Где должны храниться оригиналы должностных инструкций - Instruktiv.top - инструкции по применению и эксплуатации на

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вопрос в тему

Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.

Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.

В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:

внутренняя опись документов личного дела ¹;
лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией ²;
автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
согласие работника на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).

Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.

Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.

А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:

предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации, аттестационные…

Источник

Где хранить подлинники и электронные копии типовых и индивидуальных должностных инструкций работников: в каких подразделениях и каких делах? Сколько их хранить? Включать ли в личные дела? По какой описи передавать в архив подлинники и электронные копии в фонд пользования?
Как оформлять заголовочную часть и гриф утверждения на типовых и индивидуальных должностных инструкциях? Как потом ссылаться на них в тексте других документов, если они утверждены приказом или просто подписью руководителя в грифе?
Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?

Вопрос в тему

Как использовать действующие должностные инструкции и как организовать их текущее хранение? Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?

Это зависит от того, индивидуальные или типовые должностные¹ инструкции вы разрабатываете для категорий работников вашей организации, какова система разграничения полномочий между кадровой службой и руководителями структурных подразделений, осуществляющими непосредственную расстановку сотрудников в соответствии с их специальностью и квалификацией.

Например, распространен следующий вариант построения системы работы с документами по личному составу, при котором проекты должностных инструкций разрабатываются руководителями структурных подразделений, согласовываются в установленном порядке, а после утверждения хранятся централизованно в кадровой службе (см. в Примере 1 отметку «1» в кружке). В структурные подразделения передаются (или нет) только удостоверенные копии, которые формируются в отдельное дело и закрепляются номенклатурой дел структурного подразделения. Заголовок дела формулируется с указанием копийности документов: «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии»(в Примере 1 см. отметки «2»).

Пример 1. Дела с бумажными оригиналами и копиями должностных инструкций в номенклатуре дел

В данной системе за кадровой службой закрепляется обязанность ознакомить вновь принимаемого на работу сотрудника с должностной инструкцией и с иными локальными нормативными актами, соблюдение которых для сотрудника является обязательным, и получить его собственноручную подпись на оригиналах документов или на специально разработанных листах ознакомления, которые будут рассматриваться как неотъемлемая часть должностной инструкции и иного ЛНА.

В структурном подразделении руководитель знакомит сотрудников с их должностными инструкциями в плановом порядке и в порядке «напоминания» перед аттестацией, если ее проведение предусматривается Политикой управления персоналом (либо другим аналогичным по содержанию локальным нормативным актом) и проводится по графику. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией проводится также в случаях нарушения / несоблюдения им той или иной трудовой функции и иных требований, в случае трудового конфликта и т.п. В данных случаях собственноручные подписи сотрудников структурного подразделения оформляются на удостоверенных копиях их должностных инструкций.

В процессе экспертизы ценности должностных инструкций экспертная комиссия организации принимает решение о передаче в архив и сроке хранения:

или подлинников должностных инструкций из тех, что централизованно хранятся в отделе кадров,
или копий с отметками об ознакомлении из структурных подразделений, т.к. удостоверенные копии могут храниться на правах подлинника и на них может быть оформлено несколько отметок об ознакомлении нескольких сотрудников, что повышает их доказательную силу.

При применении СЭД или специализированной документной системы руководители структурных подразделений получают доступ к электронным копиям должностных инструкций своего подразделения и работают с ними. В зону ответственности руководителя входит поддержка их в актуальном состоянии, своевременное внесение в документы необходимых изменений и уточнений, подготовка к утверждению новых версий должностных инструкций. Сотрудники подразделений получают права доступа на «чтение» своих должностных инструкций, чтобы иметь возможность обратиться к тексту в любом необходимом случае, ведь документ должен «работать». См. Пример 2.

Пример 2. Дела с бумажными оригиналами и электронными копиями должностных инструкций в номенклатуре дел

В крупных организациях и организациях с территориально распределенной структурой в рамках функции управления персоналом может быть построена иная система. Руководители структурных подразделений (уровень филиала, подведомственного предприятия, департамента, самостоятельного главного управления), которые отвечают за организацию производственных, бизнес-процессов, административных процедур и расстановку кадров в соответствии со специальностью и квалификацией работников, получают право разрабатывать, утверждать и актуализировать ЛНА по управлению персоналом, в т.ч. и должностные инструкции.

