Должностная инструкция главного специалиста совета депутатов

Должностная инструкция главного специалиста по правовой, кадровой, архивной работе, работе Собрания депутатов

Опубликовано 17.12.2014 12:06

Должностная инструкция главного специалиста по правовой, кадровой, архивной работе, работе Собрания депутатов.  Скачать (формат — .doc)

Дополнение к должностной инструкции. Скачать (формат — .zip)

На один уровень выше

Главный специалист Совета народных депутатов

                         Дельдюжова Татьяна Григорьевна

Главный специалист выполняет организационно-практические задачи, определенные Уставом муниципального образования Копнинское сельское поселение. Оказывает помощь председателю Совета народных депутатов муниципального образования Копнинское сельское поселение в исполнении его полномочий и полномочий Совета народных депутатов, а также выполняет самостоятельные функции в соответствии с распределением обязанностей.

Функциональные обязанности Главного специалиста Совета народных депутатов:

• готовит проекты нормативно-правовых актов Совета народных депутатов;
• ведет протоколы заседаний Совета, заседаний комиссий Совета;
• ведет делопроизводство и номенклатуру дел Совета народных депутатов;
• оказывает помощь в работе комиссий Совета народных депутатов и проведению заседаний Совета;
• оказывает помощь в организации публичных слушаний, проводимых по инициативе Совета народных депутатов;
• ежемесячно готовит и сдает в прокуратуру и в администрацию Владимирской области нормативно-правовые акты, принятые Советом народных депутатов за прошедший месяц;
• отвечает за своевременную публикацию в газете «Доверие» нормативно-правовых актов, принятых Советом народных депутатов и подлежащих обязательной публикации;
• оказывает помощь в организации работы с населением (опросы населения, организация встреч, собраний и т.п.);
• отвечает за своевременное размещение перечня информации о деятельности Совета народных депутатов на официальном сайте Собинского района;
• выполняет иные поручения председателя Совета.

Главный специалист Совета народных депутатов в своей работе руководствуется:

• законодательством РФ;
• Законами Владимирской области;
• решениями представительной и исполнительной власти Владимирской области и Собинского района;
• Уставом муниципального образования Копнинское сельское поселение;
• распоряжениями председателя Совета народных депутатов муниципального образования Копнинское  сельское поселение;
• решениями Совета народных депутатов муниципального образования Копнинское  сельское поселение;
• нормативными документами администрации муниципального образования Копнинское  сельское поселение;
• должностной инструкцией.

Осуществляет взаимодействие с:

• Администрацией и Советом народных депутатов Собинского района;
• Администрацией муниципального образования Копнинское сельское поселение;
• средствами массовой информации;
• общественными организациями.

Главный специалист Совета народных депутатов имеет право:

• участвовать в совещаниях при Главе администрации;
• участвовать в работе Совета народных депутатов;
• участвовать в работе комиссий Совета народных депутатов.

 На руководителя аппарата  возлагаются следующие должностные обязанности:

— Осуществление общего руководства сотрудниками аппарата;

— Обеспечение работы в аппарате Думы по учету, контролю и проверке исполнения решений Думы, решений постоянных комитетов;

— Контроль выполнения сотрудниками аппарата должностных обязанностей и распоряжений председателя Думы;

— Осуществление контроля за соблюдением работниками аппарата порядка подготовки и внесения необходимых для рассмотрения на заседаниях Думы и постоянных комитетов материалов, контроль за обработкой документов Думы;

— Согласование с руководителями структурных подразделений администрации городского округа Чапаевск, председателями постоянных комитетов Думы  сроков представления аналитических и информационных материалов, проектов решений Думы, выносимых на заседания постоянных комитетов;

— Ведение переговоров с депутатами Думы, руководителями организаций и предприятий по вопросам  работы Думы;

— Внесение предложений Председателю  Думы о назначении на должность и освобождении от должности работников аппарата Думы, их поощрении и наложении взысканий;

—  Взаимодействие с депутатами Думы городского округа Чапаевск, оказание им методической  и организационной помощи.

—   Организационное обеспечение деятельности  Думы:

        — формирование пакета документов по вопросам повестки Думы и Совета Думы для депутатов;

—  оформление протоколов заседаний  и решений, принятых на заседаниях Совета Думы, Думы;

— подготовка проектов решений Думы по итогам заседаний Совета Думы;

— подготовка сопроводительных писем по итогам заседаний Совета Думы, Думы;

— подготовка отчетов о работе Совета Думы, Думы;

— оформление решений и протоколов заседаний Совета Думы, Думы.

