- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Выдача копии должностной инструкции работнику
Выдача копии должностной инструкции работнику
Подборка наиболее важных документов по запросу Выдача копии должностной инструкции работнику (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 12.12.2023 по делу N 88-32033/2023 (УИД 67RS0001-01-2023-000254-49)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О предоставлении копий документов, связанных с работой.
Обстоятельства: Истец указал, что на основании контракта проходил службу в уголовно-исполнительной системе. Истец направил в адрес ответчика заявление о выдаче копий документов, связанных с работой. Данное заявление получено ответчиком, но требуемые документы работодателем не выданы.
Решение: 1) Дело направлено на новое рассмотрение; 2) Дело направлено на новое рассмотрение.Суды первой инстанции, признавая незаконным бездействие Управления федеральной службы исполнения наказаний по <адрес> по своевременной выдаче ФИО1 надлежащим образом заверенных копий контракта о службе в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации, должностной инструкции по последней замещаемой должности, представления к увольнению со службы, а также служебной характеристики, исходили из того, что в нарушение Указа Президиума ВС СССР от ДД.ММ.ГГГГ N-X (ред. от ДД.ММ.ГГГГ) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» предоставленные истцу копии контракта о службе и должностной инструкции не были надлежащим образом заверены; представление к увольнению и служебная характеристика имеются в личном деле и их копии могут быть выданы по заявлению работника.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 26.12.2024)По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
-
Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
-
Справочная информация, календари, формы
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Финансовые консультации
- Журналы издательства «Главная книга»
- Интернет-интервью
- Классика российского права
- Калькуляторы
- Подписаться на рассылки
- Новостной информер КонсультантПлюс
- Новостные RSS-ленты
- Экспорт материалов
- Документы
- Подборки материалов
В любой момент бывший работник может наведаться к вам и попросить выдать ему те или иные документы, связанные с работой. Скажем сразу, есть документы, которые выдать нужно обязательно, а есть те, которые выдавать нельзя ни в коем случае. О каких документах речь? Узнайте из статьи.
Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет?
Выдавать документы, связанные с работой, или не выдавать: вот в чем вопрос
По закону работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему документы, связанные с его работой у конкретного работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ. Причем исполнять это требование нужно и тогда, когда их просит бывший работник. Так как правило об их выдаче распространяется на отношения работника и работодателя и в том случае, если они уже прекращеныОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9.
Важный момент: работник не обязан в своем запросе обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с прежней работой в вашей компании (ИП), так как российским законодательством на него такая обязанность не возложенаОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9. Следовательно, требовать озвучить причину обращения работодатель не имеет права.
Внимание
Требование о выдаче документов, связанных с работой у вас, можно не исполнять (и суд вас в этом поддержит), если работник, который их запрашивает:
•или не обращался к вам с письменным заявлением о выдаче документов, а, к примеру, направил запрос в виде письма по электронной почте (не подписанного электронной подписью)Определение 7 КСОЮ от 10.09.2020 № 88-12944/2020; АО Свердловского облсуда от 28.05.2019 № 33-8708/2019;
•или не может доказать, что состоял в трудовых отношениях с вашей компаниейАО Саратовского облсуда от 18.07.2019 № 33-5813/2019;
•или затребовал документы, содержащие государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайнуАО Воронежского облсуда от 26.07.2018 № 33-5251/2018.
Конкретного перечня «документов, связанных с работой» нигде не установлено, однако некоторые из них прямо указаны в ТК РФч. 1 ст. 62 ТК РФ. Среди них:
•копия приказа о приеме на работу;
•копии приказов о переводах на другую работу;
•копия приказа об увольнении с работы;
•справки о заработной плате;
•справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на ОПС;
•справки о периоде работы у работодателя.
Поэтому, если бывший работник запросил у вас что-то из перечисленного, безоговорочно выдайте ему нужную бумагу.
