Требования к образованию в должностной инструкции образец - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

Требуется ли разработка на предприятиях должностных инструкций в полном соответствии с профессиональными стандартами либо на их основе?

Для начала определим, есть ли у современных предприятий необходимость формировать должностные инструкции по профстандартам.

Должностная инструкция — документ, составление которого не предусмотрено ТК РФ, однако установлено рядом других федеральных нормативных актов для некоторых профессий, в частности:

врачей (подп. 1 п. 2 ст. 73 закона «Об охране здоровья граждан в РФ» от 21.11.2011 № 323-ФЗ);
охранников (приказ МВД РФ от 22.08.2011 № 960) и пр.

Когда составление должностной инструкции необязательно, она может формироваться работодателем как локальный нормативный акт, дополняющий трудовой договор с наемным сотрудником, в целях:

официального закрепления квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство;
установления прав и обязанностей сотрудника, с которыми он, подписывая документ, выражает согласие;
детальной регламентации трудовых функций сотрудника для повышения эффективности его работы.

Предполагается, что каждая из отмеченных целей утверждения инструкции будет находить отражение в ее содержании. Вопрос в том, чтобы обеспечить наполнение документа корректными и актуальными формулировками. Одним из источников данных, которые могут быть использованы при составлении соответствующих формулировок, может быть профессиональный стандарт, утвержденный для позиции, по которой разрабатывается должностная инструкция.

Собственно, назначение профстандарта заключается в установлении требований к квалификации сотрудника, необходимой для выполнения им работы по той или иной профессии. Профстандарты обязательны к применению, если это прямо предписано ТК РФ или иным федеральным нормативным актом. Но даже если это не так, то характеристики квалификации, отраженные в профессиональном стандарте, должны задействоваться работодателями в качестве основы при определении внутрикорпоративных требований к квалификации сотрудников — с учетом их трудовых функций, используемых технологий производства, системы менеджмента (ст. 195.3 ТК РФ).

Таким образом, положения ТК РФ фактически предписывают работодателям формировать должностные инструкции (если таковые используются как источники требований к квалификации) на основе профстандартов.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлена должностная инструкция работника в общем случае, а также каким образом она может быть заполнена с применением профстандартов.

Должностная инструкция с учетом профессионального стандарта: структура документа

Обязательная форма должностной инструкции законодательством РФ не установлена. Распространена практика, по которой в нее включаются следующие основные разделы:

1. Общие положения.

Здесь чаще всего отражаются:

сведения о назначении инструкции;
порядок назначения человека на должность, его подчиненность;
требования к уровню образования и опыту сотрудника;
требования к знаниям и умениям специалиста.

2. Функциональные обязанности.

Здесь фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности.

3. Права.

Основные права, которые отражаются в документе, чаще всего связаны с доступом человека к тем или иным корпоративным сведениям, а также с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам.

4. Ответственность.

Здесь фиксируются, как правило, стандартные формулировки — о том, что сотрудник несет ответственность за свои действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами.

5. Заключительные положения.

Здесь обычно отражается, что:

инструкция составлена в 2 экземплярах;
сотрудник знакомится с инструкцией и удостоверяет ознакомление с ней подписью.

Утверждается должностная инструкция руководителем предприятия.

Рассмотрим, какие именно формулировки профстандартов могут быть использованы в целях составления должностной инструкции. Полезнее всего будет изучить их в части тех разделов, которые являются в наибольшей степени зависящими от специфики конкретной должности работника («Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права»).

Сборник должностных инструкций, составленных в полном соответствии с действующим законодательством, вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к К+ можно получить бесплатно.

Профстандарт как основа для должностной инструкции: сведения из раздела 1

Профстандарт в общем случае содержит (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 29.04.2013 № 170н):

раздел 1, в котором фиксируются общие сведения о позиции, для которой определяются квалификационные требования;
раздел 2, в котором содержится описание всех трудовых функций, которые входят в соответствующий профстандарт;
раздел 3, в котором отражаются сведения об обобщенных трудовых функциях, а также развернутые характеристики конкретных трудовых функций;
раздел 4, в котором отражаются данные об организациях, разработавших профстандарт.

Для нас наиболее полезными будут, очевидно, первые три раздела.