— Подготовка  методических материалов по вопросам своей компетенции.

— Организация материально-технического обеспечения аппарата городской Думы, средствами связи, мебелью, канцтоварами, техническими средствами и т.д;

— Организация работы  по осуществлению муниципальных закупок;

—  Проведение экспертизы результатов, предусмотренных  муниципальными контрактами;

— Осуществление  внутреннего финансового аудита в Думе городского округа Чапаевск.

На  главного  бухгалтера  возлагаются следующие обязанности:

—  Организация материально-технического обеспечения аппарата  Думы средствами связи, мебелью, канцтоварами, техническими средствами и т.д.;

— Организация финансового обеспечения, бухгалтерского учета и отчетности  Думы;

— Обеспечение начисления и выплаты денежного содержания работникам аппарата Думы;

— Обеспечение своевременного перечисления налоговых и других платежей;

— Подготовка проекта сметы расходов Думы на предстоящий календарный год с учетом предложений постоянных комитетов и структурных подразделений аппарата и обеспечение ее исполнения после утверждения;

— Осуществление муниципальных закупок;

— Осуществление оплаты расходов по материально-техническому обеспечению Думы;

— Осуществление контроля за расходованием бюджетных средств в соответствии с утвержденной сметой расходов;

— Осуществление учета, сохранности и рационального использования основных средств и материалов;

— Обеспечение правильного, полного и рационального  использования материальных и финансовых ресурсов городской Думы;

— Обеспечение сохранности бухгалтерских документов;

— Ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций Думы;

— Осуществление приема и контроля первичной документации по существующим участникам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке;

— Отражение на счетах  бухгалтерского учета операций, связанных с  движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств Думы;

—  Начисление и перечисление  налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджет, платежей в банковские учреждения, страховых  взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, средств на финансирование  капитальных вложений, заработной  платы рабочих и служащих, других выплат и платежей;

— Подготовка данных по  соответствующим  участкам бухгалтерского учета для составления  отчетности, обеспечение сохранности бухгалтерских документов, подготовка  бухгалтерских документов  в соответствии с установленным порядком  для передачи в архив;

— Обеспечение организации контроля за соблюдением установленного порядка управления и распоряжения имуществом, находящимся в муниципальной собственности.

— Подготовка, составление и анализ сметы расходов Думы городского округа Чапаевск и отчет о ее исполнении.

— Организация работы с заявками по размещению заказов для муниципальных нужд;

—  Организация работы с договорами;

— Осуществление  внутреннего финансового контроля в Думе городского округа Чапаевск.

На консультанта  возлагаются следующие должностные обязанности:

— Правовое обеспечение деятельности Думы, депутатов, сотрудников аппарата Думы по вопросам деятельности Думы;

— Оказание правовой помощи депутатам Думы, Совету Думы, Комитетам Думы, работникам аппарата Думы по вопросам деятельности Думы;

— Осуществление правовой экспертизы проектов и Решений Думы, распоряжений Председателя Думы, положений, инструкций, договоров, соглашений и других документов, проекты которых разрабатываются  в Думе;

—  Анализ и подготовка материалов по актам прокурорского реагирования;

— Проведение анализа обращений граждан и организаций по вопросам, связанным с реализацией полномочий представительного органа;

—  Подготовка обращений  в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, общественные объединения о предоставлении документов, а также информационных и справочных материалов, необходимых для осуществления полномочий Думы;

—  Осуществление анализа,  предварительное изучение вопросов, обращений и жалоб, поступающих на имя Председателя городской Думы, внесение предложения по их решению;

—  Представление и защита прав и законных интересов Думы как юридического лица  в судах и других государственных органах, проведение анализа и обобщение результатов рассмотрения судебных дел с участием Думы.

