Требования к опыту работы в должностной инструкции

Должностная инструкция работника в вопросах и ответах

Обязаны ли работодатели составлять должностные инструкции?

Если мы говорим об обычных работодателях, то нет, не обязаны. Должностные инструкции должны быть, к примеру, у госслужащихч. 1 ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, сотрудников местных органов властип. 2 ч. 1 ст. 12 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, полицейскихп. 2 ч. 1 ст. 27 Закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ. Это прямо прописано в специальных законах.

А в Трудовом кодексе такого понятия, как «должностная инструкция», вообще нет. По сути, ее можно отнести к локальным нормативным актам, которые работодатели разрабатывают и принимают по своему усмотрениюст. 22 ТК РФ. Поэтому они вправе решать, составлять им должностные инструкции или нетПисьмо ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299. Никакой ответственности за их отсутствие не предусмотрено.

В чем польза должностной инструкции?

Во-первых, в ней можно подробно расписать весь функционал работника. Тогда не придется отягощать перечнем обязанностей трудовой договор. В нем достаточно будет сделать лишь отсылку на должностную инструкцию (например, «работник принят на должность юрисконсульта с выполнением должностных обязанностей согласно должностной инструкции от ___ № ___»). В противном случае даже малейшее уточнение обязанностей придется согласовывать с работником и оформлять допсоглашением к трудовому договору.

Во-вторых, четко сформулировав в должностной инструкции требования к уровню образования, квалификации, стажу работы, работодатель будет иметь все основания отказывать в приеме на работу тем, кто не подходит под эти требования.

В-третьих, должностная инструкция пригодится, чтобы обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Можно ввести разные категории одной и той же должности или добавлять к названию должности слова «старший», «младший», «ведущий», расписав для них разные требования к уровню профессиональной подготовки.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Исторически так сложилось, что ее обычно разбивают на следующие разделы.

Раздел «Общие сведения». В нем, как правило, содержатся:

•обобщенные сведения о должности («Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности юрисконсульта»);

•подчиненность («Юрисконсульт подчиняется непосредственно руководителю правового департамента»);

•требования к образованию и стажу работы по специальности («На должность юрисконсульта назначается лицо, имеющее высшее юридическое образование (бакалавриат или магистратура) и стаж работы в должности юрисконсульта не менее 1 года»).

Раздел «Должностные обязанности». Это самый важный раздел инструкции. Его пропишите как можно детальнее, перечислите все, что должен делать сотрудник и в какие сроки. Здесь же можно предусмотреть, кого работник замещает.

Также в этом разделе имеет смысл указать, что работник должен знать — к примеру, конкретный СанПиН или ГОСТ, правила противопожарной безопасности или требования по охране труда. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Раздел «Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством». Здесь четко должно быть прописано, от кого, когда, как и какую информацию получает работник. А также к кому и по каким вопросам он может обратиться.

А вот раздел «Ответственность», вопреки расхожему мнению, совсем необязателен. Ведь как привлекать к материальной и дисциплинарной ответственности, написано в ТК РФ. И ничего тут добавить или убавить при помощи должностной инструкции не получится.

Что лучше — составлять именные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей?

Это работодатель должен решать сам исходя из целесообразности. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности со схожими обязанностями (к примеру, менеджеры по продажам), то достаточно составить единую для всех типовую должностную инструкцию. И приложить к ней лист ознакомления, где распишется каждый сотрудник.

Составлять именные или персонифицированные инструкции с указанием не только должности, но и ф. и. о. конкретного сотрудника имеет смысл, если должности работников называются одинаково, но их обязанности принципиально различаются.

Допустим, в компании есть два штатных переводчика. Один занимается исключительно устными синхронными переводами на переговорах руководства с иностранными партнерами. А второй, наоборот, работает только с документами — готовит письма и запросы зарубежным контрагентам, переводит входящую корреспонденцию из-за рубежа. То есть люди делают разную работу, но оба называются переводчиками. Тогда нужно составить отдельную должностную инструкцию для каждого из них.

Но учтите, что при каждой смене кадров именную инструкцию придется утверждать заново.

Что не надо писать в должностной инструкции?