Из раздела 1 профстандарта в целях составления инструкции можно извлечь наименование занятия по коду ОК3 (графа «Группа занятий»). Именно эта графа определяет название должности, для которой составляется инструкция. Также наименование должности по инструкции может базироваться на сведениях в графе «Возможные наименования должностей» подраздела «Обобщенная трудовая функция» раздела 3 профстандарта.

Профстандарт как основа должностной инструкции: раздел 2

Второй раздел профстандарта может быть полезен прежде всего как инструмент соотнесения содержания работы человека по существу с определенными профстандартом характеристиками (т. е. с указанными там обобщенной и конкретизированной трудовыми функциями).

Близкие по содержанию работы отдельные трудовые функции объединены в разделе в группы — обобщенные трудовые функции. Для каждой обобщенной трудовой функции (для всех конкретных трудовых функций, которые входят в нее) установлен отдельный уровень квалификации. Например, в профстандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н, предусмотрены обобщенные функции:

ведение бухгалтерского учета;
составление и предоставление финотчетности.

Для первой из указанных обобщенных функций требуется наличие квалификации уровня 5, для второй — уровня 6. Законодательно характеристики соответствующих уровней закреплены в приказе Минтрудсоцзащиты РФ от 12.04.2013 № 148н. Так, уровень 5 предполагает, в частности, наличие у человека как минимум среднего образования по профессии, а также практического опыта работы. Уровень 6 требует, в свою очередь, высшего образования или же среднего по программам подготовки специалистов среднего звена и аналогично практического опыта работы.

Профстандарт как основа для должностной инструкции: раздел 3

Конкретные требования к уровню образования и опыту по обобщенным трудовым функциям (и для соответствующих им конкретизированных функций) закреплены в третьем разделе профстандарта. Эти требования могут быть включены в раздел «Общие положения» должностной инструкции.

Третий раздел профстандарта также может быть также полезен с точки зрения:

формирования перечня функциональных обязанностей сотрудника по должностной инструкции (им может соответствовать перечень «Трудовые действия», установленный для конкретной трудовой функции в профстандарте);
формирования перечня знаний и умений сотрудника по должностной инструкции (им могут соответствовать перечни «Необходимые умения» и «Необходимые знания», также установленные для конкретной трудовой функции в профстандарте).

Кроме того, формулировки, приведенные в перечне «Трудовые действия» по профстандарту, могут быть использованы и при составлении раздела «Права» должностной инструкции. Как мы отметили выше, права сотрудника, фиксируемые в инструкции, могут выражаться в получении доступа к определенным данным, а также в возможности взаимодействия с коллегами. Профстандарт вполне может определять и то и другое.

Итоги

Определять перечни трудовых функций работника, фиксируемых в должностной инструкции, работодатели должны на основе профстандартов для соответствующей должности (либо, если это установлено федеральным законодательством, — в полном соответствии с профстандартом). Решение данной задачи облегчается тем, что современные профессиональные стандарты во многих случаях содержат все необходимые сведения для заполнения разделов «Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права» должностных инструкций.

Узнать больше о применении профстандартов вы можете в статьях:

«Наименование должностей по профстандартам (нюансы)»;
«Приказ о внедрении профстандартов в организации – образец»;
«Профстандарт юрисконсульта».

Источник

Должностная инструкция — странный предмет. Нигде не сказано, что она нужна работодателям, но во многих компаниях инструкции есть. Потому что пользу от этого документа трудно переоценить. Так, с помощью инструкции руководитель может донести до работника свои ожидания, не отягощая этим трудовой договор и не усложняя себе жизнь дополнительным согласованием его условий.

Должностная инструкция работника в вопросах и ответах

Обязаны ли работодатели составлять должностные инструкции?

Если мы говорим об обычных работодателях, то нет, не обязаны. Должностные инструкции должны быть, к примеру, у госслужащихч. 1 ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, сотрудников местных органов властип. 2 ч. 1 ст. 12 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, полицейскихп. 2 ч. 1 ст. 27 Закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ. Это прямо прописано в специальных законах.

А в Трудовом кодексе такого понятия, как «должностная инструкция», вообще нет. По сути, ее можно отнести к локальным нормативным актам, которые работодатели разрабатывают и принимают по своему усмотрениюст. 22 ТК РФ. Поэтому они вправе решать, составлять им должностные инструкции или нетПисьмо ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299. Никакой ответственности за их отсутствие не предусмотрено.

В чем польза должностной инструкции?

