверок организации работы

по профилактике коррупционных и иных правонарушений

в исполнительных органах Ростовской области (планы, запросы, справки)

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются).

Например:

Документы

к протоколам заседаний научно-технического совета

Протоколы

производственных совещаний

при генеральном директоре и документы к ним

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например:

Переписка

с образовательными организациями

о повышении квалификации работников

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

Протоколы

заседаний дирекции

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка

руководителя с федеральными органами

исполнительной власти по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка

управления об организации семинаров и совещаний

по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка

отдела с ГУП РО «Редакция газеты «Наше время»

по профильным вопросам деятельности

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка

Губернатора с главами администраций

городов и районов области по основным направлениям деятельности

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка

управления с администрацией

Азовского района о выполнении поручений Губернатора

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Квартальные планы работы управления

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, а в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество дел» сводной номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» сводной номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей по действующему перечню.

В графе 5 «Примечание» сводной номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2000 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения, исполнительные органы Ростовской области для продолжения.

Если дело формируется в системе «Дело» и включает электронные документы (ЭД), в графе «Примечание» проставляется отметка «ЭД». Для дел постоянного хранения, формирующихся в системе «Дело» в графе «Примечание» делается отметка: ЭД и на бумажном носителе.

11.1.13. Если в течение года в Правительстве Ростовской области возникают новые документированные участки работы, по которым дела не включены в сводную номенклатуру дел за текущий год, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

11.1.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись в каждом структурном подразделении, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

11.2. Формирование и оформление дел.

11.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Дела формируются в Правительстве Ростовской области, как правило, в структурных подразделениях.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся в форме электронных документов и на бумажном носителе с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления документов.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

11.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре, приложения помещаются вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм, телеграмм на общих основаниях; в дело не  должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные; в дело включают по одному экземпляру каждого документа; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

11.2.5.  Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти акты дела. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Резолюции руководителей, визы, составленные на отдельных листах, размещают перед документом, к которому они относятся.

Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления Правительства Ростовской области, распоряжения Правительства Ростовской области и распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату), распоряжения заместителей Губернатора Ростовской области группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Правительства Ростовской области.

11.2.6. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера листов дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи управления документационного обеспечения.

11.2.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 36); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 37); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 38); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Правительство Ростовской области» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается наименование структурного подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Ростовской области; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Правительства Ростовской области, «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов.

11.3.1. Со дня заведения и до передачи в архив Правительства Ростовской области или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения дела хранятся по месту их формирования.

11.3.2. Руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

11.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре и заголовки дел.

12. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», после 10 лет ведомственного хранения, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.

12.1. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

12.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив Правительства Ростовской области.

12.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.

Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами.

12.1.3. Задачи, функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основании примерного положения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).

Экспертная комиссия рассматривает: сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области; описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области; описи дел по личному составу; акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе представленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области (приложение № 39).

12.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

12.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению архивных документов и дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному сроку хранению.

12.1.7. Описи дел составляются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области (приложение № 40).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

По этим описям документы передаются в архив Правительства Ростовской области.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»;

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

При составлении описи электронных дел в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела в Мб; примечания.

В составе описи электронных дел в системе «Дело» формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив Правительства Ростовской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив Правительства Ростовской области также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов). Описи дел структурных подразделений представляются в архив Правительства Ростовской области не ранее чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в  делопроизводстве. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления сводных описей дел Правительства Ростовской области.

Сводная опись дел Правительства Ростовской области постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, опись дел по личному составу составляется в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 41, 42).

12.1.8. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного срока хранения.

12.1.9. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Правительства Ростовской области с истекшими сроками хранения (приложение № 43).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г.).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), в системе «Дело» формируется акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению (приложение № 44).

Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

12.1.10. При первом упорядочении документов фонда составляется историческая справка к архивному фонду Правительства Ростовской области. При последующих обработках документов и составлении описей дел при передачи документов составляется предисловие.

12.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства Ростовской области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

12.2.1. В архив Правительства Ростовской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, с пометкой ЭПК, ЭК и по личному составу. Их передача производится только по сдаточным описям дел (приложение № 45).

12.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить в двухнедельный срок.

12.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника управления документационного обеспечения и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями работника архива и работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карты на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Передача электронных документов в архив Правительства Ростовской области производится на основании описей электронных дел по информационно — телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

12.3. Архив Правительства Ростовской области.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства Ростовской области.

12.3.1. Функциональную деятельность ответственного за архив Правительства Ростовской области осуществляет работник управления документационного обеспечения. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется методическими рекомендациями, утвержденными министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

12.3.2. В своей практической деятельности работник архива Правительства Ростовской области в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Правительства Ростовской области, Регламентом Правительства Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

12.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Правительства Ростовской области после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

12.3.4. Дела временного срока хранения (до 5 лет) передаче в архив Правительства Ростовской области не подлежат.

12.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства Ростовской области передаются на временное хранение документы управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области, управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области, контрольного управления при Губернаторе Ростовской области.

12.3.6. Передача дел в архив Правительства Ростовской области осуществляется ежегодно структурными подразделениями Правительства Ростовской области по графику, утвержденному первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.

12.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства Ростовской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Ростовской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

12.3.8. Документы, хранящиеся в архиве Правительства Ростовской области, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области с разрешения начальника управления документационного обеспечения под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним органам и организациям дела выдаются на основании их письменных мотивированных запросов с разрешения начальника управления документационного обеспечения.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

13. Копировально-множительные, типографские работы

13.1. Копировально-множительные работы.

13.1.1. Централизованное копирование документов производится в управлении документационного обеспечения.

Копированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Правительства Ростовской области.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

13.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 46).

Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.

Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником отдела делопроизводства. Заказы хранятся в управлении документационного обеспечения в течение одного года.

13.1.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.

13.1.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

13.1.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

13.1.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.

13.2. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.

13.3. Типографские работы выполняются в  соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным управлением документационного обеспечения на основе заявок руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области на очередное полугодие.

Каждый заказ регистрируется в управлении документационного обеспечения, согласовывается с заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 47). Управление документационного обеспечения передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под подпись выполненный заказ и передает готовую продукцию заказчику.

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области                                                           В.В.Лозин

Приложение № 2

к распоряжению

Правительства

Ростовской области

от 06.09.2023 № 842

ПЕРЕЧЕНЬ

распоряжений Правительства

Ростовской области, признанных утратившими силу

1. Распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области».

2. Распоряжение Правительства Ростовской области от 06.12.2017 № 705 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

3. Распоряжение Правительства Ростовской области от 27.06.2018 № 336 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

4. Распоряжение Правительства Ростовской области от 06.02.2019 № 56 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

5. Распоряжение Правительства Ростовской области от 28.03.2019 № 160 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

6. Распоряжение Правительства Ростовской области от 28.10.2019 № 717 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

7. Распоряжение Правительства Ростовской области от 06.04.2020 № 209 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

8. Пункт 2 приложения к распоряжению Правительства Ростовской области от 31.08.2020 № 694 «О внесении изменений в некоторые распоряжения Правительства Ростовской области».

9. Распоряжение Правительства Ростовской области от 05.03.2021 № 145 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

10. Распоряжение Правительства Ростовской области от 10.06.2021 № 420 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

11. Распоряжение Правительства Ростовской области от 13.09.2021 № 789 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области                                                          В.В. Лозин

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Росархива
от 25 декабря 2020 г. № 199

Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству
в государственных органах, органах
местного самоуправления

I. Общие положения

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

III. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

3.2. Основные понятия

3.3. Документирование управленческой деятельности

3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления

3.3.2. Бланки документов

3.3.3. Общие требования к изготовлению документов

3.3.4. Оформление реквизитов документов

3.3.5. Процедура подготовки документа

3.3.6. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления

3.3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

3.3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов) государственного органа, органа местного самоуправления

3.3.9. Положения, правила, инструкции

3.3.10. Протокол заседания (совещания)

3.3.11. Деловое (служебное) письмо

3.3.12. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

3.4.4. Регистрация поступающих документов

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

3.4.8. Отправка документов

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

3.5. Управление документами в системе электронного документооборота

3.6. Контроль исполнения документов

3.7. Работа исполнителя с документами

3.8. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления

3.8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

3.8.2. Формирование дел и их текущее хранение

3.8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

3.8.5. Передача дел на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение № 1. Термины и определения

Приложение № 2. Образцы бланков документов

Приложение № 3. Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления

Приложение № 4. Примерный перечень утверждаемых документов

Приложение № 5. Примерный перечень документов, заверяемых печатью

Приложение № 6. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

Приложение № 7. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

Приложение № 8. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации

Приложение № 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Приложение № 10. Образец оформления служебного письма

Приложение № 11. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов

Приложение № 12. Типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления

Приложение № 13. Форма номенклатуры дел структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления

Приложение № 14. Форма номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводной номенклатуры дел)

Приложение № 15. Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления

Приложение № 16. Порядок формирования дел в государственном органе, органе местного самоуправления, учета и хранения дел

Приложение № 17. Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)

Приложение № 18. Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения

Приложение № 19. Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел

Приложение № 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Приложение № 21. Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Приложение № 22. Форма обложки дела

Приложение № 23. Форма листа-заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

---

I. Общие положения

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Методические рекомендации) разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления.

Методические рекомендации предназначены для применения в качестве единой методической основы подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства), при разработке ими инструкций по делопроизводству государственных органов, органов местного самоуправления (далее – Инструкция по делопроизводству).

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).

3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2020, № 24 ст. 3740).

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454).

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2020, № 24, ст. 3751).

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 451; 2020, № 17, ст. 2701).

8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7).

9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257).

10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865; 2017, № 23, ст. 3310).

11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2015, № 29, ст. 4473).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2020, № 33 ст. 5389).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677).

17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2020, № 6, ст. 677).

18. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

19. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2017, № 29, ст. 4374).

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 38, ст. 5102; 2014, № 30, ст. 4316).

21. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный № 22304; Российская газета, 21 ноября 2011 г., № 261).

22. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442; Российская газета, 31 декабря 2014 г., № 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).

23. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 186, Федеральной службы охраны № 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.).

24. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 4 июля 2018 г. № 335 «Об утверждении методических рекомендаций по переходу органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации на использование отечественного офисного программного обеспечения, в том числе ранее закупленного офисного программного обеспечения» ([Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71895754/).

25. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 30 декабря 2019 г.).

26. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.

27. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018.

28. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. – М.: Стандартинформ, 2019.
     

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71^[1] (далее – Правила делопроизводства), с учетом положений настоящих Методических рекомендаций.

В соответствии с пунктом 1.8. Правил делопроизводства Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после ее согласования:

• федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства – Федеральным архивным агентством (Росархивом); согласование проектов инструкций по делопроизводству осуществляется в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293^[2];

• органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления ‒ с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями; согласование проектов инструкций по делопроизводству проводится в порядке, установленном правовым актом уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

При наличии у Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями (далее – архивное учреждение) замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в архивное учреждение.

Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями архивного учреждения и государственным органом, органом местного самоуправления в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом соответствующего архивного учреждения, направляемым в адрес государственного органа, органа местного самоуправления.

После согласования с архивным учреждением Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Утвержденная Инструкция по делопроизводству рассылается структурным подразделениям государственного органа, органа местного самоуправления.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после согласования изменений с архивным учреждением, за исключением изменений технического характера.

Пунктом 1.9 Правил делопроизводства предусмотрено, что в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться Инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления. Согласование таких инструкций по делопроизводству с архивным учреждением проводится в порядке, установленном Правилами делопроизводства для индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность выполнения делопроизводственных операций вне СЭД в случае ее неработоспособности и порядок их выполнения.

Государственные органы вправе разрабатывать типовые и/или примерные инструкции по делопроизводству для территориальных органов и подведомственных организаций, руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями.

III. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки и порядок применения.

В разделе «Общие положения» целесообразно отметить, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, совершенствования делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Правила делопроизводства, а также законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также положение о государственном органе, регламент государственного органа, устав муниципального образования и иные нормативные документы государственного органа, органа местного самоуправления.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству (предусматривается) отмечается, что:

• положения инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а СЭД, применяемая в государственном органе, органе местного самоуправления, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

• положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

• особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) государственного органа, органа местного самоуправления;

• требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления указывается включение/не включение положений, регулирующих порядок рассмотрения:

• обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций^[3];

• запросов юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа^[4];

• запросов граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг^[5].