Важно: перечисленный в ТК РФ перечень заканчивается припиской «…и другое». Однако это вовсе не означает, что любой запрос сотрудника нужно исполнять. О том, какие другие рабочие документы нужно выдавать сотрудникам, а какие нет, — в таблице ниже.
| Документ | Обоснование |
| Нужно выдать | |
| Трудовой договор, заключенный с бывшим работником, и дополнительные соглашения к нему | Указанные документы напрямую связаны с работой сотрудника у васч. 1 ст. 62 ТК РФ. Поэтому их копии надо выдать. Тот факт, что прежде вы выдавали уволенному оригинальные экземпляры документов, не освобождает вас от указанной обязанности |
| Трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) | Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, указанные выписки, справка о зарплате выдаются сотруднику в день увольнения в обязательном порядке. Другие справки — только если об этом есть заявление работникач. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Однако если после увольнения работник потеряет что-то из перечисленного, он вправе повторно запросить у вас документы (их копии), так как они связаны с его работой у васч. 1 ст. 62 ТК РФ. А в случае с трудовой книжкой работник также вправе требовать от вас оформления ее дубликата, если его последнее место работы было в вашей организациип. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н |
| Выписка из формы СЗВ-М | |
| Выписка из формы СЗВ-СТАЖ | |
| Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам | |
| Выписка из формы ДСВ-3 | |
| Справка о заработке 182н | |
| Справка о доходах и НДФЛ | |
| Иные справки, касающиеся именно работы уволенного у вас (например, справка о северной надбавке) | |
| Можно не выдавать Прежде чем принять решение «не выдавать», взвесьте все за и против. Ведь если работник не получит желаемое, он может обратиться в суд. И даже если вы выиграете спор, очевидно, что времени на судебное разбирательство вы все равно потратите куда больше, чем если сразу передадите нужный документ работнику. Также обращаем внимание, что в случае возникновения спора, допустим, в связи с привлечением работника к дисциплинарной ответственности вас также могут попросить представить необходимые документы (те же материалы служебной проверки) уполномоченному органу или суду. В таком случае отказать в их представлении вы не вправе |
|
| Правила внутреннего трудового распорядка | Коллективный договор, должностная инструкция, ПВТР, положение об оплате труда и премировании — это все локальные нормативные акты компании. Они касаются неопределенного круга лиц, персональную информацию о работнике не содержат. И как отмечают судьи, после увольнения работника они уже никак не связаны с его работойОпределение 3 КСОЮ от 15.09.2021 № 88-13027/2021; АО Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020. Да и обязанность работодателя выдавать копии своих ЛНА нигде прямо не установлена |
| Коллективный договор | |
| Положение об оплате труда и премировании | |
| Должностная инструкция | |
| Докладная или служебная записка о нарушении трудовой дисциплины | Материалы служебной проверки непосредственно не связаны с работой уволенного. Они предназначены для служебного пользования, а потому работодатель не обязан предоставлять работнику их копииОпределения 4 КСОЮ от 15.07.2021 № 88-16817/2021; 3 КСОЮ от 22.06.2020 № 88-6138/2020; АО Омского облсуда от 13.06.2019 № 33-3694/2019 |
| Нельзя выдавать, но есть «но» | |
| График отпусков | В указанных документах содержатся сведения о других работниках. Распространять эти сведения не допускается по Закону о персональных данныхст. 88 ТК РФ; ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. А потому выдавать документ целиком нельзя ни в коем случае.За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия могут привлечь к административной ответственности в виде штрафач. 2 ст. 13.11, ч. 1—3 ст. 4.1.2 КоАП РФ: •для фирм, относящихся к малому бизнесу, — от 20 000 до 75 000 руб.; •для иных компаниий — от 30 000 до 150 000 руб.; •для должностных лиц и ИП — от 20 000 до 40 000 руб. А за повторное нарушение санкции увеличеныч. 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ: •для фирм, относящихся к малому бизнесу, и ИП — от 100 000 до 300 000 руб.; •для иных компаний — от 300 000 до 500 000 руб.; •для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб. Однако не выдать бывшему сотруднику совсем ничего — тоже нарушение. Ведь в указанных документах содержится информация, связанная и с его работой у работодателяч. 1 ст. 62 ТК РФ. В такой ситуации либо при снятии копии скройте часть информации, касающейся других работников, либо делайте выписки из документов с информацией только о заявителе |
| Табель учета рабочего времени | |
| Ведомости по зарплате | |
| «Коллективные» приказы, например о премировании по итогу квартала | |
| Другие документы, содержащие данные не только о заявителе | |
| Штатное расписание | С одной стороны, штатное расписание не имеет отношения к выполнению конкретной трудовой функции, а потому его можно не выдавать. А с другой стороны, документ так или иначе связан с трудовой деятельностью бывшего работника (хотя бы потому, что в нем указан его оклад), а значит, выдать его все-таки надо. Как быть? Полагаем, лучшее решение, как и в предыдущих случаях, — это оформить для работника выписку из документа со сведениями только о его должности и соответствующих выплатах. А вот копию полного штатного расписания в целях защиты персональных данных других лиц выдавать вообще нельзя |
Как выдавать выписки и копии документов
Выписка и копии документов, как мы уже говорили, оформляются на основании письменного заявления работникач. 1 ст. 62 ТК РФ. Однако ни его форма, ни содержание трудовым законодательством не установлены. Следовательно, составить документ работник может произвольно.