В подразделениях работают с подлинниками, ответственные за делопроизводство в подразделениях обеспечивают контроль актуальности должностных инструкций, организуют процедуру ознакомления, получают собственноручные подписи сотрудников, вносят необходимые изменения и дополнения, организуют…

Источник

Сроки хранения должностных инструкций

Должностная инструкция является одним из важнейших документов, регулирующих трудовую функцию работника в организации. Она определяет круг его функциональных обязанностей, устанавливает права работника, квалификационные требования и формирует порядок подчиненности в фирме. В связи с этим важно решить вопрос, где и в течение какого срока по закону в организации должны храниться должностные инструкции и их копии.

Коротко о главном: 5 пунктов
НПА, регламентирующие срок хранения должностных инструкций
Где должны храниться должностные инструкции сотрудников
Сколько хранятся должностные инструкции работников
Часто задаваемые вопросы по срокам и о месте хранения должностной инструкции сотрудника

Коротко о главном: 5 пунктов

Должностные инструкции хранятся по правилам, определённым законами и приказами.
Место хранения выбирает сама организация.
Есть типовые инструкции и инструкции личного характера с разными сроками хранения.
После окончания срока, документы архивируют или уничтожают.
Длительное хранение инструкций может помочь в судебных спорах или при установлении трудового стажа.

НПА, регламентирующие срок хранения должностных инструкций

Следующие нормативно-правовые акты регламентируют срок, в течение которого хранятся должностные инструкции (ДИ) сотрудников в фирме:

Трудовой кодекс РФ (ст. 8).
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.
Ведомственные нормативные акты, регулирующие место и срок, в течение которого хранятся ДИ в организациях, относящихся к определенной сфере (например, Приказ МВД № 50 от 01.02.2018).
Локальные нормативные акты фирмы.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Место хранения действующей должностной инструкции законом не определено. Конкретное место, где хранится ДИ, определяется локальными нормативными актами организации (например, положение о должностных инструкциях). В период действия ДИ находится в месте ее применения. В большинстве случаев ее хранят в кадровом подразделении — в сейфе или несгораемом шкафу. Если ДИ имеет персональный характер, то ее хранят в личном деле сотрудника.

Следует отличать подлинник ДИ, на котором стоит подпись сотрудника о его ознакомлении с документом, и копии, которых допускается изготовить несколько.

Копии должностной инструкции хранятся в подразделении, где работает сотрудник. Они необходимы непосредственному руководителю для использования в работе. Например, для уточнения круга обязанностей подчиненного сотрудника и его прав. Копию документа допускается передавать работнику. Копии ДИ в таком случае должны храниться на рабочем месте сотрудника.

После окончания срока действия ДИ, разработки новой или увольнения сотрудника, если документ носил персональный характер, она передаётся на хранение в архив.

Может пригодиться:

как подготовить документы к архивному хранению;

как вести архивное делопроизводство.

Сколько хранятся должностные инструкции работников

В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 работодатели обязаны хранить архивную документацию по личному составу. Данная обязанность распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей.

Срок, в течение которого фирма обязана хранить ДИ в архиве, зависит от ее вида. Росархивом установлены следующие сроки:

Для типовых ДИ — три года с момента их замены новыми.
Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством до 01.01.2003, — 75 лет.
Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством после 01.01.2003, — 50 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания должностных инструкций делопроизводством. После истечения сроков хранения они уничтожаются.

Подробнее: как уничтожить документы с истекшими сроками хранения

Выписка из приказа Росархива о сроках хранения должностной инструкции

Выписка из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 о сроках хранения должностной инструкции

Многих работодателей интересует, зачем хранить так долго ДИ, если работник уволен. Такой длительный период, в течение которого фирма обеспечивает сохранность кадровой документации, вполне оправдан. Нередко конкретно ДИ спустя многие годы помогают работникам отстоять свои права.

В моей практике был случай, когда в споре с Пенсионным фондом суд признал особый характер работы сотрудницы, исходя из содержания должностной инструкции. И здесь потребуется оригинал, хранящийся в архиве организации. Копия, которая находится у работника, в качестве доказательства суд не примет. Именно благодаря этому документу удалось добиться для клиентки назначения страховой пенсии по старости досрочно, хотя с момента увольнения из организации прошло более 25 лет.

