В современном бизнесе эффективный документооборот является неотъемлемой частью успешного функционирования организации. Специалист по документообороту играет важную роль в этом процессе, обеспечивая правильное создание, хранение и передачу документов. Данная должностная инструкция специалиста по документообороту предоставляет основные рекомендации и обязанности, которые должен выполнять сотрудник.
Скачать образец должностной инструкции специалиста по документообороту
Скачать бланк должностной инструкции специалиста по документообороту
Должностная инструкция специалиста по документообороту — Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по документообороту.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению непосредственного руководителя.
1.3. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее трех лет.
1.4. Специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативно-техническими документами;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации;
- настоящей должностной инструкцией, трудовым договором.
1.5. Специалист по документообороту должен знать:
- законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные документы, связанные с документационным обеспечением организации;
- нормы и алгоритм планирования и процесс работы;
- способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
- правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
- создание и правильное ведение архивного дела;
- нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС;
- ведущий опыт в своей профессиональной области, как российский, так и зарубежный;
- основы экономики, организации труда и управления;
- нормы законов РФ о труде;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
1.6. Специалист по документообороту подчиняется непосредственному руководителю.
1.7. На время отсутствия специалиста по документообороту (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Специалист по документообороту обязан:
2.1. Организовывать работу документооборота организации.
2.2. Обеспечивать контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.3. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.4. Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции руководителя, к исполнению.
2.5. Осуществлять контроль сроков исполнения документов.
2.6. Разрабатывать номенклатуры дел.
2.7. Обеспечивать хранение печатей организации.
2.8. Вести компьютерную базу (картотеку) документов.
2.9. Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
2.10. Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
2.11. Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
2.12. Составлять акт уничтожения документов, не требующих архивного хранения.
2.13. Подготавливать и передавать с описью документы на хранение в архив.
2.14. Организовывать курьерскую доставку корреспонденции.
2.15. Вести финансовое планирование и отчетность в рамках выполняемой работы.
2.16. Выполнять другие распоряжения руководителя.
3. ПРАВА
Специалист по документообороту вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Специалист по документообороту несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
Основные рекомендации и обязанности, которые должен выполнять специалист по документообороту
1. Обязанности:
— Организация и контроль документооборота в организации;
— Разработка и внедрение процедур и политик, связанных с документооборотом;
— Создание и обновление шаблонов документов, соответствующих требованиям организации;
— Контроль за соблюдением сроков подписания и передачи документов;
— Управление электронными системами документооборота;
— Обеспечение конфиденциальности и безопасности документов;
— Подготовка отчетов и статистической информации о документообороте;
— Проведение внутреннего аудита документооборота и выявление возможных улучшений.
2. Требования:
— Высшее образование в области менеджмента, информационных технологий или связанных с ними специальностей;
— Опыт работы в области документооборота не менее 2-х лет;
— Знание законодательства, регулирующего документооборот;
— Умение работать с электронными системами документооборота;
— Отличные навыки организации и планирования работы;
— Внимательность к деталям и умение работать с большим объемом информации;
— Коммуникабельность и способность работать в команде.
3. Рабочие процессы:
— Разработка и внедрение процедур и политик, связанных с документооборотом;
— Подготовка и контроль за исполнением планов документооборота;
— Составление и обновление шаблонов документов;
— Контроль соблюдения сроков подписания и передачи документов;
— Обработка, классификация и архивирование документов;
— Управление электронными системами документооборота;
— Подготовка отчетов о документообороте;
— Внутренний аудит документооборота и выявление возможных улучшений.
4. Ответственность:
— За соблюдение законодательства, регулирующего документооборот;
— За сохранность и конфиденциальность документов;
— За своевременное выполнение задач и соблюдение сроков;
— За качество и точность работы.
5. Развитие и обучение:
— Участие в профессиональных тренингах и семинарах;
— Чтение специализированной литературы и изучение новых технологий в области документооборота;
— Повышение квалификации и получение сертификатов.
Специалист по документообороту играет важную роль в эффективной работе организации. Его обязанности включают организацию и контроль документооборота, разработку процедур и политик, управление электронными системами документооборота, обеспечение конфиденциальности и безопасности документов, а также подготовку отчетов и проведение внутреннего аудита. Для успешного выполнения этих задач специалисту необходимы высшее образование, опыт работы и навыки работы с электронными системами. Специалист по документообороту также должен быть внимательным к деталям, уметь работать с большим объемом информации и хорошо коммуницировать в команде.
Должностная инструкция специалиста по документообороту
Дата обновления
10.03.2025
#COURSE##INNER#
Для эффективной организации документооборота в компании необходимо четко определить функции и обязанности специалиста.