В случае если Инструкцией по делопроизводству не регулируется порядок работы с указанными комплексами документов, в разделе «Общие положения» должно быть указано, какими нормативными актами в государственном органе, органе местного управления устанавливается порядок работы с данными комплексами документов.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть определено, что ответственность:

• за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности;

• за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на Службу делопроизводства или государственного (муниципального) служащего (работника) при ее отсутствии;

• за организацию работы с документами в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на руководителей данных подразделений либо лиц, исполняющих его обязанности;

• за ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель структурного подразделения), которые могут выполнять данные обязанности, в том числе в порядке совмещения.

Функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней. Должностные обязанности работников Службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

Разделом «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должны быть установлены общие требования к организации работы с документами, в частности:

• работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации;

• передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица;

• государственные (муниципальные) служащие, работники (далее – работники) структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

• перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).
   

3.2. Основные понятия

В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции по делопроизводству всеми работниками государственного органа, органа местного самоуправления в качестве самостоятельного раздела в инструкцию включается раздел «Термины и определения».

В раздел «Термины и определения» включаются термины, определения которых установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами^[6], а при их отсутствии, – терминологическими словарями^[7], а также термины, которые не имеют установленных определений, но которым Инструкцией по делопроизводству придается вполне определенное значение.

Термины, включаемые в Инструкцию по делопроизводству, подразделяются на:

• термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);

• термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент электронного правительства, Общественный совет, Контрольно-аналитическое управление и др.).

Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены в приложении № 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

Если в Инструкции по делопроизводству употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов и др.) и по количеству их более 3–5, составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного, перечень сокращений не составляется, а после первого употребления в тексте инструкции полного наименования вводится его сокращенное наименование, обозначенное словом (словами) или аббревиатурой, например:

«Департамент регионального развития (далее – ДРР) создан в соответствии с …».

или: «Департамент регионального развития (далее – Департамент) создан в соответствии с …».

«Положение о работе с обращениями граждан в … (далее – Положение) определяет порядок …».

3.3. Документирование управленческой деятельности

3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления

Правилами делопроизводства (пункт 2.1) установлено, что состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

Устанавливается также (пункт 2.2 Правил делопроизводства), что в государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления или иной информационной системе, в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.

СЭД государственного органа, органа местного самоуправления может поддерживать функцию создания электронных документов.

В соответствии с п. 2.8 Правил делопроизводства при создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов^[8], в том числе, интерактивные^[9], которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов включаются в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются отдельно в виде альбома шаблонов бланков и шаблонов (унифицированных форм) документов.
 

3.3.2. Бланки документов

Документы государственного органа, органа местного самоуправления на бумажном носителе изготавливаются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297 х 420 мм). Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки документов изготавливаются:

• в федеральных органах государственной власти и иных федеральных органах с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»^[10];

• в государственных органах субъектов Российской Федерации
  с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации;

• в органах местного самоуправления – с воспроизведением герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами.

Изготовление бланков на бумажном носителе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268^[11].

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа муниципального образования осуществляется по заказам государственного органа, органа местного самоуправления.

Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[12] и утверждаются в составе Инструкции по делопроизводству или в виде комплекта (альбома) бланков.

Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк постановления и др.) изготавливаются для тех видов документов, издание которых носит регулярный характер. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:

• порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов государственного органа, органа местного самоуправления;

• виды бланков;

• требования к изготовлению бланков;

• в необходимых случаях порядок учета бланков.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает три вида бланков документов^[13]:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк государственного органа, органа местного самоуправления^[14] включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации – автора документа»; 13 «Место составления (издания) документа».

Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения или бланк должностного лица, дополнительно указывается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» или, соответственно, 07 «Наименование должности лица – автора документа».

Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации – автора документа»; 08 «Справочные данные об организации», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 12 «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»; 15 «Адресат».

В бланках писем структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления дополнительно к перечисленным используется реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа», а в бланках писем должностных лиц – реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа».

Бланк конкретного вида документа государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации – автора документа»; 09 «Наименование вида документа», 13 «Место составления (издания) документа», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».

Если в государственном органе, органе местного самоуправления используется бланк конкретного вида документа структурного подразделения (должностного лица), в бланк дополнительно включается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа», или, соответственно, – реквизит 06 «Наименование должности лица – автора документа».

В зависимости от компетенции государственного органа, органа местного самоуправления и полномочий руководителя может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:

• бланк приказа;

• бланк указа;

• бланк постановления;

• бланк распоряжения;

• бланк указания;

• бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);

• бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления;

• бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления);

• бланк письма структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления;

• бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления для переписки с зарубежными корреспондентами;

• бланк(и) резолюций;

• бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления).

Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с приложением Б.1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, при продольном – выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа в соответствии с приложением Б.2 к ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Большая часть реквизитов бланка размещается в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», который располагается над реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа», частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).

В государственных органах, органах местного самоуправления субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – вверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами государственные органы, органы местного самоуправления могут использовать угловые бланки документов на русском языке и одном из иностранных языков (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на одном из иностранных языков – справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – реквизиты бланка на одном из иностранных языков). Образцы бланков документов государственных органов, органов местного самоуправления приведены в приложении № 2 к настоящим Методическим рекомендациям.

Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления вправе вести учет использования бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

• подразделение (работник), отвечающий за ведение учета использования бланков документов;

• форма журнала учета бланков;

• порядок выдачи бланков в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, возврата и уничтожения испорченных бланков.
   

3.3.3. Общие требования к изготовлению документов

Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, гарнитура (гарнитуры) шрифтов, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее^[15]:

• 20 мм – левое;

• 20 мм – верхнее;

• 20 мм – нижнее;

• 10 мм – правое.

В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля, в соответствии с порядком подготовки указанных актов (см. раздел 3.3.5.).

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: — 3 -) или слов «с.», «стр.» (страница).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров № 12, 13, 14^[16]. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты № 10, 11, 12.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

• реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик^[17];

• распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.

Текст документа, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, печатается через 1–1,5 межстрочных интервала^[18]. Это означает, что при составлении документов может использоваться межстрочный интервал (пробел) от одного до 1,5. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме «Множитель» и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов^[19] отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный, интервал между словами – один пробел^[20].

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

Электронные документы государственного органа, органа местного самоуправления должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать^[21]:

• создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

• открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

• сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

• создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

• открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

• сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1^[22].

Электронные документы, создаваемые в государственном органе, состоят из контента (содержания) и метаданных^[23].

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее – ЭРК).
 

3.3.4. Оформление реквизитов документов

Правилами делопроизводства (пункт 2.7.) установлено, что состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке документов, определен в разделе 4 стандарта:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); [Б]^[24]

02 – эмблема; [Б]

03 – товарный знак (знак обслуживания); [Б]^[25]

04 – код формы документа;

05 – наименование организации – автора документа; [Б]

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;[Б]

07 – наименование должности лица – автора документа; [Б]

08 – справочные данные об организации; [Б]

09 – наименование вида документа; [Б]

10 – дата документа; [<]

11 – регистрационный номер документа; [<]

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; [<]

13 – место составления (издания) документа; [Б]

14 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

21 – виза;

22 – подпись;

23 – отметка об электронной подписи;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о поступлении документа;

28 – резолюция;

29 – отметка о контроле;

30 – отметка о направлении документа в дело.

Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления (Приложение № 3 к настоящим Методическим рекомендациям).
 

3.3.5. Процедура подготовки документа

В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления, подлежат согласованию^[26]. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением – исполнителем.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 19, а виза – в соответствии с пунктом 20 приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника Службы делопроизводства (делопроизводителя структурного подразделения-исполнителя), с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 21 приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[27].

В соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства на документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты государственного органа, органа местного самоуправления, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением) или непосредственно руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 15 приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении № 4 к Методическим рекомендациям.

В соответствии с пунктом 2.12 Правил делопроизводства в необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или герба (геральдического знака) органа местного самоуправления). Примерный перечень документов, заверяемых печатью государственного органа, органа местного самоуправления приведен в приложении № 5 к настоящим Методическим рекомендациям.
 

3.3.6. Состав документов, образующихся в деятельности
государственного органа, органа местного самоуправления

Пунктом 2.13 Правил делопроизводства установлено, что особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцией по делопроизводству должен быть определен порядок подготовки проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, в соответствии с полномочиями государственного органа, органа местного самоуправления, определенными положением о нем, а также порядок подготовки организационно-распорядительных документов, создаваемых в целях реализации полномочий государственного органа, органа местного самоуправления и должностных лиц.

В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления государственных (муниципальных) услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами (законами субъекта Российской Федерации) и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность государственного органа, органа местного самоуправления государственный орган, орган местного самоуправления в пределах своей компетенции издает:

• правовые акты в форме постановлений, решений, приказов, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов, порядков и др.;

• индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме приказов, распоряжений;

• локальные нормативные акты, издаваемые в форме положений, правил, инструкций, регламентов, порядков и других документов;

• протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

• информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях государственный орган, орган местного самоуправления может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).
 

3.3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Система правовых актов, издаваемых (принимаемых) федеральными государственными органами, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, в соответствии с предоставленными им полномочиями, включает в себя законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты.

Правовые акты государственных органов, органов местного самоуправления издаются в форме нормативных правовых актов^[28] и индивидуальных правовых актов, правовые акты органов местного самоуправления издаются в форме муниципальных нормативных правовых актов и муниципальных правовых актов^[29].

К нормативному правовому акту предъявляются следующие требования:

1) принятие (издание) акта государственным органом, органом местного самоуправления в пределах его компетенции;

2) принятие (издание) акта в порядке и по форме, установленными законодательством;

3) обеспеченность реализации правовых предписаний акта;

4) согласованность акта с другими нормативными правовыми актами;

5) согласованность правовых норм одного и того же акта между собой;

6) соответствие акта установленным правилам юридической техники.

Нормативными правовыми актами могут быть утверждены программы, правила, положения, инструкции, регламенты, а также иные документы, являющиеся приложениями к нормативному правовому акту и его неотъемлемыми составными частями и обладающие равной с ним юридической силой.

Порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены нормативных правовых актов регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации; уставами муниципальных образований и иными муниципальными нормативными актами.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется государственными органами, органами местного самоуправления, имеющими соответствующие полномочия, в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

При составлении раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок подготовки нормативных правовых актов, учитываются положения следующих нормативных актов и методических документов:

• Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207);

• Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257);

• Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 2017, № 23, ст. 3310);

• постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.);

• постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 32, ст. 3335; 2015, № 12, ст. 1758);

• постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 19, ст. 2346; 2020, № 36, ст. 5618);

• постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2017, № 29, ст. 4374);

• приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. № 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 1 февраля 2010 г. № 07-07-86-2001; текст приказа опубликован не был);

• приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. № 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован Минюстом России 27 апреля 2020 г., регистрационный № 58222); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 27 апреля 2020 г.);

• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 г. № вн2-18/490).

При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации^[30].

Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, подготовки проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации представлены в приложениях № 6–8 к настоящим Методическим рекомендациям.

Государственные органы, органы местного самоуправления, их должностные лица разрабатывают и принимают нормативные правовые акты в пределах своей компетенции.

Государственный орган, орган местного самоуправления имеет право на издание нормативных правовых актов только определенных видов (указ, постановление, приказ и др.), закрепленное в Конституции Российской Федерации, федеральном законе, законе субъекта Российской Федерации, нормативном правовом акте органа местного самоуправления, ином нормативном правовом акте и только по тем вопросам, регулирование которых входит, соответственно, в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления.

Проект нормативного правового акта (далее – проект акта, проект) может быть разработан как:

• новый нормативный правовой акт;

• изменение нормативного правового акта.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными органами (организациями), если такое согласование предусмотрено законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

Согласование проекта нормативного правового акта проводится одним из следующих способов:

1) выражение в письменной форме согласия либо несогласия органа (организации) с соответствующим проектом нормативного правового акта с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;

2) визирование руководителем органа (организации) проекта нормативного правового акта (при наличии замечаний и предложений – их обоснование с приложением предлагаемой редакции проекта нормативного акта или его отдельных положений).