Во-первых, в ней можно подробно расписать весь функционал работника. Тогда не придется отягощать перечнем обязанностей трудовой договор. В нем достаточно будет сделать лишь отсылку на должностную инструкцию (например, «работник принят на должность юрисконсульта с выполнением должностных обязанностей согласно должностной инструкции от ___ № ___»). В противном случае даже малейшее уточнение обязанностей придется согласовывать с работником и оформлять допсоглашением к трудовому договору.

Совет

Лучше оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Ведь обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, — это предмет согласования между работником и работодателем. Поэтому изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Во-вторых, четко сформулировав в должностной инструкции требования к уровню образования, квалификации, стажу работы, работодатель будет иметь все основания отказывать в приеме на работу тем, кто не подходит под эти требования.

В-третьих, должностная инструкция пригодится, чтобы обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Можно ввести разные категории одной и той же должности или добавлять к названию должности слова «старший», «младший», «ведущий», расписав для них разные требования к уровню профессиональной подготовки.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Исторически так сложилось, что ее обычно разбивают на следующие разделы.

Раздел «Общие сведения». В нем, как правило, содержатся:

•обобщенные сведения о должности («Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности юрисконсульта»);

•подчиненность («Юрисконсульт подчиняется непосредственно руководителю правового департамента»);

•требования к образованию и стажу работы по специальности («На должность юрисконсульта назначается лицо, имеющее высшее юридическое образование (бакалавриат или магистратура) и стаж работы в должности юрисконсульта не менее 1 года»).

Раздел «Должностные обязанности». Это самый важный раздел инструкции. Его пропишите как можно детальнее, перечислите все, что должен делать сотрудник и в какие сроки. Здесь же можно предусмотреть, кого работник замещает.

Также в этом разделе имеет смысл указать, что работник должен знать — к примеру, конкретный СанПиН или ГОСТ, правила противопожарной безопасности или требования по охране труда. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Раздел «Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством». Здесь четко должно быть прописано, от кого, когда, как и какую информацию получает работник. А также к кому и по каким вопросам он может обратиться.

А вот раздел «Ответственность», вопреки расхожему мнению, совсем необязателен. Ведь как привлекать к материальной и дисциплинарной ответственности, написано в ТК РФ. И ничего тут добавить или убавить при помощи должностной инструкции не получится.

Что лучше — составлять именные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей?

Это работодатель должен решать сам исходя из целесообразности. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности со схожими обязанностями (к примеру, менеджеры по продажам), то достаточно составить единую для всех типовую должностную инструкцию. И приложить к ней лист ознакомления, где распишется каждый сотрудник.

Составлять именные или персонифицированные инструкции с указанием не только должности, но и ф. и. о. конкретного сотрудника имеет смысл, если должности работников называются одинаково, но их обязанности принципиально различаются.

Допустим, в компании есть два штатных переводчика. Один занимается исключительно устными синхронными переводами на переговорах руководства с иностранными партнерами. А второй, наоборот, работает только с документами — готовит письма и запросы зарубежным контрагентам, переводит входящую корреспонденцию из-за рубежа. То есть люди делают разную работу, но оба называются переводчиками. Тогда нужно составить отдельную должностную инструкцию для каждого из них.

Но учтите, что при каждой смене кадров именную инструкцию придется утверждать заново.

Что не надо писать в должностной инструкции?

Во-первых, не переносите туда нормы Трудового кодекса. Это бессмысленно. Если включить в инструкцию обязанности работника из ст. 21 ТК РФ (например, выполнять установленные нормы труда, бережно относиться к имуществу работодателя), то от этого они не станут более обязательными. А если не включить, то работник все равно должен будет эти обязанности выполнять.

Во-вторых, не нужно использовать общие фразы и выражения. Это обороты наподобие «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации», «проводить линию на увеличение производительности». В них нет смысловой нагрузки, и непонятно, что конкретно должен сделать работник. Наказать его за неисполнение таких требований вряд ли получится.

Следуйте правилу «меньше воды». Чем четче будет написана должностная инструкция, тем лучше и работнику, и работодателю. Первому ясно, чего от него хотят и какова зона его ответственности, второму понятно, за какие огрехи сотрудника можно наказать, если что. Трехстраничный документ с конкретным перечнем обязанностей гораздо полезнее «талмуда» с набором общих фраз.

Вот выдержка из должностной инструкции кассира с удачными, на наш взгляд, формулировками.

3. Должностные обязанности

Кассир исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает, выдает, учитывает, хранит деньги с соблюдением законодательства РФ и локальных нормативных актов работодателя.