Вот пример формулировки заявления о выдаче копии трудового договора.
ЗаявлениеДистанционный работник может подать заявление в форме электронного документа, подписанного любой электронной подписьюч. 2, 6 ст. 312.3 ТК РФ
Я, Мурзаев Андрей Викторович, прошу в соответствии с ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ выдать мне заверенную копию трудового договораДистанционный работник в заявлении может попросить направить ему копию трудового договора (или любого иного документа, связанного с работой) в форме электронного документач. 7 ст. 312.3 ТК РФ. Отказать в выполнении подобной просьбы работодатель не вправе от 21.01.2021 № 21/21-ТД, заключенного со мной.
| 09.09.2022 |
А.В. Мурзаев |
Получив заявление, в течение 3 рабочих дней сделайте копию нужного документа или выписку из негоч. 1 ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ. Выписку составляйте в произвольной форме на бланке вашей организации. Обычно сам документ называют «Выписка из…», а далее копируют необходимый текст из оригинала документап. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Копии документов и выписки предоставьте работнику бесплатно и заверьте надлежащим образом. Для этого под реквизитом «подпись» в конце документа проставьте вот такую отметкуп. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Верно
| Специалист по кадрам |
А.С. Вольская |
Укажите данные лица, заверяющего документ. Это может быть руководитель организации или кто-то другой, кому предоставлено право заверять копии документов, например, приказом или доверенностью
01.09.2022Проставьте дату заверения выписки
Оригинал документа находится в ООО «Мозаика» в деле № 123 за 2022 г.
М.П.
В случае когда документ выдается для представления в другую организацию, надпишите, что подлинный документ находится в вашей организации, и проставьте печать (кроме случая, когда ее нет и вы не обязаны ее иметь)
Выдачу документов рекомендуем зафиксировать. К примеру, если копии работник забирает лично, можно взять с него расписку об их получении. Другой вариант: можно оформить опись выдаваемых документов и попросить работника поставить в ней дату и свою подпись.
Или же копии документов вы можете отправить по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Тогда у вас будут доказательства отправки.
Эти действия помогут в случае чего доказать, что запрос о выдаче документов вы исполнили в срок.
Напоминаем, что если в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления не выдать запрошенные документы, то трудинспекция может привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размереч. 1 ст. 5.27, ч. 1, 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ:
•от 30 000 до 50 000 руб. — для компаний, не относящихся к малому бизнесу;
•от 1000 до 5000 руб. — для малых компаний, ИП и должностных лиц.
Если же должностное лицо или работодатель были привлечены к «административке» в течение года за аналогичное нарушение трудового законодательства РФ, то штраф накладывается в большем размерест. 4.6, ч. 2 ст. 5.27, ч. 1, 2 ст. 4.1.2 КоАП РФ; п. 8 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45:
•от 50 000 до 70 000 руб. — для компаний, не относящихся к малому бизнесу;
•от 10 000 до 20 000 руб. — для фирм из малого бизнеса, ИП и должностных лиц. Последних вместо штрафа могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет. Причем наказывают должностных лиц независимо от того, где были совершены нарушения: по одному месту работы или в разных организациях.
Как быть, если работник запросил документы, которых нет
Ответ прост: сообщить работнику об отсутствии запрашиваемых им документов. Специально для него составлять документы не надо. Вот какие объяснения отсутствия у вас запрашиваемых бумаг вы можете предоставить работнику. Кстати, лучше изложите такие причины письменно.