Ключевые задачи специалиста по документообороту: прием, регистрация, обработка и хранение входящих и исходящих документов, контроль сроков исполнения, обеспечение доступа к документам. Требуется строгое соблюдение установленной системы документооборота и электронного документооборота.
Организация рабочего процесса: специалист отвечает за своевременную обработку документов по установленным правилам компании. Планирование рабочего дня должно включать четкое распределение задач, контролирующее обработку документов и их своевременную отправку адресатам. Критичным моментом является поддержание порядка в электронной базе документов для быстрого и точного поиска информации.
Обязательно требуется знание и применение стандартных процедур регистрации, классификации и хранения документов, согласно утвержденной в организации системе документооборота. Для этого должен быть разработан и регулярно обновлялся шаблон для всей входящей документации с указанием ответственных исполнителей и сроков.
Требования к навыкам специалиста: владение офисными программами (Microsoft Office), умение работать с базами данных, знание нормативно-правовой базы, регламентирующей работу с документами, способность к анализу и систематизации информации.
Ответственность специалиста по документообороту: соблюдение правил конфиденциальности, полное исполнение установленных сроков обработки и соблюдение норм хранения документов.
Обязанности по приему и регистрации документов
Принимать входящие документы, в соответствии с
- Установленным порядком,
- Формой,
- Временными рамками.
Проверять комплектность и соответствие документов требованиям.
- Определять тип документа.
- Проверять подлинность документов.
- Выявлять и фиксировать возможные несоответствия.
- Прописывать конкретные действия при выявлении несоответствий в документе.
Регистрировать документы в соответствии с установленной системой регистрации.
- Присваивать уникальный номер регистрации.
- Заполнять все необходимые поля регистрационной карточки.
- Записывать дату и время поступления документа.
- Указать способ получения документа.
- Указать получателя документа.
- Указать назначение документов.
- Вносить отметки о действиях с документом (принятие, передача, регистрация, отправка).
Обеспечить хранение документов в соответствии с нормативными документами.
- Размещать документы в соответствующие папки.
- Устанавливать порядок архивного хранения.
- Обеспечивать контроль над сроками хранения документов.
Отслеживать движение документов внутри организации.
- Устанавливать соответствие документов внутренних стандартам.
Классификация и контроль потоков документов
Для эффективного документооборота необходимо чётко определить типы документов и соответствующие им маршруты. Разделите документы по категориям: входящие, исходящие, внутренние. Для каждой категории разработайте подробную схему движения документа: от момента получения/составления до момента архивирования. Определите конкретных ответственных лиц на каждом этапе, указав сроки исполнения.
Используйте уникальные идентификаторы для каждого документа (например, номера регистрации) для отслеживания его перемещения. Это позволит оперативно находить документ на любом этапе обработки. Также необходимо установить чёткие правила и сроки обработки документов. Так, например, входящие документы должны быть зарегистрированы в течение 24 часов с момента получения.
Внедрите систему контроля за выполнением установленных сроков. Используйте электронные системы мониторинга с уведомлениями о задержках. При выявлении нарушений сроков, незамедлительно обратитесь к соответствующим сотрудникам с просьбой устранить задержку.
Регулярно анализируйте эффективность установленных потоков документов. Проводите проверки соответствия процессов установленным нормам. Обнаружив несоответствия, применяйте оперативные корректировки.
Определите ключевые показатели эффективности (KPI) для документооборота (например, среднее время обработки документа, процент своевременной обработки).
Обучите сотрудников работе с системой документооборота, включая правила классификации и контроля потоков. Поощряйте использование цифровых инструментов для управления документами.
Электронный документооборот: порядок работы
При работе с электронным документооборотом необходимо придерживаться следующих шагов:
1. Регистрация документов. Каждый входящий и исходящий документ должен быть зарегистрирован в системе документооборота. Указывайте дату поступления, номер регистрации, тип документа, отправителя/получателя, дату отправки/получения. Проверяйте правильность данных.
2. Обработка документов. После регистрации, документ направляется согласно утвержденной системе обработки. Следите за сроками выполнения поручений и задач. Не забудьте проследить исполнение каждого документа и его дальнейший маршрут.
3. Хранение документов. В электронном документообороте есть система хранения, соответствующая требованиям. Каждый документ должен быть сохранён в установленной папке и с присвоением соответствующей классификации, например по отделам/проектам.
4. Контроль. Регулярно контролируйте обработку документов. Это гарантирует своевременное исполнение и снижает риск задержек или ошибок.
5. Системная поддержка. Изучите функционал программного обеспечения системы документооборота. Освойте поиск, обработку и работу с документами в программе. Запрашивайте помощь IT-специалистов при возникновении проблем.