—  Участие в заседаниях Думы, Совета Думы, Комитетов и комиссий Думы, думских слушаниях;

—  Взаимодействие  с негосударствнными  некоммерческими организациями, заключившими договор о сотрудничестве с Думой; Молодежным парламентом при Думе городского округа Чапаевск; Школьно-студенческим Советом;

— Работа с проектами договоров, контрактов при осуществлении муниципальных закупок;

— Разработка плана закупок, осуществление подготовки изменений для внесения в план закупок;

— Организация и утверждение плана закупок;

— Размещение в единой информационной системе плана закупок и внесенных в него изменений;

— Подготовка обоснования закупки при формировании плана закупок;

—  Разработка плана-графика закупок, осуществление подготовки изменений для внесения в план-график и утверждения плана-графика;

— Определение и обоснование начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при формировании плана-графика;

— Организация включения в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участниках закупок, уклонившихся от заключения контрактов, а также об участниках закупок с которым контракт был расторгнут по решению суда или в связи с односторонним отказом заказчика от исполнения контракта;

— Взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта, применение мер ответственности, в том числе направление поставщику (подрядчику, исполнителю) требования об уплате неустоек (штрафов, пеней) в случае просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных контрактом, а также в иных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом, иные действия в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта;

— Организация в случае необходимости консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участие в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения муниципальных нужд;

— Организация обязательного общественного обсуждения закупки товара, работы или услуги, по результатам которого в случае необходимости осуществление подготовки изменений для внесения в планы закупок, планы-графики, документацию о закупках или обеспечение отмены закупки;

— Участие в рассмотрении дел об обжаловании действий (бездействия) заказчика, в том числе обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), и осуществление подготовки материалов для осуществления претензионной работы;

— Осуществление проверки обеспечения исполнения контракта, предоставленное участником закупки, с которым заключается контракт, на соответствие требованиям Федерального закона о контрактной системе;

— Осуществление  внутреннего финансового аудита в Думе  городского округа Чапаевск.

На главного специалиста  возлагаются следующие обязанности:

— Обеспечение деятельности  председателя Думы: при осуществлении им представительских полномочий в отношениях с населением, трудовыми коллективами, организациями, органами государственной власти и местного самоуправления и при организации в Думе приема граждан, рассмотрении их обращений.

— Подготовка еженедельного плана-графика работы председателя Думы и необходимых информационно-справочных материалов и  информации о мероприятиях, проводимых в Думе.

— Взаимодействие с администрацией города по обмену еженедельной информацией о мероприятиях, проводимых в Думе и администрации города, доведение ее до сведения председателя Думы, депутатов и сотрудников аппарата;

— Ведение сводной номенклатуры дел Думы.

— Формирование архива Думы.

— Ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров аппарата  Думы;

— Ведение учета личного состава, выдачи справок  о трудовой деятельности работников, хранение и  заполнение трудовых книжек, техническая подготовка  материалов для представления  работников аппарата Думы к  поощрениям и награждениям.

— Информационно-техническое обеспечение  аттестации муниципальных служащих  аппарата Думы, организации конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы аппарата Думы;

— Обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

— Обеспечение подготовки и передачи в администрацию городского округа Чапаевск информации об изменениях в кадровом составе аппарата Думы для включения в реестр муниципальных служащих и в резерв на замещение вакантных должностей муниципальной службы городского округа Чапаевск.

— Регистрация, обеспечение технической обработки поступающей в Думу и отправляемой корреспонденции в порядке и в сроки, установленные законодательством и регламентом Думы.

— Обеспечение приема и передачи документов и материалов по факсимильной и телефонной связи.

На ведущего специалиста возлагаются следующие должностные обязанности:

—  Взаимодействие с депутатами Думы городского округа Чапаевск, оказание им методической  и организационной помощи.

—  Организационное обеспечение деятельности  Думы:

— формирование пакета документов по вопросам повестки дня комитетов для членов комитетов;

—  оформление протоколов заседаний  и решений, принятых на заседаниях комитетов;

— подготовка сопроводительных писем по итогам заседаний комитетов;

— подготовка отчетов о работе комитетов;

— Подготовка, хранение и сдача в архив материалов деятельности  комитетов.

— Организационное обеспечение подготовки и проведения семинаров, конференций, думских слушаний и иных мероприятий, проводимых в Думе.

— Подготовка  методических материалов по вопросам своей компетенции.