На нет и суда нет. Если запрашиваемые документы уже уничтожены из-за истечения срока хранения, так и сообщите об этом бывшему работнику и ничего не выдавайте
«Документ отсутствует, потому что срок его хранения истек». Истечение срока хранения документа — веская причина для его невыдачи. Ведь невозможно выдать то, чего уже нет. Суды считают так же.
Например, учитель попросил у школы выдать ему документы о выполненной работе, в частности справки о количестве проведенных уроков за 2009—2011 учебные года. Выдать последние школа не смогла, так как по номенклатуре дел после 5-летнего хранения в архиве из классных журналов остаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся этого класса. Остальное — уничтожается. То есть требуемых сведений не остается.
Суд в споре встал на сторону учебного учреждения и признал непредставление сведений связанным с объективной невозможностьюАО Санкт-Петербургского горсуда от 22.01.2019 № 33-899/2019.
«Документ отсутствует, потому что в принципе не составлялся». Бывший работник может запросить документ, который вы не составляли потому, что и не должны были. В таком случае имеете право его запрос не исполнять — так говорят суды. Вот, например.
Бывшая сотрудница запросила у компании копии должностных инструкций. У работодателя их не было, так как должностные инструкции по рабочим профессиям в период трудовой деятельности уволенной (с 1984 г.) не издавались. Суд не нашел нарушений в действиях работодателяОпределение 3 КСОЮ от 02.07.2020 № 88-6763/2020.
В другой истории работодатель отказал работнику в выдаче справки о наличии вакансий. Причина та же — документ не составлялся. Суд также поддержал работодателяАО Красноярского крайсуда от 22.07.2019 № 33-10340/2019.
«Документ отсутствует, потому что утрачен». Затребовать бывший работник может и документ, который у вас быть должен, но по какой-то причине утрачен. Очевидно, что в таком случае вы вправе отказать сотруднику в его предоставлении. Но есть условие — факт утраты должен быть зафиксирован.
Известен случай, когда бывший работник запросил у работодателя документы, связанные с его работой, в том числе копии заявлений о приеме на работу и переводе. Но так и не получил их.
Работодатель, аргументируя фактическим отсутствием документов в личном деле работника, копии заявлений не выдал, но выдал акт об утере. Суд его в этом поддержал, отметив, что возложение на бывшего работодателя обязанности по предоставлению утраченных документов будет носить неисполнимый характер и не приведет к реальной защите нарушенного права работникаАО Нижегородского облсуда от 16.10.2018 № 33-12319/2018.
* * *
Подытожим: выдать бывшим работникам по их письменному запросу нужно только те документы, которые отвечают следующим требованиям:
•документ касается именно работы уволенного в вашей компании;
•документ не содержит персональных данных других сотрудников, а если содержит — можно выдать только выписку;
•документ есть в компании. Вы вправе отказать работнику в выдаче документов в случае, если вы их не оформляли, потому что и не должны были это делать по закону, или они утрачены, или срок их хранения истек.
Нередко возникают ситуации, когда работнику не предоставляются документы, связанные с его работой и необходимые для реализации его трудовых прав.
Перечень документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, перечисленных в ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, не является исчерпывающим. Это — копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другие. В случае необходимости работник вправе требовать от работодателя предоставления копий и иных документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя.
При необходимости получить данные копии, работник вправе обратиться с письменным заявлением к работодателю. Данное заявление является основанием выдачи работнику копий документов. Заявление составляется в произвольной форме, при этом в заявлении необходимо точно указать конкретные виды документов, копии, которых желает получить работник. Каких-либо иных, помимо заявления работника, оснований для выдачи копий документов, связанных с работой, законодательством, в данном случае, не предусмотрено. Поэтому работодатель не вправе требовать предоставления работником ходатайств, запросов, требований третьих лиц о выдаче копий соответствующих документов.
Не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой. Данные копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Однако, если запрашиваемые документы содержат персональные данные иных работников, в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», указанный документ в полном объеме работнику не предоставляется. В таком случае оформляется выписка из такого документа, в которой содержится информация субъекта персональных данных — работника, запросившего документ.
Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью.
Непредставление работодателем документов, запрашиваемых работником, является нарушением трудового законодательства и влечет административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа на виновных лиц в размере до пятидесяти тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Об обязанности работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой
Нередко возникают ситуации, когда работнику не предоставляются документы, связанные с его работой и необходимые для реализации его трудовых прав.