Согласование проекта нормативного правового акта производится в сроки, установленные, соответственно, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами.

Нормативный правовой акт должен содержать:

1) указание на форму (вид) акта;

2) наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет регулирования;

3) подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт;

4) дату, место принятия (издания) и номер акта.

В случае необходимости в нормативный правовой акт может включаться преамбула (введение), определяющая его цели и задачи.

Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не включаются.

Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не нумеруется.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Статья может подразделяться на части, имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.

В иных нормативных правовых актах правовые предписания излагаются в виде пунктов. Пункты могут подразделяться на подпункты.

Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных правовых актов могут объединяться в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы.

Термины употребляются в нормативном правовом акте в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

В нормативном правовом акте наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами, положениями, иными учредительными документами, решениями о создании, переименовании и другими правовыми актами.

Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых предписаний либо избежать повторений.

Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой норме.

Ссылки в нормативных правовых актах на недействующие правовые акты не допускаются.

Внесение изменений в нормативный правовой акт, признание нормативного правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном для принятия самого нормативного правового акта.

Федеральные министерства, осуществляя функции по нормативно-правовому регулированию в установленных сферах деятельности, издают нормативные правовые акты. Виды принимаемых федеральным министерством актов устанавливаются федеральным законодательством.

Федеральная служба и федеральное агентство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (далее – Правила подготовки нормативных правовых актов), утвержденными Правительством Российской Федерации^[31] и с учетом Разъяснений о применении Правил, утвержденных Министерством юстиции Российской Федерации^[32].

Федеральные органы исполнительной власти, в соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов, в пределах своих полномочий издают нормативные правовые акты в виде постановлений, приказов, правил, инструкций и положений.

На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти.

Структурные подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации не вправе издавать нормативные правовые акты.

В соответствии с пунктом 3 Правил подготовки нормативных правовых актов нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт создаются на бумажном носителе или в форме электронных документов, за исключением случаев, когда проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт содержат сведения, составляющие государственную тайну.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Проект нормативного правового акта подлежит обязательному предварительному обсуждению на заседаниях общественных советов при федеральных органах исполнительной власти (при наличии указанных советов) в случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти»^[33].

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованию и вступают в силу в порядке, установленном законодательством Российской Федерации^[34].

Требования к документам, используемым при предоставлении государственных и муниципальных услуг, устанавливаются в административных регламентах, разрабатываемых на основе Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и соответствующих правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации^[35].

Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации издаются по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также вне пределов ведения Российской Федерации и полномочий Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Система нормативных правовых актов органов государственной власти, субъекта Российской Федерации устанавливается в конституции (уставе) субъекта Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Федеральным законом «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»^[36].

Законодательные (представительные) органы государственной власти субъектов Российской Федерации принимают конституции (республики) и уставы (края, области, города федерального значения, автономная область, автономные округа), а также законы субъекта Российской Федерации.

Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) издает указы (постановления) и распоряжения.

Субъекты Российской Федерации вправе принимать законы о правовых актах, в которых определяются виды нормативных правовых актов, устанавливаются общие требования к их подготовке, оформлению, принятию, опубликованию и вступлению в силу.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 ноября 2000 г. № 904 «Об утверждении Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации» конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты органов законодательной (представительной) власти субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации), органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (государственных советов, правительств, кабинетов министров, администраций, мэрий, министерств и иных органов), затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, включаются в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, ведение которого осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации.

Заключения Министерства юстиции Российской Федерации по результатам правовой и антикоррупционной экспертиз указанных актов включаются в федеральный регистр в качестве дополнительных сведений.

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» органы местного самоуправления издают муниципальные правовые акты. В систему муниципальных правовых актов входят^[37]:

1) устав муниципального образования;

2) правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан), нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

3) правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования;

4) глава муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных уставом муниципального образования и решениями представительного органа муниципального образования, издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования в случае, если глава муниципального образования является председателем представительного органа муниципального образования; в случае, если глава муниципального образования является главой местной администрации, он издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.

5) председатель представительного органа муниципального образования издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования.

Иные должностные лица местного самоуправления издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.

При подготовке нормативных правовых актов в государственных органах субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления учитываются требования, установленные законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающим порядок подготовки нормативных правовых актов, раскрывается:

• порядок оформления проекта акта;

• состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;

• порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;

• процедура согласования проекта;

• порядок принятия акта (подписания, утверждения) или порядок представления проекта акта в вышестоящий исполнительный орган или представительный орган.

Государственные органы, органы местного самоуправления вправе разрабатывать и утверждать отдельные нормативные документы (правила, положения), устанавливающие порядок подготовки нормативных правовых актов (муниципальных правовых актов), включая правила их оформления, согласования, принятия (утверждения), опубликования.
 

3.3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов)
государственного органа, органа местного самоуправления

В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных законодательством Российской Федерации, государственные органы, органы местного самоуправления, должностные лица в пределах своей компетенции издают правовые акты в форме правил, положений, инструкций, регламентов, порядков и др., а также индивидуальные правовые акты в форме указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений (далее – распорядительные документы).

Распорядительные документы издаются по вопросам основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам^[38]:

• назначения, перемещения или освобождения от должности, командирования, награждения орденами и медалями, присвоения почетного или воинского звания, премирования, назначения персональной пенсии, закрепления жилых и нежилых помещений и предоставления льгот и преимуществ конкретным лицам и др.;

• действие которых исчерпывается однократным применением;

• оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

• созыва совещаний, конференций, съездов и др.;

• сооружения памятников, бюстов, монументов;

• строительства и реконструкции конкретных зданий, сооружений предприятий и пуске их в эксплуатацию;

• выделения материалов, машин, оборудования, товаров, изделий; о выделении и разрешении расходовать денежные средства на проведение конкретных мероприятий;

• отсрочки погашения задолженности по ссудам;

• отвода земель отдельным предприятиям, учреждениям, организациям.

• о внесении правовых актов и их проектов на рассмотрение и утверждение;

• направленные на организацию исполнения ранее установленного порядка и не содержащие норм (в том числе акты, содержание которых сводится к извещению об актах других органов);

• технического характера (тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и др.), если они не содержат правовых норм;

• рекомендательного характера;

• хозяйственно-распорядительного характера.

Проекты распорядительных документов готовят и вносят подразделения государственного органа, местного самоуправления в плановом порядке либо на основании поручений руководителя государственного органа, местного самоуправления либо иного уполномоченного должностного лица.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности государственного органа, органа местного самоуправления^[39] и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения:

• виды распорядительных документов, их назначение в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок подготовки проектов распорядительных документов государственного органа, органа местного самоуправления (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта, порядок взаимодействия структурных подразделений (должностных лиц) в процессе подготовки проекта, если исполнителей несколько, – ответственность подразделения-исполнителя (должностного лица) за подготовку проекта приказа (распоряжения);

• порядок оформления проекта распорядительного документа: состав реквизитов, оформление заголовка к тексту документа, требования к структуре и изложению текста, оформление приложений к проекту распорядительного документа и др.;

• процедуру согласования (визирования) проекта распорядительного документа с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта должностными лицами и иными работниками государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок представления проекта на подпись, подписание распорядительного документа;

• опубликование (размещение) распорядительного документа в СЭД или иной информационной системе, доведение распорядительного документа до исполнителей;

• порядок внесения изменений в ранее изданный распорядительный документ.
   

3.3.9. Положения, правила, инструкции

Инструкция по делопроизводству может содержать следующие положения, определяющие порядок подготовки локальных нормативных актов (далее – ЛНА), издаваемых в форме положений, правил, инструкций:

• назначение ЛНА в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок подготовки ЛНА и порядок их оформления;

• согласование ЛНА с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок утверждения ЛНА;

• опубликование (размещение) ЛНА в СЭД или иной информационной системе, доведение ЛНА до исполнителей;

• внесение изменений в ЛНА.
   

3.3.10. Протокол заседания (совещания)

Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях, советах, сходах, собраниях и др. оформляется протоколами.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно определить:

• виды протоколов, используемых в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

• сроки подготовки протокола;

• порядок подписания протоколов;

• опубликование (размещение) протокола заседания в СЭД или иной информационной системе (доведение протокола до исполнителей);

• оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов заседаний приведен в приложении № 9 к настоящим Методическим рекомендациям.
 

3.3.11. Деловое (служебное) письмо

Деловое (служебное) письмо готовится в государственном органе, органе местного самоуправления как:

• доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

• ответ на запрос федерального государственного органа;

• ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации;

• ответ государственного органа субъекта Российской Федерации о выполнении поручения главы республики в составе Российской Федерации, руководителя края, области, автономной области и автономного округа в составе Российской Федерации;

• ответ на запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• ответ на парламентский запрос;

• ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;

• ответ на обращение гражданина или организации;

• ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности государственного органа;

• сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;

• ответ на запрос иного государственного органа, организации;

• запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;

• инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций государственного органа, органа местного самоуправления, полномочий должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления;

• в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить:

• порядок оформления деловых (служебных) писем, в том числе на должностных бланках;

• требования к текстам деловых (служебных) писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан и организаций, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления;

• процедуру согласования деловых (служебных) писем;

• особенности составления и оформления совместных писем;

• особенности применения в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления средств электросвязи, информационно-коммуникационных технологий для получения и отправки деловых (служебных) писем и других документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить состав реквизитов, используемых при оформлении деловых (служебных) писем:

• адресат;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложений;

• виза;

• подпись;

• отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);

• отметка об исполнителе.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:

• деловые (служебные) письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.2 Методических рекомендаций); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти – авторов документа – указываются в реквизите «Подпись»;

• сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления;

• тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов;

  в деловых (служебных) письмах используется реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

• в деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

• деловые (служебные) письма излагаются:

  • от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);

  • от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным…», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»);

  • от 1-го лица единственного числа, если деловое (служебное) письмо оформлено на должностном бланке («Прошу Вас представить сведения о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

• деловые (служебные) письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• деловые (служебные) письма подписываются руководителем государственного органа, его заместителями, иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;

• в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите «Подпись» в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей, например: «И.о. министра» или «Исполняющий обязанности министра»;

• в установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью государственного органа, органа местного самоуправления, а в письмах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», который может дополняться номером экземпляра.
   

3.3.12. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

• виды записок, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

• порядок составления записок (на бумажном носителе и/или в электронном виде);

• реквизиты записок различных видов и их оформление;

• структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;

• реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

• наименование структурного подразделения – автора документа;

• вид документа;

• дата документа;

• регистрационный номер;

• заголовок к тексту (при необходимости);

• адресат (должностное лицо (лица) государственного органа, органа местного самоуправления);

• подпись;

• отметка об исполнителе (при необходимости).

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечивается:

• прием и первичная обработка входящих документов;

• предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• рассмотрение документов руководством;

• доведение документов до исполнителей;

• подготовка проектов документов;

• согласование проектов документов;

• подписание проектов документов;

• определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

• обработка и отправка исходящих документов.

При установлении требований к организации документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления следует исходить из следующих принципов:

• централизации операций по приему и отправке документов;

• распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

• организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

• исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

• однократности регистрации документов;

• устранения необоснованных согласований проектов документов;

• регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

В соответствии с пунктом 3.3 Правил делопроизводства Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители структурных подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов и результатах исполнения (заполнение полей ЭРК).

В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

• документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов;

• документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;

• документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

• парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

• обращения граждан и организаций;

• запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

• документы государственных и негосударственных организаций;

• документы общественных и религиозных организаций;

• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов) и особенностями обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

В соответствии с пунктом 3.7 Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[40].
 

