Инструкция по делопроизводству правительство ленинградской области

постановление

ГУБЕРНАТОРА Ленинградскойобласти

(В редакции Постановлений ГубернатораЛенинградской области

от13.05.2020 г. № 42-пг;

от31.10.2020 г. № 91-пг)

1. Утвердить иввести в действие с 1 января 2018 года прилагаемую Инструкцию поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее –Инструкция).

2.Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на руководителейорганов исполнительной власти Ленинградской области.

3. Руководителяморганов исполнительной власти Ленинградской области ознакомить (под роспись)работников подразделений с Инструкцией.

4. Управлениюделами Правительства Ленинградской области изготовить по заявкам аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области необходимое количествоэкземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции.

5. Признатьутратившими силу:

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29декабря 2005 года № 253-пг «Об утверждении Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 7августа 2012 года № 87-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29августа 2013 года № 84-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 25сентября 2013 года № 90-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 22октября 2013 года № 100-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановление ГубернатораЛенинградской области от 10 июня2014 года № 40-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 7 июля2014 года № 51-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 1сентября 2014 года № 65-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 31октября 2014 года № 84-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 24февраля 2015 года № 6-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 5 марта2015 года № 10-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 18марта 2015 года № 14-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 25марта 2015 года № 17-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

пункт 2 постановленияГубернатора Ленинградской области от 31марта 2015 года № 18-пг «Об утверждении Порядка взаимодействияорганов исполнительной власти Ленинградской области, должностных лиц Ленинградскойобласти при рассмотрении обращений граждан»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 3 июня2015 года № 33-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 8 июня2015 года № 35-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области».

6. Контроль заисполнением постановления возложить на вице-губернатора Ленинградской области –руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Губернатор Ленинградской области

А.Дрозденко

УТВЕРЖДЕНА

постановлениемГубернатора

Ленинградскойобласти

от 13 февраля2018 года № 4-пг

(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ

поделопроизводству в органах исполнительной власти

Ленинградскойобласти

(В редакции Постановлений Губернатора Ленинградской области

от13.05.2020 г. № 42-пг;

от31.10.2020 г. № 91-пг)

Раздел 1. Общиеположения

1.1. НастоящаяИнструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документамив органах исполнительной власти Ленинградской области (далее также –Администрация Ленинградской области), в том числе определяет:

основные правилаподготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения в органахисполнительной власти Ленинградской области служебных документов и приложенныхк ним материалов несекретного характера (далее – документы, материалы);

порядокрассмотрения в органах исполнительной власти Ленинградской области обращенийгосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, а такжедолжностных лиц соответствующих органов и организаций;

основные правилаподготовки, оформления, порядок согласования проектов правовых актовГубернатора Ленинградской области и проектов правовых актов ПравительстваЛенинградской области (далее – проекты правовых актов), проектов областныхзаконов и проектов федеральных законов, подписания, регистрации и опубликованияпринятых областных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области иправовых актов Правительства Ленинградской области.

1.2. Положениянастоящей Инструкции не распространяются на порядок оформления, согласованиядокументов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. В целяхавтоматизации делопроизводства в Администрации Ленинградской областиприменяется система электронного документооборота Ленинградской области (далее– СЭД ЛО).

Документооборотмежду органами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется вэлектронном виде по СЭД ЛО. Передача документов по иным каналам связи и (или)на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральнымиили областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативнымиправовыми актами, настоящей Инструкцией установлено требование о необходимостисоставления документа исключительно на бумажном носителе.

При передачеэлектронных документов между органами исполнительной власти Ленинградскойобласти документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью(далее – ЭП) должностного лица – автора документа. Электронная копия документаможет быть заверена ЭП должностного лица, зарегистрировавшего документ в СЭДЛО.

Ответственностьза неправомерное подписание электронного документа ЭП несет владелец ключа ЭП.

Получение по СЭДЛО электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электроннойкопии документа, является достаточным условием, позволяющим установитьавторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

Все действия,производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, подписание(визирование), постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списаниедокумента в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются врегистрационной карточке СЭД ЛО. При этом к регистрационной карточке в обязательномпорядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графическихдокументов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls,Xlsx).

1.4. Правила ипорядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией,обязательны для всех лиц, замещающих государственные должности Ленинградскойобласти, должности государственной гражданской службы Ленинградской области ииные должности в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее –работники).

Работники несутответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранностьнаходящихся на исполнении или хранении документов (материалов) и неразглашениесодержащихся в них сведений (служебной информации).

1.5. Организациядокументационного обеспечения деятельности Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, организационно-методическое руководствоорганизацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в СЭД ЛО на основеединой политики в Администрации Ленинградской области, а также контроль засоблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлениемделопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области(далее – управление делопроизводства).

Инструктивныематериалы управления делопроизводства по вопросам организации исовершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков инарушений в делопроизводстве, обязательны для исполнения во всех органахисполнительной власти Ленинградской области.

По вопросам организациидокументационного обеспечения управление делопроизводства взаимодействует сгосударственными органами, органами местного самоуправления, государственнымиорганизациями.

1.6.Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатацию технологической инфраструктуры,информационной безопасности электронного документооборота АдминистрацииЛенинградской области возлагается на Комитет цифровогоразвития Ленинградской области. Инструктивные материалы Комитета цифрового развития Ленинградской области повопросам совершенствования эксплуатации и информационной безопасностиэлектронного документооборота обязательны для исполнения во всех органахисполнительной власти Ленинградской области. (Вредакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

1.7.Секретариаты вице-губернаторов Ленинградской области, заместителей ПредседателяПравительства Ленинградской области осуществляют учет, регистрацию,рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, поступивших изуправления делопроизводства и органов исполнительной власти Ленинградскойобласти, а также их хранение и сдачу в государственный архив.

1.8. Ответственностьза организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящейИнструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на руководителейорганов исполнительной власти Ленинградской области.

Органамиисполнительной власти Ленинградской области прием, отправка, учет, регистрация,рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдачав государственный архив осуществляются самостоятельно в соответствии стребованиями настоящей Инструкции.

1.9. Документыпостоянного срока хранения, временного хранения (свыше 10 лет), созданные в СЭДЛО, при подготовке для передачи на хранение в государственный архив переносятсяна бумажный носитель с графическим отображением сертификатов электронныхподписей должностных лиц, подписавших документы, и заверяются печатью органаисполнительной власти Ленинградской области и личной подписью должностноголица, ответственного за делопроизводство.

1.10. Ведениеделопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляетсяструктурными подразделениями соответствующих органов, осуществляющими функциипо обеспечению делопроизводства, или отдельными работниками, на которыхдолжностными регламентами возложены обязанности ответственных заделопроизводство в соответствующих органах (далее – ответственные заделопроизводство).

Положения оструктурных подразделениях органов исполнительной власти Ленинградской области,осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства, а также должностныерегламенты ответственных за делопроизводство разрабатываются с учетом настоящейИнструкции и утверждаются руководителями соответствующих органов.

1.11. Вположениях о структурных подразделениях органов исполнительной властиЛенинградской области, осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства,и должностных регламентах ответственных за делопроизводство должны содержатьсяследующие функции и основные обязанности:

ведение СЭД ЛОоргана исполнительной власти;

прием и учет(регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);

учет(регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительнойвласти;

представлениевходящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органаисполнительной власти или иному работнику органа исполнительной власти (далее –уполномоченный работник);

направление всоответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительнойвласти и руководителя структурного подразделения этого органа документов иматериалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее –исполнитель);

прием отисполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений)органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их надоклад, рассмотрение (подписание) руководителю этого органа или уполномоченномуработнику;

учет(регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти,обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;

ввод вэлектронную базу данных информации о движении документов;

контроль запрохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительнойвласти Ленинградской области;

подготовка исвоевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительнойвласти, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительнойвласти Ленинградской области в области архивного дела;

ведение,формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

обеспечениехранения, комплектования, учета и использования архивных документов,составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (поличному составу) на основании описей дел структурных подразделений органаисполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством),подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочныхактов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленномпорядке;

ежемесячнаяпроверка наличия документов, дел и изданий с грифом «Для служебногопользования»;

обеспечениехранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов органаисполнительной власти;

представление ваппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений опрохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;

консультированиеработников органа исполнительной власти по вопросам делопроизводства.

1.12. Всеподготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области проектыдокументов (решений) до их принятия (подписания) относятся к материалам,содержащим служебную информацию.

1.13. Передачалюбым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированныхструктурным подразделением органа исполнительной власти Ленинградской области,осуществляющим функции по обеспечению делопроизводства, допускается только поуказанию (разрешению) руководителя этого органа.

Взаимодействие спредставителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либослужебной информации, копий документов или материалов, осуществляетсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области или уполномоченнымработником в порядке, установленном Губернатором Ленинградской области.

1.14. В случаеутраты зарегистрированных в управлении делопроизводства документов илиматериалов руководитель органа исполнительной власти Ленинградской областиобязан письменно проинформировать об этом управление делопроизводства суказанием причин утраты.

1.15. Правовыеакты органов исполнительной власти Ленинградской области по вопросаморганизации делопроизводства в этих органах не должны противоречить настоящейИнструкции.

1.16.Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, содержатся в национальномстандарте Российской Федерации «ГОСТ Р. 7.0.8-2013. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения».

Раздел 2. Составуправленческих документов

АдминистрацииЛенинградской области

2.1.Деятельность Администрации Ленинградской области обеспечивается системойвзаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяетсякомпетенцией органов исполнительной власти Ленинградской области, порядкомразрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характеромвзаимодействия между органами исполнительной власти Ленинградской области идругими государственными органами, органами местного самоуправления иорганизациями.

Функцииуправления в Администрации Ленинградской области реализуются с помощьюорганизационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовыеакты Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области,отраслевых, территориальных и иных органов исполнительной власти Ленинградскойобласти, распорядительные, организационные и информационно-справочныедокументы.

2.2.Распорядительные документы.

Распорядительныйдокумент – вид документа, в котором фиксируются решения административных иорганизационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения ирегулирования деятельности Администрации Ленинградской области, не утвержденныеправовыми актами.

Краспорядительным документам относятся:

решениясовещательных, консультативных и координационных органов;

поручениядолжностных лиц и др.

2.3.Организационные документы.

Организационныедокументы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденныеправовыми актами.

Организационныедокументы, как правило, утверждаются должностным лицом, в компетенцию которогоили в компетенцию возглавляемого (представляемого) им органа входит обязанностьрегулирования соответствующего вопроса.

Корганизационным документам относятся:

положение оструктурном подразделении органа исполнительной власти Ленинградской области;

правила;

инструкция(методические рекомендации);

регламент (в томчисле должностной регламент (должностная инструкция);

план (дорожнаякарта).

2.3.1.Положение, правила, инструкция (методические рекомендации), регламент.

Положениепринимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные междусобой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилахустанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции(методических рекомендациях) излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных правовых актов.

В регламентеустанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, одновременно спорядком осуществления какой-либо деятельности или порядком примененияуказанных в нем норм и требований.

2.3.2. План(дорожная карта).

План (дорожнаякарта) – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ илимероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретныхисполнителей.

2.4.Информационно-справочные документы.

Информационно-справочныедокументы – документы, содержащие справочную и иную необходимую информацию,являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительныхдокументов.

Кинформационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебноеписьмо;

акт;

докладная,объяснительная или служебная записка;

стенограмма;

отчет и другиедокументы информационно-справочного характера.

2.4.1. Протокол.

Протокол –документ, констатирующий определенные факты, предназначенный для фиксации ходарассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных,совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Протоколсоставляется на основании записей, произведенных во время совещания(заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.4.2. Служебноеписьмо.

Служебное письмов Администрации Ленинградской области подготавливается как:

ответ овыполнении поручения Губернатора Ленинградской области;

исполнениепоручения Губернатора Ленинградской области в связи с обращениями граждан;

ответ наофициальный запрос государственного органа, органа местного самоуправления илиорганизации;

инициативноеписьмо.

2.4.3. Акт.

Акт – документ,составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты илисобытия.

2.4.4.Докладная, объяснительная или служебная записка.

Докладнаязаписка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса свыводами и предложениями составителя.

Объяснительнаязаписка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебнаязаписка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.4.5.Стенограмма.

Стенограмма –дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях,собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методомстенографии или звукозаписи.

2.4.6. Отчет.

Отчет –документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполненияпланов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Раздел 3.Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Ленинградскойобласти и Правительства

Ленинградскойобласти

3.1.Правовой акт Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградскойобласти – официальный документ, устанавливающий правовые нормы (правилаповедения) или иные правовые решения, принятый соответствующим должностнымлицом или органом в пределах их компетенции, имеющий форму официальногодокумента с реквизитами правового акта (указание формы, субъекта издания,наименования, даты и номера).

Правовыеакты Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской областииздаются в соответствующей форме (постановление, распоряжение) и по характеруподразделяются на нормативные и имеющие ненормативный характер правовые акты.

3.2.Проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области (далее также – правовой акт, проект правового акта)проходят подготовку и согласование на бумажном или электронном носителе.

Набумажном носителе подлежит согласованию проект правового акта:

содержащегоинформацию ограниченного распространения с грифом «Для служебногопользования» (далее – гриф «ДСП»);

покадровым вопросам, предусматривающего назначение, освобождение, перемещение нагосударственные должности Ленинградской области, должности государственнойгражданской службы Ленинградской области и должности, не являющиеся должностямигосударственной гражданской службы Ленинградской области, с регистрацией в СЭДЛО;

повопросам награждения государственными и ведомственными наградами, поощренияценными подарками, денежного поощрения и материального стимулированияработников Администрации Ленинградской области, с регистрацией в СЭД ЛО;

повопросам проведения служебных и иных проверок в отношении государственныхгражданских служащих Ленинградской области, привлечения их к дисциплинарной ииной установленной федеральными законами ответственности, с регистрацией в СЭДЛО.

Иныепроекты правовых актов проходят согласование в электронном виде посредством СЭДЛО.

Вотдельных случаях по письменному согласованию начальника управленияделопроизводства возможно согласование проекта правового акта на бумажном носителе.

3.3.Подготовка проекта правового акта осуществляется на основании действующихфедеральных и областных законов и принятых в соответствии с ними подзаконныхактов, поручений Губернатора Ленинградской области либо в инициативном порядкеорганом исполнительной власти Ленинградской области, ответственным заразработку проекта правового акта (далее – ответственный орган).

3.4.Вид правового акта определяется ответственным органом при подготовке проекта иможет быть изменен комитетом правового обеспечения Ленинградской области в ходесогласования проекта.

3.5.Порядок внесения на заседание Правительства Ленинградской области проектовправовых актов Правительства Ленинградской области и их принятия определяетсяРегламентом Правительства Ленинградской области.

3.6.Организацию согласования проекта правового акта осуществляет ответственныйорган.

Ответственныйорган вправе принимать на рассмотрение проекты правовых актов, предложенныетерриториальными органами федеральных органов исполнительной власти, другимигосударственными органами, органами местного самоуправления или инымизаинтересованными лицами.

3.7.Ответственным органом по разработке проектов правовых актов по кадровымвопросам и по вопросам гражданской службы является аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области (управление государственной службы икадров).

3.8.Персональную ответственность за соответствие содержания проекта правового актадействующему федеральному законодательству и областному законодательству,правилам юридико-технического оформления документов, а также за своевременноесогласование проекта правового акта несет руководитель ответственного органа.

3.9.Разработку, обеспечение согласования и доработку проекта правового актаосуществляет назначенный руководителем ответственного органа работник (далее внастоящем разделе – исполнитель).

3.10.Проект правового акта, оформленный на бумажном носителе и состоящий более чемиз одного листа, сшивается и полистно визируется исполнителем и руководителемответственного органа.

3.11.Проект правового акта регистрируется ответственным органом в СЭД ЛО, для чегосоздается регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД). Присоздании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля»Исполнитель», «Содержание», «Состав».

Вполе «Файлы» прикрепляется текст проекта правового акта в формате»doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя органаисполнительной власти Ленинградской области, инициировавшего подготовку проектаправового акта. Файл с текстом проекта правового акта должен иметь название суказанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления(распоряжения)».

Вполе «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением),краткой информацией к проекту правового акта.

Вполе «Адресаты» исполнитель указывает адресатов, которым необходимообеспечить рассылку проекта правового акта для согласования (визирования)
и составляет очередность («маршрут»)согласования. По типу очередности согласование может быть либопоследовательное, либо параллельное («веерное согласование»).

«Веерноесогласование» не применяется при направлении проекта правового акта насогласование в комитет правового обеспечения Ленинградской области,руководителю аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области,начальнику управления делопроизводства. После завершения процедуры»веерного согласования» проект правового акта направляетсяпоследовательно в комитет правового обеспечения, руководителю аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области и начальнику управления делопроизводства.

3.12.Согласованный проект правового акта с прилагаемыми к нему документами,проставленной визой исполнителя направляется по СЭД ЛО в протокольный отделуправления делопроизводства (далее – протокольный отдел).

Протокольныйотдел проверяет:

наличиеприлагаемых к проекту замечаний (заключений), о которых имеется отметка в листесогласования, или которые должны прилагаться к проекту в соответствии снастоящей Инструкцией;

наличиев РКПД информации о необходимости официального опубликования принятого правовогоакта.

Приотсутствии замечаний к проекту правового акта начальник протокольного отделапринимает его в работу.

3.13.Согласование (визирование) проекта правового акта производится в целяхобеспечения соответствия его содержания действующему федеральномузаконодательству и областному законодательству, правилам юридико-техническогооформления документов, а также предотвращения возможности нанесения ущербаинтересам Российской Федерации, Ленинградской области и законным интересамтретьих лиц.

3.14.Согласование (визирование) проекта правового акта должностным лицом оформляетсясогласующей визой, которая включает его личную подпись (или ЭП), расшифровкуподписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименованиедолжности согласующего лица.

Срокдействия согласующей визы составляет не более шести месяцев (при согласованиипроектов, связанных со строительством, реконструкцией, расширением икапитальным ремонтом объектов недвижимости, предоставлением объектовнедвижимости на инвестиционных условиях, установкой памятников, – не более 12месяцев) с даты проставления согласующей визы до представления в комитетправового обеспечения Ленинградской области. Если срок действия визы истек,проект подлежит повторному согласованию (визированию) соответствующимсогласующим лицом.

3.15.Согласование (визирование) проекта правового акта может осуществлятьсяследующими согласующими лицами:

должностнымилицами Ленинградской области (далее – внутреннее согласование);

должностнымилицами федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов,органов местного самоуправления и заинтересованных организаций (далее – внешнеесогласование).

3.16.Согласование (визирование) проекта правового акта в обязательном порядке должноосуществляться следующими согласующими лицами:

1) вотношении всех проектов правовых актов:

руководителемответственного органа;

вице-губернаторомЛенинградской области, членом Правительства Ленинградской области, курирующим(возглавляющим) ответственный орган;

вице-губернаторомЛенинградской области, членом Правительства Ленинградской области,руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области, указанными впроекте, либо в компетенции которых находятся вопросы, регулируемыесоответствующим проектом;

председателемкомитета правового обеспечения Ленинградской области (путем проставления впроекте согласующей визы и приложения к проекту подписанных им заключений опроведении правовой (юридической) экспертизы проекта и антикоррупционнойэкспертизы проекта нормативного правового акта);

вице-губернаторомЛенинградской области – руководителем аппарата Губернатора и ПравительстваЛенинградской области (далее – руководитель аппарата) (в его отсутствие –лицом, исполняющим обязанности руководителя аппарата);

начальникомуправления делопроизводства;

2) вотношении проектов правовых актов, регулирующих отдельные вопросы:

председателемкомитета специальных программ Ленинградской области в случае, если проектсвязан с защитой государственной тайны и (или) содержит сведения, отнесенные кгосударственной тайне в соответствии с Перечнем сведений, отнесенных кгосударственной тайне, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от30 ноября 1995 года № 1203 (путем проставления в проекте согласующей визы иприложения к проекту подписанного им заключения о проведении экспертизысодержащейся в проекте информации, предназначенной к открытому опубликованию),а также проектов правовых актов Ленинградской области об утверждении положенийоб органах исполнительной власти Ленинградской области, к полномочиям и (или)функциям которых отнесено осуществление деятельности в сфере защитыгосударственной тайны и мобилизационной подготовки, проектов правовых актовЛенинградской области об утверждении внутренней структуры и штатного расписанияорганов исполнительной власти Ленинградской области, в которых предусмотреныштатные мобилизационные органы и (или) мобилизационные работники, проектов правовыхактов по кадровым вопросам, предусматривающих назначение на государственныедолжности Ленинградской области, должности государственной гражданской службыЛенинградской области и должности, не являющиеся должностями государственнойгражданской службы Ленинградской области; (В редакции Постановления ГубернатораЛенинградской области от31.10.2020 г. № 91-пг)

первымзаместителем Председателя Правительства Ленинградской области – председателемкомитета финансов (в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанностипредседателя комитета) в случае, если принятие проекта влечет расходованиесредств областного бюджета Ленинградской области или в проектепредусматриваются действия по распоряжению или отчуждению государственногоимущества Ленинградской области либо приобретению имущества в собственностьЛенинградской области;

заместителемПредседателя Правительства Ленинградской области –председателем комитетаэкономического развития и инвестиционной деятельности (в его отсутствие –лицом, исполняющим обязанности председателя комитета) в случае, если проекттребует проведения в установленном порядке процедуры оценки регулирующеговоздействия (путем проставления в проекте согласующей визы и приложения кпроекту подписанного им заключения о проведении оценки регулирующеговоздействия проекта) или если в проекте предусматриваются действия пораспоряжению или отчуждению государственного имущества Ленинградской областилибо приобретению имущества в собственность Ленинградской области;

председателемЛенинградского областного комитета по управлению государственным имуществом вслучае, если в проекте предусматриваются действия по распоряжению илиотчуждению государственного имущества Ленинградской области либо приобретениюимущества в собственность Ленинградской области;

абзац;(Исключен — Постановление Губернатора Ленинградской области от17.04.2020 г. № 36-пг)

председателем
Комитета цифрового развития Ленинградской области
,если в проекте правового акта предусматриваются мероприятия по использованиюинформационно-коммуникационных технологий, созданию, развитию, модернизации,эксплуатации информационных систем и информационно-телекоммуникационнойинфраструктуры, осуществляемые органами исполнительной власти Ленинградскойобласти.
(В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

3.17.Рассмотрение проекта правового акта осуществляется председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области до его согласования руководителем аппарата иначальником управления делопроизводства при наличии согласующих подписей иныхдолжностных лиц, указанных в пункте 3.16 настоящей Инструкции.

3.18.Экспертиза содержащейся в проекте правого акта информации, предназначенной коткрытому опубликованию, осуществляется
председателем комитетаспециальных программ Ленинградской области
до рассмотрения проектаправового акта председателем комитета правового обеспечения Ленинградскойобласти.
(В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от31.10.2020 г. № 91-пг)

3.19.Проект постановления Правительства Ленинградской области, не предусмотренный крассмотрению на заседании Правительства Ленинградской области, подлежитсогласованию (визированию) не менее чем половиной членов его состава, в томчисле обязательному согласованию (визированию) первым заместителем ПредседателяПравительства Ленинградской области – председателем комитета финансов.

Вслучае если проект правового акта Правительства Ленинградской области вноситсяна заседание Правительства Ленинградской области, в РКПД делается запись»Вносится на заседание Правительства Ленинградской области».

3.20.Необходимый состав согласующих лиц, определяемый в соответствии с требованиямипунктов 3.16 и 3.19 настоящей Инструкции, при оформлении проекта правового актана бумажном носителе указывается на лицевой стороне последнего листа проекта, апри отсутствии места – на оборотной стороне этого листа.

3.21.Дата передачи проекта правового акта на рассмотрение согласующему лицу приоформлении проекта на бумажном носителе указывается в РКПД и в маршрутном листе(приложение 1 к настоящей Инструкции).

3.22.Рассмотрение проекта правового акта согласующим лицом (кроме рассмотренияпредседателем комитета правового обеспечения Ленинградской области, Комитетафинансов Ленинградской области, Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области,
Комитетацифрового развития Ленинградской области
) осуществляется в течениетрех рабочих дней со дня передачи проекта на согласование (визирование), еслииной срок не установлен Губернатором Ленинградской области, при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом.
 (В редакцииПостановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

3.23.Рассмотрение проекта правового акта в Комитете финансов Ленинградской области,Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградскойобласти
, Комитете цифрового развития Ленинградской области
осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня его передачи на рассмотрение,если иной срок не установлен Губернатором Ленинградской области, при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом. Рассмотрение проекта правового акта вкомитете правового обеспечения Ленинградской области в целях проведенияправовой (юридической) и антикоррупционной экспертизы и согласования(визирования) председателем указанного комитета осуществляется в течение семирабочих дней со дня его передачи на рассмотрение, если иной срок не установленГубернатором Ленинградской области,
при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом. (В редакцииПостановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Заключениекомитета правового обеспечения Ленинградской области не требуется в случаеположительного результата правовой (юридической) экспертизы проекта правовогоакта (кроме проекта областного закона), закрепленного визой председателякомитета правового обеспечения Ленинградской области на проекте правового акта,по вопросам государственной гражданской службы, о расходовании бюджетныхсредств, награждении или присвоении почетного звания, по вопросам распоряженияконкретным объектом государственного имущества Ленинградской области, об отменеили признании утратившим силу действующего правового акта Ленинградскойобласти, о внесении изменений и (или) дополнений в действующий правовой актЛенинградской области.

3.24.Согласующее лицо несет ответственность за нарушение установленных сроков согласованияпроекта правового акта.

3.25.Согласование проекта правового акта о признании утратившим силу действующегоправового акта или о внесении изменений в действующий правовой акт в случае,если правовой акт был оспорен в суде или опротестован прокурором, другиминадзорными или контролирующими органами либо признан судом недействующимполностью или в части, должно быть полностью завершено до истечения срока,установленного комитетом правового обеспечения Ленинградской области.