Перечень документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, перечисленных в ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, не является исчерпывающим. Это — копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другие. В случае необходимости работник вправе требовать от работодателя предоставления копий и иных документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя.
При необходимости получить данные копии, работник вправе обратиться с письменным заявлением к работодателю. Данное заявление является основанием выдачи работнику копий документов. Заявление составляется в произвольной форме, при этом в заявлении необходимо точно указать конкретные виды документов, копии, которых желает получить работник. Каких-либо иных, помимо заявления работника, оснований для выдачи копий документов, связанных с работой, законодательством, в данном случае, не предусмотрено. Поэтому работодатель не вправе требовать предоставления работником ходатайств, запросов, требований третьих лиц о выдаче копий соответствующих документов.
Не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой. Данные копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Однако, если запрашиваемые документы содержат персональные данные иных работников, в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», указанный документ в полном объеме работнику не предоставляется. В таком случае оформляется выписка из такого документа, в которой содержится информация субъекта персональных данных — работника, запросившего документ.
Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью.
Непредставление работодателем документов, запрашиваемых работником, является нарушением трудового законодательства и влечет административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа на виновных лиц в размере до пятидесяти тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Подскажите, пожалуйста, обязан ли работодатель по письменному заявлению работника предоставить копию должностной инструкции и коллективного договора?
Ответ:
Предоставить работнику копию должностной инструкции работодатель обязан в течение трех рабочих дней с момента получения от работника соответствующего письменного заявления. Обязанность работодателя предоставить работнику копию коллективного договора трудовым законодательством не установлена.
Правовое обоснование:
Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде
В ТК определено, что в некоторых случаях нужно выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, справки о зарплате. Но часто работники требуют и другие документы. Должен ли работодатель выполнять их просьбу? Какие документы можно не выдавать? Как заверить копию документа?
Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:
– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
– выписки из трудовой книжки;
– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Освойте профессию кадровика с нуля и получите диплом! Курс «Кадровик: от ТК до 1С: ЗУП» научит вас вести кадровый учет, работать в 1С, оформлять ЕФС-1 и соблюдать правила 2025 года. Запишитесь сейчас со скидкой до 73% – всего 8 900 ₽ или 4 платежа по 2 225 ₽!
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определения ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).
Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
|
Нормативный акт |
Документ |
|
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации» |
Справка о среднем заработке за последние три месяца |
|
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» |
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой |
|
Статья 230 НК РФ |
Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ |
|
Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» |
Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц |
|
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» |
Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже* |
* Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам – в день увольнения.
Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.
В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?
В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).
Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.
Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).
Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?
В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.
Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).
Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.
Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:
– заявление, написанное работником;
– свой паспорт;
– доверенность.
Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.
Директору ООО «Ромашка»
И. И. Зеленову
от менеджера Т. Д. Красновой
Заявление
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
– копию приказа о переводе на должность менеджера;
– копию трудового договора.
Краснова, 24.08.2017
Как правильно заверить копии документов для работника?
В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013[1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Копии документов выдаются на бланках организаций.
Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).
ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
-
заверительную надпись «Верно»;
-
должность лица, заверившего копию;
-
личную подпись;
-
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
-
дату заверения.
Приведем пример.
Верно.
Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко
24.08.2017
Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016[3]. Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).
Кто может заверять копии?
Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.
Как заверять копию документа на нескольких листах?
Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).
Оформление выписки
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Директор И. И. Зеленов
Выписка верна
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка
из трудовой книжки серии XХ № 211111
|
Фамилия |
Серов |
|
|
Имя |
Дмитрий |
|
|
Отчество |
Олегович |
|
|
Дата рождения |
14.02.1990 |
|
|
Образование |
Среднее профессиональное |
|
|
Профессия, специальность |
техник |
|
|
Дата заполнения |
11.05.2012 |
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью «Апрель» |
|||||
|
(ООО «Апрель») |
|||||
|
1 |
11 |
05 |
2012 |
Принят техником. |
Приказ от 11.05.2017 |
|
№ 11 |
|||||
|
2 |
04 |
09 |
2016 |
Переведен на старшего техника. |
Приказ от 04.09.2016 |
|
№ 60 |
|||||
|
Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время. |
Выписка верна.
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу № 9779‑X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.
Подведем итог
Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.
Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.
Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.
В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.
Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.
[1] «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185‑ст.
[2] Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст.
[3] «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.