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству определяется структурное подразделение (подразделения), осуществляющее прием и обработку поступающей в государственный орган, орган местного самоуправления корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

• проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов;

• проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

• вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

• проверку целостности входящих документов, включая приложения;

• уничтожение конвертов и пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

• сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации)^[41]. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении № 11 к настоящим Методическим рекомендациям;

• передачу документов, требующих регистрации, на участок регистрации и сканирования документов;

• выделение документов, адресованных в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

• передачу документов, не требующих регистрации в структурные подразделения и должностным лицам;

• сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

• порядок действий в случае установления факта неправильной адресации документов, некомплектности документов, повреждения документа или конверта (пакета), наличия на конверте (пакете) грифа ограничения доступа к документу или пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:

• ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

• документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления или на следующий рабочий день;

• при обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах (один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й ‒ приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение);

• конверты, в которых поступили документы, уничтожаются (за исключением обращений граждан и иных документов, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и/или дата отправки, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

• конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

• с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;

• с грифами ограничения доступа – работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

• документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно;

• информирование руководителя Службы делопроизводства при поступлении подозрительных почтовых отправлений.

В Инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено, что при поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 3.15 Правил делопроизводства на всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления (см. пункт 26 Приложения № 3 к настоящим Методическим рекомендациям).

В соответствии с пунктом 3.16 Правил делопроизводства электронные документы, поступившие из других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Портал государственных и муниципальных услуг, принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

В соответствии с пунктом 3.17 Правил делопроизводства порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[42], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[43] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[44].

В соответствии с пунктом 3.19 Правил делопроизводства Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
 

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления следует предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя, иными должностными лицами при наличии у них соответствующих полномочий. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа непосредственно тем должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в государственном органе, органе местного самоуправления распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.

В соответствии с пунктом 3.28 Правил делопроизводства состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления, может быть конкретизирован в Инструкции по делопроизводству.
 

3.4.4. Регистрация поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

• место и способ регистрации документов, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления (при смешанной форме организации делопроизводства должно быть определено, какие документы регистрируются в Службе делопроизводства, какие – в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления);

• сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан и организаций, запросы граждан о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления) и др.;

• структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов и др.);

• реквизиты документа и другие сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления^[45];

• передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

• регистрацию документов независимо от способа их доставки;

• регистрацию документов в пределах документопотоков, выделенных в государственном органе, органе местного самоуправления (см. раздел 3.4.1.);

• проставление на поступающих документах отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;

• внесение соответствующих сведений о документе в ЭРК документа в СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, присвоение поступившему документу регистрационного номера;

• порядок оцифровки (сканирования) документов, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления на бумажном носителе, и порядок включения электронных документов и электронных копий документов в СЭД;

• возможность использования штрихового кодирования документов в целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

• разработку в целях регистрации и учета документов в государственном органе, органе местного самоуправления классификаторов (справочников):

• структурных подразделений;

• видов документов;

• должностных лиц;

• корреспондентов;

• предметно-тематического (вопросов деятельности);

• указаний по исполнению документов;

• исполнителей;

• результатов исполнения документов и др.;

• особенности регистрации электронных документов, поступивших по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), по системе межведомственного электронного взаимодействия (далее – СМЭВ), в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления. При поступлении документов по МЭДО или СМЭВ следует учитывать требования, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[46];

• порядок регистрации документов на иностранных языках, поступивших в адрес государственного органа, органа местного самоуправления (в соответствии с пунктом 3.27 Правил делопроизводства документы на иностранных языках после их регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства; иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения).

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством
и доведения документов до исполнителей

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством государственного органа, органа местного самоуправления с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

• документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам государственного органа, органа местного самоуправления только после регистрации (исключением могут быть только документы, требующие незамедлительного исполнения, а также нерегистрируемые документы, предназначенные руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иным должностным лицам);

• после рассмотрения документов руководством, резолюции (поручения по документам) переносятся в ЭРК (в Инструкции по делопроизводству устанавливается, кем и каким образом эти сведения вносятся в ЭРК);

• доступ к электронному документу (электронной копии документа) исполнители получают после вынесения резолюций (поручений по документу);

• место хранения подлинника документа, если документ поступил на бумажном носителе (в Службе делопроизводства или в структурном подразделении, назначенном исполнителем (ответственным исполнителем) по документу);

• передача документов между структурными подразделениями государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется через Службу делопроизводства или с обязательным уведомлением Службы делопроизводства.

После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данные^[47]:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, принятом к исполнению (опционально);

г) информацию об авторе резолюции (руководителе, заместителе руководителя организации – участника МЭДО);

д) информацию о руководителе подразделения-исполнителя;

е) информацию об ответственном исполнителе (исполнителе).

Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа, меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:

а) дату/время формирования уведомления;

б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;

в) информацию о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

г) информацию об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);

д) информацию о документе – основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе).

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

В данном разделе инструкции определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

• ответственность за составление и оформление документа в соответствии с правилами, установленными в государственном органе, органе местного самоуправления, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа;

• проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе;

• при подготовке электронных документов используются электронные шаблоны, документов на бумажном носителе – бланки установленной формы или бумага стандартного формата;

• проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления, подготовленные в форме электронных документов, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

• до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, при необходимости ‒ списка (листа, указателя) рассылки;

• согласование проектов отправляемых документов может проводиться в СЭД или в форме визирования проекта исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы на отправляемых документах проставляются на копии (визовом экземпляре) документа, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования);

• для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:

• отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем (заместителем руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

• документы передаются на регистрацию в Службу делопроизводства или иное структурное подразделение, определенное в качестве места регистрации отправляемых документов;

• Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности документов (наличие указанных в исходящих документах приложений) и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

• электронные документы, отправляемые по МЭДО, СМЭВ, электронной почте подписываются усиленной квалифицированной подписью;

• регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

• при включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа;

• если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе;

• регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками;

• регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

• копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• при необходимости хранения копии исходящего документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции).

При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[48]:

а) регистрационный номер и дата регистрации документа;

б) элементы визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи);

в) данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи (координаты).

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.4.8. Отправка документов

В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. Устанавливается, что:

• решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимает подразделение-исполнитель в соответствии с порядком, установленным в государственном органе, органе местного самоуправления;

• обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[49], при отправке иными видами связи – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи;

• документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых подведомственные организации);

• неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю;

• документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь);

• документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

• отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи;

• документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;

• на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется список, который затем возвращается в Службу делопроизводства с подписью работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Отправка документов по МЭДО должна осуществляется в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[50]. Для отправки документа по МЭДО должны быть сформированы:

а) графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении (в случае, если они не были сформированы при регистрации документа);

б) транспортный контейнер для передачи электронного документа.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

• процедуру прохождения проектов приказов государственного органа, органа местного самоуправления по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок опубликования приказов (размещения в СЭД или иной информационной системе), при необходимости – рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям;

• организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

• место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), в том числе, создаваемых в форме электронных документов, порядок передачи документов между структурными подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

В Инструкции по делопроизводству определяются:

• структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам;

• порядок обработки поступающей и отправляемой иностранной корреспонденции (структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию иностранной корреспонденции, подготовка аннотации на поступившие документы, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов).

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

• совершенствования организации работы с документами;

• принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

• расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;

• нормирования труда;

• повышения исполнительской дисциплины.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и представляются руководству государственного органа, органа местного самоуправления в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов, в том числе по учетным данным СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

В целях оценки трудозатрат делопроизводственного персонала, нормирования труда в государственном органе, органе местного самоуправления может вестись учет копий документов (копий документов на бумажном носителе, электронных копий документов (указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений, протоколов, иных документов), рассылаемых в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, должностным лицам, в подведомственные органы и организации.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5. Управление документами в системе электронного документооборота

Раздел V Правил делопроизводства устанавливает основные положения об управлении документами в СЭД и определяет состав включаемых в СЭД сведений о входящих документах, исходящих документах, внутренних документах, обращениях граждан.

В Инструкцию по делопроизводству целесообразно включить положения о том, что:

доступ к работе в СЭД государственного органа должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации;

включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в СЭД в соответствии с ее классификационной схемой;

в процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;

включение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документами осуществляется посредством заполнения полей ЭРК СЭД.

Включение установленного набора сведений о документах в СЭД позволяет формировать в СЭД государственных органов, органов местного самоуправления сопоставимые наборы метаданных о документах, независимо от того, в какую СЭД включены документы и какие технологии используются для управления документами.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, какие сведения и на каком этапе жизненного цикла документа включаются в ЭРК (регистрация, рассмотрение документа руководством, этапе согласования, подписания или ином) и в какой форме.

Пунктами 4.4.–4.7. Правил делопроизводства определен состав сведений, включаемых в СЭД в процессе жизненного цикла документа.

Пунктом 4.4. Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения о поступившем документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[51];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[52];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Пунктом 4.5. Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации – адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе (пункт 4.6. Правил делопроизводства):

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) – исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Определяя состав сведений о внутренних документах, включаемых в СЭД, Правила делопроизводства отмечают, что в зависимости от вида регистрируемого документа состав сведений может быть конкретизирован.

Пунктом 4.7 Правил делопроизводства определен состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на обращения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации – адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи;

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Правилами делопроизводства установлено (пункт 4.8.), что дополнительно к указанным сведениям в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

Правилами делопроизводства предусмотрено, что при включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

Правилами делопроизводства (пункт 4.10.) также установлено, что в целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются справочники, в том числе: корреспондентов (адресатов), видов документов, структурных подразделений государственного органа, должностных лиц государственного органа, исполнителей по документам, тематический (вопросов деятельности), сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами), номенклатура дел государственного органа.

3.6. Контроль исполнения документов

В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления должно быть определено структурное подразделение (подразделения), в обязанности которого (которых) входит контроль исполнения документов (поручений).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

• организация контроля исполнения документов (поручений);

• этапы контроля;

• сроки исполнения документов (поручений);

• порядок исчисления сроков исполнения документов;

• состав (виды) документов, поручений, подлежащих контролю;

• особенности контроля исполнения документов (поручений), поступающих из вышестоящих государственных органов исполнительной власти и иных государственных органов (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др.);

• технология контроля исполнения документов (поручений);

• организация аналитической работы по результатам исполнения документов (поручений), порядок (форма и сроки) информирования руководства государственного органа, органа местного самоуправления о результатах контроля исполнения документов (поручений) и др.

При регламентации контроля исполнения документов в Инструкции по делопроизводству следует обратить внимание на следующие положения:

• контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения;

  срок исполнения документа может быть типовым (установлен законодательными или иными нормативными правовыми актами) или индивидуальным (типовые сроки исполнения документов (поручений) приведены в приложении № 12 к настоящим Методическим рекомендациям); индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, иными должностными лицами в резолюциях (поручениях) по документу, в распорядительных документах, протоколах заседаний;

• индивидуальный срок исполнения документа (поручения) может быть обозначен:

  • конкретной датой;

  • пометкой «весьма срочно» (документ должен быть исполнен в течение одного-двух дней); «срочно» – в 3-дневный срок; «оперативно» – в 10-дневный срок;

  • если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней;

• дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме;

• сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются;

• организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[53];

• сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа (эта норма установлена статьей 191 Гражданского кодекса Российской Федерации^[54]);

• сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания);

• если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день (эта норма установлена статьей 193 Гражданского кодекса Российской Федерации^[55]), за исключением федеральных органов исполнительной власти, для которых пунктом 6.1.1. Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, установлено, что если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день^[56];

• приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

• об изменении срока исполнения документа (поручения), подразделения – исполнителя, состава исполнителей обязан проинформировать Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен контроль исполнения документа (поручения);

• документ снимается с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам;

• сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения;

• служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления, иным должностным лицам с установленной периодичностью и по установленным формам отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении, как по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, так и по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям;

• ежемесячно государственные органы, органы местного самоуправления^[57] представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[58].

3.7. Работа исполнителя с документами

Правила делопроизводства не содержат положений, устанавливающих требования к организации работы исполнителя с документами, вместе с тем, практика разработки инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что, как правило, в инструкциях по делопроизводству такие разделы содержатся.