—  Подготовка  информационных материалов  о деятельности комитетов для размещения на  официальном сайте Думы;

На специалиста по работе с общественностью возлагаются следующие должностные обязанности:

— Взаимодействие с общественными структурами, образованными при Думе: общественные комиссии при комитетах Думы, партийные объединения, Общественный Совет, Общественный молодежный парламент, Школьно-студенческий совет; оказывать им методическую и организационную помощи, содействие в подготовке  и проведении их заседаний;

— Формирование пакета документов:

— по вопросам  повестки дня заседаний общественных комиссий для членов комиссий;

— по вопросам  повестки заседаний депутатского объединения для членов депутатского объединения;

— по вопросам  повестки заседаний  Общественного Совета;

— по вопросам  повестки заседаний Общественного молодежного парламента;

— по вопросам  повестки заседаний Школьно-студенческого совета;

— Взаимодействие  с негосударственными  некоммерческими организациями, заключившими договор о сотрудничестве с Думой, с депутатами  Думы,  оказание им методической и организационной помощи;

—  оформление протоколов заседаний  и решений, принятых на заседаниях общественных структур, действующих при Думе г.о.Чапаевск;

— подготовка сопроводительных писем по итогам заседаний общественных структур, действующих при Думе г.о.Чапаевск;

—  Подготовка  информационных материалов  о деятельности общественных структур, действующих при Думе, для размещения на  официальном сайте Думы;

— Осуществление мультимедийного  обеспечения  проведения семинаров, конференций, думских слушаний, круглых столов, детских парламентских часов и иных мероприятий, проводимых в Думе.

В целях приведения в соответствие с действующим законодательством должностных инструкций работников аппарата Совета Верхнеуслонского муниципального района, руководствуясь Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 02.03.2007 N 25-ФЗ и в соответствии с Кодексом Республики Татарстан «О муниципальной службе» от 25.06.2013 г. № 50-ЗРТ, 
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.    Утвердить должностную инструкцию главного специалиста общего отдела Совета Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан (Приложение №1).
2.    Разместить настоящее постановление на официальном сайте Верхнеуслонского муниципального района.
3.    Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Совета Верхнеуслонского муниципального района  Л.Н. Никитину.

Глава Верхнеуслонского муниципального района М.Г. Зиатдинов

Приложение № 1 к Постановлению Главы Верхнеуслонского
муниципального района
Республики Татарстан
№ ___  от  _______2018 г.

Должностная инструкция
главного специалиста общего отдела
Совета Верхнеуслонского муниципального района

Общие положения

1.1. Главный специалист общего отдела Совета Верхнеуслонского муниципального района осуществляет свою работу, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан, Федеральным Законом от 06.10.2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 25.12.2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 02.03.2007 N 25-ФЗ, Законом Республики Татарстан от 28.07.2004 года  № 45-ЗРТ «О местном самоуправлении в Республике Татарстан», Законами Российской Федерации и Республики Татарстан о муниципальной службе, Кодексом Республики Татарстан «О муниципальной службе» от 25.06.2013 г. № 50-ЗРТ, Указами Президента Республики Татарстан, постановлениями, распоряжениями Государственного Совета Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, Уставом Верхнеуслонского муниципального района, постановлениями, распоряжениями Главы муниципального района, Положением о Совете Верхнеуслонского муниципального района и другими нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность органов местного самоуправления.
1.2. Должность главного специалиста общего отдела Совета относится к группе старших должностей муниципальной службы.
1.3. Главный специалист общего отдела Совета подчиняется Главе муниципального района, заместителю Главы муниципального района, руководителю аппарата Совета и начальнику общего отдела. В период временного отсутствия начальника общего отдела его обязанности возлагаются на главного специалиста общего отдела. 
1.4.  Главный специалист общего отдела Совета назначается и освобождается от должности на основании распоряжения Главы муниципального района по представлению руководителя аппарата Совета. 
2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний
Главный специалист общего отдела Совета должен: 
2.1.Иметь высшее или среднее профессиональное образование, знать специфику работы исполнительно-распорядительных, представительных органов местного самоуправления. 
2.2.Быть дисциплинированным, деловитым, ответственно подходить к решению порученных вопросов.
2.3. Обладать следующими знаниями и навыками в области информационно-коммуникационных технологий:
2.3.1. Правовые аспекты в области информационно-коммуникационных технологий;
2.3.2. Программные документы и приоритеты государственной политики в области информационно-коммуникационных  технологий;
2.3.3. Правовые аспекты в сфере предоставления муниципальных услуг населению и организациям посредством применения информационно-коммуникационных  технологий;
2.3.4. Аппаратное и программное обеспечение;
2.3.5.Возможности и особенности применения современных информационно-коммуникационных  технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;
2.3.6. Общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности;
2.3.7. Основы проектного управления;
2.3.8. Стратегическое планирование и управление групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных  технологий в муниципальных органах;    
2.3.9. Работать с внутренними и периферийными устройствами компьютера;
2.3.10. Работать с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе с сетью Интернет;
2.3.11. Работать в операционной системе;
2.3.12. Управлять электронной почтой;
2.3.13. Работать в текстовом редакторе;    
2.3.14. Работать с электронными таблицами;
2.3.15. Работать с базами данных;
2.3.16. Работать с системами управления проектами.