3.2. Получает деньги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, командировочных и других расходов.

3.3. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет наличие денежных сумм с остатком по кассовой книге.

3.4. Составляет описи ветхих купюр и передает их в учреждения банка с целью замены на новые.

3.5. Передает деньги инкассаторам.

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Все зависит от того, что именно в инструкции вы хотите поменять.

Предположим, нужно просто уточнить, в каком порядке выполняется та или иная работа, или изменить требования к профессиональным навыкам. Тогда достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней сотрудников под роспись.

А вот если нужно поменять трудовую функцию, к примеру расширить круг обязанностей сотрудника, то в одностороннем порядке это сделать не получится. Помимо редактирования самой инструкции, придется также дать работнику на подпись допсоглашение к его трудовому договору с указанием новых обязанностей. Если он его подпишет, значит, он согласен с дополнительным функционалом.

Дополнять обязанности работника без его согласия — весьма муторная процедура, которая допускается только при изменении организационных или технологических условий труда в компаниист. 74 ТК РФ.

* * *

Напомним, работник, занимающий должность, для которой была принята должностная инструкция, обязан ее выполнять с того момента, как ознакомился с ней под роспись и до:

•или перевода на другую должность;

•или ознакомления с новой редакцией этой инструкции.

Источник

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте.

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.

Содержание:

Общая характеристика должностной инструкции
Значение должностной инструкции
Что делать, если нет должностной инструкции
Структура должностной инструкции
Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать!

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

подчиненность;
круг обязанностей;
квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на вакантную должность.

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства РФ.

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые приняты и действуют на территории РФ.

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер. Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно, работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника, который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

общие положения;
должностные обязанности;
права работника;
ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;
Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);
Подчиненность работника;
Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
Требования к стажу работы по специальности;
Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при этом опыт работы 1 год в отделе кадров.

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует требованиям, указанным в должностной инструкции.

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Профессиональный совет:

Квалифицированные кадровики должны знать, как эффективно разрабатывать, применять и контролировать ЛНА, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и улучшить условия для работы сотрудников.

Онлайн-курс «Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления» даст глубокое понимание разработки и использования локально-нормативных актов в организации.

ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:

составлять локально-нормативные акты, определять состав ЛНА
применять порядок ознакомления работников с ЛНА
разрабатывать ПВТР, проводить аудит, выявлять и исправлять ошибки
составлять Положение о защите персональных данных
разрабатывать Должностные инструкции, проводить аудит и применять профстандарты
составлять положение об оплате труда с учетом требований трудового законодательства

Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте!

Получить доступ Учебная программа

Источник

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала.
Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Как правильно соотнести должность с профессиональным стандартом

Для начала нам необходимо определиться, для чего нужна конкретная должность (профессия) в организации. Например, в ООО «Лютик» есть должность системного администратора, который занимается техническим обслуживанием компьютеров и оргтехники (чистка и ремонт техники, установка и проверка функционирования периферийных устройств и т.д.), но не занимается программированием, определением сбоев и отказов сетевых устройств и операционных систем, установкой программного обеспечения и заполнением веб-сайта организации.

Для того чтобы подобрать подходящий стандарт и правильное наименование должности (профессии), на сайте реестров профстандартов https://profstandart.rosmintrud.ru заходим в раздел «поиск», где можно по разным критериям выбрать необходимый документ (см. Рисунок 1), в том числе:

по квалификационным справочникам,
наименованию должности (профессии),
области профессиональной деятельности и т.д.

Шаги продвижения к нужному разделу сайта отмечены цифрами «1» и «2» на Рисунке 1. А дальше начинаем сужать наш поиск, например, следующим образом. В выпадающем меню поля «Область профессиональной деятельности» (см. 3» там же) выбираем раздел «06 Связь, информационные и коммуникационные технологии». Ниже в поле «Возможные наименования должностей, профессий» («4») вводим предполагаемое название «системный администратор», после чего сайт дает нам на выбор список должностей / профессий, в которых фигурирует заданная нами формулировка – здесь мы выбираем наиболее подходящий вариант («5»).

После нажатия на кнопку «Фильтр» («6») сайт показывает те профстандарты, которые удовлетворяют заданным нами критериям поиска – фактически области деятельности и профессии (см. «7»):

«Системный администратор информационно-коммуникационных систем» и
«Администратор баз данных».