При включении в Инструкцию по делопроизводству раздела об организации работы исполнителя с документами рекомендуется отразить в этом разделе следующие положения:

• организация работы с документами в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется на основании резолюций (поручений) руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями;

• подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим должностным лицом или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

• документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями (поручениями) на исполнение передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:

• сбор и обработку необходимой информации;

• подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в государственном органе, органе местного самоуправления;

• согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

• подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

• доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

• повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);

• в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа;

• представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

• определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

• функции ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

• право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

• порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе или в СЭД о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.8. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

3.8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

В соответствии с пунктом 6.1 Правил делопроизводства документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления. Документальный фонд ‒ совокупность документов, образующихся в деятельности организации^[59].

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и пунктом 6.2 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации разрабатывают и после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства⁵⁸ утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, которым структурные подразделения государственного органа Российской Федерации руководствуются при определении сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения.

В соответствии с пунктом 6.3 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

Создание документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

В соответствии с пунктом 6.4 Правил делопроизводства номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

В Инструкции по делопроизводству государственного органа следует установить:

• порядок разработки номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, включая вопросы согласования и утверждения номенклатуры дел, ежегодной корректировки номенклатуры дел;

• структуру номенклатуры дел, в том числе, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;

• правила индексации дел, составления заголовков дел;

• порядок индексации дел и определения сроков хранения документов;

• особенности отражения в номенклатуре дел электронных дел;

• порядок установления сроков хранения документов с информацией о том, какие перечни документов со сроками хранения применяются для определения сроков хранения документов;

• порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года и порядок ее корректировки;

• составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве государственного органа, органа местного самоуправления в течение года.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть, что:

• при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;

• в государственном органе, органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная). Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел организации установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[60] и приведены в приложениях № 13 и № 14 к настоящим Методическим рекомендациям;

• номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем структурного подразделения при участии ведущих специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителя структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления;

• номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений; номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) соответствующего федерального государственного архива^[61], уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[62] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями^[63];

• номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года;

• вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения сводной номенклатуры дел, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• структурное подразделение информирует Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления о включении в номенклатуру дел новых дел; с этой целью в Службу делопроизводства представляется служебная записка за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела;

• номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

  • 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

  • 2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

  • 3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления;

• номенклатура дел государственного органа, осуществляющего депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства; 2-й экземпляр передается в архив государственного органа в качестве учетного документа;

• в качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления или ее электронная форма; в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе (в соответствии с пунктом 6.17 Правил делопроизводства рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в Службе делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления);

• в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется заново, согласовывается с ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

• наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов (в органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности);

• в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях – в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел;

• сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее – ведомственными перечнями); сроки хранения документов указываются в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью федерального закона, типового или ведомственного перечня);

• по завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Службу делопроизводства; вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение года;

• в итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления; сведения итоговой записи сводной номенклатуры дел передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;

• Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных готовит:

• итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года; сведения итоговой записи передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;

• дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел; дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел;

• номенклатура дел используется в качестве основы для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении № 15 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.8.2. Формирование дел и их текущее хранение

Пунктами 6.23–6.27 Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе, электронных документов. Соответственно, данные положения должны быть определены в Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

К основным принципам (правилам) формирования дел, которые следует отметить в Инструкции по делопроизводству, относятся следующие (пункт 6.23 Правил делопроизводства):

• в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

• приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);

• факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

• дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

• документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

• Кроме указанных положений в Инструкции по делопроизводству целесообразно указать:

• место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления);

• методическую функцию архива государственного органа, органа местного самоуправления в вопросах формирования дел;

• срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается государственным органом, органом местного самоуправления и не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа);

• работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;

• работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, к которому в соответствии с номенклатурой дел должен быть отнесен исполненный документ (комплект документов);

• условия текущего хранения дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;

• порядок учета дел;

• порядок выдачи дел во временное пользование;

• порядок изъятия документов из дела;

• подразделения (Служба делопроизводства, архив государственного органа, органа местного самоуправления), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления, проверки наличия и состояния дел.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов и организации их текущего хранения (до передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления) приведены в приложении № 16 к настоящим Методическим рекомендациям.

3.8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в государственном органе, органе местного самоуправления в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и на уничтожение.

Пунктом 7.3 Правил делопроизводства установлено, что дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве^[64]. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения в соответствии с пунктами 7.17–7.21 Правил делопроизводства^[65].

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

• экспертизу ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

• составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов определен пунктами 7.4–7.6 Правил делопроизводства и пунктами 4.3–4.13 Правил 2015 г. В Инструкцию по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления рекомендуется включить следующие положения:

• экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводителями структурных подразделений;

• для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления создается экспертная комиссия^[66] (далее – ЭК), в органах, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, – центральная экспертная комиссия^[67] (далее – ЦЭК), действующие на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;

• экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК»^[68] подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела^[69].

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов (приложения № 17–18^[70]), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел приведен в приложении № 19 к настоящим Методическим рекомендациям.

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела государственного органа, органа местного самоуправления подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 20 к настоящим Методическим рекомендациям).

Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и делопроизводителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, при методической помощи и под контролем архива государственного органа, органа местного самоуправления.

Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, а также для подготовки дел к передачи в государственный (муниципальный) архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду) по договору могут привлекаться специализированные организации.

3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения в соответствии с положениями, установленными пунктами 7.16–7.22 Правил делопроизводства и пунктами 4.11–4.13. Правил 2015 г.

При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:

• на дела с истекшими сроками хранения делопроизводители структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме акта, установленного Правилами 2015 г. (приложение № 21);

• на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, установленной приложением № 21 к Правилам 2015 г.); форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению приведена в приложении № 21 к настоящим Методическим рекомендациям;

• Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе предложений структурных подразделений составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21 к настоящим Методическим рекомендациям);

• дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 г.);

• дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела;

• остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается;

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего государственного органа, органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

• отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период;

• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу;

• согласованные ЦЭК (ЭК) государственного органа, органа местного самоуправления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям; после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию;

• передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение № 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

3.8.5. Передача дел на хранение в архив государственного органа,
органа местного самоуправления

В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривающий следующие условия:

• передача документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации;

• передача дел производится по описям дел структурных подразделений;

• дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив делопроизводителями структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы);

• прием дел производится работником архива государственного органа, органа местного самоуправления в присутствии делопроизводителя структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описей дел структурных подразделений отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива государственного органа, органа местного самоуправления и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка «Передано в архив, опись от …. № ….».

В соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив государственного органа, органа местного самоуправления независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1

Термины и определения

Термин	Определение	Источник
бланк документа –	лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 43
вид документа –	классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 42
внутренняя опись –	документ, включаемый в дело для учета документов дела	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 95
виза –	реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 50
включение документа в СЭД –	осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 73
временное хранение документов –	хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 37
выписка из документа –	копия части документа, заверенная в установленном порядке	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 25
гриф ограничения доступа к документу –	реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 57
гриф утверждения –	реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 56
гриф согласования –	реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 51
государственные органы –	органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации	Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 2
дело –	документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 90
делопроизводство –	деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 1
документ –	зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 7
документы (records) —	документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.14
документационное обеспечение (управления), ДОУ –	деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2
документальный фонд –	совокупность документов, образующихся в деятельности организации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 88
документированная информация –	документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 11.
документирование –	запись информации на носителе по установленным правилам	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 39
документооборот –	движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 68
документопоток –	совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 71
должностное лицо –	лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления	Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ст. 4, пп. 5
дубликат документа –	повторный экземпляр подлинника документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 21
заверенная копия документа –	копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 24
запрос –	обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа	Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 4
индекс дела –	цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 97
индивидуальный срок исполнения документа –	срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 85
информационно-телекоммуникационная сеть –	технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 4
классификация (classification) –	систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.5
конвертирование (conversion) –	процесс перевода документов из одного формата в другой	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.6
контроль исполнения документов –	совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 83
конфиденциальность информации –	обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 7.
копия документа –	экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 22
лист-заверитель дела –	документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 96
лист согласования (визирования) документа –	часть официального документа с отметками (визами) о согласовании	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 49
межведомственное информационное взаимодействие –	осуществляемое в целях предоставления государственных и муниципальных услуг взаимодействие по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, участвующими в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 настоящего Федерального закона государственных или муниципальных услуг, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами;	Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», ст. 2, п. 9
метаданные документов (metadata for records) –	структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.12
миграция (migration) –	процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.13
номенклатура дел –	систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 89
носитель (документированной) информации –	материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 11
обращение гражданина –	направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления	Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ст. 4, п. 1
объем документооборота –	количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 70
оперативное хранение документов –	хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 87
опись дел структурного подразделения –	учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 98
официальное опубликование документа –	первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 67
официальный документ –	документ, созданный, юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 8
официальный сайт государственного органа или органа местного самоуправления (далее – официальный сайт) –	сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу или органу местного самоуправления. Федеральным законом может быть предусмотрено создание единого портала, на котором размещаются официальные сайты нескольких государственных органов	Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 5
оформление документа –	проставление на документе необходимых реквизитов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 47
первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) –	обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 77
печать –	устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 66
предварительное рассмотрение документов –	изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 78
признаки заведения дела –	основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 91
подлинник документа –	первый или единственный экземпляр документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 20
подписание (документа) –	заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 52
подпись –	реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 53
постоянное хранение документов –	вечное хранение документов без права их уничтожения	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 37
регистрационно-учетная форма –	документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 81
регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) –	цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 80
регистрация документа –	присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе по установленной форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 79
реквизит документа –	элемент оформления документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 31
реквизиты документа (в МЭДО) –	файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. № 1403-р
резолюция –	реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 60
сайт в сети «Интернет» –	совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети «Интернет»	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 13
сетевой адрес –	идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 16
система межведомственного электронного документооборота –	федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. № 1403-р
система электронного документооборота –	система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота	Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. № 1403-р
служба делопроизводства –	структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 5
согласование документа (визирование) –	оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 48
срок хранения документов –	период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 35
типовой срок исполнения документа –	срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 84
уничтожение документов –	исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией)	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 99
уничтожение (destruction) –	процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления	ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.7
формирование дела –	группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 92
хранение документов –	организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 33
экспертиза ценности документов –	изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации	Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 3, п. 18
электронная подпись –	информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию	Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 2, п. 1
электронная копия документа –	копия документа, созданная в цифровой форме	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 23
электронный документ –	документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 11.1).
электронный документооборот –	документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 69
юридическая значимость документа –	свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 13
юридическая сила документа –	свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия	ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 14

Источники:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

• Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2013.

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. – М.: Стандартинформ, 2019.

Приложение № 2

Образцы бланков документов

Образец бланка приказа федерального министерства

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма федерального министерства

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма должностного лица (статс-секретаря – заместителя министра)

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма структурного подразделения

Продолжение приложения № 2

Образец бланка протокола федерального министерства

Продолжение приложения № 2

Образец бланка приказа федеральной службы, подведомственной федеральному министерству

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма федеральной службы, подведомственной федеральному министерству

Продолжение приложения № 2

Образец бланка постановления представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка распоряжения председателя представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма председателя представительного органа субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка постановления главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка распоряжения главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма первого заместителя главы (губернатора) субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма структурного подразделения администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка приказа органа исполнительной власти
администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма органа исполнительной власти
администрации субъекта Российской Федерации

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма администрации муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка решения представительного органа муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка постановления главы муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка распоряжения главы муниципального образования

Продолжение приложения № 2

Образец бланка приказа исполнительного органа местного самоуправления

Продолжение приложения № 2

Образец бланка письма администрации муниципального образования

Приложение № 3

Правила оформления реквизитов документов
в государственных органах, органах местного самоуправления^[71]

1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»^[72]. Изображение герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или муниципального образования воспроизводится на бланках документов в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации или муниципальными нормативными правовыми актами.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается на бланке документа над реквизитами организации – автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления.

Законом о Государственном гербе Российской Федерации установлены варианты изображения Государственного герба Российской Федерации:

• многоцветный на геральдическом щите;

• одноцветный на геральдическом щите;

• одноцветный без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла).

