Специалист по кадровому администрированию должностная инструкция

Должностная инструкция специалиста по кадрам останется актуальной и в 2024 году. Обязанности кадрового инспектора на разных предприятиях могут отличаться. Об особенностях составления данного документа вы узнаете из нашей статьи.

Особенности должностной инструкции кадрового работника

Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:

1. Инспектор отдела кадров.

Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:

• составление приказов по личному составу;
• ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
• заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
• заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
• прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
• прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
• на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.

Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:

• «Порядок ведения кадрового учета на предприятии»;
• «Номенклатура дел отдела кадров на 2023-2024 годы — образец».

1. Менеджер по персоналу.

В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.

1. Универсальный кадровый работник.

Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:

• ведение кадрового учета и необходимой документации;
• поиск и подбор персонала.

В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.

Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.

Что включить в должностную инструкцию инспектора отдела кадров

Должностная инструкция кадрового работника, как и другие аналогичные документы, утверждается руководителем организации. Каждое предприятие может самостоятельно разрабатывать должностные инструкции исходя из штатного расписания и особенностей осуществляемой деятельности. Но выделить общие моменты все же можно.

Документ можно разбить на следующие разделы:

1. Общие положения.

Здесь описываются требования, которые предъявляются к данной должности: образование, опыт работы, профессиональные навыки и умения.

1. Непосредственно должностные обязанности.

Проблем с этим разделом у предприятия возникнуть не должно. В нем отражается перечень тех рабочих обязанностей, которые компания возлагает на сотрудника за его заработную плату согласно трудовому договору.

1. Права кадрового работника.
2. Ответственность.

Важная часть любой должностной инструкции. Необходима для ознакомления сотрудника со степенью его ответственности за невыполнение или некачественное выполнение прямых обязанностей.

1. Не лишним будет раздел о режиме работы специалиста.

Можно ограничиться фразой: «Режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка». Либо более подробно расписать рабочий график сотрудника. В первом случае работник должен быть ознакомлен с правилами трудового распорядка под роспись.

Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам.

Вы можете бесплатно скачать бланк должностной инструкции специалиста по кадрам и заполнить его по своим данным. Для этого кликните по картинке ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Скачать

Итоги

Обязанности кадрового специалиста определяются предприятием. Это может быть работник, занимающийся кадровым делопроизводством, менеджер по найму персонала или специалист, совмещающий обе функции.

Должностная инструкция специалиста по кадрам разрабатывается организацией самостоятельно исходя из ее особенностей. Она утверждается личной подписью руководителя компании. Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам в подтверждение его ознакомления с рабочими обязанностями, правами и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностные обязанности. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля. Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия. Составляет установленную отчетность.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний; порядок избрания (назначения) на должность; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Должностная инструкция
Позиция Специалист по кадровому администрированию Дата
Функция Работа с персоналом
Подразделение Отдел по работе с персоналом Бизнес-Единица
Центр затрат Грейд
Цели и задачи
 Осуществлять своевременно  иКомпании эффективно кадровый учет и расчет компенсаций и льгот сотрудникам, в соответствии с юридическими, бухгалтерскими, налоговыми и социальными требованиями и следуя внутренним правилам и процедурам (процедуры управления персоналом, Стандарты и процедуры внутреннего контроля и т.д.)
Организационное подчинение
Прямое подчинение Директор по персоналу
Функциональное подчинение Менеджер по учету персонала
Подчиненные позиции нет
Ключевая ответственность и задачи
I – Подготовка завода к функционированию (ОР- Operation Preparation)

 Следовать правилам местного законодательства и Компании по безопасности, показывать пример сотрудникам
 Подготовить все системы по приему и учету персонала и расчета заработной платы к бесперебойному функционированию . наладить взаимодействие с коллегами в БЕ
 Участвовать в проведении тренингов для обеспечения необходимых навыков и знаний у сотрудников завода
II – Начиная с первого года работы завода
 Ведение учет личного состава завода, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации
 Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами Генерального директора, а также другой установленной документации по кадрам;
 Формировать и вести личные дела работников, трудовые книжки, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
 Осуществлять расчет заработной платы и отчетности по зарплатным налогам. Предоставлять необходимую для расчета задаботной платы информацию в БЕ
 Своевременно заносить все необходимые данные в кадровую систему
 Заполнять периодическую платежную ведомость, вводить в систему данные по расчету зарплаты, по индивидуальной информации и периодическим событиям (переменные элементы Платежной ведомости) и контрольным выпискам из платежной ведомости.
 Обеспечивать своевременность выплаты зарплата, и обеспечивать точность выплачиваемых сумм (периодические выплаты и любые конкретные компенсационные элементы, такие как участие в прибыли, бонус за работу за год, премии, и т.д.).
 Использовать регулярное необходимое техническое обслуживание данных о персонале (индивидуальные файлы, Информационная система управления персоналом, и т.д.).
 Согласовывать трудовые договоры и готовить любые необходимые юридические документы и другие административные документы.
 Предоставлять членам команды отдела персонала точную и обновленную информацию по правовым и социальным изменениям (профессиональный пресс-релиз).
 Вести архив по управлению персоналом и расчету зарплаты на долговременной основе для того, чтобы вести документы в соответствии с законом и соответствующими внутренними процедурами.
 Гарантировать наличие журналов операций с платежной ведомостью (пособие, удержания, табель отработанного времени, и т.д.); обеспечить, чтобы должным образом ведущийся, точный журнал доставлялся вовремя для считывания в Главную бухгалтерскую книгу.
 В случае ведения платежной ведомости субподрядчиком, обеспечить учет задержек и точность информации, передаваемой и получаемой от внешней компании.
 Обеспечить обучение пользователей системы расчета зарплаты.
 Обеспечить связь потребностей развития системы расчета зарплаты и надзор за конкретными усовершенствованиями, проводимыми специалистами (внутренние или внешние ресурсы).
 Способствовать созданию интерфейсов между местной системой расчета зарплаты и информационной системой по персоналу компании Компании.
 Отвечать на вопросы сотрудников, относящиеся к трудовым отношениям, особенно для новых наемных работников и людей, которые недавно поступили на предприятие, для того, чтобы упростить введение их в курс дела.
 Совместно с другими сотрудниками службы персонала ( тренинг менеджер, специалист по коммуникации, др) составлять/участвовать в составлении соответствующих соглашений и договоров для новых наемных работников, принимая во внимание правовые аспекты, обоснованность платежной ведомости, внутренние процедуры и политику вознаграждений компании Компании.
 Участвовать в управлении при сложных индивидуальных ситуациях, создании и реализации инновационных решений для того, чтобы дать ответ на индивидуальные запросы.
 Поддерживать линейных менеджеров по вопросам расчета зарплаты и управления персоналом.
 Развивать ориентированную на клиента психологию делового партнера для того, чтобы внести вклад в положительный социальный климат.