3.26.Проект правового акта не должен приниматься согласующим лицом на рассмотрениепри отсутствии:

припередаче через СЭД на электронном носителе – ЭП исполнителя, ЭП руководителяответственного органа и ЭП вице-губернатора Ленинградской области или членаПравительства

 Ленинградской области,курирующего (возглавляющего) ответственный орган;

припередаче на бумажном носителе – подписи исполнителя внизу лицевой стороныкаждого листа проекта, подписей руководителя ответственного органа,вице-губернатора Ленинградской области или члена Правительства Ленинградскойобласти, курирующего (возглавляющего) ответственный орган.

Насогласование проект принимается с приложением на электронном и (или) бумажномносителе следующих документов:

1)пояснительной записки с указанием статей (пунктов, частей, подпунктов)федеральных и (или) областных законов, предоставляющих субъекту издания (взависимости от вида правового акта – Губернатору Ленинградской области илиПравительству Ленинградской области) полномочия регулировать соответствующиеправоотношения, а также конкретных целей принятия правового акта и сведений оналичии в областном бюджете Ленинградской области средств на их достижение(если принятие проекта не предполагает расходование средств областного бюджетаЛенинградской области, указывается данное обстоятельство).

Впояснительной записке к проекту нормативного правового акта, в отношениикоторого не требуется проводить процедуру оценки регулирующего воздействия,указывается об отсутствии такой необходимости;

2)технико-экономического обоснования, а для проектов правовых актов,предусматривающих выделение бюджетных средств, уменьшение доходов областногобюджета Ленинградской области, перемещение бюджетных средств, возникновение,прекращение или изменение долговых обязательств, предоставление государственногоимущества Ленинградской области или приобретение имущества в собственностьЛенинградской области, также обязательно приложение следующих документов(материалов):

сметырасходов,

проектадоговора (соглашения), действующего договора (соглашения) инвестиционногопроекта,

расчетовпотребности бюджетных ассигнований по каждому направлению расходов (собоснованием),

материалов,содержащих сведения об источниках финансового обеспечения дополнительныхрасходов в текущем финансовом году, в очередном финансовом году и плановомпериоде, а также за пределами планового периода, в случае если срок реализациирешений, предлагаемых к принятию проектом правового акта, выходит за пределыпланового периода,

расчетовувеличения (уменьшения) поступлений налогов, сборов (пошлин), иных платежей вобластной бюджет Ленинградской области,

расчетовизменений целевых показателей государственных программ Ленинградской области,обусловленных изменениями доходов или расходов областного бюджета Ленинградскойобласти (в том числе при перераспределении расходов),

финансово-экономическогои (или) статистического анализа текущей ситуации по решениям, предлагаемым кпринятию проектом правового акта;

3)заключения об оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развитияи инвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении проектанормативного правового акта, затрагивающего вопросы осуществленияпредпринимательской и инвестиционной деятельности;

4)документов и (или) материалов, которые должны быть приложены к проектуправового акта в соответствии с требованиями федерального законодательства илиобластного законодательства, либо при отсутствии которых невозможно установитьправомерность принятия соответствующего правового акта;

4.1)в отношении проекта правового акта, связанного с переводом земель или земельныхучастков из одной категории в другую, а также геологическим изучением,использованием и охраной недр – двух образцов картографических материалов,сформированных с использованием геоинформационной системы «Фондпространственных данных Ленинградской области» в масштабных диапазонах от1:75000 до 1:150000 и от 1:10000 до 1:30000, которые содержат сведения ограницах земельного участка, ближайших населенных пунктах, объектахтранспортной, инженерной инфраструктуры и иных географических объектах;(Дополнен — Постановление Губернатора Ленинградской области от13.05.2020 г. № 42-пг)

5)копии правового акта, в который вносятся изменения (в случае если данныйправовой акт не размещен в информационно-правовых системах);

6)замечаний к проекту правового акта, о которых есть отметки в листесогласования, а также ответные заключения на них ответственного органа;

7)маршрутного листа (в случае оформления и согласования проекта правового акта набумажном носителе).

3.27.Передача проекта правового акта на рассмотрение согласующему лицуосуществляется исполнителем через СЭД ЛО, а при оформлении на бумажном носителе– через приемную согласующего лица либо через канцелярию возглавляемого иморгана исполнительной власти Ленинградской области. В этом случае отметка вмаршрутном листе о времени и дате приема-передачи проекта заверяется подписямипередавшего и получившего лица.

3.28.Внешнее
согласованиев зависимости от содержания проекта правового акта осуществляется:

с федеральнымиорганами исполнительной власти, их территориальными органами, органамигосударственной власти других субъектов Российской Федерации, инымигосударственными органами в случаях, когда такое согласование предусмотренофедеральными законами или иными федеральными нормативными актами, областнымизаконами или иными нормативными актами Ленинградской области, договорами(соглашениями), в том числе соглашениями о передаче полномочий;

с органамиместного самоуправления или организациями в случаях, когда такое согласованиепредусмотрено федеральными законами, иными федеральными нормативными актами,областными законами, иными нормативными актами Ленинградской области либодоговорами (соглашениями) с этими органами или организациями;

сгосударственными унитарными предприятиями или государственными учреждениямиЛенинградской области, если в проекте правового акта содержится поручение в ихадрес;

с другими лицамии организациями в случае указания их в тексте проекта правового акта.

3.29.

Проект правовогоакта, подготовленный в соответствии с поручением (резолюцией) ГубернатораЛенинградской области, должен иметь ЭП или визы всех соисполнителей, указанныхв поручении (резолюции).

3.30.Определять полноту согласования проекта правового акта и при необходимостипринимать решение о дополнительном согласовании вправе:

руководительаппарата;

председателькомитета правового обеспечения Ленинградской области;

начальникуправления делопроизводства.

3.31.Согласование (визирование) проекта правового акта осуществляется в СЭД ЛО вРКПД с применением ЭП.

Согласование(визирование) проекта правового акта на бумажном носителе оформляетсяпроставлением подписи согласующего лица с указанием даты подписания. Приналичии замечаний и (или) предложений по проекту правового акта делаютсяотметки «с заключением» или «с замечаниями». Замечанияприкрепляются к РКПД документа и подписываются согласующим лицом с применениемЭП. В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе ониизлагаются на отдельном листе, подписываются согласующим лицом, прилагаются кдокументу и передаются исполнителю. Отказ согласующего лица от согласования(визирования) не допускается.

3.32.В случае если отрицательное заключение к проекту правового акта отозвано,замечания устранены либо сняты, делается отметка «заключениеотозвано», «замечания сняты» или «замечания учтены»,которая заверяется ЭП должностного лица.

3.33.После устранения замечаний и внесения изменений в проект правового актасоздается новая версия проекта правового акта, которую исполнитель направляетповторно на согласование (визирование) согласующему лицу, внесшему замечания.Повторное рассмотрение проекта не должно превышать трех рабочих дней.

Новаяверсия проекта правового акта с учтенными замечаниями, размещенная исполнителемв СЭД ЛО, согласовывается (визируется):

руководителемответственного органа;

согласующимлицом, внесшим замечание;

инымисогласующими лицами в порядке «веерного согласования».

3.34.В случае если замечания ответственным органом не принимаются, к проектуправового акта прилагается заключение на имеющиеся замечания, заверенное ЭПруководителя ответственного органа.

3.35.
Руководительаппарата или начальник управления делопроизводства вправе возвратитьисполнителю проект правового акта, если проект подготовлен с нарушениемтребований настоящей Инструкции.

3.36.Внесение изменений нередакционного характера в текст проекта правового актапосле согласования (визирования) проекта председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области не допускается.

3.37.При наличии всех согласующих виз проект правового акта, согласованный в СЭД ЛО,направляется в протокольный отдел для подготовки проекта к выпуску и
последующего представления Губернатору Ленинградскойобласти для подписания.

Одновременнос передачей проекта правового акта в протокольный отдел исполнитель заполняетуказатель рассылки по форме, разработанной протокольным отделом.

3.38.Проект правового акта представляется на подпись Губернатору Ленинградскойобласти после проведения лингвистической экспертизы текста проекта и егоредактирования в протокольном отделе.

3.39.Текст проекта правового акта после редактирования печатается на бланках установленнойформы.

3.40.Текст проекта правового акта, напечатанный на бланке установленной формы, сприлагаемыми документами представляется начальником управления делопроизводствадля доклада Губернатору Ленинградской области.

3.41.Проект правового акта, отклоненный Губернатором Ленинградской области илиимеющий замечания Губернатора Ленинградской области, возвращается протокольнымотделом исполнителю.

3.42.Губернатором Ленинградской области может быть изменена процедура подготовки,согласования, оформления и выпуска подписываемого правового акта, о чемруководителем аппарата делается запись на проекте.

3.43.Подписанный Губернатором Ленинградской области правовой акт возвращается вуправление делопроизводства для окончательного оформления, рассылки, официальногоопубликования, а также для передачи текста правового акта с целью размещения винформационно-правовых системах «Гарант», «КонсультантПлюс», «Кодекс» и иных информационно-правовых системах всоответствии с заключенными договорами (соглашениями).

3.44.Подписанному правовому акту присваивается порядковый номер по единой нумерации,которая ведется с начала и до конца календарного года раздельно для каждоговида правового акта.

3.45.Электронная копия принятого правового акта рассылается управлением делопроизводстваадресатам в соответствии с указателем рассылки в электронном виде сиспользованием СЭД ЛО. В случае поступления проекта правового акта на бумажномносителе копия правового акта заверяется печатью управления делопроизводства инаправляется адресатам согласно указателю рассылки.

Копиипринятых правовых актов в обязательном порядке направляются вице-губернаторамЛенинградской области и заместителям Председателя Правительства Ленинградскойобласти.

Есликопия правового акта направляется организации, не предусмотренной в указателерассылки, исполнитель дополняет указатель рассылки сведениями о наименованииданной организации и ее почтовом адресе.

3.46.Копия правового акта, отменяющего (признающего утратившим силу) или изменяющегоранее принятый правовой акт, направляется адресатам, которым ранее рассылаласькопия ныне отмененного (признанного утратившим силу) или измененного правовогоакта, или их правопреемникам.

3.47.Рассылка копии правового акта взамен разосланной производится по указанию начальникауправления делопроизводства.

3.48.Подписанный Губернатором Ленинградской области правовой акт с прилагаемыми кнему документами, комплект которых сформировался на стадии согласования(визирования) проекта, а также указателем рассылки хранится в протокольномотделе до сдачи в установленном порядке в архив.

3.49.

Официальноеопубликование правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актовПравительства Ленинградской области осуществляется в порядке, установленномнормативными правовыми актами Ленинградской области.

3.50.Положения настоящего раздела применяются также для согласования проектовдоговоров, соглашений, писем и иных документов, подписываемых ГубернаторомЛенинградской области, если иное не установлено другими разделами настоящейИнструкции или иными нормативными правовыми актами.

Раздел 4.Подготовка и оформление законопроектов для внесения Губернатором Ленинградскойобласти в Законодательное собрание Ленинградской области. Работа с областнымизаконами, направленными Губернатору Ленинградской области для подписания иопубликования

4.1. Подготовкапроекта областного закона для внесения Губернатором Ленинградской области вЗаконодательное собрание Ленинградской области (далее – законопроект)осуществляется на основании правового акта Губернатора Ленинградской области,Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградскойобласти, плана законопроектной деятельности ответственным органомисполнительной власти Ленинградской области либо иным органом исполнительнойвласти Ленинградской области в инициативном порядке.

4.2. Координацияработы по подготовке законопроектов и контроль за выполнением плановзаконопроектных работ осуществляются аппаратом Губернатора и ПравительстваЛенинградской области.

4.3. Для организацииразработки законопроектов по решению Губернатора Ленинградской области могутсоздаваться межведомственные комиссии, в состав которых включаются работникисоответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области, а также посогласованию представители территориальных органов федеральных органовисполнительной власти, других государственных органов, органов местногосамоуправления и заинтересованных организаций, депутаты Законодательногособрания Ленинградской области, депутаты Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации и независимые эксперты.

4.4. Текстзаконопроекта разрабатывается с учетом Методических рекомендаций поюридико-техническому оформлению законопроектов, направленных письмом АппаратаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября2003 года № вн2-18/490.

4.5. Всезаконопроекты в обязательном порядке проходят процедуру регистрации,согласования в СЭД ЛО в соответствии с требованиями раздела 3 настоящейИнструкции.

4.6. Для докладаГубернатору Ленинградской области перед внесением законопроекта вЗаконодательное собрание Ленинградской области с текстом законопроектапредставляются следующие документы:

1) обоснованиенеобходимости принятия областного закона, включающее развернутую характеристикузаконопроекта, его целей и основных положений, места в системе действующегозаконодательства, а также прогноз социально-экономических, социальных и иныхпоследствий принятия данного областного закона;

2) справка осостоянии законодательства в данной сфере правового регулирования собязательным указанием пунктов, частей, статей Конституции РоссийскойФедерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, УставаЛенинградской области и действующих областных законов, в целях реализации и всоответствии с которыми будет принят областной закон;

3) переченьобластных законов и иных действующих нормативных правовых актов Ленинградскойобласти, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данногозакона;

4) предложения оразработке нормативных правовых актов Ленинградской области, принятие которыхнеобходимо для реализации данного закона;

5)финансово-экономическое обоснование принятия областного закона с прогнозомвеличины расходов областного бюджета и (или) местных бюджетов, которыенеобходимы для его реализации, а также величины доходов либо величинывыпадающих расходов областного бюджета и (или) местных бюджетов, которые могутвозникнуть в результате его реализации;

6) заключение обоценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении законопроектов,затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционнойдеятельности;

7) заключениекомитета правового обеспечения Ленинградской области о результатах правовой(юридической) экспертизы законопроекта;

заключение Комитета цифрового развития Ленинградской области опроведении в отношении законопроекта оценки по критериям, утвержденнымпостановлением Правительства Ленинградской области от 30 декабря 2014 года№ 641 «О координации мероприятий по использованиюинформационно-коммуникационных технологий в деятельности органов исполнительнойвласти Ленинградской области» (в случае если в законопроектепредусматриваются мероприятия по использованию информационно-коммуникационныхтехнологий, созданию, развитию, модернизации, эксплуатации информационныхсистем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, осуществляемыеорганами исполнительной власти Ленинградской области);(В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

9) заключениегосударственного учреждения «Государственный экспертный институтрегионального законодательства» (далее – экспертный институт) орезультатах правовой (юридической) экспертизы законопроекта;

10) проектписьма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательного собранияЛенинградской области;

11) распоряжениеПравительства Ленинградской области об одобрении законопроекта в случаерассмотрения законопроекта Правительством Ленинградской области;

12) текстзакона, который отменяется либо в который вносятся изменения.

4.7.Законопроекты, имеющие отрицательное заключение вице-губернатора Ленинградскойобласти или заместителя Председателя Правительства Ленинградской области,комитета правового обеспечения Ленинградской области и (или) экспертногоинститута, возвращаются ответственному органу для доработки либо подготовкиотзыва на отрицательное заключение.

Законопроекты,подлежащие процедуре оценки регулирующего воздействия и не имеющие заключенияоб оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области, возвращаются ответственномуоргану для доработки.

4.8.Вице-губернатор Ленинградской области или заместитель ПредседателяПравительства Ленинградской области, отвечающий за разработку законопроекта,вправе принять решение о формировании, персональном составе и сроках работысогласительной комиссии.

Если вустановленный вице-губернатором Ленинградской области или заместителемПредседателя Правительства Ленинградской области срок согласительной комиссиейзаконопроект не доработан или не устранены все замечания по нему, разработчикзаконопроекта докладывает об имеющихся разногласиях Губернатору Ленинградскойобласти, который принимает решение в отношении законопроекта.

4.9.Законопроект и документы, указанные в пункте 4.6 настоящей Инструкции,представляются для доклада Губернатору Ленинградской области через протокольныйотдел при наличии всех необходимых согласований и положительных заключений.

4.10. Послеподписания письма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательногособрания Ленинградской области копии законопроекта и приложенных к немудокументов направляются вице-губернатору Ленинградской области по внутреннейполитике.

4.11.Поступивший от Законодательного собрания Ленинградской области или субъектовзаконодательной инициативы проект областного закона, на который в соответствиисо статьей 31 Устава Ленинградской области должно быть получено заключениеГубернатора Ленинградской области, направляется управлением делопроизводства вдень регистрации Губернатору Ленинградской области, копия проекта направляетсяв комитет правового обеспечения Ленинградской области для подготовки проектазаключения Губернатора Ленинградской области.

Для подготовкитакого заключения комитет правового обеспечения Ленинградской области вправезапрашивать информацию от любых органов исполнительной власти Ленинградскойобласти и устанавливать сроки представления информации.

Проектзаключения на проект областного закона должен быть представлен комитетомправового обеспечения Ленинградской области для доклада ГубернаторуЛенинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока,установленного в пункте 3 статьи 31 Устава Ленинградской области.

4.12. Меры подоработке (внесению изменений) проекта областного закона, который уже внесен вЗаконодательное собрание Ленинградской области, и приложенных к нему материаловосуществляются органами исполнительной власти Ленинградской области только посогласованию с комитетом правового обеспечения Ленинградской области ивице-губернатором Ленинградской области по внутренней политике.

Органамисполнительной власти Ленинградской области запрещается по собственнойинициативе направлять в Законодательное собрание Ленинградской областидокументы и материалы к проектам областных законов, которые уже внесены вЗаконодательное собрание Ленинградской области.

4.13. ПринятыйЗаконодательным собранием Ленинградской области областной закон подлежитрегистрации в отделе служебной корреспонденции, постраничному визированию внижней части оборотной стороны каждого листа председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области, вице-губернатором Ленинградской области повнутренней политике и руководителем профильного органа исполнительной властиЛенинградской области.

Завизированныйобластной закон представляется аппаратом Губернатора и ПравительстваЛенинградской области на подписание Губернатору Ленинградской области непозднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1 статьи 33Устава Ленинградской области.

4.14. Попоручению Губернатора Ленинградской области или по собственной инициативекомитет правового обеспечения Ленинградской области проводит правовую(юридическую) экспертизу принятого Законодательным собранием Ленинградскойобласти областного закона до его подписания Губернатором Ленинградской области.

В случаеотрицательного результата такой экспертизы комитет правового обеспеченияЛенинградской области готовит служебную записку и проект письма ГубернатораЛенинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области оботклонении областного закона и представляет их Губернатору Ленинградскойобласти не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1статьи 33 Устава Ленинградской области.

4.15.Официальное опубликование подписанных Губернатором Ленинградской областиобластных законов осуществляется в порядке, установленном нормативнымиправовыми актами Ленинградской области.

4.16. Копииподписанных Губернатором Ленинградской области областных законов направляютсяадресатам согласно указателю рассылки.

4.17. Подлинникиподписанных Губернатором Ленинградской области областных законов с другимидокументами, связанными с рассмотрением и принятием областных законов, а такжеуказатели рассылки хранятся в протокольном отделе до их сдачи в архив вустановленном порядке.

Раздел 5. Подготовкаи оформление проектов федеральных законов

для внесенияГубернатором Ленинградской области

вЗаконодательное собрание Ленинградской области

5.1. Подготовкапроекта федерального закона (далее – проект федерального закона) для внесенияГубернатором Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградскойобласти осуществляется на основании поручения Губернатора Ленинградской областиответственным органом исполнительной власти Ленинградской области либо иныморганом исполнительной власти Ленинградской области в инициативном порядке(далее – разработчик проекта федерального закона).

5.2. Дляорганизации разработки проектов федеральных законов по решению ГубернатораЛенинградской области могут создаваться рабочие группы, в состав которыхвключаются работники соответствующих органов исполнительной властиЛенинградской области, работники государственных учреждений Ленинградскойобласти, а также по согласованию представители территориальных органовфедеральных органов исполнительной власти, других государственных органов,органов местного самоуправления и заинтересованных организаций, депутатыЗаконодательного собрания Ленинградской области, депутаты Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации и независимые эксперты.

5.3. Текст проектафедерального закона разрабатывается с учетом Методических рекомендаций поюридико-техническому оформлению законопроектов, направленных письмом АппаратаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 года № вн2-18/490.

5.4. Все проектыфедеральных законов в обязательном порядке подлежат согласованию с экспертныминститутом и комитетом правового обеспечения Ленинградской области. Порядоксогласования определяется в соответствии с требованиями раздела 3 настоящейИнструкции с учетом особенностей, предусмотренных разделом 5 настоящейИнструкции.

5.5. Для докладаГубернатору Ленинградской области перед внесением проекта федерального закона вЗаконодательное собрание Ленинградской области с текстом проекта федеральногозакона представляются следующие документы и материалы:

1) пояснительнаязаписка к проекту федерального закона, содержащая предмет законодательногорегулирования и изложение концепции предлагаемого проекта федерального закона,а также мотивированное обоснование необходимости принятия или одобрения проектафедерального закона;

2) переченьзаконов Российской Федерации и законов РСФСР, федеральных законов и иныхнормативных правовых актов РСФСР и Российской Федерации, подлежащих признаниюутратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятиемданного федерального закона;

3)финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта федеральногозакона, реализация которого потребует материальных затрат);

4) заключениекомитета правового обеспечения о результатах правовой (юридической) экспертизыпроекта федерального закона;

5) экспертноезаключение экспертного института о результатах научно-правовой экспертизыпроекта федерального закона;

6) проектсопроводительного письма Губернатора Ленинградской области в адресЗаконодательного собрания Ленинградской области.

5.6. Проектыфедеральных законов, имеющие отрицательное заключение экспертного института,комитета правового обеспечения Ленинградской области, возвращаютсяразработчикам проектов федеральных законов для доработки либо подготовки отзывана отрицательное заключение.

5.7. Разработчикпроекта федерального закона вправе принять решение о формированиисогласительной комиссии, ее персональном составе и сроках ее работы.

Если вустановленный срок согласительной комиссии не удалось доработать проектфедерального закона или устранить замечания по проекту федерального закона,разработчик проекта федерального закона докладывает об имеющихся разногласияхГубернатору Ленинградской области для принятия решения.

5.8. Проектфедерального закона, прилагаемые документы и материалы представляются длядоклада Губернатору Ленинградской области через протокольный отдел при наличиивсех необходимых согласований и положительных заключений либо отзывов на отрицательныезаключения.

5.9. Послеподписания сопроводительного письма Губернатора Ленинградской области в адресЗаконодательного собрания Ленинградской области копии проекта федеральногозакона и приложенных к нему документов, материалов направляются разработчикупроекта федерального закона, председателю комитета правового обеспеченияЛенинградской области.

5.10. Порядоквнесения и рассмотрения проектов федеральных законов в Законодательном собранииЛенинградской области определяется Регламентом Законодательного собранияЛенинградской области.

Раздел 6.Порядок работы с судебными актами, актами

прокурорскогореагирования, иными официальными обращениями контрольно-надзорных органов

6.1. В настоящемразделе определены особенности работы с судебными актами (определения,постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявлениями илижалобами в суд, представлениями и протестами прокурора, документами иныхконтрольно-надзорных органов, которые направлены непосредственно в адресГубернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области.

Положениянастоящего раздела не распространяются на судебные акты (определения,постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы всуд, представления и протесты прокурора, документы иных контрольно-надзорныхорганов, адресованные конкретному органу исполнительной власти Ленинградскойобласти, должностному лицу Ленинградской области, руководителю государственногоунитарного предприятия или государственного учреждения Ленинградской области.

6.2.Любой из указанных в пункте 6.1 настоящей Инструкции документов регистрируетсяуправлением делопроизводства в день поступления и незамедлительно направляетсяГубернатору Ленинградской области, а его копия – в комитет правовогообеспечения Ленинградской области.

Приотсутствии поручения Губернатора Ленинградской области комитет правовогообеспечения Ленинградской области в течение трех дней должен определитьответственный за исполнение орган исполнительной власти Ленинградской области(далее в настоящем разделе – исполняющий орган) и направить посредством СЭД ЛОв его адрес письмо с указанием сроков и порядка реагирования на поступившийдокумент, а также копию документа.

6.3.Исполняющий орган в установленные комитетом правового обеспечения Ленинградскойобласти сроки направляет посредством СЭД ЛО в комитет правового обеспеченияслужебную записку и при необходимости – согласованный в установленном порядке(кроме согласования комитета правового обеспечения Ленинградской области)проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.).

Вслучае положительного результата правовой (юридической) экспертизы проектадокумента комитет правового обеспечения Ленинградской области представляет егоГубернатору Ленинградской области для подписания.

6.4.Комитет правового обеспечения Ленинградской области самостоятельно и в срочномпорядке подготавливает проект ответа на указанные в пункте 6.1 настоящейИнструкции документы и при необходимости проекты правовых актов в следующихслучаях:

пропускисполняющим органом срока, установленного комитетом правового обеспеченияЛенинградской области;

представлениеисполняющим органом несогласованного или не полностью согласованного проектадокумента (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.);

отрицательныйрезультат правовой (юридической) экспертизы проекта документа (ответа,договора, правового акта, отзыва и т.д.), который был представлен исполняющиморганом.

Подготовленныйкомитетом правового обеспечения Ленинградской области проект правового актаможет быть представлен на подпись Губернатору Ленинградской области безсогласования.

6.5.В случае если руководитель органа исполнительной власти Ленинградской областине согласен с содержанием судебного акта, заявления или жалобы в суд,представления или протеста прокурора, официальных документов надзирающих иликонтролирующих органов, он обязан:

письменноуведомить об этом комитет правового обеспечения Ленинградской области;

организоватьучастие подчиненных ему работников в судебном разбирательстве и (или) иныхпроцессуальных действиях;

обеспечитьработников органа исполнительной власти доверенностями, материалами идокументами, необходимыми для участия в судебном разбирательстве и (или) иныхпроцессуальных действиях.

6.6.Руководитель исполняющего органа, допустивший пропуск срока, установленногокомитетом правового обеспечения Ленинградской области, либо представившийкомитету правового обеспечения Ленинградской области несогласованный или неполностью согласованный проект документа (ответа, договора, правового акта,отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность.

Раздел7. Подготовка и согласование проектов писем и телеграмм ГубернатораЛенинградской области и Правительства

Ленинградскойобласти

7.1.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области подготавливаются и визируются исполнителями, проходятпроцедуру согласования в СЭД ЛО с применением ЭП руководителями соответствующихорганов исполнительной власти Ленинградской области и вице-губернаторами Ленинградскойобласти, членами Правительства Ленинградской области, курирующимисоответствующие органы.

Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона располагаются на оборотной сторонепоследнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу.

7.2.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или ПравительстваЛенинградской области в адрес Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральныхорганов исполнительной власти передаются в протокольный отдел длясоответствующей подготовки, в том числе редактирования и оформления на бланкеустановленной формы, к подписанию Губернатором Ленинградской области.

7.3.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или ПравительстваЛенинградской области в федеральные органы государственной власти по бюджетнымвопросам проходят согласование в Комитете финансов Ленинградской области, повопросам участия в федеральных целевых программах и вопросам налогообложения –в Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградскойобласти.

7.4.Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, подготовившегопроект письма Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградскойобласти, представляет перечень документов (копий), которые следует направить вПредставительство Правительства Ленинградской области при ПравительствеРоссийской Федерации с копией письма, и передает их в отдел по работе сослужебной корреспонденцией управления делопроизводства (далее – отдел по работесо служебной корреспонденцией).

7.5. Письма,телеграммы или факсимильные сообщения, адресованные одновременно всемруководителям органов исполнительной власти Ленинградской области либо органовместного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области (кромеподписанных Губернатором Ленинградской области или руководителем аппарата),рассылаются только по согласованию с руководителем аппарата.

7.6. Оформление,регистрация и отправка служебных документов осуществляются в соответствии сразделом 11 настоящей Инструкции.

Раздел 8.Контроль исполнения правовых актов, поручений

и другихдокументов Губернатора Ленинградской области

и ПравительстваЛенинградской области

8.1. Контролюподлежат все поступившие в Администрацию Ленинградской области документы,требующие исполнения.

8.2. Правовыеакты Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области,поручения Губернатора Ленинградской области, поступившие в АдминистрациюЛенинградской области документы, имеющие особую значимость, ставятся наконтроль Губернатора Ленинградской области (далее – контрольные документы).

 Контрольныедокументы регистрируются в СЭД ЛО сектором контроля исполнения распорядительныхдокументов управления координации и оперативного анализа аппарата Губернатора иПравительства Ленинградской области. При постановке документа на контроль врегистрационной карточке документа делается отметка о контроле буквой»К» или словом «Контроль» и после регистрации документнаправляется по СЭД ЛО на исполнение назначенному Губернатором Ленинградскойобласти исполнителю из числа вице-губернаторов Ленинградской области, членовПравительства Ленинградской области, руководителей органов исполнительнойвласти Ленинградской области (далее в настоящем разделе – ответственныйисполнитель).

Если поручениеГубернатора дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителемявляется должностное лицо, указанное в поручении первым или против фамилиикоторого стоит пометка «Отв.», «Свод», «Созыв».

8.3. Контрольисполнения контрольных документов осуществляют аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области, а также отраслевые, территориальные и иныеорганы исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с их полномочиями.

8.4. Учет иконтроль по срокам и существу исполнения, анализ и обобщение поступающей на имяГубернатора Ленинградской области информации о ходе и результатах исполненияконтрольных документов, подготовку соответствующих предложений для доклада ГубернаторуЛенинградской области осуществляет аппарат Губернатора и ПравительстваЛенинградской области.

8.5. Контрольисполнения поручений вице-губернаторов Ленинградской области, членовПравительства Ленинградской области осуществляют их секретариаты (приемные).

8.6. Срокисполнения документа указывается непосредственно в документе или в поручении.

Порученияподлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретнойдатой исполнения – в указанный срок;

имеющие пометку»Срочно» – в 3-дневный срок;

имеющие пометку «Оперативно»– в 10-дневный срок;

остальные – всрок не более 30 дней;

по поручениямПрезидента Российской Федерации – в порядке и сроки, установленные ГубернаторомЛенинградской области;

по поручениямПравительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении.

Если последнийдень срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручениеподлежит исполнению не позднее ближайшего рабочего дня, следующего занерабочим.

8.7. Еслиинформация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такоепоручение считается просроченным, что является основанием для применения кответственному исполнителю мер дисциплинарной ответственности.

8.8. Исполнениепо документам, указанным в пункте 6.1 настоящей Инструкции, осуществляется всроки, установленные в разделе 6 настоящей Инструкции, и в сроки, установленныекомитетом правового обеспечения Ленинградской области.

8.9. В случаеесли в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующиенадлежащему исполнению поручения в установленный срок, ответственныйисполнитель незамедлительно представляет на имя Губернатора Ленинградскойобласти доклад об исполнении поручения с указанием причин, препятствующихсвоевременному исполнению поручения, конкретных мер, принимаемых дляобеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполненияпоручения.

8.10. При уходев отпуск, убытии в командировку, в случае перемещения или увольнения сдолжности, а также, при наличии возможности, в случае болезни работник,ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своегонепосредственного руководителя или руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области обо всех имеющихся у него документах и поручениях,передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию снепосредственным руководителем – другому работнику.

8.11.Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременноеисполнение данного поручения, организует и координирует работу по егоисполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов,представляемых Губернатору Ленинградской области в связи с исполнением этогопоручения.

8.12.Соисполнитель поручения представляет ответственному исполнителю информацию оходе исполнения поручения в части, его касающейся, не позднее чем за пять днейдо даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки»Срочно» – не позднее чем за один рабочий день до даты истечения3-дневного срока исполнения либо в иной срок, установленный в запросе ответственногоисполнителя.

8.13. В целяхисполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочуюгруппу из представителей соисполнителей поручения, представителей другихзаинтересованных органов исполнительной власти Ленинградской области иорганизаций (по согласованию) и (или) назначить рабочее совещание с указаннымипредставителями.

При наличииразногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственныйисполнитель в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участиемруководителей органов исполнительной власти Ленинградской области –соисполнителей поручения или их заместителей.

Организацию ипроведение рабочих и (или) согласительных совещаний обеспечивают работники,ответственные за исполнение поручения.

8.14.Ответственный исполнитель представляет на имя Губернатора Ленинградской областидоклад об исполнении поручения, а также через СЭД ЛО направляет в адресзаинтересованных лиц копию доклада и приложенные к нему документы и материалы.

Если исполнениепоручения завершилось изданием правового акта, Губернатору Ленинградскойобласти направляется копия правового акта.

8.15. Доклады обисполнении поручения, в том числе содержащие ходатайства о продлении сроковисполнения поручения и (или) снятии поручения с контроля, до их представленияГубернатору Ленинградской области анализируются и обобщаются в аппаратеГубернатора и Правительства Ленинградской области, который вырабатываетсоответствующие рекомендации для Губернатора Ленинградской области.

Руководительаппарата вправе ходатайствовать о продлении сроков исполнения поручения илиснятии поручения с контроля.

Если в докладеоб исполнении поручения нет достаточных оснований для продления сроковисполнения поручения или снятия поручения с контроля, а также сведений онадлежащем исполнении поручения, руководитель аппарата вправе вернуть такойдокумент ответственному исполнителю на доработку.

8.16. Поручениеснимается с контроля на основании резолюции Губернатора Ленинградской области.Информация о снятии поручения с контроля доводится аппаратом Губернатора иПравительства Ленинградской области до ответственного исполнителя.

8.17. Обобщеннаяинформация о выполнении поручений доводится до Губернатора Ленинградскойобласти руководителем аппарата.

Раздел 9. Прием,учет, регистрация и распределение

документов иматериалов, поступивших на имя Губернатора

Ленинградскойобласти и Правительства Ленинградской области

9.1. Особенностиработы с электронными документами.

9.1.1.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД ЛО участникамиСЭД ЛО.

Документооборотв Администрации Ленинградской области осуществляется в электронном виде по СЭДЛО. Передача документов по иным каналам связи или на бумажном носителе недопускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законамилибо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, либонастоящей Инструкцией установлено требование о необходимости составлениядокумента исключительно на бумажном носителе.

Обменэлектронными документами, отправляемыми и поступающими по системемежведомственного электронного документооборота, осуществляется в соответствиис нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а такжеметодическими рекомендациями Министерства цифровогоразвития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации службыохраны Российской Федерации. (В редакции ПостановленияГубернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Обменэлектронными документами с организациями, не являющимися участниками СЭД ЛО, игражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

Документы,поступающие от граждан и организаций в Администрацию Ленинградской области набумажном носителе, регистрируются управлением делопроизводства в СЭД ЛО и послесканирования и создания электронных образов документов направляются по СЭД ЛОна рассмотрение адресату. Включение электронного образа документа в СЭД ЛОвозможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образадокумента его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образаподлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника,выполняющего данную процедуру.

9.1.2. Подтверждениесоответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом,который содержит сведения о сертификате ЭП, в том числе номер сертификата,фамилию владельца ЭП, срок действия сертификата, а также название СЭД ЛО,которая является местом хранения документа.

9.1.3.Составление, оформление и согласование проектов электронных документовосуществляются по общим правилам, установленным в настоящей Инструкции вотношении аналогичных документов на бумажном носителе.

9.1.4. Дляподтверждения подлинности электронных документов в Администрации Ленинградскойобласти используется ЭП.

9.2. Документы(электронные документы), поступившие на имя Губернатора Ленинградской области,принимаются в отдел по работе со служебной корреспонденцией, в том числе оторганов исполнительной власти Ленинградской области, при наличии согласующейподписи курирующего вице-губернатора, члена Правительства Ленинградскойобласти.

9.3. Документы,адресованные руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области,отделом по работе со служебной корреспонденцией не регистрируются и передаютсяпо назначению для дальнейшей регистрации в СЭД ЛО в соответствующих органахисполнительной власти Ленинградской области.

9.4.Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, вице-губернаторовЛенинградской области, членов Правительства Ленинградской области принимаютсяработниками их секретариатов (приемных).

9.5.Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для переводав комитет по внешним связям Ленинградской области и с текстом переводанаправляется адресату.

9.6. Не подлежатрегистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты снаучно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки,пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управленияделопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих вАдминистрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящейИнструкции.

9.7. Привскрытии поступивших конвертов с документами на бумажных носителях работникомотдела служебной корреспонденции проверяется правильность адресования иоформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяютсяномера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углувходящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Неправильноадресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаютсяпо назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов(отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт по форме согласноприложению 3 к настоящей Инструкции в трех экземплярах, один из которыхостается в отделе по работе со служебной корреспонденцией, второй приобщается кпоступившему документу и направляется адресату, третий направляетсяотправителю.

На оборотнойстороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставитсяштамп «Документ получен в поврежденном виде».

Конверты, вкоторые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только поконвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получениядокументов.

На конвертах спометкой «Лично» проставляется дата поступления и учетный номер,конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке пореквизитам, указанным на конвертах.

9.8. В отделе поработе со служебной корреспонденцией документы (электронные документы), кромесрочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления,поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.

9.9. Отдел поработе со служебной корреспонденцией направляет поступившие документы(электронные документы) адресатам по назначению.

Документы(электронные документы), адресованные Губернатору Ленинградской области, ПравительствуЛенинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовкиинформации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальникауправления делопроизводства вице-губернаторам или членам ПравительстваЛенинградской области в соответствии с распределением обязанностей или в органыисполнительной власти Ленинградской области.

Документы(электронные документы), адресованные вице-губернаторам Ленинградской области ичленам Правительства Ленинградской области, направляются в их приемные(секретариаты).

9.10. Документы(электронные документы) передаются адресатам в день их регистрации (учета), аимеющие пометки «Срочно» или «Вручить немедленно» (далее –срочные документы), передаются немедленно.

Электронныедокументы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской областии используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов ирегистрируются (учитываются) структурным подразделением, ответственным заделопроизводство в этом органе, в СЭД ЛО.

9.11. Зарегистрированныев отделе по работе со служебной корреспонденцией электронные документыпередаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области вдругой только через отдел по работе со служебной корреспонденцией спереадресацией в СЭД ЛО.

Передачаэлектронных документов внутри органа исполнительной власти Ленинградскойобласти осуществляется через структурное подразделение, ответственное заделопроизводство в этом органе.

9.12. При работес документами (электронными документами), поступившими в орган исполнительнойвласти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, неразрешается вносить

в них какие-либо правки и пометки, кромепредусмотренных настоящей Инструкцией.

9.13. В целяхсвоевременного исполнения электронных документов при освобождении работника отдолжности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае еговременного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него наисполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителяпередаются другому работнику.

9.14.Поступившие документы (электронные документы) представляются в установленномпорядке руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области исогласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилиюисполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись, ЭПруководителя и дату.

9.15. Состояниеработы с документами (электронными документами) в органе исполнительной властиЛенинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено,доложено, списано в дело) фиксируется работником структурного подразделения,ответственного за делопроизводство в этом органе.

Структурноеподразделение, ответственное за делопроизводство в органах исполнительнойвласти Ленинградской области, ежемесячно сверяет наличие документов,находящихся на исполнении, с данными, занесенными в СЭД ЛО, представляетруководителю этого органа справку о прохождении и исполнении документов.

Раздел 10.Порядок работы с федеральными правовыми актами

10.1. Копиифедеральных законов, Указов Президента Российской Федерации и распоряженийПрезидента Российской Федерации, постановлений Правительства РоссийскойФедерации и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актовФедерального Собрания Российской Федерации (далее – федеральные правовые акты)поступают в Правительство Ленинградской области на бумажных носителях порассылке. Тексты федеральных правовых актов отбираются на «Официальноминтернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru).

10.2. Прием,регистрацию и хранение копий федеральных правовых актов, а также отбор,регистрацию и хранение текстов федеральных правовых актов осуществляет комитетправового обеспечения Ленинградской области.

10.3. Послеосуществления регистрации в СЭД ЛО копии, текста федерального правового акта (ав случае, предусмотренном пунктом 10.4 настоящей Инструкции, – до осуществлениятакой регистрации) комитет правового обеспечения Ленинградской областиподготавливает резолюцию председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области по вопросу организации работы с федеральными правовымиактами в Администрации Ленинградской области. Если резолюция адресовананескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностноелицо, указанное первым, или против фамилии которого стоит пометка»Отв.».

10.4. В случаеесли в федеральном правовом акте содержатся поручения (указания, рекомендации)органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, копия, текстфедерального правового акта считаются имеющими особую значимость и всоответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области по указанию начальника управления делопроизводстваставятся на контроль согласно разделу 8 настоящей Инструкции.

В целяхпостановки документа на контроль комитет правового обеспечения Ленинградскойобласти передает копию, текст федерального правового акта с резолюциейпредседателя комитета в управление делопроизводства. Управлениеделопроизводства осуществляет в установленном порядке регистрацию копии, текстафедерального правового акта, постановку на контроль текста федеральногоправового акта с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области.

10.5. Всоответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области тексты и копии федеральных правовых актов направляютсявице-губернаторам Ленинградской области, членам Правительства Ленинградскойобласти в соответствии с их компетенцией, или руководителям органовисполнительной власти Ленинградской области для организации работы с ними.

Раздел 11.Подготовка и оформление документов

в органахисполнительной власти Ленинградской области.

Отправкадокументов

Основныетребования к подготовке и оформлению документов

11.1. Приподготовке и оформлении документов работники должны руководствоватьсяследующими основными требованиями:

документыпечатаются на бланках установленной формы, если иное не установлено настоящейИнструкцией. При подготовке документов необходимо руководствоватьсяНациональным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.09.97-2016 «Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов» с датой введения в действие с 1 июля 2018 года;

письма,адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю ПравительстваРоссийской Федерации, руководителям федеральных органов государственной властипо вопросам, входящим в компетенцию Губернатора Ленинградской области илиПравительства Ленинградской области, оформляются соответственно на бланкахГубернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области заподписью Губернатора Ленинградской области либо лица, исполняющего егообязанности;

письма за подписьювице-губернаторов Ленинградской области, членов Правительства Ленинградскойобласти по вопросам, входящим в их компетенцию, направляемые в органыгосударственной власти, органы местного самоуправления, гражданам иорганизациям, не подключенным к СЭД ЛО, оформляются на бланках соответственновице-губернаторов Ленинградской области, члена Правительства Ленинградскойобласти;

письмаруководителей органов исполнительной власти Ленинградской области и ихзаместителей по вопросам, входящим в компетенцию органов исполнительной властиЛенинградской области, направляемые в органы государственной власти, органыместного самоуправления, гражданам и организациям, не подключенным к СЭД ЛО,оформляются на бланках этих органов;

переписка междуорганами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется вэлектронном виде посредством СЭД ЛО;

содержаниедокумента должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное иоднозначное восприятие содержащейся в нем информации;

фамилияисполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой илиоборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

исходящие письмаотправляются с подписью должностного лица, копия исходящего документа,завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки),помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

вписьмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;дата и номер письма выносятся в заголовок первого листа;

документыподписываются должностными лицами личной подписью или ЭП в соответствии с ихполномочиями, при этом указывается должность (полное наименование, еслидокумент оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен набланке) и приводится расшифровка подписи с указанием инициалов и фамилии лица,подписывающего документ;

подписаниедокумента, на котором указана фамилия одного должностного лица, другимдолжностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой переднаименованием должности подписывающего) не допускается;

проектыдокументов должны быть завизированы исполнителями и другими должностнымилицами, ответственными за его подготовку, виза проставляется на лицевой сторонепоследнего листа проекта документа на его нижнем поле: на первом экземпляре(подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения кдокументу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);

датой документаявляется дата его подписания, утверждения или составления, проставляемаясловесно-цифровым способом (например: «12 мая 2017 года») либоцифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, впоследовательности: число, месяц, год (например: «15.04.17»).Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датированииправовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способдатирования используется при написании резолюций, согласовании (визировании),проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;

при направлениидокумента руководителю организации ее наименование (в родительном падеже) включаетсяв состав наименования должности адресата (в дательном падеже); при направлениидокумента в организацию ее наименование указывается в именительном падеже, адолжность и фамилия руководителя – в дательном падеже; при направлениидокумента в адрес нескольких однородных организаций их наименования указываютсяобобщенно, например: «Руководителям органов исполнительной властиЛенинградской области», «Главам муниципальных образований»;

адресатуказывается в правом верхнем поле документа;

полный почтовыйадрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;

почтовый адресрасполагается после фамилии адресата;

в ответах написьма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы имени,отчества и фамилия адресата;

в адресной частиписьма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этомкаждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которомунаправляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документаболее чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, которыйподписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа указывается толькоодин адресат;

если документимеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста доподписи по форме: «Приложение: по тексту на ___ л. в ____ экз.».Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования,количества листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количестволистов в них можно не указывать;

на документах,подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углупервого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, грифутверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ»,наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества, фамилии лица,утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовымактом, гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕН» в соответствующемроде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;

отправляемомудокументу присваивается регистрационный номер, который состоит из индексаоргана исполнительной власти Ленинградской области и порядкового номерадокумента органа исполнительной власти Ленинградской области, при этомисходящий номер может быть дополнен индексом дела в соответствии сноменклатурой дел;

письмам ителеграммам, подписанным Губернатором Ленинградской области, вице-губернаторамиЛенинградской области, членами Правительства Ленинградской области,регистрационные номера присваиваются только в отделе по работе со служебнойкорреспонденцией;

письмам ителеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) органовисполнительной власти Ленинградской области, регистрационные номераприсваиваются ответственными за делопроизводство, после чего копия документа сэкземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее дело согласнономенклатуре дел и хранится в органе исполнительной власти Ленинградскойобласти.

11.2. Служебныеписьма зарубежным адресатам (в том числе в посольства и представительстваиностранных государств) оформляются на бланках.

На бланке вправом верхнем углу первого листа письма указывается адрес зарубежногокорреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя ифамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата,название города и страны.

Проект письмазарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом по внешним связямЛенинградской области.

11.3. Телеграммыза подписью должностных лиц Ленинградской области оформляются следующим образом:

текст телеграммыизлагается кратко, печатается без исправлений, не должен превышать одноймашинописной страницы;

подпись втелеграмме оформляется отдельной строкой; в подписи указываются наименованиедолжности и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени иотчества);

для отправкипередаются три экземпляра текста телеграммы.

Отправкадокументов

11.4. Исходящиедокументы за подписью Губернатора Ленинградской области, вице-губернаторовЛенинградской области, членов Правительства Ленинградской области передаютсядля обработки и отправки адресатам в отдел по работе со служебнойкорреспонденцией. Документы, подписанные руководителями органов исполнительнойвласти Ленинградской области, отправляются через ответственного заделопроизводство.

На отправкупередаются подлинник документа и подписанный исполнителем указатель рассылки(при направлении документа более чем четырем адресатам). При этомответственному за делопроизводство дополнительно передается необходимоеколичество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии суказателем рассылки. Для отправки телеграммы передаются оформленный подлинник,две копии и два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.

Экземплярдокумента (письма, телеграммы) с проставленным на нем исходящим номером и датойотправки возвращается в соответствующий орган исполнительной властиЛенинградской области.

Документыотправляются адресатам в зависимости от степени срочности их доставки. Степеньсрочности доставки документа определяется руководителем органа исполнительнойвласти Ленинградской области.

Документы,направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.

Неправильнооформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документынеслужебного характера к отправке не принимаются.

Служебныедокументы структурных подразделений аппарата Губернатора и ПравительстваЛенинградской области, направляемые по всем видам связи, отправляются толькочерез отдел по работе со служебной корреспонденцией за номерами, присвоеннымиим отделом по работе со служебной корреспонденцией.

Раздел 12.Рассмотрение обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания

РоссийскойФедерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области

12.1. Внастоящем разделе определены особенности работы с депутатскими запросами членовСовета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградскойобласти (далее – обращения депутатов) к Губернатору Ленинградской области,Правительству Ленинградской области, руководителям органов исполнительнойвласти Ленинградской области.

12.2. В качестведепутатского запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке члена СоветаФедерации, депутата, фракции, депутатской группы Государственной Думы, ссоответствующей подписью (подписями).

В качествеобращения депутата Законодательного собрания Ленинградской областирассматривается письмо Председателя Законодательного собрания Ленинградскойобласти или его заместителя, к которому прилагается правовой актЗаконодательного собрания Ленинградской области и депутатское обращение,рассмотренное на заседании Законодательного собрания Ленинградской области.

12.3. Депутатскиезапросы и обращения депутатов на имя Губернатора Ленинградской области,вице-губернаторов Ленинградской области, Правительства Ленинградской области (втом числе адресованные членам Правительства Ленинградской области)регистрируются в отделе по работе со служебной корреспонденцией в установленномпорядке в СЭД ЛО.

12.4.Поступившие в управление делопроизводства депутатские запросы и обращениядепутатов направляются:

адресованныеГубернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области –Губернатору Ленинградской области;

адресованныевице-губернаторам Ленинградской области – соответствующему вице-губернаторуЛенинградской области;

адресованныечленам Правительства Ленинградской области – соответствующему членуПравительства Ленинградской области;

адресованныеорганам исполнительной власти Ленинградской области – руководителямсоответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области.

12.5. Органисполнительной власти Ленинградской области или должностное лицо, которомунепосредственно адресован депутатский запрос или обращение, должен дать ответна него в письменной форме не позднее 10 дней со дня получения обращения или виной установленный в депутатском запросе или обращении срок.

В случаенеобходимости проведения в связи с обращением или запросом депутатадополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросовследует сообщить об этом депутату в 10-дневный срок со дня получения обращения.

12.6. Органисполнительной власти Ленинградской области, которому поручено рассмотретьобращение депутата, адресованное Губернатору Ленинградской области илиПравительству Ленинградской области, в 10-дневный срок с момента регистрациидокумента в отделе по работе со служебной корреспонденцией представляетГубернатору Ленинградской области проект ответа.

12.7.Направление исполнителям поручений, данных по обращениям депутатов, и контрольисполнения этих поручений осуществляются в соответствии с настоящейИнструкцией.

12.8. Обращенияи запросы депутатов, адресованные непосредственно в органы исполнительнойвласти Ленинградской области, документы по их рассмотрению, в том числе ответы,исполняются в соответствии с настоящей Инструкцией и формируются в этих органахв дела согласно номенклатуре дел соответствующего органа.

Раздел 13.Изготовление и использование бланков документов,

печатей иштампов

Изготовление ииспользование бланков документов

13.1. Бланкидокументов, применяемые в органах исполнительной власти Ленинградской области,должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения немогут передаваться другим организациям или лицам.

13.2. БланкиГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области являютсябланками строгой отчетности и подлежат учету в протокольном отделе и отделе поработе со служебной корреспонденцией.

13.3. БланкиГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской областииспользуются при подготовке проектов документов в аппарате Губернатора иПравительства Ленинградской области.

13.4. БланкиГубернатора Ленинградской области могут выдаваться органам исполнительнойвласти Ленинградской области для оперативной подготовки проектов документовтолько по указанию (разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителяаппарата или начальника управления делопроизводства.

В журнале учетавыдачи бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградскойобласти указываются номер выданного бланка, фамилия должностного лица, давшегоразрешение на выдачу бланка, наименование органа исполнительной властиЛенинградской области и фамилия получившего бланк.

Органисполнительной власти Ленинградской области представляет отчет об использованииполученных бланков по установленной управлением делопроизводства форме.

13.5. Введение вобращение новых бланков для органов исполнительной власти Ленинградской областиосуществляется по согласованию с управлением делопроизводства на основанииобращения органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес Управленияделами Правительства Ленинградской области с приложенным образцом (макетом)нового бланка.

13.6. Управлениеделами Правительства Ленинградской области:

получает оторганов исполнительной власти Ленинградской области заявки на изготовлениебланков, а также образцы (макеты) бланков;

размещает заказына изготовление печатно-бланочной продукции.

13.7. Управлениеделами Правительства Ленинградской области обеспечивает изготовление бланков идругой печатно-бланочной продукции по заказам органов исполнительной властиЛенинградской области.

13.8. Руководителиорганов исполнительной власти Ленинградской области несут ответственность заобеспечение сохранности неиспользованных бланков и правильность ихиспользования.

Изготовление ииспользование печатей и штампов

13.9. Дляудостоверения подлинности документов или соответствия копий документовподлинникам в органах исполнительной власти Ленинградской области используютсягербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об органахисполнительной власти Ленинградской области.

13.10. Гербовыепечати Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской областихранятся у работников, перечень которых определяет руководитель аппарата.