• Многоцветный вариант изображения Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках:

• федеральных конституционных законов и федеральных законов;

• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

• решений Конституционного Суда Российской Федерации;

• решений Верховного Суда Российской Федерации;

• Президента Российской Федерации;

• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Одноцветный вариант изображения Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках:

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

• органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

• органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

• федеральных судов;

• органов прокуратуры Российской Федерации;

• следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;

• органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Гербы субъектов Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» собственную символику (гербы, эмблемы и др.), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, вправе иметь и муниципальные образования^[73] (муниципальное образование – городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление, имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления).

Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»^[74] устанавливает:

«1. Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности.

2. Официальные символы муниципальных образований подлежат государственной регистрации в порядке, установленном федеральным законодательством.

3. Официальные символы муниципальных образований и порядок официального использования указанных символов устанавливаются уставами муниципальных образований и (или) нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований».

Указом Президента Российской Федерации от 21 марта 1996 г. № 403 утверждено Положение о Государственном геральдическом регистре Российской Федерации. Регистр создан в целях систематизации и упорядочения использования официальных символов и отличительных знаков. Регистр ведет Геральдический совет при Президенте Российской Федерации (в 1992–1994 – Государственная геральдическая служба Российской Федерации, в 1994–1999 – Государственная герольдия при Президенте Российской Федерации).

В регистр вносятся официальные символы Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (флаги, гербы); официальные символы федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации (флаги, гербы, эмблемы); официальные символы органов местного самоуправления и иных муниципальных образований (флаги, гербы, эмблемы); знаки отличия и различия, награды федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Согласно ст. 8 Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не должны быть идентичны Государственному гербу, и Государственный герб не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций.

2. Эмблема

Изображение эмблемы, разработанной и утвержденной в установленном порядке, помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или муниципального образования).

Изображение эмблемы помещается на бланке документа над реквизитами организации – автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления.

Порядок использования изображения эмблемы устанавливает соответствующий государственный орган.

3. Код формы документа

Реквизит проставляется на унифицированных формах документов, включенных в унифицированные системы документации, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором. Код формы документа располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

4. Наименование государственного органа, органа местного самоуправления

Наименование государственного органа, органа местного самоуправления на бланке документа должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом о создании государственного органа, органа местного самоуправления и положением о нем. На бланках документов указывается полное официальное наименование государственного органа, органа местного самоуправления. Над наименованием государственного органа, органа местного самоуправления указывается полное или сокращенное наименование вышестоящего органа (при его наличии).

Сокращенное наименование (при его наличии) государственного органа, органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.

В бланках документов государственных органов, органов местного самоуправления республик в составе Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, наименование государственного органа, органа местного самоуправления указывается на русском языке как государственном языке Российской Федерации и на государственном языке (государственных языках) республик в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

Наименование государственного органа, органа местного самоуправления на русском языке размещается:

• на бланках с угловым расположением реквизитов – слева, наименования государственного органа, органа местного самоуправления на государственном языке (государственных языках) республики – справа от наименования на русском языке;

• на бланках с продольным расположением реквизитов – сверху, наименования государственного органа, органа местного самоуправления на государственном языке (государственных языках) республики – под наименованием на русском языке.

5. Наименование структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления

Указывается в бланках структурных подразделений в случае, если их использование установлено нормативными правовыми актами государственного органа или муниципальными правовыми актами, и указывается под наименованием государственного органа, органа местного самоуправления.

Собственные бланки по типу бланков структурных подразделений могут иметь координационные, совещательные, методические органыгосударственного органа, органа местного самоуправления

6. Наименование должности лица

Наименование должности лица – реквизит бланка должностного лица (руководителя, заместителей руководителя, иных должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, имеющих право использовать бланки должностных лиц).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) государственного органа, органа местного самоуправления.

7. Справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления

Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес государственного органа, органа местного самоуправления, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при необходимости, другие сведения.

8. Наименование вида документа

Указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

При издании документа на бланке конкретного вида документа (приказа, постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом бланка.

9. Дата документа

Соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.08.2020;

• словесно-цифровым способом: 5 августа 2020 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

10. Регистрационный номер документа –

цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами, органами местного самоуправления, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований государственных органов, органов местного самоуправления в заголовочной части или преамбуле документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Реквизит используется в бланках писем, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

12. Место составления (издания) документа

Указывается в бланках документов, за исключением бланков деловых (служебных) писем (в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные данные об организации»), а также внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и других).

Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в официальное наименование государственного органа, органа местного самоуправления.

Место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления: Москва, г. Новосибирск, г. Клин Московской области. При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения^[75] (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в виде графического сокращения «г.» не указывается.

13. Гриф ограничения доступа к документу

Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на сопроводительном письме к таким документам.

В федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве грифа ограничения доступа на документах оформляется пометка «Для служебного пользования»^[76].

14. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, орган местного самоуправления, организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица. Например:
 

Руководителю Федерального архивного агентства

Артизову А.Н.

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:
 

Наименование
государственного органа

Начальнику Департамента

(наименование)

генерал-майору полиции

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например:
 

Мэру Москвы

г-ну Собянину С.С.

Председателю Комитета
по делам молодежи

Законодательного Собрания

Республики (наименование)

г-же Симоновой С.С.

При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа (организации) в именительном падеже. Например:
 

Федеральное архивное

агентство

или:

Росархив
 

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:
 

Министерство цифрового развития, связи
и массовых коммуникаций Российской Федерации

Департамент электронного правительства

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. Например:
 

Росархив

Руководителю Финансового управления

Фамилия И.О.

При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям
территориальных органов
Федерального казначейства
в субъектах Российской Федерации

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Руководителям федеральных органов исполнительной власти

(по списку)

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента. Например:

Фамилия И.О.

ул. Весенняя, д. 5, кв. 124,
Москва, 119235

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи^[77]:

а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Министерство экономического развития
Российской Федерации

abcd@gov.ru

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

15. Гриф утверждения документа

Проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (указом, постановлением, приказом, распоряжением).

Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.

При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование государственного органа или органа местного самоуправления, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального
архивного агентства

Подпись     А.Н. Артизов

Дата

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с названием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: 

                                                                    (Регламент)                           УТВЕРЖДЕН

приказом Федерального
архивного агентства

от 5 июня 2020 г. № 82

                                                                      (Правила)                              УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением Федерального
архивного агентства

от 22 мая 2019 г. № 71

16. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?» (формулируется с предлогом «О» («Об») или на вопрос «чего?». Например:

приказ (о чём?) О создании аттестационной комиссии

письмо (о чём?) О предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

В деловых (служебных) письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки. Например:
 

Об утверждении Положения о системе межведомственного
электронного документооборота

17. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа в государственных органах, органах местного самоуправления составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик в составе Российской Федерации и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик^[78].

В тексте документа не допускается употребление:

• просторечной и экспрессивной лексики;

• иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

• обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

• аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

• ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты – арабскими^[79]. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

• в постановлениях – от третьего лица единственного числа («… п о с т а н о в л я е т: …»

• в приказах, изданных единолично, – от первого лица единственного числа («… п р и к а з ы в а ю: …»);

• в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, – от первого лица множественного числа («… п р и к а з ы в а е м: …») или от третьего лица множественного числа (п о с т а н о в л я ю т: …»;

• в протоколах заседаний – от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

• в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «администрация считает возможным…»);

• в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц, – от первого лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…») или от третьего лица единственного числа («… департамент не располагает …», «… агентство готово рассмотреть…»);

• в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («прошу…», «считаю необходимым…»);

• в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку…»).

Слова «постановляет», «приказываю» печатаются вразрядку и могут выделяться полужирным шрифтом.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах используются:

• вступительное обращение:

  Уважаемый господин Председатель!

  Уважаемый господин Министр!

  Уважаемый господин Иванов!

  Уважаемая госпожа Петрова!

  Уважаемый Иван Петрович!

  Уважаемая Анна Николаевна!

  Уважаемые господа!

• заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа – 10 мм.

18. Отметка о приложении

Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля одним их следующих способов:

• если приложение названо в тексте:

  Приложение:   на 2 л. в 1 экз.
   

• если приложение не названо в тексте или если приложений несколько (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого из них):

  Приложение:   1. Положение о Департаменте финансов на 5 л. в 1 экз.

                         2. Справка о кадровом составе Департамента финансов на 3 л. в 1 экз.
    

• если приложение (приложения) сброшюрованы или прошиты:

  Приложение:   Договор о сотрудничестве от 12 мая 2020 г. № 65 в 2 экз.
    

• если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

  Приложение:   письмо ФКУ «Государственный архив Российской Федерации» от 05.06.2020
                         № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
   

• если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:

  Приложение:   на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
   

• если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

  Приложение:   DVD-R в 1 экз.
   

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение:   Аналитическая справка о … на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip). Например:

Приложение:   5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом (в байтах).
 

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение № 1);

• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

  Приложение № 2

  к приказу (Наименование государственного органа, органа местного самоуправления)

  от 15 августа 2020 г. № 112

В отметке о приложении может указываться сокращенное наименование государственного органа, органа местного самоуправления). Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом (Наименование государственного органа, органа местного самоуправления)

от 18 мая 2020 г. № 67

Если одним распорядительным утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.

19. Гриф согласования документа

Проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, ‒ на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

• на последнем листе документа под текстом;

• на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
 

СОГЛАСОВАНО
Руководитель Департамента
здравоохранения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
 

Если согласование осуществляется совещательным, координационным методическим или иным органом, в грифе согласования указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:
 

СОГЛАСОВАНО
Научно-техническим советом
…
(протокол от _______ №_____)
 

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма. Например:
 

СОГЛАСОВАНО
письмо Федерального архивного
агентства от _________ № ____

20. Виза

Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела

Подпись   И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись   И.О. Фамилия

Дата

В государственных органах, органах местного самоуправления, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме.

В документах, подлинники которых хранятся в государственном органе, органе местного самоуправления визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

21. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Например:
 

Заместитель руководителя                           Подпись                           И.О. Фамилия
 

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:
 

Заместитель руководителя
Федерального архивного
агентства                                                     Подпись                           А.В. Юрасов
 

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма государственного органа или органа местного самоуправления, но подписывается руководителем структурного подразделения (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения. Например:
 

Руководитель Департамента
камеральных проверок                               Подпись                              И.О. Фамилия
 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:
 

                                                                   Подпись                             И.О. Фамилия
 

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
 

Заместитель руководителя                            Подпись                            И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                                       Подпись                            И.О. Фамилия
 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
 

Заместитель министра                                                Заместитель министра
по финансовым вопросам                                           по административным вопросам
Подпись   И.О. Фамилия                                             Подпись   И.О. Фамилия
 

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:
 

Председатель комиссии                             Подпись                        И.О. Фамилия

Члены комиссии                                        Подпись                        И.О. Фамилия

                                                                Подпись                         И.О. Фамилия
 

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:
 

И.о. директора Департамента
информационных технологий                       Подпись                      И.О. Фамилия

   или:

Исполняющий обязанности
директора Департамента
информационных технологий                        Подпись                     И.О. Фамилия
 

Слова «исполняющий обязанности» пишутся полностью или в виде графического сокращения «и.о.» (не: «временно исполняющий обязанности», «врио»).

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

22. Отметка об электронной подписи

Реквизит используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями^[80]. Например:

23. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы федерального государственного органа заверяют печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, государственного органа субъекта Российской Федерации – печатью с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления – печатью с воспроизведением герба (геральдического знака) органа местного самоуправления.

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или на месте, обозначенном «МП» («Место печати»), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

24. Отметка об исполнителе

Включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя (работника, подготовившего проект документа), наименованием структурного подразделения и адресом электронной почты исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева. Например:
 

Иванов Иван Иванович, Контрольное управление, ведущий специалист
+7 (499) 900-00-00, Ivanov_II@gov.ru
 

Внутренними нормативными документами государственного органа, органа местного самоуправления может быть предусмотрено указание в качестве исполнителей документа руководителей структурных подразделений или иных должностных лиц.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

25. Отметка о заверении копии

Оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:
 

Верно
Зав. отделом государственной
службы, кадров и наград                                      Подпись                    И.О. Фамилия
Дата
 

Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Подлинник документа находится в «Наименование государственного органа, органа местного самоуправления» в деле № 01-05 за 2019 г.»