Во-первых, не переносите туда нормы Трудового кодекса. Это бессмысленно. Если включить в инструкцию обязанности работника из ст. 21 ТК РФ (например, выполнять установленные нормы труда, бережно относиться к имуществу работодателя), то от этого они не станут более обязательными. А если не включить, то работник все равно должен будет эти обязанности выполнять.

Во-вторых, не нужно использовать общие фразы и выражения. Это обороты наподобие «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации», «проводить линию на увеличение производительности». В них нет смысловой нагрузки, и непонятно, что конкретно должен сделать работник. Наказать его за неисполнение таких требований вряд ли получится.

Следуйте правилу «меньше воды». Чем четче будет написана должностная инструкция, тем лучше и работнику, и работодателю. Первому ясно, чего от него хотят и какова зона его ответственности, второму понятно, за какие огрехи сотрудника можно наказать, если что. Трехстраничный документ с конкретным перечнем обязанностей гораздо полезнее «талмуда» с набором общих фраз.

Вот выдержка из должностной инструкции кассира с удачными, на наш взгляд, формулировками.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

3. Должностные обязанности

Кассир исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает, выдает, учитывает, хранит деньги с соблюдением законодательства РФ и локальных нормативных актов работодателя.

3.2. Получает деньги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, командировочных и других расходов.

3.3. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет наличие денежных сумм с остатком по кассовой книге.

3.4. Составляет описи ветхих купюр и передает их в учреждения банка с целью замены на новые.

3.5. Передает деньги инкассаторам.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Все зависит от того, что именно в инструкции вы хотите поменять.

Предположим, нужно просто уточнить, в каком порядке выполняется та или иная работа, или изменить требования к профессиональным навыкам. Тогда достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней сотрудников под роспись.

А вот если нужно поменять трудовую функцию, к примеру расширить круг обязанностей сотрудника, то в одностороннем порядке это сделать не получится. Помимо редактирования самой инструкции, придется также дать работнику на подпись допсоглашение к его трудовому договору с указанием новых обязанностей. Если он его подпишет, значит, он согласен с дополнительным функционалом.

Дополнять обязанности работника без его согласия — весьма муторная процедура, которая допускается только при изменении организационных или технологических условий труда в компаниист. 74 ТК РФ.

* * *

Напомним, работник, занимающий должность, для которой была принята должностная инструкция, обязан ее выполнять с того момента, как ознакомился с ней под роспись и до:

•или перевода на другую должность;

•или ознакомления с новой редакцией этой инструкции.

Кадровое дело

Вопрос

В некоторых профстандартах в рекомендованных должностях нет категорий. Может ли работодатель сам добавить к этим должностям категории или приставки ведущий/главный??

Ответ

Ответ на вопрос:

Для должностей специалистов могут устанавливаться квалификационные категории (раздел «Общие положения» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Стоит отметить также, что с введением профстандартов квалификационные справочники не отменены и продолжают действовать.

Квалификационным справочником по отдельным группам специалистов предусмотрено внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории (специалист, III категория, II категория, I категория) устанавливаются руководителем организации с учетом степени самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственности за принимаемые решения, отношения к работе, эффективности и качества труда, а также профессиональных знаний, опыта практической деятельности, определяемого стажем работы по специальности, и др.

Внимание: В отношении, например, специалистов по кадрам отсутствует внутридолжностное деление на категории. Таким специалистам категории не присваиваются.

При этом категория «ведущий» является производной от соответствующих базовых должностей, содержащихся в Квалификационном справочнике, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Должностные обязанности категории «ведущий» устанавливают на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Помимо этого на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро). Требования к необходимому стажу работы категории «ведущий» повышаются на 2–3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.

Таким образом, в данном случае можно сказать, что законодательство не содержит запрета на использование в наименовании должности специалиста слова «ведущий».

При этом, в должностных инструкциях данных работников должны быть предусмотрены обязанности как по занимаемой должности, так и функции руководителя и ответственного исполнителя работ либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро).

Также, в должностных инструкциях данных работников необходимо указать требования к необходимому стажу работы выше на 2–3 года по сравнению с предусмотренными требованиями для работников без указания ведущий.

Применение должностного наименования «старший» возможно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Должность «старшего» может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. Для должностей специалистов, по которым предусматриваются квалификационные категории, должностное наименование «старший» не применяется. В этих случаях функции руководства подчиненными исполнителями возлагаются на специалиста I квалификационной категории.