13.11. Печати сизображением Государственного герба Российской Федерации и (или) гербаЛенинградской области (далее – гербовая печать) могут иметь органыисполнительной власти Ленинградской области, если это предусмотрено положениямио них.

13.12. Гербовыепечати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях,других финансовых документах в установленных законодательством случаях.

13.13. Гербовыепечати на удостоверениях работников проставляются управлением государственнойслужбы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

13.14. Дляпроставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнениидокументов, других отметок справочного характера применяются соответствующиемастичные (резиновые) штампы.

13.15. На копияхобластных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, подготовленных к тиражированию,проставляется круглая (негербовая) печать управления делопроизводства.

13.16. Печатьуправления делами Правительства Ленинградской области применяется приоформлении гарантийных писем и финансовых документов.

13.17. Оттискпечати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттискдолжен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

13.18.Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов для органов исполнительнойвласти Ленинградской области производится по их письменным заявкам Управлениемделами Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета) оттискапечати или штампа.

13.19. Штампы ипечати органов исполнительной власти Ленинградской области должны учитыватьсяответственными за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникампод роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.

13.20. Контрольправильности хранения и использования печатей и штампов в органахисполнительной власти Ленинградской области осуществляет управлениеделопроизводства.

13.21. Пришедшиев негодность и аннулированные печати и штампы направляются в управлениеделопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляютсясоответствующие отметки.

13.22. Порядокхранения и использования печатей и штампов, ответственность за хранение иконтроль использования печатей и штампов в органах исполнительной властиЛенинградской области определяется самостоятельно, приказом руководителей этихорганов.

При сменеруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области печати и штампыпередаются по акту с отметками в журналах учета.

Раздел 14.Техническое обеспечение работы с документами

Печатаниедокументов

14.1. Печатаниедокументов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляетсяс использованием программно-технических средств и компьютерной техники присоблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов,которые утверждаются руководителем аппарата.

14.2. Впротокольном отделе печатаются только служебные документы ГубернатораЛенинградской области, Правительства Ленинградской области, аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области, а также проекты правовыхактов Ленинградской области (за исключением проектов правовых актов отраслевых,территориальных и иных органов исполнительной власти Ленинградской области).

В первоочередномпорядке печатаются проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, законопроекты, проекты служебных писем иобращений Губернатора Ленинградской области, другие служебные документы,связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ленинградской области.

Срочныедокументы печатаются в очередности, определяемой начальником протокольногоотдела по согласованию с исполнителями.

Передаваемые дляпечатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаныразборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной сторонелиста, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатаниячерновики, написанные небрежно, неразборчиво, с использованием другихкрасителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовкематериалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивоенаписание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций,иностранных слов и географических названий, применять только общепринятыесокращения слов.

Изготовлениепроектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области на бланках производится только в протокольном отделе.

Заказ напечатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 кнастоящей Инструкции) и подписывается исполнителем.

14.3.Изготовление проектов документов производится на бланках установленной формыили на бумаге стандартных размеров.

Корректорскиеработы специалистами, печатающими документы, не производятся.

Вторая ипоследующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляетсяпосередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница»или сокращения «стр.» и знаков препинания.

Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой илиоборотной стороне последнего листа документа внизу слева.

14.4. Использованныепри изготовлении документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальномжурнале, с указанием номера бланка, фамилии исполнителя, даты печатания.

14.5. В случаенеобходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнительзаблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) даетписьменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Копирование(тиражирование) документов

14.6.Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительныхработ управления делопроизводства (далее – сектор копировально-множительныхработ) и в органах исполнительной власти Ленинградской области, имеющихмножительную технику.

14.7. В секторкопировально-множительных работ для копирования сдаются только служебныедокументы. Заказ на выполнение копировально-множительных работ оформляется набланке установленной формы (приложение 5 к настоящей Инструкции) иподписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской областилибо ответственным за делопроизводство в этом органе.

Тиражированиематериалов объемом свыше 50 страниц или 20 экземпляров, а также изготовлениецветных копий и брошюрование производится по согласованию заказа с начальникомуправления делопроизводства.

К тиражированиюне принимаются книги, брошюры, журналы и т.п.

Документыпередаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, какправило, первые экземпляры (подлинники). Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления.

В приоритетномпорядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства Ленинградскойобласти, рассылочные экземпляры законов, правовых актов, поручений ГубернатораЛенинградской области.

Тиражизготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю сподлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая запись набланке заказа.

14.8. Учетвыполненных работ в секторе копировально-множительных работ ведется в журналахустановленной формы на основании заказов.

14.9. Порядокиспользования множительной техники в органах исполнительной властиЛенинградской области устанавливается их руководителями с учетом требованийнастоящей Инструкции.

14.10. В случаенеобходимости копирования документов во внерабочее время исполнительзаблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) подаетписьменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Стенографирование

14.11.Стенографическая запись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградскойобласти, осуществляется по письменным заявкам руководителей органовисполнительной власти Ленинградской области в управлении организационной работыаппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Звукозаписьмероприятий

14.12.Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области,учет, техническую обработку и хранение фонограмм обеспечивает Комитет цифрового развития Ленинградской области.Звукозапись осуществляется по заявкам руководителей органов исполнительнойвласти Ленинградской области. (В редакции ПостановленияГубернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Прием иоперативная передача текстов служебных документов по официальным каналамфаксимильной связи

14.13.Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера ПравительстваЛенинградской области, установлены в отделе по работе со служебнойкорреспонденцией.

Документ,принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

14.14. Припередаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связинеобходимо руководствоваться следующими требованиями:

передачадокумента осуществляется на основании заявки установленной формы (приложение 6к настоящей Инструкции), подписанной руководителем. Заявки хранятся в течениеодного года;

объемпередаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненногона писчей бумаге формата A4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать пятьлистов;

ответственностьза содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя,подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органаисполнительной власти Ленинградской области;

факсограммы наиностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом,подготовившим факсограмму;

запрещаетсяпередавать тексты документов с грифом «ДСП»;

принятые кпередаче по каналам факсимильной связи документы учитываются в журналеустановленной формы (приложение 7 к настоящей Инструкции) без проставлениярегистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаютсяисполнителям с указанием времени отправки;

поступившие поканалам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы(приложение 8 к настоящей Инструкции) без проставления регистрационного штампаи передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

факсограммы наиностранных языках передаются адресату без перевода.

14.15. Контрольза использованием факсимильной техники, установленной в органах исполнительнойвласти Ленинградской области, осуществляется их руководителями.

Раздел 15.Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив,использование архивных документов

Порядоксоставления и утверждения номенклатуры дел

15.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовковдел, заводимых в органах исполнительной власти Ленинградской области, суказанием сроков хранения дел, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура делпредназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации иучета дел, определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу.

В номенклатурудел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работыоргана исполнительной власти Ленинградской области, в том числе справочные иконтрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов, в том числедокументы постоянных, временных рабочих ведомственных и межведомственныхкомиссий. При этом документы комиссий включаются в соответствующий

раздел номенклатуры дел органаисполнительной власти Ленинградской области, ответственного за организационнуюподготовку их проведения.

В номенклатурудел в обязательном порядке включаются заголовки дел, документов, которыеобразуются в органе исполнительной власти Ленинградской области в электронномвиде, а также автоматизированные информационные системы (далее – АИС): базы,банки данных (отраслевые, учетные, тематические и т.д.). В графе номенклатурыдел «Примечание» делается отметка о месте хранения электронныхдокументов, о месте размещения АИС, баз данных (№ кабинета и фамилияответственного за ведение).

Органисполнительной власти Ленинградской области обязан ежегодно проводить анализэлектронного документооборота и документооборота на бумажных носителях иобеспечивать внесение изменений в номенклатуру дел в части отражения в нейэлектронных документов.

15.2. Присоставлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органахисполнительной власти Ленинградской области, их штатными расписаниями,положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами.

15.3. Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области (приложение9 к Инструкции) разрабатывается структурным подразделением органаисполнительной власти, осуществляющим функции по обеспечению делопроизводстваили работником, ответственным за делопроизводство, на основе предложений(проектов разделов номенклатуры дел) структурных подразделений. Предложения(проекты разделов номенклатуры дел) структурного подразделения органаисполнительной власти готовит ответственный работник подразделения на основепредложений специалистов.

Методическуюпомощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной властиЛенинградской области оказывает уполномоченный орган исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела и государственный архивЛенинградской области.

Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области наследующий календарный год разрабатывается вновь или по результатам уточнениядействующей номенклатуры дел до 1 ноября текущего года, утверждаетсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области и вводится вдействие с 1 января нового делопроизводственного года. Копия утвержденнойноменклатуры дел направляется в управление делопроизводства и в уполномоченныйорган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела до 1февраля нового делопроизводственного года.

Послеутверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выпискисоответствующих разделов для использования в работе.

Органисполнительной власти Ленинградской области в обязательном порядкесогласовывает номенклатуру дел с центральной экспертно-проверочной методическойкомиссией (далее – ЦЭПМК) уполномоченного органа исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела раз в три года, а также в случаеизменения структуры, штатного расписания, изменения функций – в течение первогогода деятельности вновь образованного органа исполнительной власти.

15.4. Названиямиразделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений органаисполнительной власти Ленинградской области, которые заполняются в соответствиис утвержденной структурой и штатным расписанием. Допускается по согласованию суполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела структуру номенклатуры делать на основе функционального принципа,то есть по направлениям деятельности.

В утвержденнуюноменклатуру дел в течение года вносятся изменения (дополнения) в случаепоявления новых дел, для чего используются резервные номера.

15.5. Графыноменклатуры дел (сводной номенклатуры дел) заполняются следующим образом:

В графе 1″Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индексаподразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуредел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределахразных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура делподразделения построена по структурному принципу.

В графу 2″Заголовок дела» включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры делопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительнаядокументация;

плановаядокументация;

отчетнаядокументация;

документация,относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация,относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация,относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура делструктурного подразделения;

резервныеномера.

Внутри каждоговыделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел последующим уровням: документация вышестоящих органов; документация органовисполнительной власти Ленинградской области.

Так, вноменклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированыраспорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительнымидокументами органа исполнительной власти Ленинградской области.

Заголовок деладолжен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и составдокументов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление взаголовке дела неконкретных формулировок типа «Разные материалы»,»Общая переписка» и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксическихоборотов.

В номенклатурудел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом»ДСП», журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Заголовок делаформируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

названиедокумента (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела(переписка, документы);

автор документа(название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственногоучреждения, структурного подразделения);

корреспондент(название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственногоучреждения, которому адресуют и от которого получают документ);

вопрос и краткоесодержание документов дела;

названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), ккоторым относятся документы дела;

указание на то,что документ представлен копией.

Состав элементовзаголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Названиедокумента в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе(при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журналучета выдачи удостоверений», «Протоколы заседаний ПравительстваЛенинградской области».

При наличии вделе нескольких категорий документов категории перечисляются в заголовке,например:

«Протоколыи стенограммы заседаний Правительства Ленинградской области».

Если документы,имеющие разные названия, относятся к одному вопросу и не связаныпоследовательностью делопроизводства, при формировании заголовка делаиспользуется термин «Документы».

В этом случае вконце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будетсформировано дело, например:

«Документы,представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам(акты, докладные записки, справки и др.)».

Термин»Документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащихприложения к какому-либо документу.

Термин»Переписка» используется в заголовках дел, формирующихкорреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов исполнительнойвласти Ленинградской области, государственного учреждения, например:

«Перепискас гражданами о выдаче архивных справок».

Для внутреннихдокументов используется краткое название органа исполнительной властиЛенинградской области, государственного учреждения (структурного подразделения)или приводится общее видовое название, например:

«Протоколызаседаний коллегии комитета».

При указании взаголовке корреспондента используется конкретное наименование органаисполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения илиобобщенное видовое название без конкретного перечисления, например:

«Перепискас Росархивом о…»;

«Перепискас международными организациями о научном сотрудничестве».

Если документыотносятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, взаголовке дела указывается его название, например:

«Перепискас организациями Ленинградской области о выполнении договоров».

Если содержаниедела касается нескольких однородных корреспондентов, их конкретные названия взаголовке дела не указываются, а дается общее название, например:

«Перепискас исполнительными органами государственной власти Ленинградской области опроведении совещания по вопросам делопроизводства».

В заголовке деламожет указываться временной период, к которому относится содержание документа,например:

«РаспоряженияГубернатора Ленинградской области по вопросам основной деятельности за 2015год».

В заголовкахдел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, нои месяц, квартал, например:

«Годовыепланы работы управления»;

«Месячныепланы работы комитета»;

«Предложениякомитета в календарный план работы органов исполнительной власти намесяц»;

«Годовойбизнес-план работы»;

«Квартальныйбаланс доходов и расходов за второй квартал 2015 года».

Если в делегруппируются статистические формы, заполняемые в органе исполнительной властиЛенинградской области, государственном учреждении, в заголовке указываетсяномер формы, например:

«Личныекарточки (форма Т-2)».

В заголовкахдела при необходимости указывается, что документ представлен копией, например:

«РаспоряженияГубернатора Ленинградской области. Копии».

Если делосостоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и взаголовки томов при необходимости могут вноситься уточнения.

Не включаются вноменклатуру дел заголовки печатных изданий.

Графа 3″Количество единиц хранения» заполняется в конце календарного года.

В графе 4″Срок хранения и номера статей по перечню» указывается срок хранениядела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местногосамоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденнымприказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, действующимиотраслевыми перечнями, а также номер статьи соответствующего перечня, например,»5 лет, ст. 235 т.п.» или «Пост. Ст. 12 в.п.» Полноенаименование используемого(ых) перечня(ей) указывается в предисловии кноменклатуре дел.

На делахвременного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющиеисторическую и практическую ценность, в соответствии с действующими перечнямипроставляется срок хранения и отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).Данная отметка означает, что дело подлежит обязательному полистному просмотрупри проведении экспертизы ценности.

В случае есливключенные в номенклатуру дела документы отсутствуют в действующих перечнях,срок хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительнойвласти Ленинградской области по согласованию с уполномоченным органомисполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. В такомслучае в графе «Срок хранения» указывается срок хранения, которыйустанавливает экспертная комиссия и отметка ЭК, например «5 лет, ЭК».В данном случае ссылка на перечень не делается.

Графа 5″Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. Вграфе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительныесведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов,используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел куничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения,месте хранения и др.

В течение года вутвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включенииновых дел и т.п. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговыесведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестведел составляется согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.

Формирование дел

15.6.Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформленыв дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденнойноменклатурой дел.

Номер дела, вкоторое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер сработником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляетсяотметка «В дело № …», дата передачи документа в дело, подписьисполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), при необходимости – отметка орешении вопроса, изложенного в документе.

Неисполненные и(или) неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

15.7. Приформировании дел соблюдаются следующие основные правила:

1) документыпостоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в деловключается один экземпляр каждого документа;

3) каждыйдокумент, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиямигосударственных стандартов и других нормативных актов;

4) в делапомещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующиезаголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в делогруппируются документы одного календарного года (исключение составляютпереходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течениевсего периода работы конкретного лица в органе исполнительной властиЛенинградской области, государственном учреждении, документы выборных органов,их постоянных комиссий и др.);

6) дело недолжно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем делапревышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в дваили несколько томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждомтоме с добавлением обозначений «том 1», «том 2» и т.д.;

7) внутри деладокументы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательноосвещали определенные вопросы. При этом документы располагаются вхронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датамотправления или в алфавитном порядке (по авторам и корреспондентам);

приложения кдокументам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются кдокументам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листовсоставляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в делапомещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то естьдокументы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок обисполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;

10) перепискагруппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется вхронологической последовательности: документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года. Не допускается формировать в отдельныедела «входящую» и «исходящую» переписку;

11) утвержденныепланы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

12) принеобходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, котораяподшивается в дело, на ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы;

13) недопускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы поличному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностноголица.

Экспертизаценности документов

15.8. Экспертизаценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности вцелях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в составАрхивного фонда Российской Федерации.

Экспертизаценности документов в органе исполнительной власти Ленинградской областипроводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел ипроверки правильности отнесения документов к делам при подготовке дел кпередаче на хранение в архив. Экспертиза ценности документов проводитсяпостоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной властиЛенинградской области.

Экспертизеценности подлежат все документы, независимо от способа их создания, в том числеэлектронные документы и электронные копии документов, которые хранятся в СЭДЛО. До проведения экспертизы ценности в установленном порядке уничтожениедокументов не допускается.

15.9. Припроведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документовпостоянного срока хранения для передачи в архив; отбор документов с временнымисроками хранения и «До минования надобности», подлежащих дальнейшемухранению в органе исполнительной власти Ленинградской области; выделение куничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

При этомодновременно уточняются качество и полнота действующей номенклатуры дел,правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел; проверяется соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел.

15.10. Отбордокументов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел.Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземплярыдокументов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы,документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.

Черновики,копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствияподлинника документа. Это относится, прежде всего, к документам, подписаннымили правленным Губернатором Ленинградской области.

Дела с отметкой»ЭПК» также подвергаются полистному просмотру с целью определениядокументов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК»,содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются коднородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

15.11. Порезультатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного,временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу, а также акто выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение11 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела вграфе «Примечание» делается соответствующая отметка, например:

«Уничтожено02.04.2017» или «Передано на хранение в _________ по описи04.02.2017» и т.п.

Дела включаютсяв акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, еслипредусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в которомсоставлен акт.

Уничтожениедокументов до утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, поличному составу уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела не допускается.

15.12. В случаеобнаружения отсутствия дел постоянного хранения, числящихся в номенклатуре дел,принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Еслипринятые меры по розыску дел не дали результатов, то на необнаруженные деласоставляется акт об утрате документов (приложение 12 к Инструкции), которыйутверждается руководителем после рассмотрения ЦЭПМК уполномоченного органаисполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. Нарассмотрение ЦЭПМК представляется акт об утрате документов с информацией(справкой) о причинах утраты документов, а также мерах, принятых для ихрозыска.

Систематизациядокументов внутри дела.

15.13. В ходепроведения экспертизы ценности осуществляется проверка правильностиформирования дел и систематизация документов в делах. В необходимых случаяхпроводится переформирование и пересистематизация документов внутри дела.

15.14. В делоподшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями,указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в текстедокумента, исполнитель обязан сделать запись на документе о их местонахождении.

15.15. Документывнутри дела должны располагаться в хронологическом порядке.

Нормативные иорганизационно-распорядительные документы, приложения и примечания к нимгруппируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения иинструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями кним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкцииутверждены как самостоятельные документы, они группируются в самостоятельныедела.

Если приложениемк документу является утверждаемый документ, в верхнем правом углу приложениядолжна быть проставлена отметка о приложении, ниже гриф утверждения документа.При этом на приложении должны быть подписи составителя и руководителяподразделения, подготовившего документ, а также проставлена дата.

Протоколы в делерасполагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам,сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

15.16.Необходимо иметь в виду, что в делах, находящихся в делопроизводстве, документытекущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мерепоступления. При подготовке документов к сдаче в архив дела с документамипостоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) переформировываются вобратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, долженбыть последним в деле, а первый документ календарного года – первым.

15.17. Если впереписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решенияГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, имеетсясекретная информация, все документы по данному вопросу передаются в особуючасть.

Оформление дел

15.18. Взависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полномуоформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет)срока хранения и дела по личному составу. Полное оформление делапредусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составлениелиста-заверителя дела (приложение 13 к Инструкции), составление внутреннейописи документов дела (приложение 14 к Инструкции), оформление реквизитовобложки.

Дела временногосрока хранения (до 10 лет) не подшиваются, документы в них хранятся вскоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

15.19. Приоформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей,подклеивать документы следует только клеем ПВА.

15.20. Обложкадела оформляется по установленной форме (приложение 15 к Инструкции). Наобложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование органа исполнительнойвласти, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов,количество листов в деле, срок хранения документов.

По окончаниигода в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения,проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитыхдокументов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительныесведения.

На корешке делауказываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

15.21. Принаписании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуредел, которая уточняется и конкретизируется (см. раздел «Составление описидел»).

15.22. Даты наобложке должны соответствовать году начала и окончания дела. Крайними датамидела являются начальная дата дела (дата самого раннего документа в деле) иконечная дата (дата самого позднего документа в деле). При этом учитываютсядаты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрациидокументов), справок органа исполнительной власти Ленинградской области.

При выведениикрайних дат не учитываются дата списания документов в дело и дата списания делав архив, даты резолюций, даты отметок исполнителя и даты, проставленные датером(за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кромеперечисленных).

При написаниикрайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и годпроставляются арабскими цифрами, название месяца пишется прописью безсокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел,состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома(части).

15.23. Надписьна обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

15.24. Листы вделе нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правомверхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большогоформата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы ссобственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общемпорядке.

Подшитые в делоконверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, затем очередным номеромкаждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалынумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение кделу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

15.25. К каждомуделу составляется лист-заверитель установленной формы (приложение 13 кИнструкции).

Влисте-заверителе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываетсяфактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описии графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки ит.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой),сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительнаянадпись составляется вновь.

Остальные реквизитылиста-заверителя заполняются работниками архива.

Влистах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока хранения указываютсяколичество листов в деле, должность, фамилия работника, сформировавшего дело,дата.

15.26. Приизменении наименования органа исполнительной власти Ленинградской области впериод, объединяющий документы дела, или при передаче дела в другой органисполнительной власти Ленинградской области на обложке указывается новоенаименование органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнеенаименование заключается в скобки.

Подшивка(переплет) дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения,дел по личному составу проводится после утверждения (согласования) описей делуполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела и утверждения их руководителем органа исполнительной властиЛенинградской области.

15.27. В случаевыявления ошибок после подшивки дел и необходимости переподшивки документов изодного дела в другое на обложке дела, из которого документ изымается,указывается в какое дело документ переподшит.

Передача ивременное хранение документов в архиве

органаисполнительной власти Ленинградской области до передачи

на хранение вгосударственный архив Ленинградской области

15.28. Документыпостоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу втечение 10 лет до передачи в государственный архив Ленинградской областихранятся в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области.

Органисполнительной власти Ленинградской области обязан обеспечить в установленномпорядке в соответствии с действующим законодательством условия для обеспечениясохранности документов.

15.29.Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области несетперсональную ответственность за обеспечение сохранности документов до передачиих на постоянное (вечное) хранение в государственный архив Ленинградскойобласти.

15.30. Делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются из структурных подразделенийв архив органа исполнительной власти Ленинградской области не ранее чем черезгод и не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Дела временногохранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Ленинградскойобласти, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и поистечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

15.31. Передачадокументов в архив органа исполнительной власти Ленинградской областипроизводится по сдаточным описям дел. Сдаточная опись составляетсяответственным работником структурного подразделения, передающего дела, иподписывается его руководителем (начальником департамента, отдела, сектора).

Прием дел вархив производится работником, ответственным за архив или работником архиваоргана исполнительной власти Ленинградской области в присутствии работникаструктурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметоко наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписиответственного за архив или работника архива органа исполнительной властиЛенинградской области и лица, передавшего дела).

В подготовленномк сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутреннейописи делается надпись «В архив», которая заверяется подписьюруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. В делахвременного срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись «Вархив» делается на последнем листе сдаточной описи.

Дела,оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил,возвращаются для переоформления.

По указаниюруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области к сданному вархив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующейзаписью в листе-заверителе дела.

15.32. Изъятиедокументов из дела осуществляется только в случаях, предусмотренныхзаконодательством, по резолюции руководителя органа исполнительной власти Ленинградскойобласти. При изъятии в дело в обязательном порядке вкладывается завереннаякопия документа. В дело фонда помещается акт изъятия документа.

15.33. В случаеликвидации структурного подразделения органа исполнительной властиЛенинградской области руководитель структурного подразделения обязанорганизовать передачу неупорядоченных документов из структурного подразделенияв архив органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.34. В случаереорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области руководительили лицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области, обязано в течение одного месяца с момента принятиятакого решения организовать формирование всех имеющихся документов постоянногохранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформлениедел и передачу их в орган исполнительной власти Ленинградской области, которыйявляется правопреемником.

15.35. Приликвидации органа исполнительной власти Ленинградской области руководитель илилицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области, обязано обеспечить в установленном порядке передачудокументов постоянного хранения, временного хранения и по личному составу вгосударственный архив Ленинградской области. Передача документов вгосударственный архив Ленинградской области осуществляется органомисполнительной власти Ленинградской области за счет средств областного бюджетаЛенинградской области в установленном порядке.

Составление описейдел

15.36. Назавершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу ежегодно составляются описи дел. Опись дел – архивный справочник,содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда органаисполнительной власти Ленинградской области, предназначенный для их учета ираскрытия содержания в архиве органа исполнительной власти, в государственномархиве Ленинградской области и в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Основойсоставления описи дел является номенклатура дел. Методическую помощь вподготовке описей оказывает уполномоченный орган исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела.

Сводная описьдел органа исполнительной власти Ленинградской области составляется работником,ответственным за архив, или структурным подразделением, отвечающим за работуархива, на основе сдаточных описей структурных подразделений органаисполнительной власти Ленинградской области.

15.37. Взависимости от сроков хранения отдельные описи составляются на дела постоянногохранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Также отдельныеописи составляются на различные виды документации постоянного хранения:управленческую, научно-техническую, землеустроительную, лесоустроительную,документацию по приватизации имущества и иную.

15.38. Описьпостоянного хранения составляется ежегодно или за несколько лет (за два года иболее). Опись, составленная за год, носит название «годовой разделописи».

Сводная описьдел органа исполнительной власти Ленинградской области – это опись за год(годовой раздел) или опись за несколько лет, составленная на основе описей делструктурных подразделений (сдаточных описей).

15.39. Дела всводной описи дел органа исполнительной власти Ленинградской областисистематизируются на основе хронологически-структурного принципа (по годам,внутри годовых разделов – по структурным подразделениям). Допускается такжеформировать опись на основе хронологически-номинального (по годам, внутригодовых разделов – по значимости документов) или хронологически-функциональногопринципа (по годам, внутри годовых разделов – по функциональным направлениямдеятельности). При составлении описей научно-технической, иной специфическойдокументации схема систематизации согласовывается с уполномоченным органомЛенинградской области в области архивного дела.