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети «Интернет», СЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

• наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

• наименования документов, копии которых направляются получателю;

• названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

• дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

26. Отметка о поступлении документа

Служит для подтверждения факта поступления документа в государственный орган, орган местного самоуправления и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа (например, «Поступило по МЭДО»).

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа (штампов).

27. Резолюция

Резолюция на документе – указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в ЭРК документа в СЭД.

Резолюция должна включать: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

28. Отметка о контроле

Отметка свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в ЭРК.

29. Отметка о направлении документа в дело

Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

В дело № 01-18 за 2020 г.

Зав. отделом аудита

Подпись         Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в ЭРК.

Приложение № 4

Примерный перечень утверждаемых документов

1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).

5. Классификаторы информации, документов.

6. Методические рекомендации, методические указания, методики.

7. Номенклатура дел организации.

8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).

11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

12. Планы (кроме оперативных).

13. Политики.

14. Положения.

15. Порядки.

16. Правила.

17. Программы.

18. Регламенты (в том числе административные).

19. Стандарты организации.

20. Структура и штатная численность.

21. Уставы.

22. Унифицированные формы документов.

23. Штатное расписание.

Приложение № 5

Примерный перечень документов, заверяемых печатью

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Сведения о трудовой деятельности работника.

9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, – по необходимости).

10. Трудовые книжки работников.

11. Удостоверения работников.

Приложение № 6

Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации

1. Государственные органы, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт^[81] от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН – отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36–48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Например:

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

4. Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа – печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:

К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 1
Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24–36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Образец оформления законопроекта прилагается.

Образец оформления законопроекта

Приложение № 7

Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений)
Президента Российской Федерации

1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется государственными органами в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле – 2,75 см, правое – 2,25 см и нижнее – не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт^[82].

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю », которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита выравниваются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

      ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Указу Президента

Российской Федерации

от             №      

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2–3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

      УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

от             №      

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение ‒ УТВЕРЖДЕНО, программа ‒ УТВЕРЖДЕНА, мероприятия ‒ УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа ‒ приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О Ки др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения – дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты ‒ так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации прилагаются.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Образец оформления проекта распоряжения Президента
Российской Федерации

Приложение № 8

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений)
Правительства Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 14, ст. 2062)».

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

Образцы оформления проектов актов Правительства Российской Федерации прилагаются.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Образец оформления проекта распоряжения Правительства Российской Федерации

Приложение № 9

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В государственных органах, органах местного самоуправления протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …, против – …, воздержалось – …».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
 

Присутствовали:

Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации                                            И.О. Фамилия

Заместители руководителя Росархива                                    И.О. Фамилия

…

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом «о» («об»), печатается центрованно, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе, органе местного самоуправления.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование государственного органа, органа местного самоуправления – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования государственного органа, органа местного самоуправления;

• вид документа – ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);

• вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

• место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру;

• дата протокола;

• регистрационный номер протокола;

• текст протокола;

• подпись (подписи) – отделяется от текста 2–3 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Образцы протоколов прилагаются.

Образец оформления полного протокола

Образец оформления краткого протокола

Приложение № 10

Образец оформления служебного письма

Приложение № 11

Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов^[83]

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

9. Отчеты о НИР.

10. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

11. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

12. Прейскуранты.

13. Пригласительные билеты, приглашения.

14. Программы конференций, совещаний.

15. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

16. Учебные планы, программы.

17. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Приложение № 12

Типовые сроки исполнения документов в государственном органе,
органе местного самоуправления

Вид документа	Срок исполнения	Основание
Парламентский запрос (запрос Совета Федерации, Государственной Думы)	не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок	Часть 3 статьи 13 Федерального закона от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»
Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы (депутатскому запросу)	не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок	Часть 3 статьи 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»
Представление Счетной палаты Российской Федерации	в течение 30 дней со дня внесения представления в объект аудита (контроля)[84]	Часть 4 статьи 26 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 41-ФЗ «О Счетной палате Российской Федерации»
Протест прокурора на противоречащий закону правовой акт	не позднее чем в 10-дневный срок с момента его поступления, а в случае принесения протеста на решение представительного (законодательного) органа субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления – на ближайшем заседании[85]	Часть 2 статьи 23 Федерального закона от 17 января 1992 г. № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»
Межведомственные запросы о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг	5 рабочих дней со дня получения запроса	Часть 3 статьи 7.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной или муниципальной услуги	15 рабочих дней со дня регистрации жалобы	Часть 6 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; постановление Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалобна решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников»
Жалоба на отказ органа, предоставляющего государственную услугу, его должностного лица, многофункционального центра, его должностного лица, работника, привлекаемой организации, ее работника в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и (или) ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений	5 рабочих дней со дня регистрации	Пункт 15 постановления Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников» (вместе с Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» и ее должностных лиц)
Письменное обращение гражданина, организации	30 дней со дня регистрации (в исключительных случаях продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней)	Пункты 1, 2 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации»
Письменное обращение гражданина, организации о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции	20 дней со дня регистрации	Пункт 1.1 статьи 12 Федерального закона № 59-ФЗ
Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица в связи с рассмотрением обращений граждан, организаций	15 дней	Часть 2 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ
Запрос информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления	30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации (с возможным продлением срока рассмотрения запроса не более чем на 15 дней)	Статья 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
Запрос, не относящийся к деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, в которые он направлен	в течение 7 дней со дня регистрации запроса (в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации)	Статья 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
Запрос органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля	не более 5 рабочих дней со дня поступления	Пункт 4 Правил направления запроса и получения на безвозмездной основе, в том числе в электронной форме, документов и (или) информации органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, в рамках межведомственного информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2016 г. № 323
Запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации	не позднее 15 дней со дня получения запроса (если в самом запросе не установлен иной срок)	Часть 2 статьи 34 Федерального конституционного закона от 26 февраля 1997 г. № 1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации»
Заключение Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации	месячный срок	Статья 35 Федерального конституционного закона от 26 февраля 1997 г. № 1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации»
Обращение Общественной палаты	в течение 30 дней со дня его регистрации (в исключительных случаях продление срока рассмотрения не более чем на 30 дней)	Часть 1, 2 статьи 17 Федерального закона от 4 апреля 2005 г. № 32-ФЗ «Об Общественной палате Российской Федерации»
Запрос Общественной палаты Российской Федерации	не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса (в исключительных случаях, по решению Общественной палаты, – не позднее чем через 14 дней)	Часть 3 статьи 24 Федерального закона от 4 апреля 2005 г. № 32-ФЗ «Об Общественной палате Российской Федерации»
Запрос Общественной палаты субъекта Российской Федерации	в течении 30 дней со дня регистрации запроса (в исключительных случаях продлевается не более, чем на 30 дней)	Часть 2 статьи 12 Федерального закона от 23 июня 2016 г. № 183-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности общественных палат субъектов Российской Федерации»
Запрос арбитражного управляющего	в течение 7 дней со дня получения запроса без взимания платы	Пункт 1 статьи 20.3 Федерального закона от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»
Запрос уполномоченного по правам предпринимателей	в срок, не превышающий 15 дней со дня получения соответствующего обращения	Федеральный закон от 7 мая 2013 г. № 78-ФЗ «Об уполномоченных по защите прав предпринимателей в Российской Федерации»

Приложение № 13

Форма номенклатуры дел структурного подразделения
государственного органа, органа местного самоуправления

Продолжение приложения № 13

Приложение № 14

Форма номенклатуры дел государственного органа,
органа местного самоуправления (сводной номенклатуры дел)

Продолжение приложения № 14

Приложение № 15

Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа,
органа местного самоуправления

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется по установленной форме (приложения № 14, 15 к настоящим Методическим рекомендациям).

В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях – копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. Как правило, индекс дела состоит из установленного в государственном органе, органе местного самоуправления цифрового (буквенно-цифрового) обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – код структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.

Таблица 1. Признаки формирования заголовков дел

Основной признак	Значение признака	Пример заголовков
1) номинальный	указание в заголовке дела наименования вида документа(ов), включенных в дело / названия совокупности документов («переписка») / обобщенного названия «документы»* ________________________ * После слова «документы» в скобках перечисляются два-три названия видов документов, включенных в дело; слово «дело» используется, если в дело включаются разные по виду документы, но относящиеся к одному лицу или объекту	Приказы управления по основной деятельности Приказы министерства по налогам и сборам. Копии Распоряжения руководителя управления по основной деятельности Протоколы заседаний коллегии Управления ФНС по г. Москве Книги и регистры по бухгалтерскому учету Переписка с Главным управлением государственной службы и кадров о повышении квалификации служащих Переписка со средствами массовой информации Обращения граждан и переписка по их рассмотрению Документы (справки, расчеты, акты и др.) об организации и проведении экспертизы Дело общественного объединения, прошедшего государственную регистрацию
2) авторский	указание в заголовке дела названия автора(ов) документов (организации, структурного подразделения, совещательного или координационного органа, должностного лица и др.)	Планы работы коллегии министерства на 2019 год Протоколы заседаний Совета директоров общества Докладные записки руководителей структурных подразделений руководству общества
3) корреспондентский	указание в заголовке дела названия организации (организаций), должностных лиц и др., от которых получены документы, включенные в дело	Переписка с инспекциями ФНС по городу Москве по вопросам бухгалтерского учета и отчетности Переписка с предприятиями группы компаний «Северсталь» о поставке продукции
4) предметно-вопросный	отражение в заголовке дела краткого содержания документов дела	Журнал учета отказов в государственной регистрации общественных объединений Переписка по вопросам нотариата, адвокатуры и правовой помощи Документы (приказы, соглашения между нотариусами, заявления, письма-рекомендации) о передаче полномочий временно отсутствующих нотариусов
5) хронологический	указание даты (периода), к которому(ым) относятся документы дела	Штатное расписание Главного управления на 2019 г. Копия Планы работы Главного управления и его подразделений. Полугодовые Бухгалтерский баланс. Годовой Бухгалтерский баланс. Квартальный Расчеты сметы на 2019 г. по бюджетным ассигнованиям.
6) географический	включение в заголовок дела названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела	Законодательные, иные нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов власти города Москвы Отчеты образовательных учреждений общего профессионального образования Западного административного округа города Москвы
7) отметка «Копии»	указание на копийность документов дела; включается в любой заголовок дела, если в дело помещаются копии документов	Приказы общества по основной деятельности. Копии Приказы и распоряжения Минюста России по организации работы судебных приставов-исполнителей. Копии

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы министерства по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
 

Таблица 2. Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава
и содержания документов в заголовке дела)

Признак	Пример заголовка дела
1) Номинал (с указанием разновидности документа, дела)	Положение об инспекции Свидетельство о регистрации Личные карточки (форма Т-2) Личные дела
2) Номинал – автор	Протоколы заседаний Совета директоров общества Положения о структурных подразделениях Департамента культуры Бизнес-план общества
3) Номинал – автор – содержание	Приказы общества по личному составу Решения коллегии ФНС России по вопросам организации работы налоговых органов Инструкции и методические указания ФНС по вопросам налогообложения юридических и физических лиц Отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана за 2018 год
4) Номинал – содержание	Видеозаписи о проведении специальных исполнительных действий Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки и др.) о проведении служебных расследований Журнал регистрации поступающих документов Акты сверки взаиморасчетов Переписка по вопросам приема и перевода государственных гражданских служащих Следственные дела по особо тяжким преступлениям Обзоры о работе налоговых органов Предложения по совершенствованию налогового законодательства
5) Номинал – содержание – хронология (год / период)	Отчёт о результатах контрольной работы. Годовой (ф. № 2-НК) Отчет о доходах и расходах. Квартальный График повышения квалификации работников отдела на 1-е полугодие 2019 года
6) Номинал – хронология (год / период)	Штатное расписание на 2019 год; Номенклатура дел предприятия на 2019 год; Финансовый план. Годовой
7) Номинал – корреспондент – содержание	Аналитические справки работников отдела (кураторов) о результатах проверок работы групп розыска Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности Переписка с правоохранительными органами по вопросам основной деятельности инспекции
Номинал – корреспондент – территория – содержание	Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации работников
9) Номинал – автор – территория – содержание	Отчеты административных органов Северо-Восточного административного округа города Москвы о мероприятиях по предотвращению правонарушений

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др.