Категория «главный» предусматривается в справочнике для ряда руководящий должностей. Например, главный бухгалтер, главный инженер и т.д. Такая категория есть и в профстандартах. См, например, профстандарт бухгалтера.

Присвоение, а также повышение (понижение) квалификационных категорий служащим осуществляется на основании рекомендаций аттестационных комиссий. При подготовке рекомендаций о присвоении квалификационных категорий учитываются следующие факторы: профиль организации, уровень теоретической подготовки и практических навыков, соответствие квалификационным характеристикам (должностным инструкциям) специалистов и стаж работы.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией согласно действующему положению о порядке проведения аттестации. О проведении аттестации см. здесь:http://budget.1kadry.ru/#/document/130/51135/?step=8.

Порядок проведения аттестации устанавливается трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников (см. Письмо от 30.04.2008 N 1028-с).

О применении профстандартов можно подробно посмотреть в доп. материалах.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: В каких случаях вводится должностное наименование «главный», «ведущий», «старший»

Категории «ведущий», «старший» являются производными от соответствующих базовых должностей, содержащихся в Квалификационном справочнике, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Применение должностного наименования «старший» возможно, если сотрудник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Данная должность может быть установлена в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении сотрудника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. При этом для должностей специалистов, по которым предусматриваются квалификационные категории (например, инженер I категории), должностное наименование «старший» не применяется.

Должностные обязанности категории «ведущий» устанавливают на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Помимо этого на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро). Требования к необходимому стажу работы категории «ведущий» повышаются на 2–3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.

Такие правила установлены пунктом 7 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Категория «главный» в отдельных случаях прямо предусмотрена Квалификационным справочником, утвержденным постановлением Минтруда России от 21августа 1998 г. № 37, в наименовании должности и связана с повышенными квалификационными требованиями к занятию таких должностей (главный инженер, главный бухгалтер, главный энергетик и т. п.). Помимо этого категория «главный» может быть установлена локальным актом организации в зависимости от требования к образованию и квалификации сотрудника, например, «главный специалист по…» (ст. 8 ТК РФ).

Из ответа «Как составить штатное расписание»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ответ: Как применять профессиональные стандарты

Назначение профстандартов

Для чего разрабатывают профессиональные стандарты

Профессиональный стандарт представляет собой характеристику квалификации, которая необходима работнику для выполнения определенного вида профессиональной деятельности (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). Стандарт может быть разработан как для определенной должности или профессии, например для сварщика, педагога, так и на виды деятельности, в которые входят целые группы родственных должностей и профессий, например управление персоналом, СМИ, специалисты в области финансов.

В отличие от применяемых сегодня ЕКС и ЕТКС структура описания квалификационной характеристики в профессиональном стандарте предусматривает использование более современной конструкции, отвечающей реалиям современного бизнеса и рынка труда. В профессиональных стандартах предусмотрены взаимосвязанные требования к уровню знаний работника, его умениям, профессиональным навыкам, опыту работы. Собственно профессиональные стандарты идут на смену тем самым справочникам, которые на текущий момент утратили свою актуальность и уже не могут в полной мере отвечать современным требованиям бизнеса и реальным условиям рынка труда.

Современный профессиональный стандарт представляет собой набор обобщенных трудовых функций с расшифровкой возможных наименований должности работников и необходимых требований к образованию и опыту работы для выполнения данной функции. Далее каждая обобщенная функция распадается на отдельные трудовые функции, содержащие перечень конкретных действий, которые должен выполнять работник, а также требования к знаниям и умениям, необходимым для выполнения данной трудовой функции. В зависимости от наличия соответствующих знаний и умений, а значит, и возможности выполнять ту или иную функцию определяется и уровень квалификации работника.

В результате работодатели смогут широко применять профессиональные стандарты в следующих целях:

формирования кадровой политики и управления персоналом, в том числе определения трудовой функции работника для ее фиксирования в трудовом договоре или должностной инструкции;

организации обучения и аттестации работников в качестве ориентира и проверки наличия у работников знаний и навыков работы, необходимых современному специалисту;

тарификации работ и присвоения тарифных разрядов работникам, а также установления систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления.

Об этом говорится в подпункте «а» пункта 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23.