15.40. Описьдела состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи,листа-заверителя и справочного аппарата к описи (приложения 17 – 19 кИнструкции).

Описательнаястатья описи включает:

порядковый номерединицы хранения;

индекс единицыхранения (по номенклатуре дел);

заголовокединицы хранения;

крайние датыединицы хранения;

срок хранения(для описей дел, документов временного хранения);

количество листовв единице хранения;

примечание.

15.41. Опись делсоставляется в соответствии со следующими основными требованиями:

Каждое деловносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть также вносятся в опись подсамостоятельным номером.

Порядокнумерации дел в описи – валовый (то есть по порядку) за весь период составленияописи. Если годовой раздел описи № 1 дел постоянного хранения за 2015 годзаканчивается делом № 230, то годовой раздел описи № 1 делпостоянного хранения за 2016 год начинается с дела № 231. Опись дел непродолжается при достижении номера дела 9999.

Заголовок дела вопись всегда вносится полностью. При внесении в опись подряд дел с одинаковымизаголовками слова «то же» для замены повторяющегося заголовка неиспользуются. Заголовок дела не разбивается (не переносится) с одного листаописи на другой. Не допускается использование в описи сокращений слов взаголовке дела. Например: «дог.», «бух. баланс» и т.д. Еслив заголовках используются аббревиатуры, сокращения, к описи в обязательномпорядке составляется список сокращений.

Заголовок вописи должен соответствовать заголовку на обложке дела.

Заголовок дела вописи всегда составляется на основе заголовка дела в номенклатуре дел, но послеего уточнения, конкретизации.

Так, например,если в номенклатуру включен заголовок «Годовой отчет по основнойдеятельности», после уточнения он формулируется следующим образом:»Отчет по основной деятельности комитета за 2015 год». Если вноменклатуру включено дело с общим заголовком «Годовой статистическийотчет», то при включении данного отчета в опись следует привести названиестатистического отчета и указание формы отчета:

«Статистическийотчет «Показатели основных направлений и результатов деятельностимуниципальных архивов Ленинградской области» (ф. № 1) за 2016 год идокументы к нему».

При обобщенномуказании видов статистических отчетов в заголовке перечисляются номера форм, аполные наименования отчетов раскрываются в предисловии к описи, например:

«Статистическиеотчеты комитета по основным направлениям деятельности (ф. № № 1-т, 8,9, 9-ср, 1-к) за 1999 год».

При наличии вделе нескольких видов документов по одному вопросу (не менее трех), несвязанных последовательностью делопроизводства,

при составлении заголовка употребляетсятермин «документы». После слова «документы» в скобкахуказываются названия основных видов документов, включенных в дело, например:

«Документы(справки, таблицы, графики и др.) о проведении мониторинга изменения цен насельскохозяйственную продукцию».

Если деловключает основной документ (например, протокол) вместе с дополняющими егодокументами разного вида (справки, отчеты, доклады и др.), то в заголовкеуказывается вид основного документа, его содержание, авторство, а в концезаголовка указывается «и документы к нему» с раскрытием в скобкахсостава прилагаемых документов, например:

«Протоколзаседания комиссии по повышению качества и доступности предоставлениягосударственных и муниципальных услуг в Ленинградской области и документы кнему»;

«ПорученияГубернатора Ленинградской области и документы (доклады, служебные записки,обоснования, переписка) по их исполнению».

При составлениизаголовков к таким документам как штатное расписание, сметы доходов и расходов,которые формируются в одно дело со всеми изменениями и дополнениями к ним,указывается название основного документа в единственном числе и в концезаголовка отмечается «и изменения к нему», например:

«Сметадоходов и расходов Управления делами Правительства Ленинградской области на2017 год и изменения к ней».

В заголовках делс распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями),протоколами после наименования вида документа указываются их крайние(регистрационные) номера, название организации – фондообразователя (автора)указывается в обобщенной форме, например:

«Приказы№ № 1 – 100 председателя комитета по основной деятельности»;

«Протоколы№ № 1 – 10 заседаний ЦЭПМК управления и документы (доклады, сведения,отчеты) к ним».

Для дел,содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первоговходящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – датасамого позднего входящего или исходящего документа.

В заголовкахдел, содержащих переписку, помимо общего наименования вида документов»переписка» требуется указывать наименование корреспондента (названиеучреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого полученыдокументы или кому они адресованы), а также тему переписки, например:

«Перепискауправления с Росархивом по вопросам формирования перечней государственных услуги функций в области архивного дела».

Если перепискавелась с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовоеназвание корреспондентов, например:

«Перепискауправления с органами прокуратуры Ленинградской области по вопросамосуществления контроля за соблюдением на территории Ленинградской областизаконодательства об архивном деле в Российской Федерации».

В заголовкахдел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неуказываются, например:

«Перепискауправления с органами местного самоуправления по вопросам организации иразвития архивного дела в муниципальных образованиях Ленинградскойобласти».

«Перепискауправления с органами местного самоуправления об осуществлении отдельныхгосударственных полномочий в области архивного дела».

Не допускаетсяупотребление в заголовке неконкретных формулировок, не раскрывающих содержаниедокументов, таких, например, как «разная переписка», «общаяпереписка».

Не допускаетсяупотребление формулировки «исходящая переписка», «входящаяпереписка», так как выделенная к постоянному хранению переписка по одномувопросу группируется в деле в хронологической последовательности за одинкалендарный год, документ-ответ помещается за документом-запросом.

15.42. Крайняядата (число, месяц, год), как правило, указывается при описаниираспорядительной документации, протоколов заседаний, творческой документации,дел по одному вопросу, переписки, а также документов, для которых это имеетважное значение (доклады, листовки, стенограммы и т.д.).

Датыраспорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.),положений, инструкций, правил, регламентов указываются по времени ихутверждения, а если документы не датированы, то по времени опубликования иливведения в действие.

Датамипротоколов являются даты проведения заседаний.

Даты актовуказываются по дате их составления (подписания).

Крайними датамижурнала (книги) регистрации являются даты первой и последней записей в журнале(книге).

15.43.Оформление переходящих дел в описи: переходящее дело первый раз вносится вопись по дате заведения. В последующих годовых разделах описи заголовок делаповторяется, но уже без присвоения номера по описи (последний раз вносится вгодовой раздел по дате последнего документа). Количество листов и крайние датыпереходящего дела указываются в описи только при первом внесении дела в опись.

15.44. Графаописи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностяхих физического состояния, о передаче дел другим организациям, уничтожении соссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

15.45. В составсправочного аппарата к описи входят: титульный лист, предисловие, списоксокращений; историческая справка, при необходимости оглавление и указатели.

На титульномлисте описи указываются: последнее полное наименование органа исполнительнойвласти Ленинградской области, оставляется отметка о номере фонда, номер иназвание описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения (приложение 20 кИнструкции). По согласованию с уполномоченным органом исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела, государственным архивомЛенинградской области в органе исполнительной власти Ленинградской области наобложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.

Еслинаименование органа исполнительной власти Ленинградской области изменялось, натитульном листе (в случае необходимости на дополнительном листе) указываютсявсе переименования в хронологической последовательности за период,соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

15.46. Впредисловии к описи кратко излагаются сведения о функциях органа исполнительнойвласти Ленинградской области, переименования органа исполнительной властиЛенинградской области в хронологической последовательности за период,соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись, а такжеуказываются особенности составления описи (наличие переходящих дел, отражениеполноты состава документов постоянного хранения в описи, особенностиформирования дел и схема систематизации дел в описи).

15.47. Описи(годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем вчетырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (вкачестве рабочего экземпляра).

Описи (годовыеразделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются не менеечем в двух экземплярах.

Описи (годовыеразделы описей) дел по личному составу составляются не менее чем в четырехэкземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестверабочего экземпляра).

Описи (годовыеразделы описей) структурных подразделений органа исполнительной властисоставляются в двух экземплярах, один из которых передается в архив, другойостается в структурном подразделении.

15.48. Нарассмотрение ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела представляются не менее чем через три годапосле завершения делопроизводством дел:

описи (годовыеразделы описей) дел постоянного хранения – для утверждения;

описи (годовыеразделы описей) дел по личному составу – для согласования.

Послеутверждения (согласования) описей ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительнойвласти Ленинградской области в области архивного дела описи утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.49. Внесениеизменений в опись (годовой раздел описи) дел, документов после их утверждения(согласования) допускается только на основании соответствующего решения ЦЭПМКуполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела.

15.50. Вгосударственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения,три экземпляра описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных)ЦЭПМК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (вкачестве рабочего экземпляра).

15.51. Вместе сописью постоянного хранения на утверждение ЦЭПМК уполномоченного органаисполнительной власти Ленинградской области в области архивного делапредставляется историческая справка (дополнение к исторической справке).Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: историяфондообразователя, отражающая историю органа исполнительной властиЛенинградской области со ссылками на соответствующие нормативные акты (датыобразования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственнуюпринадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации –предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень ихсохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристикадокументов фонда (разновидности документов, особенности формирования единицхранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологическиеграницы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду,место хранения документов по личному составу). Историческая справкаподписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

Историческаясправка к фонду составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится в делефонда, второй – передается в государственный архив Ленинградской области.

Использованиедокументов архива

15.52. Документыи дела, находящиеся на хранении в архиве органа исполнительной властиЛенинградской области, предоставляются для работы в помещении соответствующегоархива или во временное (не более недели) пользование вне такого помещения подроспись в карте-заместителе дела (приложение 21 к Инструкции).

В архиве ведетсякнига выдачи дел во временное пользование.

15.53. К каждомуделу, которое хранится в архиве органа исполнительной власти Ленинградскойобласти, в случае если оно выдается для использования, оформляется листиспользования документов (приложение 16 к Инструкции), который заполняется прикаждой выдаче дела для ознакомления пользователю. В листе использования приэтом делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилииознакомившегося, а также перечень номеров документов дела, с которыми онознакомлен.

15.54. Изъятиедокументов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается, заисключением установленных законодательством.

15.55. Приработе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делатьпометки, изымать или заменять отдельные листы.

15.56.Ознакомление с подлинниками областных законов, правовых актов ГубернатораЛенинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской областиосуществляется только в помещении архива.

15.57. Документыиз архивов органов исполнительной власти Ленинградской области предоставляютсядля ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменнымзапросам в установленном порядке, о чем делается запись в учетных документахархива (карте-заместителе дела, листе использования документов, книге выдачидел во временное пользование) и оформляется акт о выдаче дел во временноепользование (приложение 22 к Инструкции).

Приложение 1

к Инструкции поделопроизводству в органах

исполнительной властиЛенинградской области

(Форма)

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

_____________________________________________________________________________

(полное наименование проектадокумента)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Количестволистов ____, в том числе прилагаемых материалов ________________.

Подготовил__________________________________________________________________

 (наименование органа исполнительной властиЛенинградской области,

_____________________________________________________________________________

 должность,фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя)

№ п/п	Дата и время передачи проекта	Кому передан проект на визирование (фамилия, инициалы)	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство	Дата и время возврата проекта	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство

Отметкив маршрутном листе о передаче проекта на согласование и возврате проектазаверяются двумя подписями: ответственного за делопроизводство и исполнителя.

Проект передан в протокольныйотдел «___» ___________20__года в ___час.___мин.

Сдал________________                                  Принял ________________

                       (подпись)                                                                                  (подпись)

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

ПЕРЕЧЕНЬ

нерегистрируемыхдокументов,

поступающих вПравительство Ленинградской области

1. Копии нормативныхдокументов Законодательного собрания Ленинградской области.

2. Копии нормативных актовмуниципальных образований Ленинградской области.

3. Копии документоворганизаций и учреждений.

4. Ведомственныестатистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

5. Пригласительные билеты,поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Дайджест прессы(информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы идругие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственнаятехническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламныематериалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозыпогоды и т.п.

7. Извещения о проведенииконференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

8. Аналитические обзорыорганов исполнительной власти Ленинградской области, иные материалы,представляемые для сведения.

9. Планы основныхмероприятий, проводимых Законодательным собранием Ленинградской области,муниципальными образованиями, органами исполнительной власти Ленинградскойобласти.

10. Проекты правовых актовГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области.

11. Документы без подписи.

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

АКТ

«___»________ 20__года                                                                                       Санкт-Петербург

Мы,нижеподписавшиеся работники отдела служебной корреспонденции управленияделопроизводства_______________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________,

составили настоящий акт о том, что»___» ________________ 20___ года при вскрытиипакета_________________________________________________________________________

в нем неоказалось______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен втрех экземплярах.

Подписи____________________________

              ____________________________

              ____________________________

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

ЗАКАЗ № ______

на выполнение машинописных работ

Подразделение_____________________________________________________________

Фамилия_____________________________Телефон______________________________

Наименованиематериала____________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Вид бланка________________________________________________________________

Дата, время сдачи материала _________________________________________________

Руководительподразделения_________________________________________________

__________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Количество листов _________________________________________________________

Дата, время исполнения заказа_______________________________________________

Исполнительзаказа_________________________________________________________

(фамилия,инициалы, подпись)

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 (Форма)

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

ЗАКАЗ № ______

на выполнениекопировально-множительных работ

Подразделение__________________________________________________________________

Фамилия ______________________________Телефон ________________________________

Наименованиематериала_________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Количество листов______________________________________________________________

Формат_______________________________________________________________________

(А3, А4, А5)

Тираж________________________________________________________________________

Руководительподразделения_______________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Дата, время исполнения заказа____________________________________________________

Исполнитель заказа______________________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

ЗАЯВКА № ________

на передачу служебной информациипо каналам факсимильной связи

Подразделение__________________________________________________________________

Фамилия ________________________ Телефон_______________________________________

Название передаваемой информации(полностью) _____________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Прошу передать служебнуюинформацию

Страна, код страны_____________________________________________________________

Город, код города______________________________________________________________

Телефон______________________________________________________________________

Кому__________________________________________________________________________

Объем передаваемого сообщения ________________________листов

__________________________            ________________          __________________________

        (наименованиедолжности                                 (подпись)                                  (фамилия, инициалы)

      руководителя подразделения)

«___» ______________ 20 __года

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

ЖУРНАЛ

учетадокументов, отправляемых по каналам факсимильной связи

№  п/п	Наименование подразделения, фамилия, инициалы, телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, страна, город	Количество листов	Дата и время поступления, характер материала	Отправил (фамилия, инициалы, дата, время)	Отметка о возврате материала

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

ЖУРНАЛ

учета принятыхдокументов по каналам факсимильной связи

№  п/п	Адрес корреспондента, фамилия, телефон	Принято	Направлено
дата и время	количество листов	фамилия, инициалы	наименование подразделения, фамилия, инициалы получателя	дата и время отправки

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 (Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области

Гриф утверждения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

	№
(место составления)
на		год

ндекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                                      Подпись                                    Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

или лица, ответственного

за хранение архивных документов

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области от______________№ ___________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела от ______________№ ___________

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой “ЭПК”
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти Ленинградской области	Подпись                       Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в_______________________________________________

                                                                                    (наименованиеструктурного подразделения,

                                                                                  отвечающего за хранение архивных документов)

Наименование должности лица,

передавшего сведения Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения
АКТ № _______ _____________________          (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наосновании______________________________________________________________

                         (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожениюкак не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значениедокументы фонда № ____ _________________________________

                                                                                                                  (названиефонда)

№  п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого_________________________ ед.хр. за __________________ годы

                       (цифрами и прописью)

Описи делпостоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составусогласованы с ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела (протокол № __________ от ____________).

Наименованиедолжности лица,

проводившегоэкспертизу ценности

документовПодпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКоргана исполнительной власти Ленинградской области от ______№ ___

Документы вколичестве _____________________________ ед.хр., весом _________ кг

(цифрами и прописью)

сданы в__________________________________________________________________

(наименование организации)

на переработку поприемо-сдаточной накладной от _________________№ _________.

Наименованиедолжности лица,

сдавшегодокументы                                           Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Изменения вучетные документы внесены.

Наименованиедолжности лица,

внесшегоизменения в учетные документы      Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения
АКТ № ______ _______________________             (место составления) о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны	Фонд № _________________ (название фонда)

В результате________________________________________ установлено отсутствие в фондеперечисленных ниже дел. Принятые органом исполнительной власти Ленинградскойобласти всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, всвязи с чем считаем возможным снять с учета.

Опись №	Ед.хр.№	Заголовок ед.хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержаниеутраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.______________________________________________________________________

 (номера ед.хр. и их групповыезаголовки)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

архивныхдокументов                                             Подпись                      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела от______________№ ___________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области от ___________№ ___________

Изменения в учетные документы внесены.

Лицо, ответственное за учет

и хранение архивных документов  

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Инструкция по делопроизводству правительства Ленинградской области

Инструкция по делопроизводству правительства Ленинградской области

Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по делопроизводству правительства Ленинградской области (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты

АДМИНИСТРАЦИЯ  

МУНИЦИПАЛЬНОГО    ОБРАЗОВАНИЯ

«ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ ПОДПОРОЖСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от  15 сентября 2020 года          № 141

Об   утверждении   Инструкции   по

делопроизводству и Правил оформления

документов   в     администрации   МО

«Винницкое сельское поселение Подпо-

рожского муниципального района

Ленинградской области»

              В целях совершенствования организации работы с документами в структурных                подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», ПОСТАНОВЛЯЮ:

            1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», согласно приложению 1.

            2. Утвердить Правила оформления документов в структурных подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», согласно приложению 2.

            3. Специалисту администрации МО «Винницкое сельское поселение» Богатенковой Н.С. ознакомить всех специалистов администрации структурных подразделений с Инструкцией по делопроизводству и Правилами оформления документов.

           4. Постановление главы администрации МО «Винницкое сельское поселение» № 319 от 28.11.2017 года «Об утверждении инструкции по делопроизводству, правил оформления документов и назначение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение» считать утратившим силу

           5. Настоящее постановление подлежит опубликованию на официальном сайте администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области» http://винницы.рф/

            6.   Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Мошникова Г.К.

Главы   администрации МО                                                                           А.В.Кузнецов

УТВЕРЖДЕНА

постановлением   администрации

МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района «

от 15 сентября 2020 года № 141

(приложение 1)

И Н С Т Р У К Ц И Я

по   делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального   района   Ленинградской области»

и структурных подразделениях администрации

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

       1.1.   Инструкция по делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального   района   Ленинградской области» (далее – администрации поселения) и структурных подразделениях администрации (далее — инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), на основании Приказа  Федерального архивного агентства № 44 от 11.04.2018 года «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

      1.2.  Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив администрации поселения.

     1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее —  организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

      1.4.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

       1.5.Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.      

Настоящая Инструкция распространяется  на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, протоколы), информационно-справочные документы  (акты, справки, обзоры, письма и др.). Устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и организации хранения документов  в администрации МО «Винницкое сельское поселение» и структурных подразделениях.

Положения  настоящей Инструкции распространяются  на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителей.

       1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников администрации и структурных подразделений.

       Работники структурных подразделений ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

       1.3.Организация и совершенствование информационного и документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения, современных программно-технических средств автоматизированной подготовки и обработки документов, внедрение и сопровождение информационных технологий, организационно-методическое руководство ответственными за делопроизводство структурных подразделений осуществляется организационным управлением администрации МО «Винницкое сельское поселение».

       1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в АМО «Винницкое сельское поселение» и структурных подразделениях возлагается на заместителя главы администрации МО.

       1.5. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за делопроизводство.

         Глава администрации МО назначает из числа работников подразделения ответственного за делопроизводство в подразделении. 

       1.6. На работников ответственных за делопроизводство подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

—        прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов;

—        учет (регистрация) внутренних документов;

—        передача документов на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) — передача их непосредственно работнику — ответственному исполнителю (далее — исполнитель);

—        учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

—        контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

—        организация работы с письмами граждан;

—        подготовка номенклатуры дел подразделения;

—        ведение и формирование дел в соответствии  с номенклатурой дел, передача их в архив;

—        выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;

—        проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

—        анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;

—        подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

—        обеспечение сохранности находящихся в пользовании персональных компьютеров (ПК) и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;

—        ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами распорядительными, информационными и методическим документами по  вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);

—        инструктаж вновь принятых работников и проведение с ними практических занятий по вопросам работы с документами;

—        подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организация их учета;

—        учет печатей и штампов, используемых в подразделениях.

       1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжениях главы администрации МО, проектах других служебных документов не подлежит разглашению (распространению).

       1.8. Передача работникам других организаций копий зарегистрированных документов, за исключением постановлений и распоряжений, допускается только по указанию (разрешению) руководителя структурного подразделения и по согласованию с заместителем главы администрации МО.

       Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется  по указанию главы администрации МО  

       1.9. В случае утраты зарегистрированных в администрации документов руководитель структурного подразделения обязан проинформировать главу администрации или заместителя главы  администрации, который назначает служебное расследование. К виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

       1.10.  При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или при увольнении, работник по указанию главы администрации передает находящиеся у него на исполнении документы замещающему его работнику.

       1.11. В структурных подразделениях администрации МО, имеющих статус юридического лица, прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль над сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в архив осуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

РАЗДЕЛ II.  ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ  ПРОЕКТОВ  ПОСТАНОВЛЕНИЙ   И  РАСПОРЯЖЕНИЙ  АДМИНИСТРАЦИИ МО «ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ»

        2.1.Основаниями для подготовки (разработки) муниципальных нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов администрации  Винницкого сельского поселения  являются федеральные  и областные законы, нормативные правовые акты Правительства Ленинградской области, Губернатора Ленинградской области, Устав Винницкого сельского поселения, решения Совета депутатов Винницкого сельского поселения, муниципальные правовые акты главы Винницкого сельского поселения Подпорожского муниципального  района, предложения структурных подразделений  администрации Винницкого сельского поселения, а также решения, принятые на местных референдумах и сходах граждан.

         2.2. Принятие решений в администрации Винницкого сельского поселения сопровождается изданием муниципальных нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов.

         2.3 Муниципальный правовой акт может быть издан (принят) в форме:

         2.3.1.Постановления администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района», которым признается принятый в пределах полномочий главы администрации Винницкого сельского поселения нормативный правовой акт администрации, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, либо индивидуальный правовой акт, рассчитанный на неоднократное применение  и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные данным актом.

     2.3.2.Распоряжения администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального  района», которым признается принятый в пределах полномочий Главы администрации Винницкого сельского поселения  правовой акт администрации, имеющий ненормативный характер, в  том числе  по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы администрации Винницкого сельского поселения.

      2.3.3. Форма муниципального правового акта определяется ответственным лицом при подготовке проекта этого правого акта и может быть изменена юридической  (правовой) службой в ходе согласования проекта.

      2.3.4.  Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на сходе граждан, заседаниях комиссий, собраниях, совещаниях фиксируются в  протоколах.

      2.3.5.В процессе деятельности  администрации Винницкого сельского поселения  создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и.т.д.).

      Для осуществления оперативных связей с другими организациями, учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телефонограммы, электронная почта.

      2.4. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации МО «Винницкое сельское поселение» вносятся исключительно структурными подразделениями.

       Руководители предприятий и организаций, расположенных на территории района, могут инициативным порядком направить проекты постановлений и распоряжений в структурные подразделения по принадлежности вопросов для выработки заключений и внесения в установленном порядке.

       Проекты постановлений и распоряжений по кадровым вопросам подготавливаются специалистом по спецработе и кадрам АМО «Винницкое сельское поселение».

       2.5. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений, полноту согласования с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые вносят эти документы.

       Руководители структурных подразделений и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений определяют из числа работников подразделений исполнителей этих документов, организуют согласование и подготовку к представлению на подпись главе указанных проектов документов.

       2.6. К проекту постановления, распоряжения прилагаются:

—        пояснительная записка (при необходимости), в которой обосновывается необходимость принятия документа, указывается правовая основа, сведения о том, на основании чего подготовлен проект и иная подобная информация;

—        к проектам, связанным с финансированием проведения приемов, встречи и иных подобных мероприятий, прилагаются сметы расходов;

—        указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения.

       2.7. Для оценки подготовленного проекта документа, его целесообразности, обоснованности и соответствия действующему законодательству, правовым актам проводится согласование (визирование) документа.

       Круг должностных лиц, согласовывающих (визирующих) проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, по согласованию с курирующим заместителем главы.

      Согласование осуществляется в каждой инстанции не более двух дней, а по особо важным проектам документов, требующим юридического, финансового заключения — не более пяти дней.

      При наличии особого мнения по подготавливаемому проекту постановления (распоряжения) составляется  докладная записка на имя главы администрации, его заместителя, или руководителя структурного подразделения,  курирующего подготовку проекта.

       За нарушение  сроков согласования проекта документа несет  ответственность руководитель подразделения, в котором приходит согласование проекта.

       Передача проектов документов на согласование (визирование) осуществляется  работником подразделения, подготовившего проект.

       Этот же работник регулирует очередность передачи документа между подразделениями.

       2.8. Согласование может проводиться как внутри администрации (подразделениями и должностными лицами), так и вне её (внешнее согласование) — с подчиненными и неподчиненными организациями.

       Проекты постановлений, распоряжений администрации в обязательном порядке визируются:

—        непосредственно исполнителем и руководителем подразделения, ответственного за подготовку проекта;

—        руководителями подразделений, предприятий, организаций или лицами их замещающими, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения;

—        заместителем главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального  района» .

       2.9.Согласование оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости — ее расшифровку, должность визирующего и дату визирования.

       На проектах документов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта в нижней части, а при отсутствии места — на оборотной стороне.

       Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,                                        например: «Иванов 2 22 22».

       2.10. Полноту согласования проектов документов может определить заместитель главы администрации.

       2.11. Полученные в процессе согласования проекта документа замечания (дополнения) учитываются исполнителем при его доработке.

       2.12. Проект документа, имеющий более двух существенных замечаний, возвращается исполнителю заместителем главы администрации МО.     

       Исполнитель проекта проводит необходимую работу по устранению замечаний и доработке документа, его повторному визированию.