6. Безопасность. Соблюдайте правила безопасности при работе с электронными документами, особенно при работе с конфиденциальной информацией. Пользуйтесь только теми средствами, которые предоставляет система, не используйте сторонних программ для работы с документами, не нарушая безопасность.
Важно: Следуйте внутренним правилам и инструкциям вашей организации по работе с электронным документооборотом.
Архивация и хранение документов
Для обеспечения сохранности документов и эффективного доступа к ним, специалист должен придерживаться строгой системы архивации.
| Тип документа | Срок хранения | Метод хранения | Место хранения |
|---|---|---|---|
| Приказы, распоряжения | Неограниченный | Электронный архив + бумажная копия | Специальный архив, отдельный шкаф |
| Отчеты, протоколы | 5 лет | Электронный архив + цифровая копия | Серверная папка, отдельный раздел на файловой системе |
| Справочная документация | 3 года | Электронный архив + физическое хранение | Каталогизированные папки |
| Письма, электронные письма | 3 года | Электронный архив | Электронный почтовый архив, хранилище |
| Персональные данные сотрудников | В соответствии с законом | Электронный архив | Зашифрованные хранилища данных, ограниченный доступ |
Документы, утратившие актуальность, подлежат уничтожению в соответствии с действующим законодательством и стандартными процедурами.
Следует использовать специализированные программные обеспечения для цифровой архивации. Система должна обеспечивать: поиск документов по ключевым словам, классификацию, метки, возможность восстановления, контроль доступа. Соблюдение сроков хранения — обязательное условие. Проведение регулярных инвентаризаций хранилищ – залог сохранности документов.
Взаимодействие со смежными подразделениями
Для оперативного документооборота, специалист обязан взаимодействовать с отделами кадров, бухгалтерии и отделами продаж.
Отдел кадров: Временные рамки согласования документов по персоналу (приказ о переводе, о назначении и т.д.) — 3 рабочих дня. Необходимы следующие документы в электронном формате: заявки, подтверждающие документы (копии паспортов, трудовых книжек). Для запроса информации (например, для оформления служебных записок) использовать электронную почту с указанием конкретных данных.
Бухгалтерия: Запросы на предоставление сведений о платежах необходимо оформлять в письменном виде (письмо, электронное письмо) с указанием номера договора, даты платежа, суммы платежа, реквизитов контрагента. Срок предоставления данных — 1 рабочий день.
Отдел продаж: При заказе готовой документации (договоры, акты) согласовывать сроки подготовки с руководителями подразделения.
Общие рекомендации: Взаимодействие вести в строгом соответствии с утвержденными регламентами. В случае возникновения вопросов, обращаться за консультацией к руководителю. Размещать все необходимые документы в единой системе электронного документооборота. При возникновении срочных задач, уведомлять руководителей отделов о сроках выполнения.
Требования к компетенциям и профессиональным навыкам
Специалист по документообороту должен владеть навыками работы с различными системами документооборота. Необходимо умение вводить, редактировать, хранить и извлекать информацию из электронных баз данных. Знание стандартов документооборота (ГОСТы, внутренние регламенты) — обязательное условие. Обязательно умение обрабатывать и классифицировать входящие документы, а также формировать и отправлять исходящие.
Ключевыми навыками являются: знание принципов электронного документооборота, умение использовать офисные программы (Word, Excel, Outlook), владение методами организации документооборота. Знание особенностей и правил хранения документов согласно законодательству. Умение работать с архивами (электронными и бумажными). Быстрая обучаемость и адаптация к новым системам. Готовность к работе с большим объемом информации.
Требуется оперативность и внимательность в работе с документами, умение выявлять и устранять несоответствия. Навыки поиска и анализа информации. Владение методами контроля качества документооборота. Способность работать в команде и взаимодействовать с другими структурными подразделениями компании.
Обязателен опыт работы с программами документооборота (не менее 1-2 лет), значительное преимущество предоставляется кандидатам с сертификатами или подтверждающими документами о соответствующей квалификации.
Вопрос-ответ:
Какие конкретные виды документов относятся к компетенции специалиста по документообороту? И нужно ли уметь что-то кроме обработки документов?
Компетенция специалиста по документообороту охватывает широкий спектр документов – от внутренних распоряжений и приказов до соглашений и договоров. Важно уметь не только обрабатывать, но и систематизировать, классифицировать документы, отслеживать их движение, контролировать сроки исполнения и подготавливать отчетность по документообороту. Кроме того, важны навыки работы с базами данных, архивирования и хранения документов, поиск информации в них. Так что, помимо непосредственно работы с бумагами и электронными документами, специалист должен обладать навыками организации, планирования и контроля.