Помимо прочего, профстандарты будут применять при разработке образовательных стандартов и программ как федерального, так и местного уровня (подп.«б», «в» п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23). Это необходимо, чтобы сократить существующий в настоящее время разрыв между знаниями, которые получают студенты в рамках образовательных программ, и знаниями, которые в реальности нужны современному бизнесу. То есть профессиональные стандарты представляют собой инструменты, позволяющие создать устойчивое и эффективное взаимодействие сферы труда и сферы образования и обеспечить рациональное использование человеческих ресурсов.

При таком комплексном подходе к профстандартам их применение позволит работодателям:

повышать производительность труда, улучшать качество производства и выпускаемой продукции и тем самым не только поддерживать, но и усиливать свою конкурентоспособность;

снижать издержки на подбор кадров и проведение корпоративного обучения;

легко определять умения и знания, необходимые для конкретной профессии;

более точно оценивать потребности и возможности в профессиональной подготовке кадров;

эффективно обновлять знания, умения и компетенции работников и повышать их уровень.

Работникам же внедрение профстандартов позволит:

определять умения и знания, необходимые для конкретной профессии или должности;

более точно оценивать свои потребности и возможности в профессиональной подготовке;

планировать и реализовывать четкие и ясные пути карьерного роста;

получать рекомендации и направления от работодателя для прохождения дополнительного обучения, сертификации.

Внимание: 2 мая 2015 года был опубликован Закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ о порядке применения работодателями профессиональных стандартов, который вносит соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ и Закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Так, согласно закону, с 1 июля 2016 года работодатели обязаны будут применять профстандарты, только если требования к квалификации, которая необходима сотруднику для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом РФ, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами. В остальных случаях, когда обязательность применения содержащихся в профстандартах квалификационных характеристик не установлена, применять профстандарты будут в качестве основы для определения требований к квалификации сотрудников.

Кроме того, формирование требований федеральных государственных образовательных стандартов профессионального образования к результатам освоения основных образовательных программ профессионального образования в части профессиональной компетенции будут осуществлять на основе соответствующих профессиональных стандартов при их наличии.

Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов, а также установления тождественности наименований должностей, профессий и специальностей, содержащихся в едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, наименованиям должностей, профессий и специальностей, содержащимся в профессиональных стандартах, установит Правительство РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Разработка стандартов

Как происходит разработка профессиональных стандартов

Разработка профессиональных стандартов – большая комплексная задача, которая будет реализована постепенно. В планах на ближайшие три года утверждение порядка 800 стандартов по самым разным направлениям. В настоящее время большинство стандартов находятся в стадии разработки. В то же время в числе первых утверждены стандарты педагога, социального работника, программиста, сварщика.

Полный перечень утвержденных стандартов приведен в таблице.

Разработка стандартов происходит в соответствии с утвержденными планами. Среди них:

план разработки профессиональных стандартов на 2014–2016 годы, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 31 марта 2014 г. № 487-р;

план-график подготовки профессиональных стандартов в 2013–2014 годах, утвержденный приказом Минтруда России от 30 ноября 2012 г. № 565.

Работодатели вправе принять участие в разработке проектов профессиональных стандартов (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23). Для этого необходимо направить уведомление о разработке проекта по адресу prof.standart@niitss.ru (ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования»). Рекомендуемый образец уведомления размещен на официальном сайте Минтруда России. Помимо уведомления работодатель представляет в Минтруд России следующий комплект документов:

• проект профессионального стандарта;
• пояснительную записку к проекту;
• сведения об организациях, принявших участие в разработке и согласовании профессионального стандарта;
• информацию о результатах обсуждения проекта профессионального стандарта с представителями работодателей, профессиональных сообществ, профессиональных союзов и других заинтересованных организаций.

Такой порядок след ет из пункта 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23.

При разработке проекта профессионального стандарта необходимо руководствоваться следующими документами:

• постановление Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23 о правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов;
• Методические рекомендации по разработке профессионального стандарта, утвержденные приказом Минтруда России от 29 апреля 2013 г. № 170н;
• макет профессионального стандарта, утвержденный приказом Минтруда России от 12 апреля 2013 г. № 147н;
• уровни квалификаций в целях разработки проектов профессиональных стандартов, утвержденные приказом Минтруда России от 12 апреля 2013 г. №148н.