3.Основные обязанности.
Главный специалист выполняет следующие обязанности: 
3.1.Осуществляет делопроизводство в аппарате Совета района, ведет централизованный учет поступающей документации.
3.2.Принимает и регистрирует письма, заявления и жалобы граждан, контролирует их своевременное  рассмотрение и исполнение.
3.3.Регистрирует и отправляет исходящую корреспонденцию.
3.4.Ведет отдельное делопроизводство документов с грифом «Для служебного пользования.
3.5.Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись Главе района.
3.6. Участвует в оформлении и хранении документов согласно номенклатуре дел, формирует архив.
3.7.Ведет работу с органами местного самоуправления по вопросам организации делопроизводства, запрашивает в установленном порядке информацию, необходимую для осуществлений функций отдела.
3.8. Передает телефонограммы. 
3.9.Представляет в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах, расходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера.
3.10. Уведомляет в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимает меры по предотвращению подобного конфликта.
3.11. Контролирует исполнение распорядительных и иных документов по поручениям Главы района, проверяет, обобщает, анализирует состояние работы и представляет Главе района, заместителю Главы, руководителю аппарата Совета района информацию о состоянии исполнительской дисциплины по рассмотрению обращений граждан.
 3.12. Осуществляет прием, регистрацию и передачу поступающей в Совет района корреспонденции, отправку исходящей корреспонденции.
3.13. Регистрирует и рассматривает входящие и исходящие обращения, заявления и жалобы граждан, поступающие на имя Главы района и в Совет Верхнеуслонского муниципального района.
3.14. Осуществляет контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, участвует в подготовке ответов в вышестоящие организации и авторам.
3.15.Проводит анализ и обобщение поступивших обращений, заявлений, жалоб граждан.
3.16. Распространяет в районе положительный опыт по организации личного приема граждан, рассмотрению и решению обращений граждан.
3.17. Главный специалист общего отдела Совета также обязан:
— соблюдать при исполнении должностных обязанностей права, свободы и законные интересы человека и гражданина независимо от расы, национальности, языка, отношения к религии и других обстоятельств, а также права и законные интересы организаций.
— обеспечивать равное, беспристрастное отношение ко всем физическим и юридическим лицам и организациям, не оказывать предпочтение каким-либо общественным или религиозным объединениям, профессиональным или социальным группам, гражданам и организациям и не допускать предвзятости в отношении таких объединений, групп, организаций и граждан;
—  не совершать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных обязанностей;
— соблюдать нейтральность, исключающую возможность влияния на свою профессиональную служебную деятельность решений политических партий, других общественных и религиозных объединений и иных организаций;
— проявлять корректность в обращении с гражданами;
— проявлять уважение к нравственным обычаям и традициям народов Российской Федерации;
— учитывать культурные и иные особенности различных этнических и социальных групп, а также конфессий;
— способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию;
— не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету муниципального органа.
3.18.Выполняет иные поручения Главы муниципального района, руководителя аппарата Совета и начальника общего отдела.

4.Права
Главный специалист общего отдела в соответствии с возложенными на него обязанностями имеет право: 
4.1. В пределах своей компетенции запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата Совета района, Исполнительного комитета района, предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории муниципального района, документы и информации, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2.Вносить соответствующие предложения по совершенствованию деятельности отдела и работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями. 
4.3.Принимать участие в совещаниях при обсуждении на них организационно-правовых вопросов, относящихся к функции отдела.
4.4. Иные права, предусмотренные для муниципального служащего Кодексом Республики Татарстан о муниципальной службе.

5. Ответственность
Главный специалист общего отдела Совета несет ответственность: 
5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
5.2.За несоблюдение ограничений и запретов, которые установлены Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Федеральным законом от 25.12.2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», и другими федеральными законами и законами Республики Татарстан.
5.3.За невыполнение требований служебного регламента, норм служебной этики, разглашение служебной тайны, нарушения установленных правил внутреннего распорядка работы аппарата Совета. 
5.4.За разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников аппарата Совета.

Руководитель аппарата Совета  Л.Н. Никитина