       2.13. Подготовленные в соответствии с установленными требованиями проекты постановлений и распоряжений передаются  главе администрации или заместителю главы администрации МО.

       2.14.  Подписанные главой администрации или заместителем главы администрации МО  проекты постановлений и распоряжений возвращаются в отдел по организационной работе для их оформления и выпуска.

       Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. Копии постановлений и распоряжений направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.

       Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым они рассылались.

       Замена ранее разосланных документов производится по указанию заместителя главы АМО.

       2.15. Подлинники постановлений и распоряжений после их выпуска вместе с документами, на основании которых принято решение и указателями рассылки хранятся у специалиста администрации МО, ответственного за делопроизводство АМО и в установленном порядке сдаются в архив.

РАЗДЕЛ III.   ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ

                                     СЛУЖЕБНЫХ  ДОКУМЕНТОВ ГЛАВЫ   АДМИНИСТРАЦИИ

       3.1. Служебные письма по своему содержанию могут быть инструктивными, сопроводительными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-напоминаниями, письмами-подтверждениями и.т.д.

3.2.Все  служебные документы администрации МО «Винницкое сельское поселение»  печатают работники администрации самостоятельно  

        При  подготовке  документов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных  слов  и географических названий. Применяются  только общепринятые  сокращения слов.

       При передаче исполнителем документа в отдел по организационной работе, записанного на электронном носителе (дискета, флеш-карта), проводится проверка на наличие компьютерных вирусов. В случае  их обнаружения  работа с электронным носителем прекращается, и электронный носитель с материалом возвращается исполнителю.

      3.3. Печатание документов под диктовку не производится.

      3.4.Проекты писем и телеграмм главы администрации МО готовятся работниками администрации  структурных подразделений.

          Подготовленные проекты писем и телеграмм визируются непосредственными исполнителями, работниками структурных подразделений, заместителем главы администрации.

         После согласования проект письма направляется на подпись главе администрации или  заместителю главы администрации МО. Подписанный главой администрации  или  заместителем главы администрации МО проект письма возвращается  исполнителю для   оформления  и печатания необходимого количества экземпляров.

         Печатание документов производится на бланках установленной формы на одной стороне листа.

         При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

      3.5.Оформление, регистрация и отправка служебных документов осуществляется в соответствии с разделом 6 настоящей Инструкции.

РАЗДЕЛ IY.  КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ,

ПОРУЧЕНИЯ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ  ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

МО «ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ

       4.1.  Контроль исполнения постановлений, распоряжений и  поручений главы  администрации осуществляет специалист по организационным вопросам АМО.

       4.2. Специалист по организационным вопросам АМО обеспечивает:

—        организацию системы контроля исполнения постановлений и распоряжений главы, письменных поручений главы, а также документов с пометкой «контроль» или с указанием сроков исполнения;

—        анализ и обобщение поступающих на имя главы информаций о ходе и результатах исполнения документов;

—        учет и контроль по срокам и существу исполнения поручений главы, обобщение состояния их исполнения и подготовку  соответствующей информации.

       4.3. Контроль сроков исполнения поручений, данных главой по обращениям граждан, также осуществляет организационное управление.

       4.4. Руководители структурных подразделений определяют из числа работников подразделения исполнителей документов и поручений главы администрации.

       Исполнители обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов, проектов информаций о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений.

       4.5. Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срок исполнения не определен в поручении, он устанавливается равным одному месяцу. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента регистрации поручения.

       Поручения, имеющие в тексте пометку «Срочно» исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов в течение 10 дней.

       При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за три дня до истечения срока  представляет на имя главы администрации мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

       4.6. Если поручение главы администрации  дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым.

       Ответственный исполнитель в случае необходимости обеспечивает  соисполнителей копиями документа, организует сбор и обобщение необходимой информации.

       Информация о выполнении такого поручения и ответ автору обращения представляется ответственным исполнителем.

       4.7. О ходе и результатах выполнения каждого поручения, распоряжения, постановления главы  администрации представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие — лица, исполняющего его обязанности.

В информации о выполнении поручения должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручении, и содержаться сведения об информированности автора обращения.

       Поручение главы администрации снимается с контроля на основании его резолюции.

       4.8. На имя главы администрации  представляются также информации по поступившим на его имя обращениям с подлинниками соответствующих документов.

       4.9. Отдел по организационным вопросам ежемесячно информирует главу администрации  о состоянии контроля в структурных подразделениях.

РАЗДЕЛ Y.    ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩИХ В АДМИНИСТРАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

       5.1. Документы, поступающие в администрацию на имя главы администрации и его заместителя, принимаются в приемной администрации Винницкого сельского поселения.  

       5.2. Поступившие в администрацию копии законодательных актов и других нормативных документов  учитываются, регистрируются и хранятся  у специалиста по организационным вопросам АМО.

       5.3. Прием и регистрация писем, заявлений и обращений граждан осуществляется  в приемной администрации Винницкого сельского поселения.  

       5.4. Специалисты структурных подразделений регистрируют адресованные непосредственно им документы самостоятельно (например: № 25 — 12, где 12 – индекс структурного подразделения по номенклатуре дел администрации МО).      

        5.5. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с рекламой или с научно-технической информацией, поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты, документы без подписи.

       5.6. При вскрытии конвертов с документами работником приемной проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним.

        Неправильно адресованные и оформленные ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

       При недостаче документов (отдельных листов) или приложений к ним составляется акт (по форме согласно приложению 1 к Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в приемной администрации, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

       На обратной стороне последнего листа поврежденного документа делается надпись или ставится штамп «Документ получен в поврежденном виде».

       Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.

      В правом верхнем углу или в правом нижнем углу входящего документа специалистом специалиста по организационным вопросам АМО проставляется регистрационный штамп установленной формы, дата поступления и присваивается регистрационный номер.

       На пакетах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер, пакеты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

       5.7. В отделе по организационным вопросам  администрации документ,   поступивший до 15 часов регистрируется в автоматизированной системе 1С Документооборот» в день поступления,  поступивший после 15 часов регистрируется датой следующего дня.

       5.8. Специалист по организационным вопросам администрации направляет поступившие документы согласно резолюции главы АМО или заместителя главы администрации МО по адресатам для исполнения.

       5.9. В структурные подразделения документы передаются в день их регистрации, а имеющие пометку «Срочно» передаются немедленно.

       Документы, поступившие в адрес подразделений, передаются специалистом по организационным вопросам в соответствующие подразделения.

       5.10. Зарегистрированные в отделе по организационным вопросам  администрации документы передаются из одного подразделения в другое с переадресацией в АС  «1С Документооборот «.

       Передача документов внутри структурного подразделения осуществляется через ответственного за делопроизводство с отметкой в журнале установленной формы.

       5.11. При работе с документами, поступившими в структурное подразделение и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки.

       5.12. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или увольнении работник подразделения с разрешения заместителя главы администрации МО передает другому работнику находящиеся у него на исполнении документы.

       5.13. Поступившие документы согласно резолюции заместителя главы администрации МО передаются на исполнении. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

       5.14. Состояние работы с документами в структурном подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано «В дело») фиксируется работником подразделения ответственного за делопроизводство.

РАЗДЕЛ YI.  ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ

       Основные требования к подготовке и оформлению документов.

       6.1. При подготовке и оформлении документов работники подразделений руководствуются следующими основными требованиями:

—        документы печатаются  шрифтом Times New Roman размером № 12 или № 14, как правило, на бланках установленной формы;

—        письма, адресованные Губернатору Ленинградской области, председателю Законодательного собрания ЛО, руководителям структурных подразделений ЛО, по вопросам, входящим в компетенцию  главы администрации, оформляются на бланках администрации МО «Винницкое сельское поселение» за подписью главы или его заместителя;

—        письма руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений, соответствующих положениям об этих подразделениях;

—        при переписке между подразделениями администрации бланки не используются;

—        к документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;

—        содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;

—        фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

—        исходящие письма отправляются с подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указанием рассылки) помещается «В дело» в соответствии с номенклатурой дел;

—        в письмах — ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ, дата и номер письма выносится в заголовок его первого листа. К письму-ответу  обязательно подкалывается письмо-запрос.

—        документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке и сокращенное  на документе, оформленном на бланке) и проводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией;

—        подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается;

—        представляемые  на подпись документы должны быть завизированы исполнителями. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату;

—        датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом  (например: 15 января 2017 года) либо цифровым способом, т.е. тремя парами арабских цифр, раздельными точками в последовательности: число, месяц, год  (например: 15.01.2017г). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования используется при написании резолюций, визировании и в иных случаях;

—        при направлении документа руководителю предприятия, организации их наименование пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в дательном;

—        при адресовании документа в несколько организаций их наименования указываются обобщенно, например: «Руководителям  предприятий» или «Специалистам администраций Винницкого сельского поселеня»;

—        адресат указывается в правом верхнем поле документа;

—        полный почтовый адрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;

—        почтовый адрес располагается после фамилии адресата;

—        в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени и отчества адресата;

—        в адресной части письмо может быть указано не более четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен  и подписан, адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается;

—         при направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат;

—        если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них после текста до подписи дается по форме: «Приложение: указанное в тексте на 2 л. в 4 экз.»;

—        на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит  следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициала имени и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения;

—        если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕН» в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа  его дату и номер;

—        отправляемому документу присваивается регистрационный номер.

Отправка документов.

       6.2.  Исходящие документы передаются в приемную администрации для отправки адресатам.

       На отправку передаются подлинник отправляемого документа и указатель рассылки, подписанный исполнителем (при направлении документа более четырем адресатам).

       При этом дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа соответствии с указателем рассылки.

       Экземпляр документа  с проставленным исходящим номером и датой отправки при необходимости возвращается в соответствующее структурное подразделение или подшивается в деле приемной администрации согласно номенклатуре дел.

       Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности. Степень срочности доставки документа определяется руководителем подразделения.

       Документы отправляются через почтовое отделение связи.

РАЗДЕЛ YII.  РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

        7.1. Учет и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется специалистом приемной администрации

       7.2. Письма граждан, поступившие на имя главы или его  заместителя, а также письма граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Правительства ЛО или других учреждений, регистрируются в приемной администрации МО.

       7.3. В приемной администрации МО на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу письма проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.

       Сведения  о регистрации вносятся  в журнал  регистрации обращений граждан и в регистрационно-контрольную карточку.

        Конверты к письмам сохраняются  в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.  

         Повторным письменным и устным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе журнала регистрации или регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер предыдущего обращения. В журнале регистрации обращений граждан   ставится пометка – повторно.

       7.4. Письма граждан по резолюции главы администрации или его заместителя направляются в структурные подразделения с контрольной картой или сопроводительным письмом и заполнением регистрационной карточки, содержащей краткую аннотацию на письмо, а также другую информацию, необходимую для работы с письмом.

       7.5. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен главой или его заместителем, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора.

       7.6. При направлении письма исполнителю в контрольной карте или сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости — администрации. В таком случае в правом, верхнем углу контрольной карты или сопроводительного письма делается пометка «Контроль» или «Письмо подлежит возврату».

Если рассмотрение письма закончено непосредственно в подразделении, автор извещает об этом, как правило, в письменной, а в отдельных  случаях — в устной форме, о чем исполнителем делается запись в контрольной карте или на сопроводительном письме с указанием даты разговора с заявителем.

       7.7.Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

         Письма с контрольными картами или  проектами ответов возвращаются в приемной администрации МО, где формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

       7.8. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, осуществляют исполнители по резолюции главы администрации или его  заместителя.

       7.9. Справочную работу по законченным делопроизводством письмам граждан ведет специалист  по организационным вопросам.

       7.10. Прием граждан по личным вопросам в приемной главы администрации организуется специалистом приемной АМО каждый 2-ой и 4-ый вторник. Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.

       Переданные на приеме гражданами предложения, просьбы и жалобы регистрируются  в  приемной администрации МО и рассматриваются как письма граждан.

       7.11. Специалист приемной администрации МО ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически готовит на имя главы администрации справки о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

РАЗДЕЛ YIII.  ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ,  ДОКУМЕНТОВ,

ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

       Изготовление и использование бланков документов

       8.1. Бланки документов, применяемые в администрации МО, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

       8.2. Введение в обращение новых бланков для структурных подразделений осуществляется по согласованию с главой администрации или заместителем главы АМО.

       8.3. Специалист приемной администрации МО:

—        получает от структурных подразделений заявки на изготовление бланков документов, а также образцы бланков;

—        оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции;

—        осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов.

       8.4. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования.

       Изготовление и использование печатей и штампов

       8.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используется основная печать «Администрация»  и гербовая печать

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов, других отметок справочного характера, применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

       8.7. Основная печать администрации хранится в приемной администрации МО. Основная печать проставляется на первых экземплярах постановлений, распоряжений главы администрации, на командировочных удостоверениях, доверенностях,  на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

       8.8.  На копиях постановлений и распоряжений главы администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать «Администрация».

       8.9. Гербовая печать используется при  удостоверении нотариальных документов.

       8.10. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должностного лица, подписавшего документ и его подпись.

       8.11. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов  возлагается на ответственное лицо.

 Заместитель главы администрации незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.

       8.12.Пришедшие в негодность и аннулированные печати, и штампы   уничтожаются по акту.

       8.13.Работник, которому была выдана печать, при оставлении должности обязан сдать ее в  приемную администрации МО

РАЗДЕЛ IX.   ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

       Печатание документов

         9.1.Печатание документов в администрации МО осуществляется  работниками администрации самостоятельно на бланках установленной формы.

          При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документ печатается, как правило, на одной стороне листа.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине (или слева) верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» или «стр.» и знаков  препинания.

       9.2.Перенос проектов нормативно-распорядительных актов на бланки производится   работниками самостоятельно.

       Копирование (тиражирование) документов

       9.4.Копировально-множительные работы осуществляются работниками администрации самостоятельно Копирование небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях, имеющих множительную технику.

       9.5.На копирование в отдел по организационным вопросам сдаются только служебные документы.

При объемах тиражирования материалов для структурных подразделений свыше 20 страниц и 20 экземпляров копирование производится через согласование с заместителем главы  АМО.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. В приоритетном порядке тиражируются: постановления, распоряжения, поручения и другие документы администрации.

9.6. Обязательно визируются у главы администрации или  заместителя главы АМО   копирование документов с пометкой «Для служебного пользования».

9.7. Копии из архивных дел делаются по заказам, подписанных главой  администрации или заместителем  главы  администрации.

Прием и обработка документов, поступающих

 по каналам электронной почты и факсимильной связи:

9.8. Электронная почта  — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются  аналогично   документам на бумажных носителях с учетом определенной специфики в процессе исполнения.

Электронные сообщения принимаются и рассылаются в соответствии с порядком  работы с электронной почтой, который является отдельным документом.

9.9. Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер администрации, установлен в приемной администрации МО.

Документ, принятый по факсимильной связи не имеет юридической силы.

     При передаче и приёме текстов служебных документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

— С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы документы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным  способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 миллиметра;

— Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А 4 (210х297), не должен превышать 5 листов;

— Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную корреспонденцию  ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается;

— Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов;

— ответственность за содержание передаваемой информации  возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и специалиста соответствующего подразделения;

    — Подлинники документов  после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

    — Поступившие факсограммы регистрируются в отделе по работе с поступающей корреспонденцией администрации и передаются адресатам в день приёма, срочнее — немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники осуществляется  заместителем главы АМО.

      Организация работы с документами с грифом

 «Для служебного пользования»

9.10. Информационные ресурсы администрации Винницкого сельского поселения по доступу (возможности использования) подразделяются: на открытую (общедоступную), служебную и информацию ограниченного распространения (доступа).

 К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах администрации Винницкого сельского поселения, непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах, предназначенная для должностных лиц и работников администрации Винницкого сельского поселения, при выполнении ими своих функциональных обязанностей, не затрагивающая напрямую права и интересы граждан и не относящаяся к категории ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах, включающая сведения конфиденциального характера.

9.11. Доступ пользователей к информации ограничивается путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения. Информация ограниченного доступа оформляется грифом «Для служебного пользования».

Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и наложения соответствующего грифа обладает глава администрации.

   9.12. Документы с пометкой «Для служебного пользования» оформляются следующим образом: в правом верхнем поле первого листа документа проставляется гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра, на обороте последнего листа каждого экземпляра документа  должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником.

Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку, а пересылка производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Копируются (тиражируются) они только с письменного разрешения главы администрации МО. Учет откопированных документов осуществляется  по экземплярно. Номер экземпляра проставляется в верхнем правом углу ниже пометки «Для служебного пользования».

9.13. При направлении документов с пометкой «Для служебного пользования» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором каждому адресату проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и главой администрации МО или его заместителем.

9.14. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел открытого (общедоступного) делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования». Документы с грифом «ДСП» хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

9.15. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, картотеках) об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

9.16. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника к другому осуществляется с разрешения главы администрации МО.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается главой администрации МО.

9.17. Ознакомление работников администрации Винницкого сельского поселения документами, имеющими пометку «Для служебного пользования» и находящимися на архивном хранении,  осуществляется с согласия главы администрации, его заместителя. При этом указанные документы могут быть выданы работникам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

9.18. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется главой администрации. В состав комиссии обязательно входит работник, ответственный за учет и хранение документов с грифом «ДСП». Результаты проверки оформляются актом.

9.19. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации работник, ответственный за учет и хранение документов, ставит в известность главу администрации МО, который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются главе администрации МО.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах (журнал регистрации или контрольных картах). Акт утверждаются главой администрации.

РАЗДЕЛ Х.  ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ,

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

       Порядок составления и утверждения  номенклатуры дел

       10.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков хранения дел.

       Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определение сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (пять лет и более) хранения.

       В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

       10.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, их штатным расписанием, планами и отчетами  о работе.

       10.3.  Номенклатура дел (приложение 2 к Инструкции) на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом, подписывается главой администрации МО и передается в Архивный отдел администрации МО «Подпорожский муниципальный район».

       10.4. Сводная номенклатура дел (приложение 3 к Инструкции) администрации составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, подписывается  специалистом, ответственным за архив и утверждается главой администрации.

       В течение года  в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

       Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

       Номенклатура предоставляется на утверждение в Архивный отдел администрации МО «Подпорожский муниципальный район»

       10.5. Графы сводной номенклатуры дел структурные подразделения  заполняют следующим образом.

       В графе «Индекс структурного подразделения» проставляется утвержденный индекс структурного подразделения, состоящий из цифрового обозначения подразделения по сводной номенклатуре АМО.

       В графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового дела по номенклатуре.

       В графу «Заголовок дела» включаются  заголовки дел (томов, частей).

       Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела. Заголовок дела должен  в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание  и состав документов дела.

       Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «об», «переписка» и т.д.). Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д.

Заголовок может быть дополнен элементами: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы; наименование территории, с которой связано содержание документа дела; дата (хронологические рамки), к  которым относятся документы; указание на копийность дела (если в деле подшиты копии) и другими документами.

       В графе «Срок исполнения» указывается срок хранения дела. На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, представляются временный срок хранения и пометка ЭК (экспертная комиссия).

       В графе «Примечание» приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и  индексирования и хранения сведения о лицах ответственных за формирование дел, отметки о выделении дел к уничтожению), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделении.

       Оформление документов, законченных делопроизводством

       10.6. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей «Инструкции» и списаны исполнителем » в дело» с расшифровкой своей подписи и указанием даты списания.

       10.7. Документы формируются в дела работником подразделения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

       При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

—        в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы (подлинники или заверенные копии) в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДОУ, согласно с заголовками номенклатуры;

—        все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

—        в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, не закрывающихся по окончании года;

—        документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

—        дело не должно превышать 250 листов, толщина дела (тома) — 4 см;

—        при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д..

       Внутри дела документы располагают так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления).

       Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

       Обращения граждан формируются в отдельное дело с начала года в хронологическом порядке, при чем документ — ответ помещается за документом — запросом.

       Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

       Экспертиза ценности документов

       10.8. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

       Экспертиза ценности документов в подразделении проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дело,  при подготовке дел к передаче на хранение в архив, Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее — ЭК).

       10.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

—        отбор документов постоянного и долговременного сроков хранения для передачи в архив;

—        отбор документов с временными сроками хранения и «до минования надобности», подлежащий дальнейшему хранению в подразделении;

—        выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

       При    этом одновременно уточняются:

—        действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;

—        проверяется соблюдение правил оформления документов и формирование дел.

       10.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,  черновики, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату и документы с временными сроками хранения.

       Дела с отметкой «ЭК» также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению.

       10.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 4 к Инструкции).

       10.12. Документы, не подлежащие сдаче в архив и дела трехлетнего и годичного сроков, хранения уничтожаются в подразделении по акту, который утверждается руководителем структурного подразделения и хранится постоянно.

       10.13. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

       Систематизация документов внутри дела

       10.14. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа.

       10.15. Документы внутри дела располагаются по хронологии. Нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются вместе с указанными документами.

         Протоколы в дела располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

       Дела переписи группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии документ — ответ помещается за документом — запросом.

       10.16. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив делам с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года — вверху дела, первым.

      10.17. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписи.

       Оформление дел и нумерация листов

       10.18. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

       Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полное оформление дела предусматривает:

—        перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

—        подшивку или переплёт дела;

—        нумерацию листов в деле простым черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами только с лицевой стороны листа;

—        составление заверительной подписи (см. приложение 5 к Инструкции);

—        составление для надбавки ценных дел внутренней описи документов дела  (см. приложение 6 к Инструкции);

—        внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса заголовка дела, даты и т.д.

       Дела временного срока  хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

       10.19.  Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 7 к Инструкции). На обложке дела помещаются следующие реквизиты:

—        название фондообразователя  (Администрация муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области») указывается полностью в именительном падеже;

—        наименование структурного подразделения;

—        индекс дела;

—        заголовок переносится из номенклатуры дела администрации (например: Постановления администрации МО «Винницкое сельское поселение»);

—        крайние даты помещенных в дело документов   (например: 01 марта 2017 г. — 30 марта 2017 г.);

—        количество листов в деле  (например: 235);

—        срок хранения документов (например: Постоянно).

       На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

       10.20. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дела.

       10.21. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела — это дата самого раннего документа в нем и конечная дата — дата самого позднего документа в деле.

       При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляется арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения.

       На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

       На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

       10.22. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

       10.23. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

       10.24. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования ведомственного архива, в который они будут переданы.

       10.25. До подшивки дела из него удаляются все металлические предметы — скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверительной записи, в начале дела при необходимости вкладывается лист или листы для внутренней описи и лист использования документов дела.

       10.26. Каждое дело заканчивается заверительным листом, установленной формы (приложение 5 к Инструкции) в котором цифрами и прописью указывается количеством пронумерованных листов и отдельно через знак «+» — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя с расшифровкой подписи.

       10.27. Все документы подшиваются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивка ведется на 3 или 5 прокола, это обеспечивает надежное скрепление всех документов.

       Дела  долговременного хранения прошиваются насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается.

        На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1-1,5 см картонная  прокладка и через нее прошивается дело,  (такая подшивка предохраняет нитки  от истирания).

       При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет  могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

       Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой  цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

       В целях  обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

       На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

       Передача дел в архив

       10.29. Подготовка документов к сдаче в архив включает:

—        проведение экспертизы  ценности документов;

—        оформление дел;

—        составление описей дел;

—        составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

       10.30.Законченные делопроизводством дела в течение пяти лет хранятся у специалиста, ответственного за делопроизводство и архив. Затем дела постоянного хранения сдаются в архив.  

       В случае ликвидации или реорганизации подразделения работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формируют все имеющиеся документы в деле, оформляют дела и передают их в архив независимо от сроков хранения.

       10.31. Прием каждого дела в архив производится в присутствии работника подразделения.

       Составление описей дел и документов

       10.32. На завершение постоянного и временного сроков хранения в подразделении ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивный отдел.

       Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временного сроков хранения (приложения 8 к Инструкции).

       10.33. Дела располагаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел подразделения. Каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер).

       Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

       При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах подписывается «то же», другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью).

       10.34. Графа описи дел «Примечания» используется для проставления отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

       10.35. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, а второй хранится у специалиста, ответственного за делопроизводство и архив в течение трех лет после передачи документов.

       10.36. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляется подпись специалиста, ответственного за делопроизводство и архив и руководителя Архивного отдела, осуществляющих прием — передачу дел, указывается дата.

       Использование документов архива

       10.37. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более недели) пользование вне архива под расписку в учетной карточке выдачи документов.

       Работники подразделений  ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

       10.38. Изъятие документов из архивных дел не допускается. При работе  с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки.

       10.39. Подлинники распоряжений и постановлений главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района» и указатели рассылки не выдаются из архива.

       10.40. Документы из архива предоставляются учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района»  или его заместителя

Приложение 1  к  Инструкции …

Образец формы акта  при недостаче полученных

 документов или приложений к ним

АКТ

«____»___________20___ года                                                     с. Винницы

        Мы, нижеподписавшиеся  специалисты администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области», _______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

составили настоящий  акт о том, что «____»________________20___ года при вскрытии пакета _________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________  Настоящий  акт  составлен  в трех экземплярах.

Подписи:  _____________________________________

                 ______________________________________

                 ______________________________________

Приложение 2 к Инструкции …

Образец  номенклатуры дел  структурного подразделения

_______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

«____» _________ 20___ Г.

№ _______

С. Винницы

На 20___ г.

Индекс дела	Заголовок  дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Итоговая запись к номенклатуре дел _____________________________администрации

                                                             (наименование структурного подразделения)

муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района Ленинградской области» о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году:

По  срокам  хранения	Всего	В том числе:
		Переходящих	С отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО :

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                                 ______________           инициалы, фамилия

                                                                                          (подпись)

Дата

СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

от _____________ № _______п.п._______

Приложение 3 к Инструкции …

Образец  сводной номенклатуры дел  администрации МО

«Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района  Ленинградской области»

                                                                                                              УТВЕРЖДАЮ        

Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

___________  _____________________

(расшифровка  подписи)

«____»_____________20____ года 

М.П.         

НОМЕНКЛАТУРА    ДЕЛ

администрации муниципального образования

«Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района

Ленинградской области»

«____» _________ 20___ Г.