На заметку: как подтвердить трудовой стаж

Часто задаваемые вопросы по срокам и о месте хранения должностной инструкции сотрудника

Где должны храниться ДИ в организации?

В месте, которое определяется локальными нормативными актами фирмы.

Может ли ДИ храниться у работника?

Нет, работнику допускается передавать только копию документа.

В течение какого срока хранятся ДИ?

Период хранения определяется законом и зависит от вида документа. Типовые надлежит хранить три года, индивидуальные — 50 либо 75 лет.

Зачем фирме хранить ДИ в течение такого долгого периода?

Они помогут разрешить возникший трудовой спор между организацией и сотрудником, подтвердить работнику стаж при назначении пенсии.

Алешина Ольга
Адвокат

Закончила Владимирский государственный университет в 2005 году. С 2011 года по настоящее время являюсь адвокатом.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Источник

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Стоит ли вносить в номенклатуру дел структурного подразделения дела с копиями положений об отделе и должностных инструкций, ведь оригиналы хранятся в отделе кадров? Сколько хранить копии, на основании чего?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).

В п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[2] сказано: «Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов».

И далее перечислен ряд важных методологических требований для определения полного состава документов номенклатуры дел:

при наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой (устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом) или примерной номенклатуры дел (устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер) (п. 4.17. Правил 2015[3]);
в номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации;
при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, законодательными и иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел;
в номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.);
в номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация;
не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В Примерной инструкции по делопроизводству[4] перечислены требования к формулировкам заголовков дел номенклатуры.

Включение копийных документов в номенклатуру дел организации можно считать возможным и допустимым исходя из пунктов Инструкции по применению Перечня 2019[5]:

срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов (п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019);
срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции по применению Перечня 2019);
документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии (п. 5.4 Инструкции по применению Перечня 2019).

С учетом вышеизложенного можно сделать несколько выводов:

1) номенклатура дел – это перечень всех документов, заводимых в делопроизводстве организации;

2) слово «копия» допустимо употреблять при формулировке заголовков дел в номенклатуре дел структурных подразделений и сводной номенклатуре дел организации;

3) необходимо указывать наличие и место формирования (регистрации) оригинала (подлинника, первого экземпляра) документа. В номенклатурах дел структурных подразделений должна быть необходимая и понятная «навигация» для удобства работы в текущем делопроизводственном году и при сборе документов для подготовки к научно-технической обработке и их последующему длительному хранению;

4) наличие копий некоторых документов в отделах может рассматриваться как запасной «рабочий экземпляр», который в случае утраты (утери, необнаружения, смены сотрудников и пр.) может стать архивным. На практике наличие такого «копийного документа» может вам помочь, когда речь идет о документах длительного или постоянного сроков хранения;

5) поскольку рекомендуется не включать в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, в номенклатуру дел должны быть включены все документы, образующиеся в структурных подразделениях.

Фрагмент номенклатуры дел организации с копийными документами представлен в Примере 1.

Для того, чтобы не заниматься убеждениями или уговорами руководителей подразделений, рекомендуем начать реализацию разработки номенклатуры дел с издания соответствующего приказа. Такой приказ будет являться, во-первых, инструментом организации разработки качественной сводной номенклатуры дел, а во-вторых, распределять ответственность и контроль при разработке номенклатур дел структурных подразделений.

Такой приказ представлен в Примере 2.

При реализации пп. 2 и 3 представленного выше приказа у вас будет возможность донести необходимую и правильную информацию о методике разработки номенклатур дел структурных подразделений (формулировка заголовков дел, степень значимости, определение сроков хранения, наличие копийных документов и т.д.). Безусловно, подготовка и проведение подобных обучающих мероприятий – энергозатратное мероприятие, но при их качественной организации это одновременно может служить залогом качественной и полноценной сводной номенклатуры дел организации.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

[3] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[4] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[5] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

06.05.2022, 11:58

Источник

Должностные инструкции
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	Организации	3 года после замены новыми	ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Должностные регламенты (инструкции) работников	Организации	50/75 лет <2>	ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236