Какие программы и технологии используются в работе специалиста по документообороту в современных условиях? Важно ли для него знание определённых программ? Есть ли рекомендации по ним?
Сегодня многие организации используют специализированные программы для автоматизации документооборота. Например, системы управления документами (СУД), электронные хранилища документов, и инструменты для деловой переписки. Знание и навыки работы с такими программами – существенное преимущество. Рекомендовать конкретные программы сложно, так как выбор зависит от специфики работы организации. Но основные навыки работы с офисным программным обеспечением (MS Office, документы, электронные таблицы), электронными почтовыми сервисами и системами управления базами данных (если они используются), безусловно, требуются.
Какая система контроля и учета документов должна быть у специалиста по документообороту?
Система контроля и учета документов должна быть чёткой и эффективной. Это включает не только регистрацию входящих и исходящих бумажных/электронных документов, но и отслеживание этапов обработки, исполнителей, сроков, а также контроль полноты и качества исполнения поручений и задач. Используются журналы учета входящей корреспонденции, карточки учёта документов, системы управления задачами или электронные таблицы. Важно, чтобы система обеспечивала эффективное поиск и доступ к необходимым документам. Разработка и поддержка системы контролирования – обязательная задача специалиста по документообороту.
Как специалист по документообороту может эффективно сотрудничать с другими отделами? Как это улучшает работу компании?
Хороший специалист по документообороту должен уметь эффективно взаимодействовать с разными отделами. Это подразумевает понимание задач, процессов и сроков каждого подразделения. Например, взаимодействие с отделом продаж – по вопросам обработки входящих запросов, с отделом кадров – по работе с личными делами сотрудников и т. п. Эффективное сотрудничество позволяет отлаживать бизнес-процессы, ускорять согласования, уменьшать количество ошибок и повышать общую эффективность компании.
Какие навыки коммуникации необходимы для специалиста по документообороту?
Для специалиста по документообороту важны навыки ведения деловой переписки, умение чётко и лаконично формулировать мысли, навыки письменного и устного общения, в том числе, умение задавать уточняющие вопросы. Важно и умение работать с разными людьми — коллегами из разных отделов, внешними партнёрами и клиентами. Правильная коммуникация – ключевой фактор для согласований и устранения возможных проблем.
Как специалист по документообороту может обеспечить сохранность документов, учитывая постоянно меняющиеся требования к архивации?
Специалист по документообороту должен знать и соблюдать действующие законодательные и внутренние нормативные акты, регулирующие порядок хранения и архивации документов. Для обеспечения сохранности важно организовать систематизированное хранение, используя различные методы, соответствующие важности и сроку хранения документов. Это включает разработку и применение системы классификации, кодирования и маркировки документов, а также использование специальных средств хранения (шкафы, сейфы). Важно проводить регулярные проверки состояния хранения документов и своевременно реагировать на выявленные недостатки. Наличие чёткого плана мероприятий по архивации для различных категорий документов позволит с максимальной эффективностью соблюдать требования к хранению и уничтожению. Помимо этого, следует регулярно проводить обучение сотрудников по вопросам хранения документов, чтобы предотвратить случайные повреждения или утраты.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Должностная инструкция специалиста по документооБороту
Должностная инструкция специалиста по документооБороту
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция специалиста по документооБороту (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкцийДолжностная инструкция специалиста по цифровизации документационного обеспечения управления (специалиста по работе с данными документированных сфер деятельности, специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности) (с учетом профессионального стандарта) >>>
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
— гражданское,
— трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.
III. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.
Общие сведения о профессии специалист по документообороту
Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.
С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.
Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.
Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:
- при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
- при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
- на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.
Эти два профстандарта документоведа позволяют:
- грамотно сформулировать название должности;
- предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
- сформировать перечень его трудовых функций.
Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:
- высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
- стаж аналогичной работы от полугода.
Соискатель должен знать:
- систему организации делопроизводства;
- схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
- организационную культуру и нормы делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
- структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
- порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
- правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.
От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.
В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:
- правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
- Уставом хозсубъекта;
- локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
- административным распоряжениям и приказам;
- ПВТР;
- разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).
Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.
Обязанности и ответственность специалиста по документообороту
В течение рабочего дня специалист обязан:
- принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
- сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
- подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
- согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
- разрабатывать номенклатуры дел;
- проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
- контролировать своевременность подшивки документов в дел;
- оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
- проводить информационно-справочную работу;
- обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
- создать удобную и эффективную поисковую систему;
- составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
- подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
- выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.
Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:
- игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
- игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
- саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.
Права менеджера по работе с документацией
Данный работник вправе:
- запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
- доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
- получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.