На это указывает пункт 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23. Аналогичные разъяснения приведены насайте Минтруда России.

В течение 10 календарных дней со дня поступления проекта профессионального стандарта Минтруд России:

• информирует его разработчика об отклонении или о принятии проекта к рассмотрению;
• размещает проект профстандарта, принятого к рассмотрению, на сайте www.regulation.gov.ru для проведения общественного обсуждения;
• направляет проект профстандарта в соответствующий федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий нормативно-правовое регулирование в соответствующей сфере деятельности, который готовит свои замечания и предложения по проекту.

Срок общественного обсуждения составляет не более 15 календарных дней со дня размещения проекта профессионального стандарта на сайте. Федеральный орган направляет в Минтруд России свои замечания и предложения по проекту профстандарта также в течение 15 календарных дней со дня его получения.

После этого Минтруд России направляет проект профстандарта вместе с результатами его рассмотрения федеральным органом и итогами общественного обсуждения в Национальный совет по профессиональным квалификациям. Национальный совет проводит экспертизу документа и направляет соответствующее экспертное заключение в Минтруд России. На законодательном уровне не закреплен срок проведения такой экспертизы. На практике заседания Национального совета проходят с периодичностью один раз в один или два месяца, то есть примерно столько времени длится экспертиза проектов профстандартов.

В течение семи календарных дней после получения заключения Национального совета Минтруд России принимает решение об утверждении или отклонении проекта профессионального стандарта и информирует о принятом решении разработчика профстандарта.

Такие правила предусмотрены в пунктах 13–15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23.

В среднем рассмотрение и утверждение профстандарта на практике длится около трех месяцев (п. 13–15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23).

Сведения об утвержденных профессиональных стандартах вносят в специальный реестр, порядок создания и ведения которого устанавливает Минтруд России (п. 17 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23). Информацию об утвержденных профессиональных стандартах Минтруд России направляет в Минобрнауки России в течение 10 дней после вступления их в силу, для того чтобы их положения были учтены при разработке федеральных государственных образовательных стандартов профессионального образования (п. 19 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23).

Проекты профессиональных стандартов могут быть разработаны как за счет собственных средств работодателя, так и за счет средств федерального бюджета на основе государственного контракта, заключаемого в соответствии с Законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ (п. 7, 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 22 января 2013 г. № 23). Так, например, перечень проектов профстандартов, разрабатываемых за счет средств федерального бюджета, указан в приложении к приказу Минтруда России от 8 мая 2013 г. № 200.

Вопрос из практики: нужно ли менять должностные инструкции из-за введения профессиональных стандартов

До введения профессиональных стандартов и признания ныне действующих квалификационных справочников утратившими силу обязанность менять должностные инструкции не возникает.

В настоящее время профессиональные стандарты только разрабатывают. Перечень утвержденных стандартов приведен в таблице. Их массовое применение и использование начнется не ранее 2015 года, а возможно, даже позже.

После того как основные профстандарты разработают и утвердят, будет сформирован новый классификатор профессий, разделенный для конкретных отраслей, областей профессиональной деятельности. Планируется, что после этого ныне действующий квалификационный справочник будет отменен, и вот тогда уже, вероятно, потребуются отдельные изменения в должностных инструкциях работников.

Вместе с тем уже сейчас организации, принимая новых работников на должности, по которым профессиональные стандарты утверждены, при необходимости могут пересматривать должностные инструкции и включать в них навыки, знания и умения из новых профстандартов. Однако в настоящее время это является именно правом, а не обязанностью организации.

Вероника Шатрова,

эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

Документооборот / Образцы и комментарии

Как установить разные оклады по одной должности: вводим квалификационные категории

Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Можно ли установить разные оклады по одной должности?

– Да, можно, если ввести квалификационные категории.

Обязательно ли менять штатное расписание, вводя категории по должности?

– Да, обязательно.

Нужно ли заключать дополнительное соглашение с работником, которому присвоена квалификационная категория?

– Да, нужно.