Найденные профстандарты можно посмотреть прямо на сайте либо скачать на свой компьютер в удобном для себя формате: .docx или .pdf. («8»).

Рисунок 1. Сайт реестров профстандартов https://profstandart.rosmintrud.ru/

Чтобы выбрать наиболее подходящий стандарт для работы с нашим функционалом, сравниваем найденные документы по виду деятельности и группе занятий (эти данные есть в разделе I каждого профстандарта – см. Таблицу 1 и отметку «1» в Примере 1). Понимаем, что нам больше подходит стандарт «Системный администратор информационно-коммуникационных систем» (т.к. другой стандарт больше заточен на работу с базами данных, чем с техникой).

Таблица 1. Сравнение двух профстандартов

Пример 1. Фрагменты профстандарта «Системный администратор информационно-коммуникационных систем»

Основные трудовые функции специалиста и уровень квалификации указаны в разделе II профстандарта (см. «2» и «3» в Примере 1), изучив его, становится понятно, что системный администратор выполняет обобщенную трудовую функцию «Технические работы по обслуживанию информационно-коммуникационных систем», которая состоит из определенных трудовых функций и для их выполнения достаточно 4 уровня квалификации.

Проанализировав все трудовые функции (см. «4» в Примере 1) из профстандарта 06.026 и соотнеся их с выполняемыми действиями работника, можно заключить, что для решения поставленных перед ним задач (техническое обслуживание оргтехники) вполне достаточно 4 уровня квалификации («3») и среднего профессионального образования («6»), опыт практической работы не требуется («7»), а для выполнения технических работ необходим минимальный набор знаний и умений («9» и «10»).

В соответствии с профстандартом должность правильно именовать как «младший системный администратор» или «техник» («5»), а не системный администратор, как предполагалось ранее!

Для решения более сложных задач, связанных с решением компьютерных проблем, например выявление сбоев и отказов сетевых устройств и операционных систем, требуется более высокий уровень квалификации и образования.

Профстандарты для административной и офисной деятельности

На сайте «Профессиональные стандарты»//profstandart.rosmintrud.ru в разделе «Реестр профессиональных стандартов» можно отфильтровать профстандарты по такой области профессиональной деятельности (см. «3» на Рисунке 1), как «07 Административно-управленческая и офисная деятельность», и тогда найдется достаточно много полезного – см. Таблицу 2.

Далее в этой статье сосредоточимся на содержании 2 основных для службы документационного обеспечения управления (ДОУ) профстандартов (отмеченных «!» в Таблице 2). Хотя интерес могут представлять большинство из них – все зависит от конкретного функционала, возложенного на ваше подразделение.

Таблица 2. Профстандарты по административно-управленческой и офисной деятельности

Определение требований к опыту работы и образованию для работников службы ДОУ

Структура всех отечественных профстандартов унифицирована и квалификационные требования, в том числе к образованию и опыту работы, содержатся в разделе III. Рассмотрим 2 основных профстандарта для службы ДОУ:

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, и
«Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Минтруда России от 10.05.2017 № 416н.

Если изучить их разделы III, то (в полях, помеченных «5», «6» и «7» в Примере 1) можно увидеть требования, которые приведены в Таблице 3. Приведенная информация поможет составить профиль кандидатов на распространенные вакантные должности. Также из профстандартов можно позаимствовать перечень необходимых знаний и умений, который пригодится при проведении собеседования или аттестации (см. «2» и «3» в Примере 4).

Напомним, что работника, не имеющего достаточной квалификации по профессиональному стандарту, работодатель не вправе уволить по этому основанию. Он может сделать это, только проведя аттестацию, если она выявит несоответствие занимаемой должности (профессии).

Таблица 3. Требования к стажу, опыту работы и образованию для сотрудников службы делопроизводства (для распространенных должностей)