№ _______

С. Винницы

На 20___ г.

Индекс дела	Заголовок  дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Итоговая запись к номенклатуре дел администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского  муниципального района Ленинградской области» о категориях и количестве дел, заведенных в 20___году:

По  срокам  хранения	Всего	В том числе:
		Переходящих	С отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО :

ОДОБРЕНО:                                                                         СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК администрации МО «Подпорожский                    Протокол ЦЭПМК[1] Архивного муниципальный   район Ленинградской области»               управления Ленинградской области

От _________ № _____п.п.______                                                 От ___________№_________

Приложение   4   к Инструкции …

ОБРАЗЕЦ формы акта выделенных к уничтожению (документов) дел

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

_____________     _____________________

                                  ( личная   подпись)             (инициалы, фамилия)    

«________»_______________20____ года

М.П.

АКТ №

о выделении   к уничтожению документов (дел),

не   подлежащих дальнейшему хранению

На основании номенклатуры дел администрации муниципального образования «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области» и «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»(Росархив ВНИИДАТ.-М.,2000.-107с.) отобрали к   уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности   и утратившие практическое значение документы (дела) за 20__ год

№ п/п	Заголовок дела	Дата дела или крайняя дата дел	Номера описей, (номенклатур за год)	Индекс дела (тома, части по номенклатуре или описи)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

ИТОГО: за 20_____год   в   АКТ № _____ внесено   _______________ документов (дел)

                                                                                                       (прописью)

Документы в количестве   ____________________________ дел сданы на переработку по

                                                                                        (цифрами и прописью)

приемосдаточной накладной от _________________________________________

Наименование должности

работника, сдавшего документы ____________   ________________________________

                                                          (подпись)                     (расшифровка подписи)

«____»_____________20____ года

Приложение 5 к Инструкции …

ОБРАЗЕЦ листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______

В деле прошито и пронумеровано

________________________________________________________________________ листов

                                                                                 (цифрами и прописью)

В том числе: литерные листы _________________________________________

пропущенные номера _______________________ + листов внутренней описи

__________________________________________________________________

Особенности физического состояния и   формирования дел	Номера листов
1	2

Должность лица,                                                         
составившего                              

заверительную надпись _________________________________________________

__________________________                         _______________________________________

                   подпись                                                                        инициалы, фамилия

Дата

Приложение 6 к Инструкции …

ОБРАЗЕЦ формы внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______

за ______________год

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________ документов

                                             (цифрами и прописью)

Должность лица,                                                          
составившего                              

заверительную надпись _________________________________________________

__________________________                         _______________________________________

                   подпись                                                                        инициалы, фамилия

Дата

Приложение 7 к Инструкции…

Образец формы обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

Ф. №___________________

Оп. № __________________

Д. № ________________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО № _________________ том №   _________________

(заголовок дела)

Дата

                                                                                                                                                                На _______________ листах

                                                                                                    Хранить _____________ лет         

Ф. № _________________

Оп. № ________________

Д. № _________________

Приложение 8 к Инструкции…

ОБРАЗЕЦ описи дел постоянного хранения

                                                       УТВЕРЖДАЮ   

Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

___________ _____________________

(расшифровка подписи)

«____»_____________20____ года

М.П.

Фонд № _______                                                                                                                      

Опись № ______

дел постоянного хранения

за __________ год

____________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

                                                                          (цифрами и прописью)

                 с № ____________ по № ____________ , в том числе:

                 литерные номера:___________________

                 пропущенные номера:_______________

Должность
составителя описи           _________________       ____________________________________

                                                       подпись                               инициалы, фамилия

Дата _________________

УТВЕРЖДЕНО                                                                        ОДОБРЕНО

Протокол   ЦЭПМК[2] Архивного                                   Протокол ЭК
Управления Ленинградской области                           администрации МО           » Винницкое

                                                                                           сельское поселение Подпорожского            муниципального района

                                                                                        Ленинградской области

от ___________ № _________п.п._____                    от ________ № ______

УТВЕРЖДЕНЫ

к постановлению   АМО

«Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района»

от   28 ноября 2017 года № 319

/приложение 2/

П Р А В И Л А

оформления документов в администрации структурных подразделениях администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района

Ленинградской области»

ВВЕДЕНИЕ

       Правила оформления документов в администрации МО «Винницкое сельское поселение» (далее именуются Правила) подготовлены на основе унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003г.

     Правила конкретизируют положения инструкции по делопроизводству в администрации МО «Винницкое сельское поселение», устанавливают единый подход к оформлению создаваемых документов.

       Правила распространяются на организационно-распорядительные документы — постановления, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации и структурных подразделений.

       Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в структурных подразделениях администрации. Правила являются обязательными для соблюдения работниками, осуществляющими подготовку и оформление документов.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

       1.1. Документы, создаваемые в администрации печатаются с использованием электронных пишущих машин и компьютерной техники.

       1.2. Каждая напечатанная страница документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое -3 см, правое — 2 см, верхнее -2см, нижнее -2 см.

       1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

       Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруются.

       1.4. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

      Набор основных реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:

—        Герб Подпорожского района;

—        наименование структурного подразделения;

—        справочные данные о структурном подразделении;

—        наименование вида документа;

—        дата документа;

—        регистрационный номер (индекс) документа;

—        ссылка на регистрационный номер или дату документа;

—        место составления или издания документа;

—        гриф ограничения доступа документа;

—        адресат;

—        гриф утверждения документа;

—        резолюция;

—        заголовок к тексту (краткое содержание);

—        отметка о контроле;

—        текст документа;

—        отметка о наличии приложения;

—        подпись;

—        гриф согласования документа;

—        визы согласования документа;

—        печать;

—        отметка о заверении копии;

—        фамилия исполнителя и номер его телефона;

—        отметка об исполнении документа и направления его в дело;

—        отметка для автоматического поиска документа.

       В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен.

Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка «Проект». Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

       Документы, как правило, оформляются на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильной порядок их расположения.

       Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А-4 (210х297мм) и А-5 (148х210мм) и применяются в зависимости от объема текста.

       Перечень реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003 и расположение реквизитов и границы зон на формате А-4 углового бланка прилагаются /приложения 1 и 2 к Правилам…/.

       1.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

       1.5.1. Реквизит «Наименование организации» располагается после изображения герба и может состоять из трех элементов:

—        наименование министерства или ведомств;

—        наименование организации;

—        наименования структурного подразделения.

       Вышестоящая организация указывается в том случае, когда организация имеет прямое или административное подчинение этому министерству или ведомству. Эта часть реквизита указывается более мелким шрифтом.

       Наименование организации дается в соответствии с тем, которое закреплено в учредительных документах, ниже может указываться сокращенное наименование организации в строгом соответствии с правовыми актами. Сокращение производится в скобках.

       Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, если оно является автором документа, располагают ниже наименования организации. Этот элемент указывается чаще всего на внутренних документах.

       Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Эта часть реквизита помещается после наименования организации.

       1.5.2. Реквизит «Справочные данные об организации» включает в себя:

—        почтовый адрес (индекс, город, улица, номер дома, все элементы разделены запятой);

—        номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации,   которое не является обязательными, но облегчают установление связи: телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефакса, адрес электронной почты и т.п. Счет в банке в этом реквизите также не является обязательным, в случае необходимости он указывается в тексте   документа.

       1.5.3. Реквизит «Наименование вида документа» устанавливается в соответствии с Уставом (Положением об организации). Этот реквизит имеет все документы, кроме писем и факсов. Он проставляется после реквизита «Наименование организации» и ее юридического адреса от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или в центре листа при продольном расположении реквизитов. Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов он выделяется крупным шрифтом (но не разрядкой). В документах, изготавливаемых на общем бланке или чистых листах бумаги, наименование вида документа печатается на пишущей машинке прописными (заглавными) буквами. Вразрядку пишется только один из видов документов «А К Т». Для распорядительных документов изготавливаются специальные бланки, на которых заранее обозначается вид.

       1.5.4. Реквизит «Дата документа». Основной датой документа считается дата подписания документа, утверждения его или дата события зафиксированного в документе.

       Для внешних документов датой документа является дата подписания и отправления.

       Для внутренних документов (приказов, распоряжений, докладных, записок и т.д.) датой является дата подписания. Она проставляется лицом, подписывающим документ. То же относится к проставлению даты в визах утверждения и согласования и к дате резолюции.

       Датой протоколов является дата заседания (принятия решения), для акта — дата совершения события фиксируемого документом.

       В ряде официальных документов проставляется дата опубликования и вступления документа в силу.

       По датам на документе можно: установить время его создания, прохождения по инстанциям, определить, где нарушены сроки исполнения документов и произошла задержка в работе.

Оформление дат и чисел в документе

1). Дата документа указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование вида документа», печатается от границ левого поля. В резолюциях отметка о регистрации документа, в визах согласования, грифах утверждения дата ставится после подписи.

           При угловом расположении реквизитов дата предшествует номеру документа. При продольном расположении реквизитов в распорядительных документах дата помещается в левой части документа, а номер — в правой, между ними может указываться место издания документа.

2). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой.

Например: дату 5 января 2017 года следует оформлять 05.01.2017.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 5 января 2017г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца — 2017.01.05.

Такое оформление даты используется в заголовной части документа, а также при оформлении реквизитов: «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Визы согласования», «Подпись»   (в совместных документах), «Резолюция», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении».

       Словесно — цифровой метод применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых документах, а также в переписке с зарубежными корреспондентами.

3)В документах используются преимущественно арабские цифры. Римскими обозначаются только: квартал, категории, группа очереди. При обозначении полугодия числительное лучше писать словами: Первое полугодие.

       Замена арабских цифр при обозначении месяца недопустима.

Правильно:	Неправильно:
12.11.2017	12/ХI-17
12 ноября 2017г

4) Наращивание окончаний используется при порядковых числительных обозначаемых только арабскими цифрами.

Правильно:	Неправильно:
8-й ряд	8-ой ряд
90-е годы
рабочие II разряда	II -ого разряда

5) Слово «год» обозначается одной буквой «г», если его можно заменить словом «года», т.е. в форме родительного падежа, единственного числа.   В остальных случаях слово «год» пишется полностью с соответствующими формами склонения.

Например:   22 мая 1998г., в мае 1998г. Но в 1998 году, план на 1999 год,

                     в 1995-1999 годах.

6) В некоторых стандартных формах предусматривается заполнение пробелов паре словами «числа», «месяца», «года».

Например: _____ числа ______ месяца ______ года.

Однако при наименовании месяца в тексте документа слово «месяц» употреблять не следует (то же в отношении устной речи).

Правильно:	Неправильно:
в мае 2017г	в мае месяце 2017г

7) Следует разграничивать значение предлогов «к» и «по» при обозначении даты: предлог «к»   указывает предел (к 20 мая 2017г.),

предлог «по» включает обозначенную дату (по 20 мая 2017г.)

8)Нельзя использовать знаки «№» и «%» без цифрового обозначения.

Правильно:	Неправильно:
— Укажите номер пенсионного дела. -Определите процент увеличения продукции.	— Укажите № пенсионного дела. — Определите % увеличения продукции.

9) Сведения о сроке исполнения, каких — либо действий помещаются, как правило, в конце предложения, в распорядительных актах могут выделяться самостоятельным предложением без абзаца после слов:   «Срок исполнения: 25 июня 2017г.»

       1.5.5. Реквизит «Регистрационный номер (индекс) документа» проставляется рядом с реквизитом «Дата» или на одном с ним уровне. Индексом может быть порядковый номер документа с начала года с возрастающей последовательностью по общей (основной) деятельности. По личному составу и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Индекс исходящего документа может состоять из условного обозначения номера структурного подразделения (08), номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправляемого документа (120). Индекс такого документа: 08-64/120.

       Индекс по усмотрению организации может дополняться буквами: «р» (распоряжение), «п» (постановление) или информацией о корреспонденции исполнителя «крт» (комитет по развитию территорий) и др.

Например: № 15-р или № 27-крт

       На документах составленных совместно несколькими организациями регистрационные номера авторов проставляются через косую в порядке указания авторов в документе (слева на право), например: 606/209/4.

       1.5.6. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер или дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и номера исходящего документа.

Например: на № 5-11/813 от 11.08.2017.

Предлоги «на» и «от» оформляются на бланке.

       Этот реквизит делает ненужной начальную фразу письма: «На Ваше письмо от 11 августа 2017г. № 5-11/813 сообщаем….».

     1.5.7. Реквизит «Место составления или издания документа» указывается только в том случае, если реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» не позволяют определить место составления или издания документа. Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает в себя только общепринятые сокращения.

       Место этого реквизита зависит от вида документа. В общем бланке при угловом расположении реквизитов, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на индекс и дату входящего документа, указывается место составления (напечатанное заранее).

На бланке с продольным расположением реквизитов в распорядительных документах место издания пишется в середине листа между датой и номером документа (несколько ниже этой строки).

Например:    

МИНИСТЕРСТВО   РЕСПУБЛИКИ   КОМИ

ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

29.01.2011                                                                                                           № 17 г. Сыктывкар

       Перед названием населенного пункта проставляется сокращенное обозначение его видового наименования: г. — город, с.- село, пос.- поселок, п.- пункт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург букву «г» ставить не рекомендуется, хотя это условие часто не выдерживается.

       1.5.8. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документам» проставлен на документах, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения, секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается на первом листе документа в правом верхнем углу выше реквизита «Адресат» и «Грифа утверждения».      

Гриф состоит из слов «Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» и др.

Под этим грифом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа. Гриф печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Например:

                                         Для служебного пользования

                                                             Экз. № 1

       1.5.9. Реквизит «Адресат» имеют документы, направляемые в другие организации их структурные подразделения, должностным и физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

       Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Он состоит из набора элементов, оформление которых зависит от того, кому направлен документ.

       Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации, предприятия ее название входит в наименование должности адресата. Наименование должности пишется полностью, без сокращений.        

Например:                                                    Директору концерна ЗАО «Русь»

                                                                                                      Д.А. Антонову

       Перед фамилией должностного лица при необходимости допускается указывать ученую степень, звание.

Сокращения типа «т», «г-н», «г-ну» и т.п. некорректны.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно.

          Например:                          Руководителям предприятий и организаций

Винницкого сельского поселения

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

       Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.

       Если документ адресуется нескольким разнородным адресатам, но не более, чем четырем, они все указываются в документе (один под другим) без слов «Копия».

       Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ вне значимости остальных адресатов, ему (если документ изготовлен машинописным способом) отправляют первый экземпляр, остальным — отпечатанные под копирку.

       Указание на документе нескольких адресатов может преследовать цель:

—        информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

       В состав реквизита может входить почтовый адрес. Он обязателен, если документ направляется физическому лицу. С адреса начинают оформление реквизитов. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

       При направлении документа в адрес организации почтовый адрес, как правило, отсутствует. Его указывают в том случае, когда документ направляют разовому корреспонденту. Это облегчает работу по обработке и отправке корреспонденции. В последнее время принято указывать почтовый адрес на документах, направляемых в правительственные структуры.

       Как составная часть реквизита (наименование организации, предприятия, учреждения, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строки сохраняются.

Перенос частей слова не рекомендуется. Элементы адреса располагаются один под другим от одной вертикальной линии через 1,5-2 межстрочных интервалов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал.

         Почтовый адрес также разделен на строки:

Область (край), город,

                                                                         улица, номер дома, корпуса, квартиры,                                                                         индекс связи.

       Все части почтового адреса разделяются запятыми.

Например:                                                                     Директору АО «Самсон»

                                                                                               Р.А. Петрову,

                                                                                           г. С-Петербург,

                                                                                          Московское шоссе, д.13,

196158

       Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

                   Председателю

  садового товарищества

                                                                                                                  «Можайские дали»

                                                                                                                                В.А. Бунееву

       1.5.10. Реквизит «Гриф утверждения документа» является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц. В Инструкциях по делопроизводству должен быть перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают акты проверок, ревизий, передачи дел, и т.п., договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел и т.п. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

       Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего правового акта. Правовой акт составляют в том случае, когда требуются пояснения: необходимо оговорить срок введения или определить ответственных за исполнение.

       Основные элементы грифа (слова «УТВЕРЖДАЮ» или   «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), наименование должности или название документа и его автора;

подпись должностного лица и ее расшифровка; дата утверждения или дата и номер документа, которым осуществляется утверждение) должны быть выровнены по левой вертикальной линии и отдалены друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование должности и название документа с указанием его автора печатаются через один межстрочный интервал. Дата в графе проставляется цифровым способом. Слово «УТВЕРЖДАЮ» или «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами, без кавычек.                 Двоеточие в конце этих слов не ставится.

       При угловом расположении заголовочных реквизитов гриф утвержден, печатается на уровне наименования предприятия — автора, справа от него, при продольном расположении — под ним над текстом в правой верхнее его части.

       Если документ утверждается должностным лицом (лицами), то гриф включает следующие элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности расшифровка подписи (инициалы, фамилия) лица, утвердившего документ и дата утверждения.

Например:

                                                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                        Директор ТОО «Квант»

                                                                         Личная подпись   Р.В. Якушин

                                                                               18.02.2011

       Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрирован элементы относительно самой строки.

Например:

                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                          Генеральный директор ЗАО

                                                                         «Большевистский текстиль»

                                                                         Личная подпись   И.В. Сергеев

                                                                                22.09.2010

       При утверждении документа несколькими лицами их подписи располагаются на одном уровне в правом и левом верхних углах документа.

            При утверждении документа несколькими лицами их подписи располагаются на одном уровне в правом и левом верхних углах документа.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН»   («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО») наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:                                                                                                                

УТВЕРЖДЕН

                                                                  решением общего собрания акционеров

                                                                               от 15.08.2010 № 14

                                               или  

                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                приказом председателя Правления банка

                                                                               от 01.02.2011   № 82

       При оформлении грифа утверждения следует обратить внимание на использование прописных букв при наименовании должности и утверждающих документов. Дата утверждения считается датой документов, подлежащих утверждению.

       1.5.11.Реквизит «Резолюция» письменное указание руководителя о порядке исполнения документов. Резолюцию пишут (ручкой   с синими чернилами) от руки и проставляют в левом верхнем углу. На письмах резолюция располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст» на первом листе документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующая проставляются в любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А-6. Резолюция включает в себя:

— фамилию, инициалы исполнителя (в дательном падеже);

— содержание поручения;

— срок исполнения;

— подпись руководителя;

— дату.      

       Например:                                                                                  Е.В. Васильевой

                                                                            Прошу рассмотреть и дать предложения   к 20.12.2010

                                                                                             Личная подпись

                                                                                                  05.12.2010

       Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

       Резолюция играет большую роль в продвижении документа к его конкретному исполнителю. Поэтому все части резолюции оформляются в соответствии с требованиями:

1) Документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении, нельзя допускать переадресования документа от одного лица другому (две резолюции).

2) Поручение должно быть конкретным, выполнимым, руководитель указывает и свое мнение по затронутым в документе вопросам.

            Например:   Решите вопрос положительно.                                                                                                                                      или     

                                  Согласен. Для исполнения.

       Не допустимы формулировки неконкретных заданий типа: «Прошу рассмотреть», «Для решения», «На рассмотрение» и т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомиться с содержащейся в документе информацией и переадресовывает ее решение. Иными словами, руководитель высшего ранга расходует часть рабочего времени на делопроизводственную операцию — разметку документов. Чаше всего причиной формального характера резолюции и является перегрузка руководителя высшего ранга входящей документации, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.

3) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.

            Например:                   Разработать концепцию и лично

                                                   доложить мне 12.08.2011

4) Поскольку резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».

       На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

       Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.

       1.5.12. Реквизит «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Он является обязательным для всех документов, кроме кратких, выполненных на бумаге формата А-5 (сопроводительное письмо).

       В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по — разному оформляется.

            Например:

1) Приказ — о чем (о ком)?  

     Приказ о приёме на работу.

2) Должностная инструкция — кого?

   Должностная инструкция секретаря — референта.

3) Положение — о чём?        

   Положение о бухгалтерии.

4) Акт, протокол, договор — чего?

   Акт инвентаризации. Протокол собрания. Договор аренды.

            В конце заголовка точка не ставится (по общим правилам оформления заголовка знаки препинания сохраняются). Заголовок в кавычки не заключаются. Если заголовок к тексту начинается с предлога «с» или «об», то он пишется с заглавной буквы, в остальных случаях со строчной буквы.

       Заголовок должен отражать краткое содержание документа (о чем документ) и необходим для эффективного поиска, регистрации документа без предварительного прочтения текста. Ошибочным является стремление уместить все содержание документа в его заголовок.

Реквизит «Заголовок» располагают от границы левого поля после реквизитов «Дата» и «Индекс документа». На типографских бланках для заголовка обозначены ограничительные скобки.

       Заголовок начинается с предлога «С» или «Об» и отглагольного существительного, обозначающего управленческое действие                                      («О регистрации ….», «О направлении …», «О создании…», «Об обеспечении…» и т.д.).

После отглагольного   существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие. Не следует начинать заголовок словами «Касательно…», «По вопросу…», «По делу…» и т.п.

       Заголовок не должен превышать пяти строк по 28 знаков в каждой. Если объем заголовка превышает пять строк, то его допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером № 12 через один межстрочный интервал, в конце него точка не ставится (по общим правилам оформления заголовков), внутри заголовка знаки препинания сохраняются. Заголовок в кавычки не заключается. Перенос слов с одной строки на другую недопустим. Каждая строка должна представлять относительно законченной по смыслу отрезок.

Не следует заканчивать строку союзом или предлогом. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.

Например: О выделении средств на

                                   строительство школы № 28

       1.5.13. Реквизит «Отметка о контроле» проставляется на документах, исполнение которых взято на контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают на уровне заголовка, на левом поле документа, обозначают буквой «К» (желательно красным, зелёным или синим цветом), словом «Контроль» или соответствующим штампом. Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя, в самом документе. Если указания такого нет, то срок контроля документа определяется в один месяц.

       1.5.14. Реквизит «Текст документа» (см. раздел «Требования к тексту документа).

       1.5.15. Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Ее имеют документы, в которых необходимо дополнить, разъяснить или детализировать вопросы, затронутые в тексте. Слово «Приложение» печатается с заглавной буквы от границы левого поля через три межстрочных интервала от текста. После слова «Приложение» (всегда в единственном числе) ставится двоеточие, за которым на одной строке с ним через один межстрочный интервал печатается название документа — приложения.

       В распорядительных документах отметка о наличии приложения не оформляется, сведения о наличии приложения не оформляется, сведения о наличии приложения указываются непосредственно в тексте распорядительного документа. Сведения о наличии приложения к письмам, справкам, планам и т.д. оформляют в сокращенной форме, если оно приводится в тексте основного документа. Для сброшюрованных приложений количество листов не указывают.

            Например: Приложение: на 5л. в 2 экз.

                                 Приложение: кн. в 2 экз.

            Если в тексте основного документа отсутствует название документа — приложения, то в отметке о приложении указывают ее наименование (без кавычек), то в отметке о приложении указывают ее наименование. Если в отметке указывается несколько документов — приложений, то сведения о них нумеруют, и они отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Все строки в отметке о наличии приложения выравниваются по вертикальной линии, проходящей после окончания слова «Приложение».

            Например:

Приложение: 1.Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

                         2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то числа листов не указывают.

       Если к документу прилагается документ, имеющий свое приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. в 1 экз.

       В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например: Приложение 2                                   или                              Приложение 2

                   к приказу директора института           к приказу директора АО «Квант»

                     от 15.06.2010 № 19                                                           от 22.09.2010   № 15

       В отметку о наличии приложения могут включаться дополнительные сведения о документе — приложении: об отправке документа только одному корреспонденту, гриф ограничения доступа к документу — приложению и номер его экземпляра и т.д.

            Например: Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес

                                 Приложение: кн., инв. № 43, экз. № 75 ДСП

       1.5.16. Реквизит: «Подпись» является обязательным реквизитом любого документа (служебного и личного). Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей между руководителями учреждения (предприятия, организации) и его заместителями. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за содержание документа.

       В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись (подписывать обязательно ручкой с синими чернилами) и расшифровка подписи. Она размещается ниже текста или отметки о наличии приложения к документу через 2-4 межстрочных интервалах от него. Наименование должности печатаются от границы левого поля, расшифровку подписи — на уровне последней строки в наименовании должности. В расшифровке подписи инициалы ставятся до фамилии. В скобки инициалы и фамилия не заключаются.

       Должность указывается полностью, если документ оформлен не на бланке.   В документах, оформляемых на бланке, указывают сокращенное наименование должности.

       В наименовании должности слово «заместитель» пишется полностью, а словосочетание «исполняющий обязанности» — в сокращенной форме «И.О.». Сокращенное наименование должности допустимо только в тексте.

       Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует в связи с болезнью, служебной командировкой или по другим причинам, то документ может быть подписан исполняющим обязанности. В этом случае заготовленное наименование должности и расшифровка подписи исправляют в соответствии с фактической подписью документа. Исправления могут производиться машинописным способом или чернилами (пастой) черного цвета. Не допускается перед наименованием должности ставить обозначение «За», «Зам» или косую черту.

       При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей отделяют друг от друга двумя межстрочными интервалами.

Генеральный директор                     Личная подпись                             И.А. Смирнов

Главный бухгалтер                             Личная подпись                          В.И. Кузнецов

       В документах, издаваемых совместно несколькими предприятиями, структурными подразделениями или подписываемых должностными лицами одно уровня управления (равных должностей), подписи располагаются на одном горизонтальном уровне.

            Например:

Заместитель Министра юстиции               Заместитель Министра финансов

Личная подпись       В.И. Иванов                          Личная подпись       Е.Г. Филатов

       При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

       В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением их обязанностей.

            Например:

Председатель комиссии:              Личная подпись                 В.Г. Матвеев

Члены комиссии:                           Личная подпись                 А.А. Федоров

                                                         Личная подпись                 Ю.В. Иванов

                                                         Личная подпись                 Г. С. Васильев

       1.5.17. Реквизит «Гриф согласования документа» используется при внешнем согласовании документа. Согласование — способ предварительного рассмотрения и оценки документов до их подписания. В зависимости от содержания документа согласование может проводиться как с подчиненными организациями, так и с неподчиненными организациями, вышестоящими организациями.