Если в течение года в государственном органе, органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы и формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

Приложение № 16

Порядок формирования дел в государственном органе,
органе местного самоуправления, учета и хранения дел

При формировании дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.

Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело^[86] (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения^[87].

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций по вопросам работы государственного органа, органа местного самоуправления, его структурных подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления или выделения к уничтожению осуществляется в Службе делопроизводства и/или в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления по месту их формирования, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дела считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

В структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводители структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

• размещение дел;

• проверка наличия и состояния документов и дел;

• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.

Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или стойке стеллажа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел работникам других структурных подразделений производится с разрешения руководителя Службы делопроизводства или руководителя структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение подлежит учету.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица. Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование.

Приложение № 17

Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения,
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)

Продолжение приложения № 17

Приложение № 18

Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения

Продолжение приложения № 18

Продолжение приложения № 18

Приложение № 19

Порядок составления описей дел
постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
по личному составу, электронных дел^[88]

В государственном органе, органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел. Описи дел составляются под методическим руководством архива государственного органа, органа местного самоуправления. По этим описям документы сдаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел государственного органа, органа местного самоуправления, которые готовит архив государственного органа, органа местного самоуправления и по которым он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения № 17, 18 к настоящим Методическим рекомендациям) в двух экземплярах и представляются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома) по описи;

• индекс дела (тома);

• заголовок дела (тома);

• дата дела (тома);

• количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов;

• срок хранения дела (тома).

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый;

• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов; при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов – общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией структурного подразделения.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

Приложение № 20

Правила оформления дел и подготовки дел
к передаче на архивное хранение

Оформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривает^[89]:

• подшивку документов в дело или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• оформление реквизитов обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 22 к настоящим Методическим рекомендациям). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

• наименование государственного органа, органа местного самоуправления (фондообразователя);

• наименование структурного подразделения фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);

• заголовок дела;

• дата дела (тома);

• количество листов в деле;

• срок хранения дела и номер статьи по перечню;

• архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

• наименование государственного органа, органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, государственный орган, орган местного самоуправления был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

• наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой (если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другой государственный орган, орган местного самоуправления или другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым);

• делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

• заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов;

• дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела, без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности государственного органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в архиве государственного органа, органа местного самоуправления только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива, ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными им полномочиями (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного (муниципального) архива и государственного органа, органа местного самоуправления по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись), помещаемый в конце дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение № 23 к настоящим Методическим рекомендациям). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 24 к настоящим Методическим рекомендациям).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

В соответствии с пунктами 7.12–7.13 Правил делопроизводства подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с Правилами 2015 г., предусматривающими^[90]:

• подготовка электронных дел, документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы;

• при подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

• формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

• миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;

• проверка воспроизводимости электронных документов;

• проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

• формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

Приложение № 21

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Продолжение приложения № 21

Приложение № 22

Форма обложки дела

Приложение № 23

Форма листа-заверителя дела

Приложение № 24

Форма внутренней описи документов дела

---

[1] Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 30 декабря 2019 г.).

[2] Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с «Положением о Федеральном архивном агентстве») (Собрании законодательства Российской Федерации. 2016. № 26. Ст. 4034; 2018. № 52. Ст. 8239).

[3] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[4] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[5] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2020, № 31, ст. 5027).

[6] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.

[7] Управление документами. Термины и определения. Словарь. – М., ВНИИДАД, 2013. – 120 с.; Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://archives.gov.ru/sites/default/files/2014-slovar-upravl-documents.pdf.

[8] Электронный шаблон бланка – бланк документа в цифровой форме, используемый для создания документов в информационной системе; электронный шаблон документа – унифицированная форма документа используемая для создания документов в информационной системе и содержащая не только реквизиты бланка в цифровой форме, но и постоянные части текста документа.

[9] Интерактивная форма документа позволяет создавать электронный документ в информационной системе в процессе диалога с пользователем, при этом предполагается, что интерфейс содержит различные элементы управления (меню, командные кнопки, поля для ввода информации, списки), благодаря которым пользователь может формировать документ. Особенность документов, создаваемых на основе интерактивных форм, – их связь с базой данных, поскольку в процессе создания документа значительная часть информации выбирается из базы данных, а та часть информации, которая включается в документ как новая информация, становится частью базы данных.

[10] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).

[11] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[12] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018. Раздел 6 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[13] Образцы бланков документов приведены в Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[14] В настоящее время общий бланк выходит из употребления. Его используют государственные органы, органы местного самоуправления, применяющие исключительно бланки на бумажном носителе, изготавливаемые типографским способом. В государственных органах, органах местного самоуправления, не использующих бланки, изготовленные типографским способом, вместо общего бланка используются электронные шаблоны конкретных видов документов.

[15] ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает также, что документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Это положение может быть учтено при разработке бланков тех видов документов, которые имеют длительные сроки хранения.

[16] Стандарт не называет конкретных гарнитур шрифтов, используемых при создании документов, в связи с тем, что постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. № 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября 2015 г. № 47 ст. 6600; 2019. № 15. Ст. 1754) введен запрет на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, а распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2016 г. № 1588-р утвержден план перехода федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

[17] Статья 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., № 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 2020, № 31, ст. 5027).

[18] Межстрочный пробел (интервал), или интерлиньяж, – расстояние между строками в тексте, точнее, – расстояние между нижней и верхней линиями смежных строк. Межстрочный интервал измеряется в пунктах или интервалах. Межстрочный интервал и шаг письма (расстояние между соответствующими точками осевых линий двух смежных знаков, находящихся на одной строке) при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма – 2,54 мм (1/10 дюйма).

[19] В делопроизводственной терминологии нет понятия «составная часть реквизита». Основываясь на практике документирования, можно предположить, что о составных частях реквизита можно говорить, например, при оформлении реквизита «Адресат» в случаях, если в составе этого реквизита указывается почтовый адрес корреспондента (номер телефона-факса или адрес электронной почты).

[20] Межбуквенный пробел – это незапечатанные промежутки между буквенными знаками, а межсловный пробел (апрош) – пробел, отделяющий одно слово от другого.

[21] Постановление Правительства Российской Федерации от 23 марта 2017 г. № 325 «Обутверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 14, ст. 2062; 2018, № 12, ст. 1683).

[22] Раздел III Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 186 и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 258 от 27 мая 2015 г. (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.) (далее – Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258).

[23] Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени (ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». – М.: Стандартинформ, 2016).

[24] [Б] – реквизиты бланка документа; [<] – реквизиты, для которых на бланке проставляются отметки, показывающие место их расположения.

[25] Реквизит не используется в государственных органах, органах местного самоуправления; может использоваться в организациях, учредителями которых выступают государственные органы, органы местного самоуправления, при условии, что товарный знак (знак обслуживания) зарегистрирован в установленном порядке (см. Гражданский кодекс Российской Федерации, часть IV, статья 1480).

[26] Установленный в разделе порядок согласования проектов документов не распространяется на порядок согласования проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, порядок согласования которых установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.) (далее – постановление Правительства Российской Федерации № 1009).

[27] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2020, № 24 ст. 3740); пункты 5, 6 постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600).

[28] Нормативный правовой акт – официальный письменный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение (постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД).

[29] Статьи 2, 43 Федерального закона Российской Федерации от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822; 2020, № 46, ст. 7214).

[30] Пункт11.2 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677).

[31] Постановление Правительства Российской Федерации № 1009.

[32] Приказ Минюста России от 23 апреля 2020 г. № 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 апреля 2020 г., регистрационный № 58222; Официальный интернет-портал правовой информации» (www.pravo.gov.ru), 27 апреля 2020 г.).

[33] Постановление Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 г. № 877 «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 37, ст. 4997; 2017, № 29, ст. 4374).

[34] Постановление Правительства Российской Федерации № 1009.

[35] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2020, № 31, ст. 5027); постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (вместе с Правилами разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, Правилами проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления государственных услуг) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 22, ст. 3169; 2018, № 46, ст. 7050).

[36] Федеральный закон от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2020, № 29, ст. 4504).

[37] Статья 43 Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822; 2020, № 46, ст. 7214).

[38] Пункт 14 Разъяснений по применению Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, утвержденных приказом Минюста России от 20 августа 2013 г. № 144 (зарегистрирован в Минюсте России 30 августа 2013 г.; рег. № 29854; Российская газета, 11 сентября 2013 г., № 202; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 17 октября 2019 г.).

[39] Проекты распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений) по вопросам государственной (муниципальной) службы и кадров готовит кадровая служба государственного органа, органа местного самоуправления.

[40] Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – Постановление № 1494).

[41] К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях (бухгалтерские отчеты, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные;, ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации; анкеты (резюме); графики, наряды, заявки, разнарядки; научные отчеты, научно-техническая и проектная документация; печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты; поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты; формы документов, бланки и др. документы.

[42] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[43] Постановление № 1494.

[44] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258.

[45] Перечни сведений о входящих, исходящих, внутренних документах, обращениях граждан, включаемых в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления, установлены в разделе IV Правил делопроизводства.

[46] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[47] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[48] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[49] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[50] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

[51] Здесь и далее: в соответствии со справочником (классификатором) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[52] Здесь и далее: включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[53] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[54] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации: «Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2020, № 31, ст. 5021).

[55] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации: «Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2020, № 31, ст. 5021).

[56] п. 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677).

[57] Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[58] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. №  171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545).

[59] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2013, п. 88.

[60] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 сентября 2015 г.) (далее – Правила 2015 г.). Приложения № 25, 26.

[61] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 августа 2018 г.).

[62] Пункт 4.18 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 августа 2018 г.).

[63] Правил 2015 г.

[64] В соответствии с пунктом 4.1. Правил 2015 г. «документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения».

[65] В соответствии с пунктом 4.2 Правил 2015 г. «В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.».

[66] Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 18 июня 2018 г.).

[67] Приказ Росархива от 25 февраля 2019 г. № 31 «Об утверждении примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 июня 2019 г., регистрационный № 55005; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 июня 2019 г.).

[68] Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

[69] Пункт 4.11. Правил 2015 г.

[70] Формы описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, составляемых в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления установлены Правилами 2015 г.

[71] Правила оформления реквизитов в государственных органах, органах местного самоуправления подготовлены в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 с учетом специфики оформления документов в государственных органах, органах местного самоуправления.

[72] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916).

[73] Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822; 2020, № 46, ст. 7214). Статья 11.

[74] Указ. соч. Статья 9.

[75] Конституция Российской Федерации. Статья 65.

[76] Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2016, № 13, ст. 1833). Пункт 1.4.

[77] Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442; Российская газета, 31.12.2014, № 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).

[78] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., № 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 31, ст. 3804; 2014, № 11, ст. 1094). Ст. 16.

[79] Пункт 6 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации № 1009.

[80] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России № 186/258.

[81] Пункт (сокращенно – пт, п) – принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовых редакторах для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

[82] Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

[83] Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

[84] Срок выполнения представления может быть продлен по решению коллегии Счетной палаты, но не более одного раза.

[85] При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста.

[86] В пункте 6.24 Правил делопроизводства формулировка абзаца 3 данного пункта («Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов») некорректна.

[87] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный № 57449; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 февраля 2020 г.) приказы, распоряжения по личному составу и документы (докладные записки, справки, заявления) к ним имеют сроки хранения 50/75 лет ЭПК и 5 лет.

[88] См. также пункты 4.31, 4.32. Правил 2015 г.

[89] Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, при котором дела могут храниться в папках-скоросшивателях, мягких обложках, систематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

[90] Пункт 4.34. Правил 2015 г.

• Главная
• Указы
• 2013
• Август
• 2
• Указ от 02.08.2013 г № 113

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» постановляю:
1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Омской области.
2.Признать утратившим силу Указ Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области».
3.В Указе Губернатора Омской области от 31 мая 2011 года N 51 «О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области» пункт 2 исключить.
4.В Указе Губернатора Омской области от 14 октября 2011 года N 107 «О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области» пункт 3 исключить.
5.В Указе Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года N 90 «О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области» пункт 2 исключить.
6.В Указе Губернатора Омской области от 13 мая 2013 года N 71 «О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области» пункт 4 исключить.
Губернатор Омской области
В.И.Назаров

• Главная
• Указы
• 2013
• Август
• 2
• Указ от 02.08.2013 г № 113