Вакантная должность	Наименование обобщенной трудовой функции	Уровень квалифи-кации	Образование (достаточно одного из указанных вариантов!)	Опыт практической работы (его варианты зависят от имеющегося образования)
Делопроизводитель	Документационное обеспечение деятельности организации	5	1. Среднее профессиональное образование (профильное, ОКСО 7.46.02.01). 2. Среднее профессиональное образование (непрофильное) + профессиональная переподготовка по профилю деятельности	Не требуется
Секретарь руководителя	Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации	6	1. Высшее образование (профильное, ОКСО 7.46.03.02) – бакалавриат. 2. Высшее образование (непрофильное) – бакалавриат + профессиональная переподготовка по профилю деятельности. 3. Среднее профессиональное образование (профильное, ОКСО 7.46.02.01). 4. Среднее профессиональное образование (непрофильное) + профессиональная переподготовка по профилю деятельности	При высшем образовании опыт работы не требуется. При среднем профессиональном образовании – не менее 2 лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации
Помощник руководителя	Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации	6	1. Высшее образование (профильное, ОКСО 7.46.03.02) – бакалавриат. 2. Высшее образование (непрофильное) – бакалавриат + профессиональная переподготовка по профилю деятельности	Не менее 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации
Документовед или Специалист службы ДОУ	Документационное обеспечение управления организацией (ДОУ)	6	1. Высшее образование – бакалавриат (профильное, ОКСО 7.46.03.02¹). 2. Любое высшее образование (непрофильное) + дополнительная переподготовка по профилю деятельности	Не требуется
Руководитель службы ДОУ	Руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией	7	1. Высшее образование – специалитет, магистратура (профильное, ОКСО 7.46.03.02, 7.46.04.02²). 2. Любое высшее образование, но не ниже магистра + дополнительная переподготовка по профилю деятельности	Не менее 3 лет в области документационного обеспечения управления
Управляющий документацией или Заместитель руководителя организации по ДОУ	Управление документацией организации	8	1. Высшее образование – специалитет, магистратура (профильное, ОКСО 7.46.03.02, 7.46.04.02³). 2. Любое высшее образование, но не ниже магистра + дополнительная переподготовка по профилю деятельности	Не менее 5 лет руководящей деятельности в сфере документационного обеспечения управления организацией

Анализ функционала конкретного работника

Когда вам нужно с чистого листа написать должностную инструкцию сотруднику, то удобно в профстандарте найти подходящую обобщенную трудовую функцию (это основной функционал работника, см. «2» в Примере 1), а потом изучить, какие конкретные трудовые функции и действия он должен выполнять (см. «4» и «8» в Примере 1), чтобы выбрать те функции, которые соответствуют специфике вашей организации или подразделения. Выбранные трудовые функции, действия станут основой новой должностной инструкции.

Но в реальной жизни обязанности «переплетаются», т.е. один человек может выполнять одновременно и более сложную (высококвалифицированную), и более простую работу – см. Пример 2. Для того чтобы минимизировать подобное «переплетение», необходимо провести анализ соответствия должностных обязанностей, установленных для работника в трудовом договоре (должностной инструкции) с трудовыми функциями, действиями и уровнем квалификации, указанными в профстандарте.Как видно из Примера 2 в должностной инструкции делопроизводителя указаны функции из разных профстандартов с разными уровнями квалификации и разными наименованиями должности. При выявлении отклонений должностных обязанностей от установленных в профстандарте, следует:

шаг 1: исключить непрофильную функцию из должностной инструкции (или трудового договора);
шаг 2:
- передать эту функцию другому сотруднику, для которого этот вид деятельности является профильным, либо
- оставить данную функцию работнику, используя процедуры совмещения, расширения зон обслуживания или совместительство (ст. 60.1, 60.2 ТК РФ).

Напомним, что любые изменения должностной инструкции или трудового договора, связанные с изменениями трудовых функций, производятся только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ).

Пример 2. Возможное сочетание обязанностей, свойственных разным уровням квалификации, в функционале делопроизводителя

Пример 3. Матрица распределения обязанностей между сотрудниками

Проверка дублирования и обнаружение «бесхозного» функционала

Чтобы эффективно распределить нагрузку между сотрудниками, необходимо подробно расписать выполняемые действия каждого в матрице распределения ответственности, она наглядно демонстрирует, где происходит полное или частичное дублирование (см. Пример 3).

Сначала в матрицу необходимо вписать обязанности специалистов, закрепленные за ними в должностных инструкциях (или трудовых договорах). Далее при изучении профстандартов можно добавить в эти же строки (например, в скобках или курсивом) более точные формулировки данных действий из стандартов.

Возможно, в профстандартах найдутся трудовые действия, которые у вас в организации выполняются от случая к случаю, и они ни за кем не закреплены. В таком случае эти действия тоже следует вписать в матрицу, чтобы потом окончательно закрепить их за конкретными работниками.