       При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф согласовании включает в себя:

—        слово «СОГЛАСОВАНО»;

—        наименование должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование его предприятия;

—        личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия);

—        дату согласования документа.

       Гриф согласования размещается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа, начиная от границы левого поля. Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй через 40 печатных знаков от него.

       Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек. Все элементы грифа должны печататься с новой строки от одной вертикальной линии через 1,5 межстрочных интервала друг от друга.

            Например:

           СОГЛАСОВАНО                                                                                СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 40                                                           Директор школы № 128

Личная подпись   И.И. Иванов                                            Личная подпись Б.Н. Баков

                   08.01.2011                                                                                         09.01.2011

           Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Например:

       СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.02.2006 № 451-805

       При согласовании документа с коллегиальным органом гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование документа, дата, номер и авто документа, которым осуществляется согласование.

Например:

            СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

страховой компании «Росгосстрах»

от 20.07.2010 № 11

       Визы согласования располагаются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма) ниже реквизита «Подпись». Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

            «ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ» оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке) и прилагается к документу. Об этом на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования.

Например:

             СОГЛАСОВАНО

Лист согласования прилагается

Личная подпись       Д.И. Пирогов

       23.03.2010

       Для ускорения процесса согласования проект документа может быть размножен и разослан в копиях заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляют, как правило, письмом.

       1.5.18. Реквизит «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Виза включает личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

            Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись   В.А. Сидоров

                                 25.08.2010

       Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается.

       При наличии замечаний или дополнений, визирующий излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений.            

Например:

Замечания прилагаются

Начальник ОК

Личная подпись   П.М. Киреев

       25.07.2010

       Для документа подлинник, которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

       Для документа подлинник, которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

       Возможно, оформление виз документа на отдельном листе согласован. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

       При отправке проектов актов (распоряжений, постановления) отметки о согласовании могут оформляться в специальной справке или на оборотной стороне первого листа проекта документа.

       В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

       При наличии компьютерной сети согласование документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

       1.5.19. Реквизит «Печать» используется для придания юридической силы особой группе документов. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Эти документы заверяются печатью организации. Письма, выполненные на бланках, не требуют удостоверения печатью.

       Оттиск проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть его личной подписи. Оттиск должен быть хорошо читаемым. Ответственного за хранение печати и место хранения печати организации определяет руководитель организации.

       Кроме основной печати — печати организации, существуют печати, предназначенные для использования в структурных подразделениях для заверения размноженных экземпляров рассылаемых распорядительных документов, при опечатывании сейфов, пакетов, бандеролей и т.п.

       1.5.20. Реквизит «Отметка о заверении копии» используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Этот реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

            Например:

ВЕРНО

Инспектор отдела кадров             Личная подпись                         Л.И. Иванова       10.01.2011

     На копии исходящего документа, остающейся в делах предприятия, дату ее заверения, наименование должности лица, заверившего копию, можно не указывать.

       При пересылке копии документов в другие организации или выдача ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью организации.

       При рассылке документов подведомственным организациям их копии заверяет своей подписью специалист, где хранится подлинный документ (на таких копиях в месте, где предусмотрена подпись руководителя, размещается печать организационного управления), затем в организационном управлении на подпись специалиста ставится печать «Организационное управление».

       1.5.21. Реквизит «Отметка об исполнителе» необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит состоит из фамилии (или фамилии, имени, отчества) исполнителя документа и номера телефона.

            Например:

Петров                         или                    Петров Иван Иванович

                   2 22 22                                                                 2 22 22

       Для получателя документа удобнее, когда исполнитель обозначен на лицевой стороне документа. Следует также обратить внимание на оформление номера телефона: тремя группами цифр без черточек.

       В ответах на письма граждан можно указать не только номер телефона, но и номера кабинета, если получатель письма захочет лично встретиться с человеком, подготовившим ответ.

       1.5.22. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка об исполнении делается на нижнем поле последнего листа документа слева.

       Данный реквизит включает следующие данные:

—        слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

—        ссылка на номер и дату ответного документа при отсутствии копии;

—        краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

—        подпись исполнителя и дата проставления отметки.

            Например:

В дело   18-14 за 1998г                           или           В дело № 01-05

Личная подпись 24.05.2006                        Отправлен факс от 01.04.2006 № 1218

                                                                                          Личная подпись 02.04.2006

       1.5.23. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» по возможности ставится на нижнем поле первого листа входящих документов. Данный реквизит состоит из сокращенного назначения организации, куда поступил документ, даты получения и входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения. Отметка о поступлении при необходимости может содержать указание на часы и минуты.

       В организациях обычно используют штамп, в котором от руки заполняют необходимые данные, или автоматический нумератор, в котором содержатся все элементы реквизита.

       1.5.24. Реквизит «Отметка для автоматического поиска документа».

       Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемы в организации.

II. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

   АДМИНИСТРАЦИИ МО «ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ»

       2.1. Оформление проектов постановлений и распоряжений   администрации МО.

       Проекты постановлений и распоряжений (оформляемые для подписания печатаются на бланках установленной формы А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм)

шрифтом Times New Roman размером № 14.

       Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле -20мм, правое -10мм, нижнее — 20мм, верхнее-20мм. При оформлении проекта на двух и более страницах верхнее поле этих страниц составляет 20мм.

       Постановления и распоряжения имеют следующие реквизиты:

1. Наименование вида акта — постановление, распоряжение.
2. Заголовок.

       Печатается от левого поля листа на расстоянии не менее 9см от верхнего края листа.

       Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос:                                 «О чем (о ком)? издается документ. Точка в конце заголовка не ставится.

     3. Текст.

       Отделяется от заголовка двумя интервалами.

       Текст проекта печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

       Текстовая часть проекта постановления, распоряжения подразделяется на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.

       Преамбула в постановлениях администрации оканчивается словом

«ПОСТАНОВЛЯЮ:». Преамбула в распоряжениях оканчивается, как правило, двоеточием.

       Пункты в тексте актов нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

       Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и состоят из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой (например: 2.1).

       Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны строиться, как правило, на основе структуры основного акта.

       При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте документа на них обязательно делается ссылка.

       4. Подпись.    

       Отделяется от текста двумя интервалами.

       Состоит из слов глава администрации МО «Винницкое сельское поселение» (Первый   заместитель главы администрации МО «Винницкое сельское поселение»), инициалы имени и фамилии главы (первого заместителя главы).

Слова «Глава администрации МО «Винницкое сельское поселение» ( или «Первый заместитель главы администрации МО «Винницкое сельское поселение») печатаются в две строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы имени и фамилия главы администрации ( или первого заместителя главы администрации) печатаются у правой границы текстового поля.

       5. Дата.

       Проставляется после подписания документа.

       Оформляется словесно-цифровым способом (например: 05 февраля 2011).

       Отделяется от реквизита «Наименование акта» двумя межстрочными интервалами. Печатается от левой границы текстового поля.

       6. Индекс (номер).

       Проставляется после подписания документа.

       Печатается после реквизита «Дата».

       7. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

       8. Приложения.

       Приложения оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое -3см, правое -2см, верхнее-2см и нижнее -2 см.

       В приложениях к акту приводятся положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал от этого слова дается ссылка на соответствующий нормативный акт.

           Все составные части реквизита печатаются через один интервал, самая длинная строка ограничивается первым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см.

       При наличии нескольких приложения они нумеруются.

Например:                                                                            ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                                                                              к постановлению АМО

                                                                           «Винницкое сельское поселение»

                                                                                             от 07 марта 2017года № 00

       Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех интервалов. Длина черты -3 см.

       При   наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО (согласуется в роде и числе с первым словом   наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, состав — УТВЕРЖДЕН, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ, программа — УТВЕРЖДЕНА) со ссылкой на нормативный акт, дату и номер. Оформляется аналогично приложению: УТВЕРЖДЕНО постановлением, распоряжением главы АМО, главы администрации АМО.

Например:                                                                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                                                                               постановлением АМО

                                                                           «Винницкое сельское поселение»

                                                                                            от 07 марта 2011года № 00

(приложение 1)

       Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка выделяется прописными буквами, жирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, С О С Т А В и т.д.). Заголовок приложения печатается жирным шрифтом через один интервал, отделяется от даты и номера акта двумя интервалами, от текста приложения — двумя интервалами.

     При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста).

Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

       Текст   приложения может быть оформлен в виде таблицы. Боковик графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

       Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования боковика и граф) повторяется на каждой странице.

       Листы приложения нумеруются, самостоятельно начиная со второго листа.

       При наличии в тексте приложения ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой (* или 1). Текст сноски печатается через один интервал в конце страницы или после приложения в целом под чертой.

       После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

       В положениях, уставах, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты, так же как и в тексте постановления, распоряжения. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.1.). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.1.1.2.).

       9. Визы.

       Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой и дату). Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа в нижней его части.

       Комплект документов, с которыми проект постановления, распоряжения вносится на подписание, оформляется в соответствии с требованиями к подготовке конкретных видов документов (сопроводительное письмо, справочные и аналитические материалы, указатель рассылки).

       Образцы оформления проектов постановлений и распоряжений администрации МО прилагаются (приложение 4 и 5 к Правилам…).

       2.2. Оформление контрольных карт поручений

       Контрольные карты поручений печатаются на бланках установленной формы.

       Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Для поручений на бланках форма А 4 левое и правое поля устанавливаются не менее 1 см, нижнее не менее 0,8 см.

       Поручение включает следующие реквизиты:

1. Исполнители поручения.

       Реквизит «Исполнителя поручения» включает фамилии должностных лиц, которым даны поручения.

1. Дата поручения.
2. Текст поручения. Содержание задания.

       Может   начинаться с обращения к должностному лицу. Текст поручения печатается от левой границы текстового поля. Образцы прилагаются (приложение 3 к Правилам …).

4. Срок исполнения назначен главой администрации МО.

5. Справка о выполнении поручения.

6. Подпись главы администрации МО (т.е. документ снят с контроля).

7. Штамп. Штамп или пометка «Контроль» проставляется в правом верхнем углу, если документу требуется продление срока исполнения.

2.3. Оформление справочно-информационных материалов

Справки и информации оформляются без применения бланков.

Справка и информация имеют следующие реквизиты:

     1. Название вида документа.

         Печатается центрованным способом:

СПРАВКА (ИНФОРМАЦИЯ)

о работе (наименование структурного подразделения администрации

МО «Винницкое сельское поселение») в первом полугодии 2017 года

     2. Текст.

       Текст документа печатается от левой границы текстового поля.

       Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. К текстовой части справки (информации) при необходимости могут быть приложены статистические данные, таблицы или иные материалы.

       3. Подпись.

       Справка (информация) подписывается руководителем структурного подразделения АМО «Винницкое сельское поселение» или работником, подготовившим справку с указанием должности, инициалов имени и фамилии.

       4. Визы.

       Приложения к справке (информации) визируются руководителем структурного подразделения и исполнителем, подготовившим справку.

       Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.

       5. Дата.

       Дата составления документа указывается словесно-цифровым способом.

       2.4. Оформление протоколов совещаний, заседаний, иных мероприятий и выписок из протоколов

       Протоколы совещаний, заседаний печатаются на бланках установленной формы или на стандартных листах бумаги формата А 4, шрифтом Times New Roman размером № 14.

       Верхнее поле документа устанавливается границами бланка.

       Протоколы совещаний, заседаний имеют следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа — протокол.
2. Вид совещания, заседания.
3. Дата и номер.

       Дата проведения совещания, заседания печатается ниже реквизита «Вид совещания, заседания». Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер — арабскими   цифрами. Дата и номер печатаются от левой границы текстового поля.

                 4. Место проведения совещания, заседания.

       При необходимости после реквизитов центрованным способом печатается название города или организации, где проводилось совещание, заседание.

                 5. Присутствовали.

       Печатается прописными буквами от границы левого поля документа. После слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» ставится двоеточие. Ниже указываются фамилии с инициалами имени и отчества (в алфавитном порядке) и должности присутствующих — справа от фамилий. Допускается оформлять список присутствующих отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.

                 6. Повестка дня.

       Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и подчеркивается, под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании, заседании при рассмотрении соответствующего вопроса.

                 7. Решение.

       Оформляется внутри каждого вопроса. Может быть пронумеровано арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

                 8. Подпись.

       Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов имени и фамилия).

                 9. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

                   10. Приложения.

      Оформляются на отдельном листе бумаги.

       На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через 1,5 интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.

       Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строкой. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.  

            Например:

                                                                                                           Приложение

к протоколу совещания

у заместителя главы

АМО «Винницкое сельское поселение»

от 25 января 2011 № 17

При наличии нескольких приложений они нумеруются (без значка №…).

       Выписка из протокола имеет следующие   реквизиты:

1. Наименование вида документа — выписка из протокола.
2. Вид совещания, заседания.
3. Дата и номер.

       Печатаются ниже реквизита «Вид совещания, заседания». Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер — арабскими цифрами. Дата и номер печатаются центрованным способом.

       4. Место проведения совещания, заседания.

       После всех предыдущих реквизитов центрованным способом печатается название города и организации, где проводилось совещание, заседание.

       5. Формулировка вопроса повестки дня.

       Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.

       6. Решение.

       Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.

       Каждый вопрос печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

       7. Подпись.

       Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициала имени и фамилии.

       8. Печать.

       Рассылаемые экземпляры выписок из протокола могут заверяться печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.

       9. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее № 6.

       10. Приложение.

       Образцы оформления протокола, формы краткого протокола, выписки из протокола прилагаются (приложение № 6,7 и 8 к Правилам…).

       2.5.Оформление служебных писем

       Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

       Письма оформляются на бланках установленных образцов форматов А4 и А5, шрифтом Times New Roman размером № 14.

       Письма структурных подразделений администрации МО «Винницкое сельское поселение» адресованные другим структурным подразделениям АМО «Винницкое сельское поселение» (внутренняя переписка), печатаются без применения бланков (на бумаге стандартных размеров).

       Письмо имеет следующие реквизиты:

1. Наименование администрации МО «Винницкое сельское поселение».
2. Наименование подразделения.
3. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса.
4. Дата.

       Оформляется словесно-цифровым способом: 09 апреля 2010 года.

5. Номер.

  Состоит из цифрового порядкового регистрационного номера, например: № 185.

6. Адресат.

       Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются в границах, отведенных для реквизита «Адресат». Длина максимальной строки не должна превышать 10см и ограничивается правой границей текстового поля.

       Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и служебной власти, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам.

       Наименование организации и структурного подразделения пишут должность в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения — в дательном

.

            Например:

                                                                                                         Комитет

по сельскому хозяйству

Ленинградской области

Начальнику

(наименование управления

или отдела)

И.О. Фамилия

       При адресовании письма руководителю организации или подразделения Правительства Ленинградской области их наименование входит в состав наименования должности адресата, (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже).

            Например:  

                                                                                                         Председателю

комитета по сельскому хозяйству

И.О. Фамилия

       Если письмо отправляют в несколько однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно:      

                                      Специалистам АМО

«Винницкое сельское поселение»

Директорам Домов Культуры и клубов

МКУ «Винницкое библиотечно-культурное

объединение»                          

       Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

       При направлении письма более в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом письме указывается только один адресат.

       При оформлении писем указывается полный почтовый адрес организации (кроме писем, адресованных Правительству Ленинградской области главам администраций городских и сельского поселения) или частного лица.

       7. Заголовок.

       Печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

       Допускается не указывать заголовок к текстам писем, оформляемых на бланках формата А5.

       8. Текст.

       Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

       Текст письма печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

       При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

       В письмах — ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

В этом случае дата и номер документа могут быть вынесены в заголовок.

     9. Приложение.

       Слово «Приложение» печатается с абзаца и подчеркивается. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

       Приложение: на 10 л. в 2 экз.

       Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

       Приложения:

1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государственного стандарта

     на 4 л. в 1 экз.

       Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

       Приложение: письмо (наименование подразделения) от 21 февраля 1996 г. № 11 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

       Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

       Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

       Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

       Приложение: брошюра в 2 экз.

       10. Подпись.

       Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.

       Для писем, оформляемых на бланке, подпись состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи, инициала имени и фамилии:

       Начальник управления                     Личная подпись                         И.О. Фамилия

       Для писем, оформляемых не на бланке, указываются полное наименование должности, личная подпись, инициал имени и фамилия. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия печатаются от правой границы текстового поля.

       При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

       На расстоянии двух интервалов от реквизита «Подпись» проставляется дата, ниже через один интервал — номер.

       Дата и номер печатаются от левой границы текстового поля.

       11. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

       Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

       12. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

       Печатаются в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.

       Образцы писем прилагаются.

1. 2.6.Оформление служебных записок.

       Служебная записка вносится руководителю, как правило, с учетом важности вопроса. Существо вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с приложением справочных или аналитических материалов).

       Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:

       1. Адресат.

       В состав реквизита «Адресат» входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже.  

            Например:                                                                              Главе администрации МО

«Винницкое сельское поселение

Подпорожского муниципального района

Ленинградской области»

         А.В.Кузнецову

       Наименование должности в реквизите «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата располагаются центрованным способом по отношению к наименованию должности.

     2. Заголовок.

       Заголовок располагается ниже реквизита «Адресат» от границы левого поля центрованным способом. Отвечает на вопрос «О чем (о ком)?» подготовлена записка. Точка в конце заголовка не ставится.

       Для служебных записок небольшого объема заголовок допускается не указывать.

       3. Текст.

       Текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу.

       Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

       4. Приложение.

       Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

       Приложение: на 5 л. в 2 экз.

       Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного), например:

       Приложения:

1. 1.Справка по итогам работы комитета в первом полугодии 2005 года на 4 л. в 2 экз.
2. 2.Основные данные о работе управления в первом полугодии 2005 года на 10 л.

1. Подпись.

       В состав реквизита «Подпись» входят: полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициалы имени и фамилия.

       Наименование должности печатается от границы левого поля.

       При подписании служебной записки несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования должностей печатаются центрованным способом. При подписании служебной записки   (записки) несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

         6. Дата.

       Оформляется словесно-цифровым способом, например:

20 октября 2006 года.

       Печатается ниже реквизита «Подпись» от левой границы текстового поля.

          7. Номер.

       Состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита «Дата» от левой границы текстового поля.

         8. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

      Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6.

Приложение 1 к   Правилам …

Перечень реквизитов по ГОСТ Р6.30-2003

01-    Государственный герб Российской Федерации;

02-    герб субъекта Российской Федерации;

03-    эмблема организации или товарный знак;

04-    код организации;

05-    основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06-    идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07-    код формы документа;

08-    наименование организации;

09-    справочные данные об организации;

10-    наименование вида документа;

11-    дата документа;

12-    регистрационный номер документа;

13-    ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14-    место составления или издания документа;

15-    адресат;

16-    гриф утверждения документа;

17-    резолюция;

18-    заголовок к тексту;

19-    отметка о контроле;

20-    текст документа;

21-    отметка о наличии приложения;

22-    подпись;

23-    гриф согласования документа;

24-    визы согласования документа;

25-    оттиск печати;

26-    отметка о заверении копии;

27-    отметка об исполнителе;

28-    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29-    отметка о поступлении документа в организации;

30-    идентификатор электронной подписи документа;

Приложение 4 к Правилам …

Образец проекта

Постановления главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

П Р О Е К Т

АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ ПОДПОРОЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

____________ № ______

С. Винницы

Заголовок к тексту документа

Т е к с т

[Констатирующая часть

Вступление (указывает причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания решения)

Распорядительная часть

(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1.

1.2.

и т.д.

2. Срок исполнения.

3. Ответственные за исполнение (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением.)]

Глава администрации ________________   _________________________________________

                                               подпись                                           Инициалы, фамилия

Визы согласования :                                                                       Список рассылки :

И.И.Иванов ____________ (расшифровка подписи) (дата)                             н-р: дело — 1                                             

                           (подпись)

П.Н.Петров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                 ОВД — 1                

                           (подпись)

А.А.Сидоров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                                КДН и ЗП — 1

                           (подпись)                                                               _______________________

                                                                                                                             всего : 3   экз.                            

А.Иванов ______________________________

2 22 22     (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 5 к Правилам …

Образец проекта

Распоряжения главы администрации МО «Винницкое сельское поселение Подпорожского муниципального района Ленинградской области»

П Р О Е К Т

АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВИННИЦКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ ПОДПОРОЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

____________ № ______

с. Винницы

Заголовок к тексту документа

Т е к с т

[Констатирующая часть

Вступление (указывает причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания решения)

Распорядительная часть

(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1.

1.2.

и т.д.

2. Срок исполнения.

3. Ответственные за исполнение (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)].

Глава администрации   ________________           _____________________________________    

                                                 подпись                                            Инициалы, фамилия

Визы согласования:                                                                        Список рассылки :

И.И.Иванов ____________ (расшифровка подписи) (дата)                              н-р: дело -1                     

                           (подпись)

П.Н.Петров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                   КФ — 1                

                          (подпись)

А.А.Сидоров ____________ (расшифровка подписи) (дата)                                         УСЗН — 4                                                                                                             

                           (подпись)                                                               ____________________

                                                                                                            всего :   6 экз.                     

А.Н. Волгин ____________________________

2 22 22     (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 6 к   Правилам …  

ОБРАЗЕЦ   протокола  

ПРОТОКОЛ

заседания _________________________________________

         (наименование совета комиссии)

от __________________2017 года                                                № __________

         с. Винницы

Администрация МО

«Винницкое сельское поселение»

Председатель — ________________________________________________________________

                                                                             (инициалы, фамилия)

Секретарь       —   ________________________________________________________________

                                                                             (инициалы, фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены комиссии:

______________________________________________________________________________

(инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Приглашенные:

Руководители структурных подразделений АМО » Винницкое сельское поселение» :

_______________________________________________________________________________

         (инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Депутаты Совета депутатов МО » Винницкое сельское поселение» :

______________________________________________________________________________

       ( инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Работники структурных подразделений АМО » Винницкое сельское поселение » :

_______________________________________________________________________________

         (инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

            1. О  социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в   2018 году

(Доклад главы администрации МО А.В.Кузнецова);

            2. Об  участии Винницкого сельского поселения в целевых   инвестиционных программах на 2018 год.

(Информация зам. главы АМО Г.К.Мошникова)         

1.СЛУШАЛИ:

_____________________   —     _____________________________________________

(Ф.И.О. докладчика, должность)                         (содержание выступления основного докладчика)

_______________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

РЕШИЛИ:

1._____________________________________________________________________________

                                                                         ( в соответствии с   п.1 повестки дня)

1.1.Одобрить   в основном …

1.2. В недельный срок доработать …

1.3. Поручить …

Результаты голосования:

«За»_____, «Против»_______, «Воздержались»________   (или решение принято единогласно)

Решение принято   (решение № ___ от _________ ).

2. СЛУШАЛИ: … (п.2 оформляется так же, как п.1)

Председатель                             Подпись                                       И.О.Фамилия

Секретарь                                 Подпись                                       И.О.Фамилия

Приложение 7 к Правилам …

ОБРАЗЕЦ формы краткого протокола  

ПРОТОКОЛ

_______________________________________________________________

наименование   заседания

от __________________2017 года                                                 № __________

         с. Винницы

Администрация МО

«Винницкое сельское поселение»

Председатель — _______________________________________________________________

                                                                             (инициалы, фамилия)

Секретарь       —   ________________________________________________________________

                                                                              (инициалы, фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены комиссии:

______________________________________________________________________________

(инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Приглашенные:      (общее   количество)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

            1. О  социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в   2018 году

(Доклад главы администрации МО А.В.Кузнецова);

            2. Об  участии Винницкого сельского поселения в целевых   инвестиционных программах на 2018 год.

(Информация зам. главы АМО Г.К.Мошникова)         

1.СЛУШАЛИ:

А.В.Кузнецов — глава администрации МО, о социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в 2018 году

(Информация прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

1. Г.К.Мошников — зам. главы администрации МО, о недостатках в лесопромышленном комплексе.

2. А.П. — директор ООО «ОЛИМП», о проблемах заготовки деловой древесины

РЕШИЛИ:

1. Информацию принять к сведению. (в соответствии с   п.1 повестки дня)

Результаты голосования:

«За»______, «Против»______, «Воздержались»______ (или решение принято единогласно)

Решение принято (решение № ____от ___________).

2. СЛУШАЛИ: … (п.2 оформляется так же, как п.1)

Председатель                             Подпись                                      И.О.Фамилия

Секретарь                               Подпись                                       И.О.Фамилия

Приложение 8 к Правилам …

ОБРАЗЕЦ выписки   из протокола

ВЫПИСКА   ИЗ   ПРОТОКОЛА

______________________________________________________________________

наименование   заседания

от __________________2017 года                                                 № __________

         с. Винницы

Администрация МО

«Винницкое сельское поселение»

Председатель — ______________________________________________________________

                                                                        (инициалы, фамилия)

Секретарь       —   ________________________________________________________________

                                                                           (инициалы, фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены комиссии:_______________________________________________________________

                             (инициалы и фамилии в алфавитном порядке, наименование должности)

Приглашенные:      (общее   количество)  

ПОВЕСТКА ДНЯ:

            1. О  социально-экономическом развитии Винницкого сельского поселения в   2018 году

(Доклад главы администрации МО А.В.Кузнецова);

            2. Об  участии Винницкого сельского поселения в целевых   инвестиционных программах на 2018 год.

(Информация зам. главы АМО Г.К.Мошникова)         

2.СЛУШАЛИ:

_____________________   —     _____________________________________________

(Ф.И.О. докладчика, должность)                         (содержание выступления основного докладчика)

____________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

______________________ — _______________________________________________

(Ф.И.О., должность)                                           (содержание выступления в прениях)

РЕШИЛИ:

1._____________________________________________________________________________

                                                       ( в соответствии с   п.2 повестки дня)

Результаты голосования:

«За»_____, «Против»_______, «Воздержались»________   (или   решение принято единогласно)

Решение принято   (решение № ___ от _________ ).

Председатель                             Подпись                                      И.О.Фамилия

Секретарь                                 Подпись                                     И.О.Фамилия

---

[1] ЦЭПМК — Центральная Экспертно-Проверочная Методическая Комиссия

[2] ЦЭПМК — Центральная Экспертно-Проверочная Методическая Комиссия