Любой кадровик знает, что трудовое законодательство запрещает дискриминацию в сфере оплаты труда. Работники с одинаковой квалификацией, выполняющие идентичную трудовую функцию, должны иметь равные оклады по штатному расписанию. В то же время, если функционал сотрудников отличается по объему или сложности работ, им можно установить разные оклады, предусмотрев квалификационные категории в рамках одной должности. Как это оформить? Обязательно ли при этом проводить аттестацию сотрудников? Нужно ли корректировать штатное расписание? Потребуется ли вносить изменения в должностные инструкции?

Что такое квалификационные категории

Если в организации принято решение дифференцировать оплату труда в зависимости от квалификации сотрудников, можно разделить ту или иную должность на категории. При этом к названию должности недостаточно просто добавить слова «старший», «младший», «ведущий». Нужно прописать для каждой категории разные требования к уровню образования, квалификации и опыту работы.

Трудовой кодекс не содержит понятия квалификационная категория, и в большинстве случаев работодатель не обязан ее устанавливать. Квалификационный справочник № 37 предусматривает деление на категории для некоторых должностей специалистов. Например, должность инженера может быть разбита на должности инженера 1-й категории, инженера 2-й категории и собственно инженера; должность юрисконсульта – на юрисконсульта 1-й категории, юрисконсульта 2-й категории, юрисконсульта и т. д. Однако соблюдать требования квалификационных справочников необходимо лишь в двух случаях (абз. 3 ч. второй ст. 57, ст. 143, 144 ТК РФ):

Совет

Не забудьте внести запись о присвоении квалификационной категории в трудовую книжку и личную карточку работника

– если выполнение работы по определенной профессии или должности связано с предоставлением компенсаций, льгот или наличием ограничений (например, педагоги, медики и др.); 
– если работодатель – государственное или муниципальное учреждение.

Когда к наименованию должности добавляется слово «старший», то это предполагает, что сотрудник имеет подчиненных и осуществляет руководство ими либо на него возлагается функция управления самостоятельным участком работы. Если сотрудник отвечает за направление деятельности, координирует или осуществляет методическое руководство группами исполнителей, к его должности можно добавить слово «ведущий». При этом он должен иметь стаж работы на два-три года больше, чем специалист 1-й категории на аналогичной должности (п. 7 Общих положений Квалификационного справочника № 37).

Внимание!

Переименование должности без изменения трудовой функции переводом не является (ст. 72.1 ТК РФ)

В то же время коммерческие организации вправе самостоятельно определять наименования должностей и классов квалификации. Поэтому часто можно встретить градацию «младший – старший – ведущий», не основанную на требованиях Квалификационного справочника № 37.

В каком локальном акте можно разделить должности на категории

Разбивка должностей на отдельные категории может быть отражена в любом локальном нормативном акте организации: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о категориях должностей и т. д. (ст. 8 ТК РФ). Однако чаще всего такое разделение указывается в положении об оплате труда. Если в документе ранее не было подобной градации, в него нужно внести изменения. Для этого руководитель организации должен издать приказ.

Поскольку введение категорий, как правило, влияет на размер окладов, необходимо внести изменения в штатное расписание. Изменения оформляются приказом руководителя организации (образец ниже). В нем нужно отметить, какие штатные единицы исключаются из штатного расписания, а какие подлежат включению в него с указанием должностных окладов и повышающих коэффициентов.

Внимание!

За установление «вилки» окладов работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ)

Нужно ли проводить аттестацию, чтобы присвоить сотруднику квалификационную категорию

Формально работодатель не обязан проводить аттестацию сотрудника для того, чтобы присвоить ему категорию. Однако эта процедура позволит объективно оценить квалификацию и профессиональные навыки работника, соответствие критериям категории по занимаемой должности. Заключение аттестационной комиссии будет служить основанием для издания приказа руководителя о присвоении квалификационной категории.

Порядок аттестации должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации. Приказ о проведении аттестации может быть составлен в произвольной форме (образец ниже). Сотрудники, ответственные за исполнение приказа, должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Заключаем дополнительные соглашения и корректируем должностные инструкции

Каждая квалификационная категория внутри базовой должности предполагает свой объем и специфику работ. Поэтому при изменении категории, как правило, меняется трудовая функция, что должно оформляться переводом (ст. 72.1 ТК РФ). Однако, даже если трудовая функция не изменится, присвоение категории повлияет на размер оклада работника и наименование должности. Поэтому в любом случае нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец ниже).

В разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что размер заработной платы устанавливается трудовым договором, а не штатным расписанием

Когда при присвоении категории меняются условия трудового договора, работника нужно письменно уведомить об этом не менее чем за два месяца. Если он не согласится работать в новых условиях, предложите ему другую имеющуюся работу, подходящую по состоянию здоровья. При отсутствии такой работы или при отказе от нее сотрудника, его можно уволить по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса (ст. 74 ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения при необходимости издайте приказ о переводе. Также внесите изменения в должностные инструкции. Порядок корректировки зависит от того, является ли этот документ приложением к трудовому договору или выступает в качестве самостоятельного акта. В первом случае изменения отражаются в дополнительном соглашении к трудовому договору. Во втором – должностная инструкция утверждается в новой редакции приказом руководителя организации.

Судебные решения, которые поменяют ваш взгляд на кадровое дело

Лектор:Александр КУРЕННОЙ, доктор юридических наук, профессор, завкафедрой трудового права юридического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, заслуженный юрист России

Программа: 

• Судебная практика в российской правовой системе: является ли она источником права? 
• Традиционная позиция Верховного Суда РФ при вынесении решений и определений 
• Некоторые интересные дела (по категориям / институтам трудового права)

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Илона КАЛМЫКОВА, заместитель генерального директора по юридическим вопросам ООО «Стройинвест» (г. Волгоград):

– Чтобы установить разные оклады сотрудникам, занимающим одинаковые должности, введите квалификационные категории. При этом можно руководствоваться справочниками, утвержденными Минтрудом России. Закрепите категории в штатном расписании, а порядок их присвоения – в положении об оплате труда.

Наталья БАГРОВА, методолог, BDO Unicon Outsourcing (Москва):

– Квалификационные категории могут присваиваться сотрудникам по результатам аттестации. В этом случае нужно закрепить порядок ее проведения в локальном нормативном акте (положении или регламенте). Однако применять эту процедуру для того, чтобы присвоить категорию, не обязательно.

Ольга ДОЛИНА, руководитель HR-отдела «РБК ГРУПП» (Москва):

– В рамках квалификационных категорий различаются объем и сложность выполняемых работ. У сотрудника, которому присвоили категорию, меняется наименование должности, размер оклада, а часто и трудовая функция. Это необходимо отразить в должностных инструкциях. У сотрудника, которому присвоили категорию, меняется наименование должности, размер оклада, а часто и трудовая функция. Поэтому нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Материал подготовила Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева, эксперт Системы Кадры

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях. 

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации. 

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов». 

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.

Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.

Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.

У работника должен быть один непосредственный руководитель.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

1. Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и  Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.

1. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

1. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

1. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах. 

Должностная инструкция кассира

Должностная инструкция программиста

Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.

Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций

Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):

• закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
• обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.

Разработка и утверждение должностных инструкций

Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).

Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.

Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.

Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе

Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:

• Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
• Требования к должностным инструкциям в компании.
• Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
• Заключительные положения.

Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся! 

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте. 

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Общая характеристика должностной инструкции
2. Значение должностной инструкции
3. Что делать, если нет должностной инструкции
4. Структура должностной инструкции
5. Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который  регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке  Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной  инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника  с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать! 

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной  инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не  только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы  ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к  занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить  объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

• подчиненность;

• круг обязанностей;

• квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на  вакантную должность. 

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в  заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с  заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных  ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в  случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем  в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства РФ. 

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в  обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не  урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке  вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только  Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые  приняты и действуют на территории РФ. 

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер.  Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно,  работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и  должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на  работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника,  который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права работника;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;

• Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои  обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);

• Подчиненность работника;

• Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников,  непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

• Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой  должности в период временного отсутствия работника;

• Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

• Требования к стажу работы по специальности;

• Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении  специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при  выполнении должностных обязанностей;

• Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет  служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем  профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при  этом опыт работы 1 год в отделе кадров. 

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам  назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по  специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано  наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует  Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по  управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит  из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции  руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование  должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует  требованиям, указанным в должностной инструкции. 

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по  должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже  среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по  направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом  внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных  условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой  редакции, письменно ознакомив с ней работника. 

Должностная инструкция, как правило,  составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.