Как видно в Примере 3, многие трудовые действия полностью или существенно дублируют друг друга. И если компания не большая, то держать сотрудников, которые выполняют схожие операции, экономически не выгодно. При выявлении дублирующих действий следует уточнить, с какими документами работает сотрудник и с какими специалистами он взаимодействует, выполняя схожие действия.

Но лучше четко закрепить, кто чем и в какой ситуации занимается, чтобы не возникло недоразумений и желания переложить свою работу на другого специалиста.

Аттестация персонала

Для определения текущей квалификации, знаний и умений работников в организации проводится аттестация или деловая оценка персонала. Ее результаты необходимо отразить документально, например, в протоколе заседания аттестационной комиссии. Комиссия может принять решение, что сотрудник:

соответствует или не соответствует занимаемой должности;
условно соответствует должности;
условно соответствует, при выполнении рекомендаций аттестационной комиссии (может дополняться положением о внеплановой аттестации, повторно).

На основе результатов аттестации работника можно:

повысить или понизить в должности (с согласия работника);
принять решение об изменении размера надбавок, премий или их отмене;
повысить / понизить уровень квалификации сотрудника;
перевести на более подходящую должность (с согласия работника);
отправить на повышение квалификации или профессиональную переподготовку;
уволить на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – за несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.

Аттестация может проводиться в устной (собеседование), письменной (тесты и опросные листы) и смешанной форме. При смешанном формате аттестационная комиссия проводит собеседование с обязательными ответами в письменном виде на вопросы теста и/или решением практических задач.

Согласно рекомендациям ФГБУ «ВНИИ Труда» Минтруда России по применению профессиональных стандартов в организации при подготовке документов для аттестации работников работодатель может использовать положения профессиональных стандартов.

При разработке средств для оценки профессиональной квалификации Национальное Агентство Развития Квалификаций (НАРК) рекомендует создавать тестовые задания не только на отдельную трудовую функцию, но и на каждое трудовое действие, включенное в эту функцию. Оценочные средства должны включать в себя как теоретические, так и практические задания.

При этом теоретические задания могут быть разных типов:

с выбором одного ответа;
с открытым ответом, который должен сформулировать испытуемый;
установление соответствия;
установление последовательности.

Практические задачи – это задания на выполнение трудовых функций, трудовых действий в моделируемых условиях.

Пример 4. Проверяем знания и умения, необходимые для выполнения конкретной трудовой функции

Чтобы проверить, насколько хорошо секретарь руководителя знает трудовую функцию «Составление и оформление управленческой документации», выделим из профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», какие трудовые действия в рамках этой функции он должен уметь качественно выполнять, какие умения и знания ему для этого нужны (см. отметки «1», «2», «3» и «4» ниже):

Вопросы для аттестации составляются на основе необходимых умений и знаний, которые указаны в профстандарте. В первую очередь, как правило, проверяется теоретическая часть.

1. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту приказа?

Выберите один вариант ответа:

а) в творительном падеже,

б) в предложном падеже,

в) в родительном падеже.

2. Какой из перечисленных документов содержит требования к бланкам документов и оформлению реквизитов?

1) Общероссийский классификатор управленческой документации;

2) ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

3) ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

4) Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

3. Для исходящих документов предусмотрены следующие технологические этапы (допишите недостающие):

1) подготовка проекта документа,

2) __________________________

3) подписание,

4) __________________________

<. . .>

Вторая часть аттестации состоит из практических заданий на выполнение трудовых действий в реальных или моделируемых условиях:

15. Задание:

Организации необходимо заказать одноместный номер прибывающему в командировку в Москву специалисту из Уральского филиала компании – Сидорову Петру Ивановичу. Командировка планируется с 15 по 19 мая 2023 года. Вопросы организации приема командированных специалистов находятся в ведении заместителя генерального директора по административно-хозяйственным вопросам Петрова Н.Д. Составьте письмо-просьбу в гостиничный комплекс «Измайловский» (корпус «Альфа»), отметьте в письме, что плата за проживание будет произведена Сидоровым П.И. за наличный расчет.

16. Задание:

Составьте проект приказа об итогах работы с документами в 2022 году в ООО «Ромашка». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

17. Задание:

Нужно отправить контрагенту проект договора, уже подписанный со стороны вашей организации, а также попросить тоже подписать документы и вернуть вам обратно 1 экземпляр. Договор имеет 2 приложения (спецификацию и график поставок). Составьте сопроводительное письмо на отправку этих документов.
<. . .>

Источник