 Взаимодействовать с пенсионным фондом, фондом социального страхования и налоговой инспекцией по вопросам, связанным с отчетностью по заработной плате и персонифицированным учетом;
 Консультировать работников Общества по трудовому законодательству.
 Предоставлять линейным менеджерам помощь, необходимую для эффективного управления коллективом и организацией

 Продвигать ценности и культуру Компании на заводе. Продвигать политику ОТ и ТБ на заводе

 Использовать лучшие практики Компании, делиться опытом, участвовать в проектах завода и БЕ

 Поддерживать имидж компании во внешних коммуникациях с контролирующими органами
Ключевые показатели эффективности
 Соблюдение кадровой политики, процедур и правил Компании: Соблюдение трудового законодательства и права (жалобы, сроки рассмотрения, замечания трудовой инспекции)


Взаимодействия
Служба по работе с персоналом, сотрудники завода, внешние контролирующие органы
Требования
Образование и опыт работы
Высшее законченное образование (управление персоналом, экономика, юриспруденция, психология); Опыт работы по управлению персоналом (рекрутменту, оценке, развитию, кадровому администрированию, расчету заработной платы, внутренним коммуникациям) на промышленном предприятии/желательно в аналогичной сфере/желательно в международной компании — не менее 2 лет

Общие/ технические знания/
навыки
 Знания о компании, цели приоритеты
 Процесс производства цемента и технологическое оборудование. Причинно-следственные связи
 Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода

 Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращать

 Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)

 Анализ корневых причин, анализ рисков

 Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
 Основные показатели работы своего подразделения
 Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д

 Трудовое законодательство
 Кадровое делопроизводство
 Кадровая система БОСС Кадровик,
Иностранные языки
нет
Навыки работы на компьютере
Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint

Личностные навыки
 Понимание других/ внимательность
 Приспособляемость и гибкость
 Предвидение/ инициативность
 Способность влиять на людей и убеждать
 Организованность
 Практичность
Особые требования На первом этапе подготовить персонал и завод к запуску означает высокий уровень стандартов по качеству рекрутмента и обучения. 90% персонала из внешних источников, интегрирование в Компании в соответствии со стандартами, обучение на рабочих местах. Подготовка менеджеров к роли коучей и наставников. Использовать всевозможные ресурсы Компании и местных консультантов для достижения целей.

Утверждено Подпись ФИО Дата
Руководитель подразделения
Директор по персоналу
С инструкцией ознакомлен:
________________________/______________________ «____»___________ ________ г. (подпись сотрудника) (ФИО)
Я подтверждаю, что, занимая данную позицию, я отвечаю за несоблюдение или некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных мне прав в соответствии с существующим законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка и данной должностной инструкцией.
Личный помощник — ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА
УРОВЕНЬ 0- не требуется; 1 – базовый; 2- средний; 3- целевой (хорошо); 4 – продвинутый Подбор После обучения
Образование и опыт работы
Высшее образование (английский язык свободно, французский язык желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
Профессиональные знания, умения и навыки Знания о компании, цели приоритеты компании и сферы ее деятельности приоритеты компании на глобальном уровне. Ограничения и требования других отделов.
Личные убеждения — Политика безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды.
Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода
Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи
Основные правила безопасности при проведении технического обслуживания и ремонтных работ Анализ корневых причин, анализ рисков
Знания технологического процесса производства цемента, технологическое оборудование
Основные показатели работы своего подразделения
Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д
Технология делопроизводственных операций;
Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации
Грамотное владение устным и письменным русским языком, четкая дикция
Хорошие манеры
Управление финансами для нефинансистов (доходность инвестиций, EVA, смета, бюджетирование)
Хорошая память
Любовь к порядку, умение создать уют
Честность, позитивность, открытость
Ориентированность на качественный результат: стремление выполнить задание в соответствие со стандартами, не теряет из виду цель, устанавливает для себя норму и старается превзойти ее, практичность.
Поиск информации, анализ, выводы и принятие решений: имеет налаженные методы получения информации, привычка регулярно знакомиться с информацией. Системно выделяет и обобщает части проблемы. Проводит системные сравнения, выявляет причинно-следственные связи. Предоставляет информацию для принятия решений в структурированном понятном виде
Приспособляемость и гибкость: умеет эффективно налаживать и поддерживать и управлять контактами с разными группами. Находит выигрышные решения для заинтересованных сторон. Эмоциональная устойчивость умение работать в напряженном /многозадачном режиме; переключаемость; сохранение спокойствия и уверенности
Язык Английский язык – intermediate
Компьютер Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint